Gestión de Almacenes: Definición, Desafíos y Por Qué Es Crucial para el Negocio

Ya sea que tengas suficiente inventario para llenar varios estadios de fútbol o apenas lo suficiente para llenar un garaje para un auto, gestionar el viaje de tus productos es esencial para el éxito del comercio electrónico y minorista. Los clientes esperan recibir los productos que ordenan en las especificaciones que seleccionaron lo más rápido posible. 

Parece bastante simple, pero ¿cómo te aseguras de que tu lista de inventario esté actualizada y coincida con el stock en tus estantes en este momento? ¿Cómo te aseguras de que los artículos refrigerados se empaquen para el envío justo antes de que llegue tu conductor de entrega para cargarlos y así los productos no se echen a perder?

Encontrarás respuestas a estas preguntas y muchas más en esta guía detallada sobre la gestión de almacenes. Si deseas mejorar tu terminología de almacén también, ¡consulta nuestra guía!

Desde la adquisición del producto hasta la entrega final, hemos recopilado las mejores estrategias y conocimientos clave, junto con recomendaciones de software y proveedores de servicios para empresas de productos de todos los tamaños.

Esto es lo que cubriremos en este artículo:

• ¿Qué es la Gestión de Almacenes?
• Por qué la Gestión de Almacenes es Crucial para tus Resultados
• La Importancia de la Entrega de Última Milla
• 7 Responsabilidades Clave de la Gestión de Almacenes
• Desafíos de la Gestión de Almacenes
• Cómo Mejorar la Gestión de Almacenes
• 4 Principales Proveedores de Gestión de Almacenes
• OptimoRoute: Un Socio en Logística y Más Allá

¿Qué es la Gestión de Almacenes?

La gestión de almacenes es el proceso de recibir, almacenar, abastecer y proteger el inventario mientras espera ser enviado a su destino final (el cliente). La gestión de almacenes es una función crucial para las empresas que venden bienes físicos. Abarca siete etapas diferentes en una cadena de suministro y es el punto de origen para la entrega de última milla. La eficiencia de tus equipos de almacén y entrega determina qué tan rápido (o qué tan lento) tus clientes reciben sus pedidos.

La gestión de almacenes también puede referirse al equipo de empleados que trabaja en un almacén y lleva a cabo las funciones diarias de un proceso de gestión de la cadena de suministro.

Por qué la Gestión de Almacenes es Crucial para tus Resultados

Cuanto mejor sea tu proceso de gestión de almacenes, más rápido podrás poner tus productos en manos de tus clientes (y asegurarte de que esos clientes sigan regresando). Las compras en línea están en auge. En OptimoRoute recientemente publicamos estadísticas recopiladas de usuarios en las industrias de restaurantes y minoristas para tener una mejor comprensión de las tendencias actuales del consumidor y ayudarnos a todos a prepararnos para el futuro.    

Lo que muestran los datos es que a medida que las empresas enfrentan vientos económicos en contra debido a la reducción de la demanda, se está volviendo esencial aprovechar la optimización de rutas para desplegar eficientemente la mano de obra de entrega y recuperar márgenes. Por ejemplo, es más importante que nunca mantener alto el número de pedidos por conductor y reducir el número de millas.

eMarketer predice que el comercio electrónico directo al consumidor (DTC) generará casi $18 mil millones en ingresos este año (un aumento de más del 24% respecto al año pasado). Si deseas capitalizar esto, necesitas una gestión de almacenes de primera categoría.

El trabajo en equipo entre tu almacén y los equipos de entrega de última milla es esencial si deseas competir con gigantes del comercio electrónico como Amazon. Los almacenes preparan a tu equipo de entrega de última milla para lograr una entrega de pedidos y una experiencia del cliente excepcionales.

La Importancia de la Entrega de Última Milla

La clave para mejorar las entregas de productos y minimizar los tiempos de respuesta es combinar la gestión de almacenes con una entrega de última milla de primer nivel. La entrega de última milla es la etapa final en un proceso de logística directa y, lo más importante, es la parte orientada al cliente. 

