La Guía Definitiva para la Optimización de Rutas en 2025

Cuando sus conductores tienen cientos, si no miles, de destinos o clientes para visitar, planificar rutas manualmente es una solución que consume mucho tiempo e ineficiente.

En muchas industrias, los salarios de los conductores y los costos de combustible por sí solos constituyen el 59.81% del costo operativo total por milla.. 

Así que incluso pequeñas mejoras en las rutas de tus conductores no solo pueden ayudarte a entregar paquetes o servir a tus clientes más rápido, sino que pueden tener un impacto significativo en tus resultados.

Con las herramientas adecuadas de optimización de rutas, tu negocio podría ahorrar hasta un 20% en kilometraje y mejorar tu capacidad de pedidos hasta en un 100% sin aumentar tu flota. 

En esta guía, te daremos un desglose completo de lo que es la optimización de rutas y cómo puede beneficiar a tu negocio. Examinaremos ejemplos del mundo real y proporcionaremos casos de uso para tu industria.

Tenemos mucho que cubrir, así que comencemos.

Para saltar a la información que más te interesa, haz clic en los enlaces a continuación:

• ¿Qué es la optimización de rutas?
• ¿No puedo optimizar y planificar mis rutas manualmente?
• Ejemplos del mundo real de optimización de rutas
• ¿Cómo puede la optimización de rutas beneficiar a tu negocio?
• Casos de uso de optimización de rutas para tu industria
• Preguntas frecuentes sobre optimización de rutas

¿Qué es la optimización de rutas?

La optimización de rutas es el proceso de mejorar las rutas para una mejor eficiencia y rentabilidad. Una optimización de rutas efectiva ayuda a las empresas a maximizar los pedidos o entregas completadas mientras incorpora muchos criterios, incluidos los horarios de los conductores, horas disponibles, paradas totales, estimaciones de cumplimiento y requisitos legales. La planificación de rutas de entrega no se trata solo de encontrar el camino más corto de un punto A a un punto B, sino de encontrar la ruta más eficiente para muchas variables diferentes.

La optimización de rutas es relevante para tu empresa, ya sea que ofrezcas entregas directas al consumidor o estés en una industria de servicios donde tus técnicos visitan hogares o negocios de clientes.

Planificar las rutas de tus conductores y técnicos puede ser un proceso costoso y frustrante, pero con la herramienta adecuada se puede automatizar, ahorrándote tiempo, dinero y mejorando la satisfacción del cliente.

¡Vamos a ello!

¿No puedo optimizar y planificar mis rutas manualmente?

A medida que tu equipo, pedidos y negocio crecen, la optimización manual de rutas rápidamente se vuelve imposible.

Hay múltiples áreas que se ven afectadas cuando haces las cosas a mano:

Dirijo un pequeño negocio. ¿La optimización de rutas es solo para grandes empresas?

Absolutamente no. 

La optimización de rutas no es solo un concepto reservado para las empresas y los imperios de envío. La optimización de rutas moderna es una excelente herramienta también para las pequeñas empresas.

Al gestionar tu flota de conductores de manera más efectiva, puedes reducir significativamente tus costos operativos, de combustible y de nómina de conductores, y eso es algo que tanto las PYMEs como las grandes empresas pueden apreciar.

Con el software de optimización de rutas moderno, tus despachadores o gerentes también pueden ahorrar horas de planificación cada día y enfocarse en construir su negocio/mejorar la experiencia del cliente.

Por ejemplo, una empresa local de instalación y mantenimiento de piscinas instalación y mantenimiento empresa, Gallagher Pools and Spas, pudo planificar sus rutas 100% más rápido con OptimoRoute. Y el propietario-operador no tuvo que pasar todo su tiempo enrutando y planificando a sus técnicos. Pudo delegar esas tareas a asistentes con menos conocimiento y tomarse un tiempo libre muy necesario.

Ejemplos del Mundo Real de Optimización de Rutas en Acción

Pero basta de hablar de teoría. La forma más fácil de entender qué diferencia puede hacer una planificación y enrutamiento eficiente para tu empresa es observar ejemplos del mundo real de optimización de rutas en acción.
En esta sección, cubriremos cómo dos empresas (una de servicios de campo y una empresa de entrega de alimentos) utilizaron el software de optimización de rutas de OptimoRoute para reducir el tiempo de planificación y el kilometraje, mejorar la capacidad de sus conductores, cumplir con los tiempos de entrega y servicio programados, y mejorar la satisfacción del cliente.

