¿Qué es la Gestión de Despacho y cómo sacar más provecho de la tuya?

¿Alguna vez te has preguntado qué sucede después de que solicitas un servicio que necesitas? ¿Quién está a cargo de la toma de decisiones? ¿Cómo se selecciona a un técnico? ¿Quién calcula la ruta, el tiempo de viaje, los patrones de tráfico? ¿Dónde se actualiza el estado del trabajo? 

Bueno, el proceso que ocurre antes de que tu técnico de servicio llegue al lugar se llama gestión de despacho o el proceso de optimizar cómo una empresa asigna y maneja las llamadas de servicio y las entregas de principio a fin. 

Si estás dirigiendo un pequeño negocio con solo unos pocos trabajadores calificados, podrías organizar esto bastante rápido. Pero cuando una empresa maneja cientos, si no miles, de pedidos por día, este proceso se vuelve imposible de manejar manualmente.

Y con las expectativas de los clientes en constante aumento y la creciente demanda de entregas y servicios a domicilio, es más desafiante que nunca para un negocio mantenerse en control.

Es por eso que las empresas recurren al software de gestión de despacho. Para optimizar el proceso de despacho, aumentar la capacidad de una flota y manejar más entregas y llamadas de servicio, simplemente no hay una forma más sencilla. 

Así que ahora que sabemos qué es la gestión de despacho, también es importante entender por qué una gestión de despacho eficiente es más importante que nunca. Examinaremos cómo usarla para mejorar la productividad de tu flota y el papel que puede desempeñar en el crecimiento de tu negocio.

Para navegar a la sección que más te interese, haz clic a continuación:

• ¿Qué es la gestión de despacho?
• Por qué la gestión de despacho es más importante que nunca
• Estudio de caso: Cómo ClearResult revolucionó su proceso de gestión de despacho

¿Qué es la gestión de despacho?

La gestión de despacho es el proceso de organizar, asignar y optimizar los horarios y rutas para los trabajadores dentro de los negocios de entrega, mantenimiento y servicio. Puedes usar cualquier software, pero las empresas con más frecuencia recurren a soluciones basadas en la nube para asegurar que los equipos puedan ser lo más móviles posible. 

Por ejemplo, la gestión de despacho supervisa todos los vehículos que salen y regresan al depósito y todo lo que ocurre entre esos momentos. En resumen, la gestión de despacho de una empresa impacta directamente a todos los empleados que están en el campo. 

Así que optimizar rutas y horarios realmente puede marcar la diferencia y maximizar las entregas, reparaciones de mantenimiento o visitas de servicio mientras se reducen los costos innecesarios para la empresa. 

Por qué la gestión de despacho es más importante que nunca

Con el aumento de las expectativas de los clientes y otras tendencias, una gestión de despacho eficiente se está volviendo más vital para el crecimiento de tu negocio que nunca. Aquí hay cuatro razones principales por las cuales:

1. Más empresas ofreciendo entrega el mismo día

Más de la mitad (51%) de los minoristas ofrecen entrega el mismo día y el 65% planea ofrecerla dentro de dos años. El 49% de los compradores dice que la entrega el mismo día los hace más propensos a comprar en línea. Así que no solo más y más consumidores esperan entrega el mismo día, más minoristas la están ofreciendo que nunca.

Para seguir siendo competitivo, debes ser capaz de moverte rápido. Una gestión de despacho efectiva está en el núcleo de mantener una operación de entrega rápida.

Para las empresas de servicios de campo, poder programar técnicos para llamadas de servicio de última hora también es esencial.

2. Altas expectativas de los clientes

Según un estudio de consumidores de Retail Touchpoints, el 63% de los consumidores espera que una entrega estándar llegue dentro de tres días. Otro estudio encontró que el 84% de todos los consumidores es poco probable que vuelva a comprar con una marca después de una mala experiencia de entrega en la última milla.

Para mantener a los clientes y crecer en la era digital, no puedes permitirte errores que ralenticen tu proceso de entrega.

3. Altas tasas de rotación

El transporte y los servicios de campo (incluidos bajo comercio y servicios públicos) tienen algunas de las tasas más altas de rotación voluntaria. Un promedio del 27.6% de todos los trabajadores renuncia voluntariamente cada año.

Los empleadores de conductores de entrega local ven números aún peores. En 2019, Papa John’s tuvo una tasa de rotación anual de conductores de entrega del 220%. Papa John’s ha estado luchando para contratar y retener conductores de entrega, que constituyen el 60% de su base de empleados, debido al bajo desempleo y la mayor demanda de conductores. 

Un gran despachador de transporte maneja las relaciones con los conductores, y por lo tanto, debe saber cómo reconocer a un buen conductor y mantenerlo en la empresa el mayor tiempo posible. Esto implica mantener cargas de trabajo equilibradas y optimizar los horarios para tus conductores.