Si tu almacén o centro de distribución está operando a máxima eficiencia, pero tu entrega de última milla es deficiente, tu cliente puede recibir su entrega tarde, resultando en una mala experiencia. Los resultados son los mismos si tienes una excelente entrega de última milla pero tus conductores no tienen nada que enviar porque tu almacén está atrasado. 

La gestión de almacenes y la entrega de última milla son dos caras de la misma moneda, y ambas necesitan ser optimizadas para que tu negocio tenga éxito. Si no lo están, corres el riesgo de perder clientes permanentemente. Lea más sobre la entrega de última milla y cómo OptimoRoute ayuda a las empresas a abordar el problema. 

Use OptimoRoute para dominar la entrega de última milla

Es seguro asumir que nadie va a preocuparse más por sus productos y sus clientes que usted, por lo que la mejor estrategia de distribución minorista a menudo es mantener la entrega de última milla internamente. OptimoRoute ha ayudado a empresas minoristas y de comercio electrónico en todo el mundo a aumentar sus ingresos mejorando indicadores clave de rendimiento (KPI) como la capacidad de entrega y las entregas a tiempo.

OptimoRoute se puede conectar sin problemas a otros software de terceros, como el software de gestión de almacenes. Puede usar integración de API para asegurarse de que todo su equipo esté en la misma página y que los productos se muevan rápidamente desde el empaque hasta la carga y la entrega final.

Los gerentes de flota pueden dedicar más tiempo a la planificación estratégica cuando permiten que OptimoRoute calcule planes de entrega optimizados para ellos. Todo lo que tienen que hacer es cargar pedidos, ingresar cualquier restricción específica y hacer clic en "Planificar rutas". Pueden usar la función "Regresar al depósito" para planificar fácilmente múltiples entregas en un solo turno y sincronizarse con almacenes que usan horarios de recogida por oleadas (que explicaremos en un momento).

OptimoRoute también le permite enviar a los clientes actualizaciones de pedidos en tiempo real a través de notificaciones por correo electrónico o SMS, lo que no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también minimiza las llamadas de clientes preguntando dónde están sus paquetes. Las notificaciones al cliente son completamente personalizables e incluyen un enlace a seguimiento en vivo que muestra exactamente cuándo llegarán los pedidos. 

Cuando necesite usar un servicio de envío o mensajería, este artículo proporciona algunos consejos e ideas útiles para reducir los costos de envío. También hemos compartido una guía para el seguimiento de paquetes a través de los mensajeros globales más populares que contiene enlaces, para que pueda rastrear un paquete ahora mismo.

Las 7 responsabilidades clave de la gestión de almacenes

La gestión de almacenes supervisa siete procesos principales de cumplimiento en las operaciones de la cadena de suministro logística:

1. Recepción + inspección

Lo primero que hacen los equipos de gestión de almacenes es inspeccionar los productos entrantes o materias primas antes de almacenarlos. Los empleados del almacén reciben paletas de inventario y verifican los productos entrantes (enviados por un proveedor o suministrador) para asegurarse de que coincidan con el pedido de compra y que nada haya sido dañado o perdido en el camino. Si encuentran alguna discrepancia, se debe realizar un nuevo pedido de compra. 

A veces, los almacenes recibirán un envío que contiene productos del color o tamaño incorrecto o hechos del material equivocado. Los errores ocasionales generalmente no son un gran problema. Sin embargo, los gerentes deben identificar si ciertos proveedores o suministradores entregan continuamente productos dañados o a menudo no cumplen con los plazos de entrega. Los problemas repetitivos deben ser planteados a los líderes de la marca para que puedan determinar si es necesario encontrar un nuevo proveedor.

2. Almacenamiento

A continuación, los trabajadores del almacén transportan los productos inspeccionados a un lugar designado dentro del almacén, donde se almacenarán de manera segura hasta que un cliente los solicite. Se debe considerar cuidadosamente dónde y cómo se almacenan los artículos. Los productos deben estar seguros. Los productos pesados no deben apilarse sobre los más ligeros, los artículos sensibles pueden necesitar ser colocados en ambientes controlados por temperatura, y todos los productos deben ser manejados con cuidado.