Ejemplo de optimización de rutas de servicio de campo: Telgian

El enrutamiento no es solo importante para las empresas de entrega, también es esencial en la industria de servicios de campo.

Telgian es un proveedor mundial de servicios de protección contra incendios, seguridad y protección. Su división de inspección incluye setenta inspectores de campo basados en treinta y cinco estados.

Debido a que la empresa cubre un área geográfica tan amplia, sus inspectores a menudo están en la carretera durante una semana completa a la vez. 

La planificación de rutas y horarios solía ser un proceso manual debido a las complejas restricciones de pedidos, como regulaciones estatales únicas y requisitos de licencias. En promedio, planificar un mes de inspecciones tomaba a 3 personas 13 días.

¿Te suena familiar?

Telgian necesitaba una solución de enrutamiento. Para escalar aún más su negocio, tenían que hacer que su planificación de rutas fuera un proceso más eficiente. 

Transformaron su proceso de planificación con OptimoRoute:

• Los planificadores ahora pueden importar fácilmente grandes volúmenes de pedidos (más de 3000 por mes) usando un archivo CSV.
• Mucho más fácil establecer planes semanales que incluyen rutas nocturnas (los técnicos cubren grandes áreas) con una ubicación de inicio/fin diferente cada día.
• OptimoRoute asigna automáticamente pedidos a conductores según el territorio, capacidad, regulaciones estatales y licencias, y requisitos de habilidades para cada pedido.
• OptimoRoute planifica la ruta y el horario óptimos para que cada técnico atienda a sus clientes, considerando ventanas de servicio específicas del cliente, descansos para almorzar, problemas de tráfico y más.
• La aplicación móvil de OptimoRoute ayuda a mantener a los conductores en ruta y a tiempo.

Telgian vio una serie de beneficios, incluyendo:

• Mejor escalabilidad: con la planificación automatizada, pueden acomodar más negocios con menos personal tanto para la planificación como para las inspecciones reales, logrando un crecimiento interanual del 19%.
• Una reducción de 256 horas en el tiempo de planificación mensual, lo que les permite reducir el personal de despacho mientras aumentan la capacidad en un 70%.
• El personal de Telgian ahora puede planificar rutas de varios días con diferentes ubicaciones de inicio cada día, una característica única de OptimoRoute.

Los resultados:

Al implementar la optimización de rutas, la planificación de Telgian es ahora un 82% más eficiente y toma a una sola persona solo 8 días, en lugar de 13 días para un equipo de 3 personas. 

Esto se traduce en una reducción del 66% en el personal operativo, ahorrando a la empresa cientos de miles de dólares en salarios y beneficios.

Han podido asumir un 70% más de pedidos con el mismo equipo, y aumentar los ingresos un 19% interanual durante tres años consecutivos.

Ejemplo de optimización de rutas de entrega de alimentos: Hardie’s Fresh Foods

Hardie’s Fresh Foods es un importante distribuidor de alimentos en Texas con una flota de 160 camiones refrigerados.

Con márgenes bajos y una fuerte competencia, necesitaban mejorar sus rutas de entrega para mantener un margen de beneficio saludable y clientes satisfechos.

OptimoRoute ayudó a transformar el proceso de planificación de Hardie’s:

• OptimoRoute utiliza datos históricos para calcular la duración de los pedidos y planifica automáticamente horarios y rutas precisas.
• Una característica única de OptimoRoute asegura ventanas de tiempo estrictas que consideran el tiempo necesario para descargar el camión. (Si la entrega está programada entre las 10 y las 12, pero se tarda 20 minutos en descargar, las 11.40 es la última hora posible).
• Fue fácil integrar OptimoRoute con el ERP (Produce Pro) a través de nuestra robusta API.

Hardie’s vio grandes beneficios del cambio:

• Aumento de ingresos y beneficios por conductor/vehículo con un incremento de capacidad de entrega del 14% y reducción de costos de conductor del 12%.
• Mejor escalabilidad con una planificación 8 veces más rápida, y más del 60% menos de horas de trabajo del personal de despacho.
• Aumento significativo en la tasa de entregas a tiempo del 89% al 94% con una mejora del 1.5% mes a mes.

