La Lista de Verificación Perfecta para Auditorías de Almacén para Proteger tu Rentabilidad

Una auditoría de almacén es una red de seguridad.

Está ahí para evitar que toques fondo. Excepto que "tú", en este caso, es tu margen de beneficio. Y "el fondo" son errores peligrosos, descuidos costosos y gastos desperdiciados.

Las auditorías pueden parecer una burocracia innecesaria. Pero son una herramienta indispensable que te cuesta un poco de tiempo y dinero ahora mientras te ahorra mucho de ambos más adelante.

Sigue leyendo para aprender cómo proteger tus ingresos con auditorías de almacén y obtén una lista de verificación útil para crear tus auditorías. Además, te mostraremos el paso que muchos almacenes olvidan evaluar: la transición a Recoger y entregar.

¿Qué es una auditoría de almacén?
Cuándo realizar auditorías de almacén
Cómo utilizar los informes de auditoría de almacén
No olvides Recoger y entregar
Lista de verificación de auditoría de almacén
Aprende más sobre la gestión de almacenes

¿Qué es una auditoría de almacén?

Una auditoría de almacén es una inspección que generalmente realizan los gerentes de almacén y los equipos de liderazgo para evaluar el rendimiento y la eficiencia. Las auditorías de almacén son un mecanismo de seguridad que protege tu margen de beneficio asegurando que se sigan los protocolos de seguridad, el inventario se cuente con precisión, y las operaciones funcionen sin problemas.

Cuándo realizar auditorías de almacén

Las auditorías de almacén son una parte crítica para mejorar la eficiencia de las operaciones y flujos de trabajo del almacén, por lo que deberías hacerlas uno de tus procesos estándar en el centro de distribución. Realiza auditorías regularmente en lugar de todas a la vez. Auditar tu almacén no necesita impactar tu cadena de suministro ni impedirte entregar a los clientes a tiempo. Divídelas en porciones manejables en lugar de intentar abordar una auditoría completa una o dos veces al año.

Realiza auditorías de inventario trimestralmente o incluso mensualmente. En lugar de revisar cada palé en todo tu almacén de una vez, revisa con mayor frecuencia los estantes de almacenamiento de alto volumen para el control de calidad. Realiza un conteo de inventario y compáralo con los registros de inventario como parte de tu proceso normal para detectar problemas mucho antes de que se conviertan en problemas a gran escala.

Cómo utilizar los informes de auditoría de almacén

Utiliza los informes de auditoría para identificar áreas donde puedes mejorar y realizar cambios significativos, así como para mejorar el control de inventario. Una calificación baja no debería considerarse necesariamente un fracaso, sino una oportunidad para aumentar la eficiencia, la productividad, la satisfacción del cliente y, como resultado, los ingresos. Por supuesto, si no se siguen los protocolos de seguridad o descubres robos, necesitarás tomar medidas serias. Pero la mayoría de las veces, las auditorías deberían ser una experiencia positiva.

Digamos que realizas una auditoría de rendimiento de empleados y descubres que varios de tus empleados más nuevos están teniendo dificultades. Investigas más a fondo y te das cuenta de que hay una fuerte correlación entre los nuevos empleados que tienen dificultades en sus primeros tres meses en tu empresa y aquellos que se van en su primer año.

Para evitar los altos costos asociados con la rotación de empleados, ajustas tu proceso de incorporación. Quizás comiences a emparejar a los nuevos empleados del almacén con un "compañero de incorporación" que esté teniendo un buen desempeño para que los guíe durante sus primeras semanas, y rastreas métricas de rendimiento específicas para determinar si están mejorando. Esta es solo una forma en que puedes usar la información obtenida de las auditorías para proteger tus ingresos.

No olvides Recoger y entregar

La entrega a tiempo a menudo es pasada por alto por los equipos de almacén que la ven como responsabilidad de los mensajeros y los equipos de Recoger y entregar. Pero incluso si no operas tu propio equipo de entrega equipo, sí impactas en el tiempo de entrega y puedes usar este entendimiento para proteger e incluso aumentar tus ingresos.

Una encuesta encontró que el 17% de los compradores cambian de minorista si su pedido llega tarde solo una vez. Si llegas tarde dos o tres veces, ese número salta al 55%. Un almacenamiento adecuado prepara a los equipos de Recoger y entregar para el éxito (o el fracaso), así que no olvides auditar la transición de productos desde el empaque hasta los vehículos de entrega.