Cuanto más grande y complejo sea un almacén, mayor será el impacto que diseño único de almacén y la asignación de almacenamiento tiene en el tiempo de procesamiento de pedidos. Los almacenistas necesitan guardar productos que a menudo se compran juntos en proximidad entre sí, para que los recolectores no pierdan tiempo viajando largas distancias para recoger esos productos una y otra vez. También es una buena idea almacenar productos populares en ubicaciones de fácil acceso (estantes bajos, más cerca del frente). Los artículos que caducan deben almacenarse en orden de prioridad, de modo que los que caducan más pronto estén más cerca del frente (y se envíen primero).

3. Recolección

Cuando un cliente realiza un nuevo pedido, es trabajo del recolector recuperar ese pedido del estante y llevarlo a un lugar de empaque. Los buenos recolectores trabajan rápidamente y tienen una alta tasa de precisión (extraen el artículo correcto, tamaño, color, etc., casi todo el tiempo). Es más fácil para los recolectores hacer bien su trabajo si su almacén o centro de distribución sigue las mejores prácticas y está inteligentemente diseñado, como se explica en el paso 2. 

Estos son los procesos de recolección más comunes:

• Recolección de pedidos individuales es la estrategia de recolección más básica y es comúnmente utilizada por pequeños almacenes o instalaciones de almacenamiento con bajo volumen de pedidos. En este método, un recolector reúne los artículos de un pedido a la vez y lleva todos esos artículos de un solo pedido a un empacador antes de comenzar a recoger artículos para el siguiente pedido.
• Recolección por oleadas es similar a la recolección de pedidos individuales, con una diferencia: la recolección se programa en momentos específicos del día y en intervalos cortos. Esta estrategia puede ayudar a evitar la congestión en el piso del almacén. También se puede utilizar para coincidir los tiempos de empaque con los tiempos de carga de camiones.
• Recolección por lotes es un proceso en el que múltiples pedidos de clientes se agrupan (o lotifican) para ser recogidos de sus ubicaciones de almacenamiento al mismo tiempo. Se agrupan pedidos similares, y los artículos se recogen por SKU en lugar de por pedido. Esto reduce el número de viajes que un recolector necesita hacer para obtener artículos populares. Si un lote de cinco pedidos diferentes contiene tres bolsas de harina de repostería, por ejemplo, las tres bolsas se pueden recoger a la vez. 
• Recolección por clúster es similar a la recolección por lotes. Los recolectores trabajan en múltiples pedidos al mismo tiempo, pero agrupar pedidos similares no es una prioridad. La recolección no necesariamente se realiza por SKU, aunque los artículos que están cerca uno del otro de diferentes pedidos pueden recogerse juntos para reducir el tiempo de viaje a través de un almacén.
• Recolección por zonas se reserva típicamente para grandes almacenes o aquellos con secciones claramente divididas, como zonas refrigeradas y no refrigeradas. En este método, a los recolectores se les asigna una zona. Este método se puede combinar con la recolección por oleadas, por lotes o por clúster, y los pedidos pueden pasar de una zona a la siguiente antes de ser entregados para el empaque.

La recolección es el primer paso en el proceso logístico después de que un cliente realiza un pedido, lo que significa que el reloj de tiempo de respuesta está corriendo. A partir de este paso, los retrasos y las ineficiencias afectan directamente el tiempo de entrega.

4. Empaque

Los empacadores toman los artículos de los recolectores, confirman que fueron recogidos con precisión y realizan una verificación final para asegurarse de que los artículos estén en buenas condiciones (y no estén caducados). Luego empaquetan los artículos para un envío seguro y actualizan el inventario del almacén. Los empacadores deben asegurarse de que los artículos frágiles no se dañen o rompan durante el transporte. En algunos casos, se necesitará un empaque específico para cumplir con las restricciones de empaque de un mensajero en particular. Los empacadores generalmente imprimen etiquetas de envío y pueden ayudar a cargar los vehículos de mensajería también.