Los resultados:

Hardie pudo reducir el kilometraje total de su flota de entrega mientras también reducía los costos de los conductores. El aumento en la eficiencia permitió a la empresa atender un 14% más de pedidos, o 330 entregas extra por día, con su flota y personal existentes.

Y para rematar, gracias a las herramientas y características inteligentes de OptimoRoute, la planificación ahora es 8 veces más rápida y requiere un 60% menos de horas de trabajo.

¿Cómo puede la optimización de rutas beneficiar a tu negocio?

No importa si estás programando y enrutando para una florería familiar o una empresa de logística que opera a nivel nacional, los desafíos que enfrentas son universales:

• Maximizar los pedidos e ingresos de tu flota y personal existentes es difícil.
• La programación y planificación manual pueden tomar una eternidad y no son escalables.
• El combustible y los salarios de los conductores son un gasto significativo para tu negocio.
• Ajustarse a cancelaciones y empleados enfermos sobre la marcha es complicado.
• Las entregas retrasadas y perdidas llevan a clientes insatisfechos.

El software de optimización de rutas de entrega puede ayudar. Aquí te mostramos cómo:

#1. Aumentar los ingresos por conductor y reducir costos

¿Qué negocio no está interesado en reducir sus costos operativos y mejorar los ingresos por conductor? Para cualquier negocio que realice enrutamiento de entregas o servicios en el sitio, los márgenes bajos son un desafío constante. Una parte clave de la gestión de la fuerza laboral móvil es asegurarse de que estás operando de la manera más eficiente posible y no desperdiciando combustible o mano de obra.

Cuando se trata de enrutamiento y programación, debes responder a una serie de preguntas desafiantes para optimizar tu eficiencia:

• ¿Qué ruta proporcionará la mejor optimización del conductor y reducirá los gastos generales?
• ¿Deberías pagar horas extras o contratar contratistas externos? 

Al tener en cuenta todos los costos, desde los salarios por hora hasta el kilometraje (y todo lo demás), la optimización de rutas puede ayudarle a ahorrar sin sacrificar la calidad del servicio ni incumplir las regulaciones. También le ayuda a maximizar su flota, permitiendo que cada conductor complete más pedidos o llamadas de servicio, aumentando sus ingresos y beneficios.

Por ejemplo, cuando la empresa de mantenimiento de gasoductos Southern Star implementó la optimización de rutas a través de OptimoRoute, duplicaron su productividad mientras disminuían simultáneamente los esfuerzos de planificación y despacho.

Ahora pueden planificar el trabajo y los desplazamientos de más de 250 técnicos que cubren 5,800 millas de gasoducto, con solo ocho personas:

#2. Escale su equipo de entregas sin recursos adicionales de despacho/planificación

Su equipo pasa horas organizando y reorganizando personas, horarios, turnos, entregas, citas a diario.

Con herramientas de optimización de rutas, puede reducir la fase de planificación de horas a minutos. Puede importar directamente listas de pedidos en formatos CSV o Excel en OptimoRoute y asignarlas automáticamente a los conductores según disponibilidad y requisitos.

Su empresa puede crear horarios con hasta 5 semanas de anticipación, resultando en una mejor planificación a largo plazo. Un sofisticado software de planificación de rutas de entrega como OptimoRoute le permite planificar con meses de anticipación. 

No solo eso, sino que también tiene en cuenta la disponibilidad de los empleados (vacaciones, PTO), pausas para el almuerzo, descansos regulados de los conductores, disponibilidad del cliente (por ejemplo, solo martes y jueves), plazos y más.

Esto podría parecer un riesgo, ya que muchas cosas pueden cambiar antes de que llegue la fecha de entrega o servicio, pero no lo es. Las soluciones de optimización de rutas de última generación también le permiten reaccionar instantáneamente a eventos inesperados como cancelaciones de clientes, vehículos fuera de servicio y replantear inmediatamente todo el horario.

Al planificar a largo plazo, su empresa puede ver dónde tiene espacio para crecer y escalar sus operaciones, resultando en una menor rotación y mayores márgenes de beneficio.

#3. Mejora la satisfacción del cliente

Su negocio moderno está en riesgo: las reseñas de clientes afectan su éxito o fracaso más que nunca.

el 90% de los consumidores usaron internet para encontrar un negocio local en 2019, y 82% leyeron reseñas de clientes antes de tomar una decisión. 

