La Guía para Conquistar la Gestión de Mensajería

El comercio electrónico está creciendo a un ritmo acelerado, y está convirtiendo la entrega de paquetes en una preocupación importante para empresas de todos los tamaños. Tanto las grandes corporaciones como las pequeñas empresas están adentrándose en el mundo de equipo de entrega para reducir los costos de envío y mantener el control sobre la experiencia del cliente.

La entrega de mensajería interna puede ser extremadamente beneficiosa si se hace bien. Sería difícil encontrar un servicio de mensajería de terceros que se preocupe más por tus productos y tus clientes que tú. Pero hay mucho que considerar al gestionar tu propia operación de entrega.

Para dominar la gestión de mensajería, necesitas un sólido entendimiento de los conceptos básicos, una guía útil para identificar áreas que necesitan mejora y un software fácil de usar: un sistema de gestión de mensajería robusto.

Navega rápidamente por este artículo usando los enlaces a continuación:

¿Qué es la gestión de mensajería?
Los 3 objetivos de la gestión de mensajería
Por qué necesitas un sistema de gestión de mensajería
OptimoRoute: Una solución de software avanzada
Preguntas frecuentes sobre la gestión de mensajería

¿Qué es la gestión de mensajería?

La gestión de mensajería es el proceso de organizar recorrido de última milla operaciones. La gestión de mensajería implica programar las entregas de pedidos y asignarlas a los mensajeros, supervisar las operaciones, planificar y optimizar rutas, supervisar vehículos, gestionar el combustible y manejar las aprobaciones de gastos de mensajería.

Los 3 objetivos de la gestión de mensajería

Hay tres objetivos principales de la gestión de mensajería:

1. Entregar productos a los clientes.
2. Apoyar a los mensajeros que entregan esos productos.
3. Asegurarse de que los clientes tengan una gran experiencia de compra, para que vuelvan por más.

Parece simple, pero cada objetivo viene con su propio conjunto de desafíos. Las entregas son sensibles al tiempo y los productos pueden ser frágiles. Los mensajeros enfrentarán obstáculos en el campo, incluyendo tráfico, dificultad para localizar direcciones y clientes que no están en casa. Y tus clientes esperan actualizaciones frecuentes.

Es mucho para manejar, ya seas un profesional experimentado o apenas comenzando un negocio de mensajería. La mejor manera de alcanzar estos objetivos es desglosar cada uno en tareas más simples. Lo hemos hecho por ti a continuación.

Entregar productos rápida y eficientemente

El éxito de tu negocio de entregas depende de llevar los pedidos a los clientes a tiempo y sin daños. Cuanto más rápido y eficientemente ejecutes las entregas, mayor será tu potencial de ganancias. Esto es lo que significa entregar productos rápida y eficientemente:

• Transportar productos de manera segura. Los equipos de gestión de mensajería no suelen ser responsables de empaquetar los productos, pero sí deben asegurarse de que los productos estén protegidos durante el transporte. Dependiendo de lo que estés transportando, es posible que necesites bolsas aislantes para almacenamiento de alimentos, empaques acolchados para productos frágiles o divisores altos para entregas de flores.
• Cumplir o superar consistentemente las fechas y horas de entrega. Más de la mitad de los compradores en línea dicen que el tiempo de entrega define una experiencia positiva, y el 89% de los consumidores informan abandonar una marca debido a una mala experiencia del cliente. Necesitas optimizar las rutas de entrega, asignar las entregas en orden de prioridad y tomar todas las medidas posibles para maximizar la velocidad de entrega si deseas tener un alto nivel de satisfacción del cliente.
• Conduce eficientemente. Los cálculos manuales son propensos a errores humanos y toman más tiempo que usar software. Date una ventaja competitiva confiando en software de optimización de rutas de mensajería para calcular las rutas más eficientes en segundos.

Considera implementar estrategias de gestión de combustible también. Puedes reducir los costos de combustible y aumentar tu eficiencia general simplemente manteniendo los vehículos de entrega y enseñando a los conductores técnicas de conducción eficiente en combustible.

Maximiza la capacidad de trabajo apoyando a los conductores

Cuando un cliente compra en línea, los conductores son el único representante de la marca que los clientes conocen. Los conductores son, sin duda, tu activo más valioso, por lo que tiene sentido apoyarlos de cualquier manera posible. Aquí te mostramos cómo puedes permitir que los conductores den lo mejor de sí mismos y, a su vez, generen ingresos para tu empresa utilizando una herramienta de optimización de rutas como OptimoRoute:

• Dale a los conductores instrucciones de ruta claras y fáciles de seguir. De lo contrario, los conductores de entrega pasarán mucho tiempo sentados en su automóvil, ingresando cada nueva dirección en su GPS en lugar de conducir a su próximo destino. Usa la Aplicación móvil de OptimoRoute (Disponible en Android e iOS) para proporcionar a los conductores navegación paso a paso desde su aplicación de mapas preferida. Esto hará que todo el proceso de entrega sea más eficiente, lo que puede llevar a más entregas por día, y más dinero para ti.
• Informa a los conductores con anticipación sobre los turnos. Minimiza las ausencias de último minuto dando a los trabajadores sus horarios con la mayor anticipación posible. Con OptimoRoute, puedes programar con hasta 5 semanas de anticipación. Cuanto más aviso des a los conductores, más fácil será para ellos encontrar cobertura, y menos probable será que "llamen enfermos" la mañana de su turno. Consulta nuestra guía sobre programación de turnos de trabajo para más información sobre esto.
• Programa adecuadamente los descansos de los conductores. Los descansos de los conductores no son un lujo; son un derecho legal, y puedes encontrarte con muchos problemas si no los programas proactivamente. OptimoRoute te ayuda a programar descansos automáticamente para tener el menor impacto en las rutas de entrega.
• Motiva a los conductores con objetivos claros y propósito de la empresa. Numerosas publicaciones han documentado la correlación entre una cultura empresarial positiva y la productividad de los trabajadores. Establece objetivos claros, y apoyar a sus empleados para que los logren.

Si sus conductores están rindiendo por debajo de lo esperado, la mejor manera de encontrar una solución y averiguar cómo puede ayudarlos es simplemente preguntar. Los conductores pueden estar enfrentando desafíos en el campo de los que usted no está al tanto. Programe reuniones individuales regulares con cada miembro de su equipo, y obtendrá información valiosa sobre cómo puede apoyar mejor sus esfuerzos y mejorar el flujo de trabajo general.

Ofrezca una experiencia al cliente de élite

Cada paso en la cadena de suministro logística y en la cadena de entrega de última milla lo acerca al objetivo final: ofrecer una gran experiencia a los clientes. Cuando sus productos llegan de manera segura y a tiempo, los clientes generalmente tienen una buena experiencia. Pero si desea llevar esa experiencia de buena a excepcional, deberá hacer lo siguiente:

• Proporcione ETAs de entrega altamente precisos. Los clientes quieren actualizaciones del estado de la entrega (ya sea por SMS o correo electrónico), y cuanto más preciso pueda ser, mejor. Elija un software de gestión de entregas de mensajería equipado con actualizaciones en tiempo real para los clientes.
• Desarrolle un plan de contingencia centrado en el cliente. Incluso si proporciona seguimiento en vivo para los clientes, se encontrará con situaciones en las que necesita entregar un paquete, pero el cliente no está en casa. Debe tener una estrategia para escenarios que prioricen al cliente, ya sea dejando el paquete con un vecino designado o llamando al cliente para preguntar qué le gustaría que hiciera.

La gestión de mensajería es un proceso que siempre se puede mejorar. Revise estos objetivos con frecuencia y siempre busque maneras de hacer estas cosas mejor, más rápido y de manera más eficiente.

Por qué necesitas un sistema de gestión de mensajería

Necesita un sistema de gestión de entregas de mensajería porque sin uno, no será competitivo. Un sistema de gestión de entregas de mensajería, o CMS, es un software empresarial que simplifica la gestión y el enrutamiento de mensajería. Un CMS agiliza todas las siguientes tareas:

• Planificación y optimización de rutas de entrega
• Seguimiento y programación de mensajeros
• Análisis del rendimiento de los mensajeros
• Seguimiento de paquetes durante el servicio de entrega
• Actualización de clientes

La planificación y el enrutamiento manual son procesos que consumen mucho tiempo. Es difícil aislar la ruta óptima a través de ciudades con miles de carreteras diferentes. Es casi imposible hacer esto bien cuando necesita calcular cientos o miles de paradas. Esto se conoce como el problema del vendedor viajero—y es lo que los sistemas de gestión de mensajería buscan resolver.

OptimoRoute: Una solución de software avanzada

En OptimoRoute, nos propusimos no solo resolver el problema del vendedor viajero, sino también dar a las empresas de todos los tamaños acceso a herramientas avanzadas: características que puede usar no solo para planificar rutas, sino también para planificar con cinco semanas de anticipación. No solo actualizar a sus clientes, sino también darles un enlace de seguimiento en vivo, para que puedan ver dónde está su mensajero en tiempo real.

Estas son solo algunas de las muchas cosas que puede hacer con el software de gestión de mensajería de OptimoRoute:

• Replanificar rutas y enviarlas a los teléfonos de los conductores incluso cuando ya están en el campo.
• Detectar cuándo se necesitan programar o contratar mensajeros adicionales para satisfacer la demanda de pedidos, hasta con cinco semanas de anticipación.
• Programar sin problemas los descansos de los conductores.
• Ingresar capacidades únicas de vehículos para su flota.
• Programar a los conductores para que regresen a un depósito para recargar sin tener que comenzar una nueva ruta.
• Equilibrar rutas para el menor costo, distribuir de manera uniforme entre los conductores, o ambas.
• Proporcionar a sus clientes seguimiento en tiempo real y ETAs en vivo que muestren el minuto en que llegará su pedido.
• Personalizar las notificaciones a sus clientes.