Verifica que tu equipo de almacén se comunique claramente con los conductores de entrega (y viceversa). Los conductores de entrega no deberían estar esperando a que los empacadores terminen, y los productos no deberían estar en un muelle de carga esperando un camión durante horas (especialmente si los productos podrían echarse a perder).

Revisa tu historial de entregas y el análisis de Recoger y entregar. Verifica si los camiones que salen tarde de tu almacén se correlacionan con entregas tardías.

Utilice OptimoRoute para integrar la gestión de almacenes con la entrega de última milla

La forma más sencilla de lograr una transición fluida desde su equipo de almacén hasta los equipos de entrega de última milla es integrando el software de optimización de rutas de OptimoRoute con un sistema de gestión de almacenes (WMS). Integre estas dos soluciones de software para lograr una visibilidad de extremo a extremo desde el momento en que el inventario ingresa a su almacén hasta el momento en que llega a un cliente, al mismo tiempo que mejora la eficiencia de las operaciones con la automatización.

Usando OptimoRoute, los despachadores de almacén saben exactamente dónde están los camiones de entrega y si están retrasados. Así, pueden programar la recolección y el embalaje para coincidir perfectamente con el momento en que llega cada vehículo. La función "Regresar al depósito" permite a los despachadores crear fácilmente turnos de conductores con múltiples cargas, y se puede ingresar la capacidad única de cada vehículo para asegurarse de que cada carga esté a máxima capacidad.

La función "Regresar al depósito" permite a los despachadores crear fácilmente turnos de conductores con múltiples cargas

Lista de verificación de auditoría de almacén

Use esta lista de verificación como punto de partida para su auditoría y amplíe o ajuste secciones según su diseño único de almacén. Esta no es una lista de verificación exhaustiva, sino que está destinada a ser utilizada como punto de partida para crear su propia lista de verificación de auditoría.

Inventario del almacén

¿El inventario físico en sus estantes coincide con los números en su software de gestión de inventario?
¿Los productos están almacenados de manera segura?
¿Los materiales peligrosos están debidamente etiquetados y almacenados de acuerdo con las pautas federales??
¿Las áreas de almacenamiento están limpias y libres de plagas?
¿Los artículos pesados están almacenados cerca de la parte inferior de los estantes?

Equipo del almacén

¿Se están manteniendo e inspeccionando adecuadamente las carretillas elevadoras, y tiene documentación de respaldo?
¿Las escaleras están completamente funcionales y almacenadas de manera segura fuera del camino?
¿Los estantes de almacenamiento están en buen estado, libres de óxido y ensamblados con todas las tuercas, pernos, etc. adecuados?
¿Las puertas de los muelles de carga están completamente funcionales y bien mantenidas?
¿Todos los cables y componentes eléctricos están debidamente cubiertos y asegurados?
¿Las cintas transportadoras están completamente funcionales, y tiene documentación de inspecciones regulares?

Espacio del almacén

¿Tiene estaciones de limpieza adecuadas?
¿Los pasillos están limpios, claramente marcados y lo suficientemente anchos para que las personas, palets y maquinaria puedan navegar?
¿Las luminarias están completamente operativas?
¿Las placas de muelle están seguras?
¿Los bordes de los muelles están claramente marcados?

Protocolos de cumplimiento de seguridad

¿Todos los empleados están usando el equipo de seguridad e identificación adecuados?
¿Están los pasillos libres de escombros?
¿Están las estaciones de lavado de ojos y limpieza completamente funcionales y debidamente inspeccionadas?
¿Están los extintores de incendios colocados y mantenidos/inspeccionados adecuadamente?
¿Están disponibles los kits de limpieza de derrames donde se almacenan productos químicos?
¿Se almacenan los productos químicos de manera segura donde los montacargas y otros equipos no puedan derribarlos?
¿Están los productos químicos debidamente marcados?
¿Están claramente señalizadas las salidas de emergencia y otras características de seguridad?
¿Están implementadas las medidas de seguridad adecuadas para restringir el acceso al almacén solo al personal completamente verificado?
¿Cumplen las escaleras y escalinatas del muelle con las especificaciones de OSHA??

Rendimiento del empleado

¿Cumple o supera el trabajador consistentemente las metas y puntos de referencia?
¿Trabajan bien con sus compañeros de equipo?
¿Son proactivos al abordar problemas o inquietudes si/cuando surgen?
¿Siguen los protocolos de seguridad adecuados?
¿Documentan el trabajo de mantenimiento e inspecciones según sea necesario?
¿Registran consistentemente su entrada y salida a tiempo?