Consejos y Trucos del Campo: Una Guía para la Despacho de Flotas

Si tienes conductores o técnicos en el campo, ya estás realizando la gestión de flotas. Al igual que una orquesta sigue a un director, los conductores en el campo siguen la guía de un despachador. Cuando se hace bien, la gestión de flotas puede aumentar tus ingresos y permitirte escalar operaciones con facilidad. Pero cuantos más vehículos y conductores tengas, más complicado se vuelve ejecutar entregas o citas de servicio a tiempo. 

Necesitas asegurarte de que tu despachador de flotas o gerente de flotas esté completamente equipado y preparado. Ya sea que seas un pequeño empresario gestionando flotas tú mismo, o que estés contratando a alguien para hacer este trabajo por ti, hay estrategias probadas que puedes usar para mantener las operaciones funcionando sin problemas.

Entonces, ¿cuáles son los principios básicos de la gestión de flotas? Veámoslos utilizando ideas de conductores y despachadores reales que tienen experiencia de primera mano. También te mostraremos qué hace que OptimoRoute sea el mejor aliado de cualquier despachador de flotas. Vamos a empezar.

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• ¿Qué es la gestión de flotas y qué hace un gerente de flotas?
• 5 consejos de despachadores de flotas veteranos 
• Optimiza la gestión de flotas con OptimoRoute 

¿Qué es la gestión de flotas y qué hace un despachador de flotas?

La gestión de flotas es el acto de organizar y dirigir conductores y vehículos para llevar a cabo tareas. Se utiliza para gestionar entregas, recogidas y equipos de servicio en el campo para empresas de todos los tamaños.

Los despachadores de flotas son el punto de contacto para todos tus conductores o técnicos en el campo. Supervisan las operaciones, aseguran que todo funcione a tiempo y resuelven problemas de manera proactiva. Los despachadores de flotas tienen muchas responsabilidades, que se pueden dividir en dos categorías principales: gestión logística y gestión de personas. 

Gestión logística

Gestión logística es supervisar cadenas de suministro, flujos de trabajo y el progreso de las tareas para lograr un objetivo. Los despachadores coordinan el movimiento de vehículos, equipos, personas y otros activos a través de varios flujos de trabajo para cumplir con pedidos o solicitudes de servicio. Dependiendo del tipo de flota que gestionen, un despachador puede necesitar:

• Programar entregas, recogidas o citas de servicio
• Rutar conductores
• Ayudar a asegurar que los conductores sigan las pautas estatales y federales sobre horas de conducción, descansos, etc.
• Gestionar y aprobar ciertos gastos
• Hacer cambios en las órdenes de trabajo 
• Supervisar la gestión de combustible y el mantenimiento de la flota

Las responsabilidades específicas de cada despachador de flotas son únicas para su industria. Por ejemplo, los despachadores de transporte público no suelen aprobar gastos para conductores, y no necesitan ajustar órdenes de trabajo, pero sí deben prestar mucha atención a los patrones de tráfico. Los despachadores de HVAC, por otro lado, a menudo necesitan modificar órdenes de trabajo y ayudar con la programación del mantenimiento de vehículos.

Gestión de personas

La gestión de personas es supervisar a los trabajadores con el objetivo de ayudarlos a realizar su trabajo de manera efectiva. Despachadores de transporte gestionar conductores o técnicos en el campo, y para ayudar a esos trabajadores de campo a tener éxito, los despachadores pueden necesitar:

• Ayudar con la incorporación de nuevos conductores o técnicos
• Ayudar a los trabajadores en el campo a resolver problemas que surjan
• Notificar a la dirección cuando los conductores o técnicos enfrentan dificultades continuas o no siguen las pautas
• Actualizar a los clientes cuando un conductor se retrasa y asistir con el soporte al cliente

Los despachadores necesitan poder construir confianza con su equipo y, a menudo, con los clientes. Dependiendo del tamaño de una empresa, los despachadores pueden compartir responsabilidades de gestión de personas con otros empleados. Algunas empresas tienen grandes equipos de operaciones compuestos por múltiples despachadores de flotas que comparten responsabilidades de supervisión con gerentes de conductores o técnicos. Los propietarios de pequeñas empresas, por otro lado, podrían ser los únicos responsables de la gestión de flotas, la dirección y una serie de otras tareas directivas.

5 consejos de despachadores de flotas veteranos

Como dijo un veterano camionero de larga distancia , “Un buen despachador no tiene precio”. Pero, ¿qué hace a un buen despachador? Preguntamos a los expertos: despachadores de flotas veteranos de una variedad de industrias. Esto es lo que tenían que decir., "Un buen despachador no tiene precio." Pero, ¿qué hace a un buen despachador? Preguntamos a los expertos: despachadores veteranos de flotas de una variedad de industrias. Esto es lo que tenían que decir.