También obtendrás información a través de nuestras funciones avanzadas de análisis que recopilan información a medida que avanzas. Cuanto más tiempo uses OptimoRoute, más conocimiento detallado obtendrás sobre tu eficiencia general, porcentaje de entregas a tiempo, rendimiento individual de los conductores y mucho más.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de mensajería

Obtén respuestas a algunas de las preguntas más comunes sobre la gestión de mensajería a continuación, junto con enlaces a recursos donde puedes aprender más.

¿La gestión de inventario forma parte de la gestión de mensajería?

La gestión de inventario y la gestión de mensajería son cosas diferentes. Gestión de inventario es el acto de gestionar productos o existencias dentro de un almacén. La gestión de mensajería abarca la entrega de última milla y la gestión del equipo de entrega. Estos procesos van de la mano y a menudo trabajan en conjunto, pero son gestionados por equipos separados.

¿Cuál es la diferencia entre el software de gestión de mensajería y el software de gestión de almacenes?

Gestión de almacenes el software (WMS) está diseñado para simplificar el inventario y gestión logística dentro de un almacén o instalación de almacenamiento. CMS simplifica la gestión de mensajería y la entrega de última milla. Muchas empresas de mensajería y negocios de logística utilizan ambos. Este software puede integrarse fácilmente para una comunicación fluida.

¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de mensajería?

Los precios varían según la solución de software específica que elijas y el número de conductores o vehículos que tengas en tu flota. OptimoRoute comienza en $19/mes por conductor, facturado mensualmente (o $17.10/mes por conductor, facturado anualmente). Ofrecemos una prueba gratuita de 30 días, sin necesidad de información de tarjeta de crédito, para que puedas probarlo sin riesgos. Aprende más sobre nuestra estructura de precios.

¿Cómo ofrezco seguimiento de paquetes para mis clientes?

La forma más fácil de proporcionar seguimiento de paquetes a tus clientes es utilizar un CMS con optimización de rutas, como OptimoRoute, y dejar que la tecnología haga el trabajo por ti. OptimoRoute utiliza las ubicaciones GPS de tus mensajeros para proporcionar a tus clientes seguimiento en vivo y ETAs que muestran cuándo llegará su pedido con precisión de minutos. Todo lo que tienes que hacer es habilitar las notificaciones al cliente y crear tus mensajes personalizados.

¿El software de gestión de mensajería ayuda con la programación de turnos de trabajo?

La mayoría de los sistemas de software de gestión de mensajería tienen al menos funciones básicas de programación de empleados. OptimoRoute tiene funciones avanzadas que ayudan tanto con la programación como con la planificación. Puedes programar empleados y planificar entregas con hasta cinco semanas de anticipación en OptimoRoute, y el software te mostrará si necesitas más conductores para satisfacer la demanda durante un turno específico. OptimoRoute también facilita la programación de los descansos de los conductores y permite ajustar rápidamente la planificación si un conductor se encuentra con tráfico o tiene un contratiempo en su camino.

¿Funcionan los sistemas de gestión de mensajería si tengo conductores contratados?

Sí, ya sea que sus conductores sean contratistas independientes, empleados a tiempo completo o una combinación de ambos, puede usar software de mensajería. Los sistemas de gestión de mensajería como OptimoRoute dependen del seguimiento por GPS, que se habilita a través de una aplicación que cada conductor descarga en su teléfono, por lo que los conductores pueden usar sus propios teléfonos móviles y sus propios vehículos.

¿Funcionan los sistemas de gestión de mensajería si mis conductores manejan vehículos de diferentes tamaños?

Sí, siempre que elijas un software de gestión de mensajería como OptimoRoute que te permita ingresar especificaciones únicas de espacio de carga para cada conductor. En OptimoRoute, una vez que hayas ingresado las especificaciones del vehículo, podrás planificar rutas que incluyan múltiples viajes de regreso a un depósito para recargar, también.

Un Socio con el que Puedes Crecer

En OptimoRoute, sabemos que estás trabajando duro para hacer crecer tu negocio, y creemos que es nuestro trabajo crecer junto contigo. Por eso estamos constantemente trabajando para mejorar nuestro software y apoyarte en el camino hacia el éxito en las entregas. Estamos desarrollando nuevas funciones basadas en los comentarios de los clientes, y nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte a configurarlo, solucionar problemas de integración con otros software o responder cualquier pregunta que puedas tener en el camino.

Además, puedes probar OptimoRoute sin riesgos durante 30 días. Iniciar una prueba gratuita hoy mismo, sin necesidad de tarjeta de crédito.