4. Aumento de las presiones de precios

El aumento de la presión de precios por parte de los competidores está reduciendo los márgenes de ganancia en las industrias de envío, transporte y entrega. En 2019, la encuesta exclusiva de Inbound Logistics encontró que el 38% de las empresas de envío enfrentaron este problema. 

Para mantener un margen de ganancia saludable en todo momento, necesitas tener en cuenta todas estas variables. Se hace evidente que para maximizar el rendimiento de tu flota de vehículos y conductores — como lograr consistentemente más entregas diarias sin contratar más conductores, necesitas un sistema o software de gestión de despacho que esté a la altura de la tarea. 

Estudio de caso: Cómo ClearResult revolucionó su proceso de gestión de despacho con OptimoRoute

Toma por ejemplo CLEAResult. Como una empresa de gestión energética con clientes que van desde edificios residenciales hasta grandes agencias gubernamentales, manejan un importante programa de reciclaje para sus clientes, recogiendo miles de electrodomésticos cada mes.

El gran volumen de viajes y recogidas representaba un gran logística inversa desafío, y su especialista en operaciones estaba luchando con un software de gestión de despacho obsoleto.

Christine Nelson, una Especialista en Operaciones de ClearResult describió el problema que enfrentaban como "una escuela de golpes duros... Nuestra primera herramienta de programación se volvió tan difícil de usar que básicamente estábamos manejando todo en papel porque no nos proporcionaba lo que necesitábamos a medida que el Programa de Reciclaje de Electrodomésticos se expandía.." 

ClearResult maneja más de 3,000 recogidas de reciclaje por mes, lo que hace que la planificación manual sea casi imposible. El software de despacho que habían estado usando requería que su equipo de gestión de despacho planificara individualmente la ruta para cada pedido.

Con OptimoRoute, las operaciones diarias del equipo de gestión de despacho cambiaron por completo.

Así es como lo hicieron...

Paso 1: Importación masiva de miles de pedidos

Ingresar manualmente las direcciones y planificar rutas era increíblemente lento, y un gran desafío para el equipo de ClearResult.

Debido a que OptimoRoute permite la importación masiva de pedidos a través de archivos Excel o CSV, los despachadores ahora pasan mucho menos tiempo planificando pedidos. Esto les permite más tiempo para centrarse en los KPI de alto nivel y mantener el negocio funcionando de la manera más fluida posible.

Paso 2: Optimización automática de rutas con soporte para variables avanzadas

El herramientas de optimización de rutas algoritmo de OptimoRoute no solo encuentra la ruta más rápida entre varios destinos.

Los gerentes de despacho configuran áreas de servicio y editan atributos para restricciones del mundo real como la capacidad del vehículo, ventanas de tiempo de entrega, horarios de trabajo de los conductores y más. Luego, una vez que un pedido de trabajo es importado, OptimoRoute automáticamente asigna el conductor más adecuado a una tarea en particular.

Esto significa que los despachadores pueden crear rápidamente horarios y rutas eficientes para todos los conductores en minutos, ahorrando tiempo de planificación, kilometraje y costos de horas extras, lo que reduce drásticamente el tiempo de planificación requerido para el equipo de despacho de ClearResult.

Paso 3: Gestión de flujos de trabajo y horarios complejos

ClearResult tiene ubicaciones únicas de recoger y entregar para cada tarea, lo cual OptimoRoute soporta con ubicaciones únicas establecidas a nivel de pedido.

Entonces, si estás planificando rutas de larga distancia, puedes establecer un rango de tiempo para descansos obligatorios de conducción para tus conductores, y OptimoRoute ajustará automáticamente los descansos en los horarios de manera eficiente.

Paso 4: Planificación semanal y rutas de larga distancia (y ajustes de último minuto)

Para las empresas con un gran volumen de pedidos diarios (como ClearResult), es imposible planificar con anticipación y ajustarse a cancelaciones y cambios de último minuto.

OptimoRoute está en una posición única para manejar casos de uso avanzados como este, con soporte tanto para la planificación semanal de hasta cinco semanas como para el redireccionamiento flexible que te permite editar rutas en vivo y actualizar las tareas en la aplicación móvil del conductor. 

Reflexiones Finales

Una vez que superas la escala de unos pocos pedidos por día, la gestión de despacho se convierte en un serio desafío operativo.

Si no tienes las personas, herramientas o procesos adecuados en su lugar, no podrás cumplir con las crecientes expectativas de los clientes.

Con OptimoRoute, incluso el personal inexperto puede despachar, programar, enrutar y controlar correctamente flotas con cientos de conductores sin problemas.

Nuestro software programa y enruta automáticamente a tus técnicos o conductores, y soporta flujos de trabajo y variables avanzadas, reduciendo drásticamente la cantidad de trabajo manual requerido.
Para ver cómo OptimoRoute puede transformar el despacho, la programación y el enrutamiento en tu empresa, comienza tu prueba gratuita hoy.