1. Actuar con empatía y comprensión

Los despachadores de flotas son el punto de contacto para los conductores y técnicos, quienes a menudo pasan largos días solos en el campo. Es importante ponerse en los zapatos de sus conductores y técnicos, especialmente cuando los está ayudando a resolver una situación estresante. Necesita mantener la empatía y la comprensión al frente de cada interacción. 

Si un conductor llama para informarle que se está retrasando porque tuvo un pinchazo, o si un técnico llama porque surgió un problema inesperado durante una cita de servicio, necesita poder ayudarlos a mantener la calma. Los despachadores de camiones de larga distancia también deben considerar las necesidades humanas de los conductores al aceptar y asignar cargas. Un buen despachador se asegurará de que sus conductores tengan suficiente tiempo para detenerse y usar el baño sin llegar tarde a las entregas.

Cindy Anderson, una despachadora de paratránsito en Pensilvania, nos dijo que es importante que los despachadores sean lo más justos posible y desarrollen una buena relación con su equipo en el campo. Ella dijo,

2. Comunicar claramente y hacer seguimiento

Es mejor sobrecomunicar que perder una actualización. Los técnicos pueden olvidar llamar y avisarle cuando han terminado un trabajo (especialmente al final de un largo día). Como despachador, debe ser proactivo al verificar con su equipo y obtener actualizaciones de estado. 

Dave Femmer, CEO de Affordable Comfort, despacha especialistas en servicio e instalación para varios proyectos de conservación de energía en Missouri e Illinois. Él encuentra que incluso un par de horas de retraso en la comunicación puede afectar negativamente a los clientes y las operaciones generales. Femmer ilustró las trampas de la falta de comunicación con este ejemplo:

“Digamos que es martes, y su técnico Oscar está trabajando en el trabajo de Smith. Oscar podría terminar el trabajo el martes, pero dependiendo de cómo vaya, podría necesitar regresar el miércoles. El siguiente trabajo en la cola de Oscar es una reparación en la casa de la Sra. Jones. Si Oscar termina el trabajo de Smith el martes, puede llegar a la Sra. Jones el miércoles. Pero si el trabajo de Smith requiere un día adicional, Oscar no podrá ayudar a la Sra. Jones hasta el jueves.

“La Sra. Jones está esperando una llamada del despachador de la empresa, Ted, para informarle qué día llegará Oscar para que pueda solicitar un día libre en el trabajo. Como buen despachador, Ted llama a Oscar al mediodía para obtener una actualización de estado. Descubre que Oscar probablemente terminará el trabajo de Smith ese día y puede darle a la Sra. Jones suficiente aviso para que pueda hacer arreglos para estar en casa durante su ventana de reparación.

“Si Ted no hubiera verificado proactivamente, podría no haber escuchado de Oscar hasta las 6 p.m., cuando el trabajo de Smith se completó y Oscar había terminado de cargar su camión. En este caso, Ted tendría que llamar a la Sra. Jones tarde en la noche anterior a que comenzara su trabajo de reparación. La Sra. Jones podría no tener suficiente aviso para llamar al trabajo.” 

Como el conductor de las operaciones, es responsabilidad de un despachador asegurarse de tener la información más actualizada. Puede mantener las operaciones funcionando sin problemas, aumentar la satisfacción del cliente y aumentar los ingresos todo al comunicarse proactivamente con su equipo.

3. Conocer los fundamentos

No puede despachar efectivamente si no conoce la naturaleza del trabajo de sus trabajadores de campo. Por ejemplo, un despachador de HVAC necesita saber cuántas personas y horas de trabajo se requieren para cada tipo de solicitud de reparación de calefacción y refrigeración. También necesitan saber qué equipo se requiere y si un técnico necesita un conjunto particular de habilidades.

dijo Femmer. Esto también es cierto para los despachadores.

Cindy Anderson reiteró este punto. Nos dijo que su experiencia trabajando como conductora antes de convertirse en despachadora la ayudó a ser más empática con los empleados que supervisa cuando llaman con un problema. Como conductora, Anderson también adquirió conocimiento de primera mano sobre los patrones de tráfico, en los que confía para detectar dónde se necesitan hacer modificaciones manuales a las rutas.

No necesariamente tienes que ser conductor o técnico antes de convertirte en despachador, pero ciertamente ayuda. Y si no haces el trabajo de tu equipo de campo primero, necesitarás obtener una comprensión profunda de lo que implica su trabajo.