5. Coordinación con la entrega de última milla

La entrega de última milla es el transporte de bienes desde el almacén hasta el cliente. Esto se puede manejar de una de dos maneras: 

• Para envíos de larga distancia y envíos internacionales, los almacenes a menudo tienen relaciones con múltiples mensajeros, como USPS, UPS y FedEx. Se puede utilizar transporte de carga, aéreo y ferroviario, dependiendo del tamaño de los artículos que se envían y la distancia que necesitan recorrer. La gestión del almacén es responsable de poner los pedidos en manos de los mensajeros de manera segura y asegurarse de que los clientes reciban la información de seguimiento adecuada asociada con ese mensajero.
• Para pedidos locales y negocios con un territorio más pequeño, autoentrega es una excelente opción para la entrega de última milla. Puedes guiar sin problemas a un equipo de mensajeros para ofrecer una experiencia excepcional al cliente utilizando software de gestión de entregas como OptimoRoute. Hay muchos beneficios al mantener esta etapa del ciclo del producto internamente, los cuales exploraremos más adelante en este artículo.

Independientemente de la opción que elijas, es vital que la gestión del almacén y la entrega de última milla trabajen en conjunto. El empaque debe estar sincronizado con la llegada de un mensajero, para que los camiones de entrega puedan cargarse de inmediato y los artículos sensibles a la temperatura no queden expuestos por mucho tiempo.

6. Auditoría

Auditar un almacén es el proceso utilizado para el control de inventario y aseguramiento de calidad para asegurarse de que pequeños errores de inventario o productos dañados no se conviertan en grandes problemas. Los gerentes realizan auditorías con diferente frecuencia, dependiendo del tamaño de un almacén y la complejidad de un piso operativo. A menudo, la auditoría incluye la verificación de niveles de inventario contra manifiestos digitales para asegurarse de que los números coincidan para una previsión de inventario precisa. Los gerentes también pueden verificar productos con fechas de caducidad para asegurarse de que nada en el piso del almacén necesite ser desechado y reabastecido.

Los gerentes que auditan un gran almacén también pueden evaluar al personal, los diseños de productos, las estrategias de programación y cualquier otro aspecto de las operaciones diarias. Utilizan estas verificaciones para detectar posibles problemas y solucionarlos antes de que afecten a los clientes o resulten en lesiones en el piso del almacén.

7. Devoluciones y reabastecimiento

Las devoluciones y el reabastecimiento son un aspecto a veces pasado por alto pero extremadamente importante de la gestión de almacenes. Proporcionar un logística inversa proceso (gestión de devoluciones) para los clientes es un componente esencial en una cadena de suministro de productos. No importa cuán bueno sea tu equipo y cuán excelente sea tu producto, las devoluciones ocurren. Los equipos de gestión de almacenes manejan la recepción y el reabastecimiento de productos devueltos, así como la selección y el embalaje de nuevos artículos para intercambios.

Los desafíos de la gestión de almacenes

Todos los desafíos comunes de la gestión de almacenes pueden abordarse con software o subcontratación (o ambos). Estos desafíos son:

• Manejo de materiales: Cada miembro de tu personal necesita manejar los paquetes con cuidado. Los productos nunca deben ser lanzados descuidadamente o apilados de maneras que puedan dañarlos.
• Espacio: Simplemente encontrar suficiente espacio para almacenar productos puede ser una tarea monumental, especialmente para pequeñas empresas. Una vez que aseguras el espacio del almacén, organizar los productos para una eficiencia óptima y seguridad del producto es otro obstáculo.
• Eficiencia de procesamiento: Cada aspecto de la gestión de almacenes (y de la entrega de última milla) necesita ser organizado y optimizado para la máxima eficiencia. Esto es casi imposible si tu negocio funciona con registros en papel y planificación manual.
• Experiencia del cliente: Al final del día, el éxito de cualquier negocio depende de la satisfacción del cliente y de satisfacer la demanda del cliente. Una gran estrategia de gestión de almacenes tiene esto en cuenta y proactivamente mantiene a los clientes actualizados sobre el estado de su pedido mientras trabaja para entregar el producto lo más rápido posible.