No solo los gigantes del comercio electrónico como Amazon deben preocuparse por las reseñas. Impactan a todo tipo de negocios orientados al consumidor. Si quiere que sus clientes potenciales confíen en usted con su dinero, necesita tener una reputación realista y positiva en línea.

ETAs en tiempo real, seguimiento, y mensajes SMS y correos electrónicos enviados antes de las entregas o llamadas de servicio le ayudan a evitar retrasos, entregas fallidas o citas reprogramadas.

Y eso mejora la satisfacción del cliente y la lealtad a la marca.

Con OptimoRoute, puede asegurar que sus conductores lleguen a tiempo con más frecuencia y evitar entregas fallidas. Mantenga a sus clientes felices y también reduzca los contactos de soporte innecesarios como las llamadas telefónicas de "¿ya están aquí?" que la mayoría de los negocios de servicio reciben todos los días.

#4. Distribuye las cargas de trabajo de manera más efectiva y mejora la retención de empleados

¿Cómo está distribuyendo actualmente las entregas y llamadas de servicio entre sus conductores? Si es como la mayoría de las empresas, lo organiza geográficamente, con cada conductor teniendo su propio territorio de entrega o servicio.

Es un método rápido, y es fácil para incluso un gerente o planificador de rutas inexperto hacerlo manualmente. Después de todo, solo está dividiendo las cargas de trabajo basándose en líneas en un mapa.

Pero no es una solución perfecta...

• ¿Puede distribuir el trabajo de manera justa sin acumular costos adicionales en kilometraje y horas?
• ¿Qué pasa si diferentes áreas de la ciudad o estado tienen diferentes cantidades de entregas o llamadas de servicio programadas?
• ¿Qué pasa si los conductores que cubren diferentes áreas tienen diferentes capacidades de vehículos, como refrigeración o tamaño de almacenamiento?

Es fácil crear cargas de trabajo desequilibradas donde conductores específicos manejan muchas más entregas que otros y tienen que trabajar horas extras de manera constante. O donde su conductor más caro es pagado para sentarse en su camión esperando.

La optimización de rutas aborda todas estas preguntas al integrarlas en el proceso de planificación inicial. Puedes distribuir los pedidos de manera uniforme en toda tu flota y asegurar un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal para todos tus conductores.

Eso puede marcar la diferencia en la retención de empleados, lo cual es un desafío en muchas industrias relevantes. Solo el 64.91% de los conductores comerciales permanecieron en el trabajo durante sus primeros 90 días en 2019.

Y, con la actual escasez de conductores comerciales, deseas mantener a tus buenos empleados el mayor tiempo posible.

1. Te permite replantear rápidamente 

Los cambios de última hora en las rutas son inevitables, y es una tarea monumental intentar hacer modificaciones en múltiples horarios de conductores manualmente y al instante.

Por eso, la planificación dinámica —recalculo instantáneo y automático de rutas para reflejar cambios del mundo real— es una necesidad en 2021.

Pedidos tardíos, cancelaciones, conductores que llaman por enfermedad o clientes que solicitan direcciones de entrega alternativas son solo algunos factores que pueden arruinar un horario bien planificado en un instante.

Cuando planificas rutas con anticipación, debes tener la capacidad de replantear y gestionar tu flota de conductores de manera remota y al instante.

Cuando un conductor llama por enfermedad o llegan pedidos de última hora, OptimoRoute calculará la disponibilidad y asignará los nuevos trabajos de manera uniforme en toda tu flota dependiendo de su ubicación actual, capacidad y ruta, en lugar de sobrecargar a unos pocos conductores.

Para más información sobre los beneficios de la optimización de rutas, consulta nuestra guía completa, “¿Por qué usar software de optimización de rutas?”

Casos de uso de optimización de rutas para tu industria

Centrémonos en el papel transformador que la optimización de rutas puede desempeñar para tu tipo de negocio en particular. Ya sea que aún no hayas comenzado un negocio y estés buscando ideas de negocios móviles, o ya estés operando una empresa, estos son siete sectores que pueden beneficiarse enormemente del software de optimización y planificación de rutas.

¿No ves tu industria a continuación? Eso no significa que la optimización de rutas no pueda facilitar tu trabajo. Comunícate con los expertos de OptimoRoute para obtener una demostración personalizada para tu negocio.

1. Entrega de alimentos

Para una empresa de distribución o entrega de alimentos, la optimización de rutas es esencial. Puede ayudarte a reducir costos operativos y crear una base de clientes más feliz y leal.