4. Programar con anticipación

Si quieres tener éxito en el despacho, necesitas planificar rutas y horarios con anticipación. Anderson, por ejemplo, planifica rutas con hasta dos semanas de anticipación. Nos explicó que la planificación temprana ayuda a los despachadores a identificar cuándo necesitan traer a otro conductor para cubrir un turno. La planificación anticipada es esencial para asegurarse de tener suficientes personas trabajando para satisfacer la demanda.

Los despachadores pueden necesitar distribuir trabajos que requieren equipos especializados o pesados. Por ejemplo, las empresas de cuidado de césped pueden programar solo tantos trabajos como cortadoras de césped tengan en un momento dado, y deben permitir tiempo para cargar y descargar las cortadoras y para conducir entre citas. El mantenimiento de vehículos y las reparaciones de herramientas también deben considerarse para asegurarse de que los trabajos se completen a tiempo. 

5. Adopta la tecnología

Cada despachador con el que hablamos destacó la importancia de la tecnología. Cindy Anderson monitorea el estado de sus conductores desde múltiples pantallas de computadora, y Dave Femmer está en contacto regular con su equipo a través del teléfono celular. Desde hardware hasta software, cada despachador utiliza tecnología moderna para agilizar su proceso, y con buena razón. 

Imagina intentar dirigir un negocio moderno de entrega de pizzas sin internet, Wi-Fi o teléfonos celulares, solo con una línea fija y una máquina de fax. Este es un ejemplo extremo, pero ilustra claramente cuán imperativo es para cualquier negocio adoptar la innovación tecnológica. A medida que las líneas fijas dieron paso a los teléfonos celulares y los buscapersonas fueron reemplazados por mensajes de texto, las empresas que no se actualizaron fueron aplastadas por competidores que fueron adoptadores tempranos de los avances tecnológicos.

Optimiza la gestión de flotas con OptimoRoute

Muchos de los consejos compartidos anteriormente se pueden implementar rápida y fácilmente usando OptimoRoute. Nuestro software de optimización de rutas está lleno de funciones avanzadas que ayudan a los despachadores de flotas a hacer todo lo siguiente:

• Optimizar rutas. Simplemente haz clic en "Planificar rutas" y deja que OptimoRoute calcule las rutas más eficientes para cientos de conductores y miles de paradas en segundos. Las empresas que cambiaron de la planificación manual a OptimoRoute han visto hasta un 90% de reducción en el tiempo requerido para planificar rutas.

• Planificar con anticipación. Planifica, organiza rutas y programa tus operaciones de campo con hasta cinco semanas de anticipación.

• Replanificar rápidamente cuando las cosas cambian. Utiliza la replanificación dinámica para modificar horarios y rutas cuando lo necesites, y envía las rutas actualizadas directamente a la aplicación en los teléfonos de tus técnicos o conductores.

• Aplicar restricciones de conductores. Guarda los días libres programados, las restricciones horarias y las habilidades especiales de los técnicos individuales para hacer que la asignación y programación de citas de servicio sea más rápida.
• Programar descansos. Asegúrate de seguir las regulaciones estatales y federales, y cuida a tu equipo programando proactivamente los descansos de conductores/técnicos sin problemas en las rutas.

• Tener en cuenta la capacidad del vehículo. Introduce las dimensiones únicas de cada vehículo en tu flota para maximizar el espacio disponible y deja que OptimoRoute te muestre cuándo un vehículo de entrega necesita regresar a un depósito para recargar. También puedes usar esta función para combinar rutas de entrega y recogida.
• Ver a tu equipo. El seguimiento GPS en tiempo real te permite ver a tu equipo donde sea que estén en el campo.
• Analizar el rendimiento. Descubre qué conductores siempre llegan a tiempo y cuáles están bajo rendimiento, y detecta problemas de enrutamiento que pueden necesitar ser modificados para evitar el tráfico en horas pico utilizando las analíticas avanzadas de OptimoRoute.

Estamos trabajando constantemente para desarrollar funciones adicionales y mejorar nuestro software basado en los comentarios de los usuarios. Descubre más sobre nuestras características únicas. 

Tecnología Impulsada por Personas para el Mundo Real

Los despachadores de flotas trabajan arduamente para mantener las operaciones de campo en constante cambio funcionando sin problemas. OptimoRoute ayuda a los despachadores de flotas a conectarse con los trabajadores y gestionar los activos en el campo. Es tecnología impulsada por personas para el mundo real de la logística, porque no puedes predecir qué desafíos surgirán, pero necesitas poder responder rápidamente cuando lo hagan.

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