Cómo Mejorar la Gestión de Almacenes

Afortunadamente, hay algunas estrategias simples que puedes usar para superar estos desafíos.

Desarrolla un gran proceso de reclutamiento

Contratar talento de primer nivel debe ser una prioridad para cualquier equipo de gestión de almacenes. Los empleados que llegan constantemente tarde o no manejan tus productos adecuadamente pueden costarte mucho dinero. Una sólida estrategia de marca empleadora, un proceso de reclutamiento dirigido y grandes salarios te ayudarán a evitar problemas en tu proceso de reclutamiento y contratación. También puedes trabajar con una agencia de reclutamiento que se especialice en la colocación de empleos en gestión de almacenes para encontrar grandes empleados.

Subcontrata tu gestión de almacenes

Contratar a una empresa de logística de terceros (3PL) para gestionar productos es la mejor solución para algunas empresas. No importa cuán grande o pequeña sea tu empresa (o tu inventario), hay un 3PL que puede satisfacer tus necesidades. Los proveedores de gestión de almacenes se especializan en mantener tus productos almacenados y seguros mientras ofrecen una gran experiencia para tus clientes. La mayoría de los 3PL tienen relaciones directas con múltiples mensajeros, como UPS y FedEx. Puedes usar estos transportistas y/o tu propio equipo de mensajería para entregar productos localmente. 

Usa software

Puedes mejorar tanto tus operaciones diarias como la planificación de capacidad de alto nivel implementando soluciones de software como el Software de Gestión de Almacenes (WMS) o el software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Usar herramientas SaaS es una manera fácil de asegurarte de que todos trabajen con la información más actualizada y puedan acceder a esa información rápidamente.

El software de gestión de almacenes (software WMS) sirve como un comando central para los almacenes y ayuda a reducir el error humano. Los gerentes de almacén pueden usarlo para supervisar las operaciones desde cualquier lugar, incluso en una tableta o un dispositivo móvil mientras están en movimiento. Los recolectores pueden usar el software WMS para localizar SKUs en segundos. Los empacadores pueden usar el software WMS para informar a todo tu equipo cuando los pedidos están saliendo por la puerta. Combina eso con el software de gestión de entregas y optimización de rutas, como OptimoRoute, y tendrás un sistema impulsado por la tecnología para el éxito logístico total. 

4 Sistemas de Gestión de Almacenes Principales

Mantén el viaje de tu producto internamente y optimiza tus procesos de cumplimiento y logística con soluciones WMS adaptadas a tus necesidades. A continuación, encontrarás un desglose de 4 software, junto con los tipos de negocios a los que mejor sirven y una explicación de sus características y funcionalidades distintivas. ¿La mejor parte? Todas estas soluciones de gestión de almacenes pueden combinarse con OptimoRoute para un gestión logística.

Fishbowl

Fishbowl El software de gestión de inventario facilita cada aspecto de la gestión de almacenes (y más). Fishbowl te ayuda a procesar rápidamente el stock entrante con escáneres de códigos de barras y permite el seguimiento de inventario por fecha de caducidad o número de serie. Puedes crear órdenes de trabajo para reparaciones y guardarlas para su reutilización en el futuro. Fishbowl se puede integrar fácilmente con software y plataformas de comercio electrónico populares, incluyendo QuickBooks, Shopify, y Amazon. 

Sortly

Sortly es un sistema de gestión de inventario intuitivo para empresas de todos los tamaños, especialmente pequeñas empresas. Los empleados pueden usar el escáner en la aplicación de Sortly para procesar inventario escaneando códigos de barras de productos o códigos QR con un teléfono celular, tableta o escáner de mano, lo que ayuda con la precisión del inventario y la eficiencia general. Se pueden otorgar permisos de acceso específicos a empleados individuales, para que tu equipo pueda realizar tareas sin necesidad de aprobación del gerente en cada paso del camino.