#2. Instalación, inspección y mantenimiento

Conducir también es una parte considerable de cualquier negocio de servicios en el sitio. Optimizar sus rutas puede ser un verdadero cambio de juego.

#3. Logística

Al enviar carga a largas distancias, elegir la ruta correcta puede marcar la diferencia.

#4. Venta al por menor y distribución

Cuando suministra un producto a sus socios comerciales, la entrega oportuna del producto es una gran parte de la experiencia del cliente.

#5. Ventas de campo

Ventas de campo Los representantes que necesitan cubrir vastos territorios pasan mucho tiempo en la carretera. Mejores rutas pueden reducir costos y mejorar resultados.

#6. Atención médica

En la programación de atención médica, llegar a tiempo y pasar el menor tiempo posible conduciendo y el máximo tiempo posible con el paciente/cita es esencial.

#7. Control de plagas

El control de plagas y la gestión integrada de plagas tienen su propio conjunto único de desafíos cuando se trata de emparejar exterminadores con clientes. Esto puede hacer que el enrutamiento de control de plagas sea difícil si se hace manualmente.

Otras industrias

Y las industrias que cubrimos anteriormente no son las únicas que pueden beneficiarse de la optimización de rutas. Cualquier empresa que ofrezca servicios de campo o entregue productos verá grandes beneficios.

Por ejemplo, la optimización de rutas también es valiosa para estas industrias:

• Lavandería y tintorería
• Recolección de residuos 
• Servicios de limpieza 
• Correo y mensajería
• Comercio electrónico

Preguntas frecuentes sobre optimización de rutas

Como proveedor líder de soluciones de optimización de rutas, hemos escuchado todas las preguntas sobre optimización de rutas que puedas imaginar.

A continuación, hemos recopilado nuestras respuestas a las preguntas más frecuentes.

¿Puede Google Maps optimizar mi ruta?

Es posible usar Google Maps para optimizar rutas si solo tienes una o dos entregas, pero más allá de eso, Google Maps es una herramienta inadecuada para la optimización de rutas porque para optimizar verdaderamente tus rutas tendrías que ingresar manualmente cada posible variación de paradas para ver cuál es la más corta.

¿Qué es la gestión de rutas?

Gestión de rutas es el proceso de planificar y optimizar rutas para obtener el máximo valor de tu flota de vehículos. Este término a menudo se usa indistintamente con planificación de rutas y optimización de rutas, y todos tienen el objetivo de reducir el kilometraje, el uso de gasolina y las horas de conducción, mientras se entrega lo más rápido y eficientemente posible.

¿Cómo puedo mejorar mi entrega de última milla?

La clave para mejorar la entrega de última milla es utilizar una herramienta de optimización de rutas como OptimoRoute para asegurar que las rutas sean lo más rápidas y eficientes posible. OptimoRoute también permite a los clientes establecer y cambiar ventanas de entrega mientras actualiza dinámicamente la programación de entregas de su conductor, además de proporcionar seguimiento de pedidos en tiempo real y notificaciones de ETA para que los clientes sepan cuándo esperar sus artículos.

¿Cuál es el mejor planificador de rutas?

OptimoRoute es un planificador de rutas de siguiente nivel que no solo identifica las rutas más rápidas y eficientes para tus conductores, sino que también rastrea su ubicación y progreso, y te ayuda a gestionarlos de manera más eficiente. Nuestro software de enrutamiento ayuda a reducir los esfuerzos de planificación y programación de rutas de horas o incluso días a minutos.

Para aprender más sobre cómo OptimoRoute puede ayudar a tu negocio, haz clic aquí para reservar una demostración personalizada.

Reflexiones Finales

Esperamos que esta guía sobre optimización de rutas te haya proporcionado una mejor comprensión del papel que las mejoradas rutas de entrega pueden desempeñar en el crecimiento de tu negocio.

El uso de la optimización de rutas puede ayudar a empresas como la tuya a reducir el tiempo de planificación hasta en un 80% y ahorrar significativamente en costos de combustible y salarios de conductores. 

También puedes mejorar la satisfacción del cliente con notificaciones en tiempo real y más entregas a tiempo. Mejora la retención de empleados con mejores cargas de trabajo y una planificación dinámica justa para evitar sobrecargar a los conductores individuales.