Logiwa

Logiwa es un software de gestión de almacenes basado en la nube que utiliza la automatización para ayudar a las empresas a optimizar flujos de trabajo complejos en el almacén. Ahorra tiempo en la recolección y empaquetado con la optimización de recolección por oleadas, lotes y grupos. Logiwa cuenta con capacidades de gestión de múltiples almacenes, lo que lo convierte en una excelente opción para empresas más grandes y negocios que buscan escalar. Logiwa también ofrece una integración perfecta con mercados y plataformas de comercio electrónico, como Amazon y Shopify.

Infoplus Commerce

Infoplus Commerce es utilizado tanto por pequeñas empresas independientes como por grandes 3PL. Ya sea que busques un software de gestión de inventario con integraciones de mercado o tecnología de inteligencia artificial que te ayude a priorizar tareas, Infoplus Commerce tiene una solución. Infoplus Commerce también ofrece integraciones de mercado, carrito de compras y varias otras. 

4 Principales Proveedores de Gestión de Almacenes

¿Prefieres subcontratar? A continuación, encontrarás un desglose de cuatro proveedores de gestión de almacenes que puedes contratar para gestionar tu inventario. Aún puedes mantener tu entrega de última milla internamente utilizando cualquiera de estos proveedores junto con OptimoRoute. 

ShipBob

ShipBob es un 3PL de servicio completo que proporciona tanto logística directa como inversa (procesamiento de devoluciones), gestión de inventario y gestión de pedidos. ShipBob es un proveedor de gestión habilitado por tecnología específicamente adaptado para empresas de comercio electrónico que utilizan el modelo DTC. Las tiendas en línea y plataformas de comercio electrónico, como Amazon, Walmart y Shopify, se pueden integrar sin problemas con el sistema habilitado por tecnología de ShipBob.

eFulfillment Service

eFulfillment Service también atiende a empresas de comercio electrónico y ofrece una integración perfecta con plataformas de venta populares, como eBay y Shopify. Son una empresa familiar con sede en Traverse City, Michigan. eFulfillment Service no tiene un mínimo para pedidos o espacio de almacenamiento, lo que los convierte en una gran opción para pequeñas empresas y una opción flexible para empresas que buscan escalar.

FLEXE

FLEXE proporciona almacenamiento bajo demanda, proceso de cumplimiento de pedidos, y distribución para tiendas minoristas y empresas de comercio electrónico. Atienden a empresas grandes así como a negocios más pequeños y tienen numerosos almacenes distribuidos por todo Estados Unidos. FLEXE ha trabajado con grandes marcas, incluyendo Ralph Lauren, Staples y Ace Hardware.

Red Stag Fulfillment

Red Stag Fulfillment utiliza un sistema propietario basado en la nube (RSF OPS) para gestionar operaciones de almacén, almacenamiento y cumplimiento. Proporcionan monitoreo en tiempo real para empresas de comercio electrónico DTC y B2B que pueden verificar el estado de los pedidos y el inventario desde una computadora o un dispositivo móvil. 

Un Socio en Logística y Más Allá

Ya sea que adoptes un software de gestión de almacenes para mantener todo el recorrido de tu producto internamente o contrates un 3PL, OptimoRoute puede ayudarte a conquistar la última milla. Nuestro software de gestión de entregas puede optimizar rutas para el menor costo o para una distribución equitativa entre conductores, o una combinación de ambos. OptimoRoute permite a los gerentes ingresar y guardar fácilmente restricciones que son únicas para tu negocio y proporciona análisis que los gerentes pueden usar para tomar decisiones estratégicas informadas para la planificación futura.

Estamos comprometidos a ofrecerte un servicio al cliente de primera clase para que puedas hacer lo mismo por tus clientes. ¿Tienes alguna pregunta sobre nuestras integraciones o quieres saber más sobre cómo puedes usar el software de gestión de entregas para gestionar tu propio equipo de mensajeros? Simplemente envíanos un mensaje, o llámanos en cualquier momento. Estaremos encantados de responder a cualquier pregunta y ayudarte a configurar un prueba gratuita de 30 días.