Fundamentos de la optimización de rutas

Cuando sus conductores tienen cientos, si no miles, de destinos o clientes para visitar, planificar rutas manualmente es una solución que consume mucho tiempo e ineficiente.

En muchas industrias, los salarios de los conductores y los costos de combustible por sí solos constituyen el 59.81% del costo operativo total por milla.. Incluso pequeñas mejoras en las rutas de tus conductores no solo pueden ayudarte a entregar paquetes o atender a tus clientes más rápido, sino que también pueden tener un impacto significativo en tus resultados. Con las herramientas adecuadas de optimización de rutas, tu negocio podría ahorrar hasta un 20% en kilometraje y mejorar tu capacidad de pedidos hasta en un 100% sin aumentar tu flota. 

En esta guía, te daremos un desglose completo de qué es la optimización de rutas y cómo puede beneficiar a empresas de cualquier tamaño. Vamos a cubrir la optimización de rutas de principio a fin hoy, pero si necesitas información específica, siéntete libre de hacer clic en uno de los enlaces de las secciones a continuación para avanzar:

• ¿Qué es la optimización de rutas?
• ¿Cuáles son los beneficios de la optimización de rutas?
• ¿Cómo se implementa la optimización de rutas?
• ¿Cómo se optimiza la programación de rutas?
• ¿Qué es un software de optimización de rutas?
• ¿Cuál es el mejor optimizador de rutas?

¿Qué es la optimización de rutas?

La optimización de rutas es el proceso de mejorar las rutas para lograr una mayor eficiencia y rentabilidad. Una optimización de rutas eficaz ayuda a las empresas a maximizar la cantidad de pedidos o entregas completadas, teniendo en cuenta múltiples criterios como los horarios de los conductores, las horas disponibles, la cantidad total de paradas, las estimaciones de cumplimiento y los requisitos legales. La planificación de rutas de entrega no se trata solo de encontrar el camino más corto entre el punto A y el punto B, sino de encontrar la ruta más eficiente considerando muchas variables diferentes.

La optimización de rutas es relevante para tu empresa, ya sea que ofrezcas entregas directas al consumidor o estés en una industria de servicios donde tus técnicos visitan hogares o negocios de clientes.

Planificar las rutas de tus conductores y técnicos puede ser un proceso costoso y frustrante, pero con la herramienta adecuada se puede automatizar, ahorrándote tiempo, dinero y mejorando la satisfacción del cliente.

¿Qué es una ruta optimizada?

Una ruta optimizada es un término utilizado en la planificación del transporte que se refiere a la ruta más efectiva para viajar de un lugar a otro en términos de distancia recorrida y eficiencia de costos, pero eso es realmente solo la punta del iceberg.

Si diriges un negocio de entrega o servicios de campo, sabes que hay muchas piezas en movimiento. Muchas de esas piezas pueden verse positivamente afectadas por el uso adecuado de la optimización de rutas. 

Por ejemplo, al utilizar técnicas de optimización de rutas, puedes tener en cuenta factores como disponibilidad de los conductores, capacidad del vehículo, y los requisitos del cliente como las limitaciones de tiempo, y puedes planificar todo esto con mucha anticipación mientras mantienes la capacidad de hacer cambios de ruta en tiempo real a medida que surgen desafíos inesperados. 

Así, una ruta optimizada impulsa la eficiencia en términos de costo, distancia y efectividad operativa general.

¿Cuáles son los beneficios de la optimización de rutas?

No importa si estás programando y enrutando para una florería familiar o una empresa de logística que opera a nivel nacional, los desafíos que enfrentas son universales:

• Maximizar los pedidos e ingresos de tu flota y personal existentes es difícil.
• La programación y planificación manual pueden tomar una eternidad y no son escalables.
• El combustible y los salarios de los conductores son un gasto significativo para tu negocio.
• Ajustarse a cancelaciones y empleados enfermos sobre la marcha es complicado.
• Las entregas retrasadas y perdidas llevan a clientes insatisfechos.

El software de optimización de rutas puede ayudar. Así es como:

#1. Aumentar los ingresos por conductor y reducir costos

¿Qué empresa no está interesada en reducir sus costos operativos y mejorar los ingresos por conductor? Para cualquier empresa que realice planificación de rutas de entrega o servicios en sitio, los márgenes bajos son un desafío constante. Una parte clave de la gestión de una fuerza laboral móvil es asegurarse de operar con la mayor eficiencia posible y no desperdiciar combustible ni mano de obra.

Cuando se trata de planificación de rutas y horarios, debes responder a una serie de preguntas desafiantes para optimizar tu eficiencia:

• ¿Qué ruta proporcionará la mejor optimización del conductor y reducirá los gastos generales?
• ¿Deberías pagar horas extras o contratar contratistas externos? 

Al tener en cuenta todos los costos, desde los salarios por hora hasta el kilometraje (y todo lo demás), la optimización de rutas puede ayudarle a ahorrar sin sacrificar la calidad del servicio ni incumplir las regulaciones. También le ayuda a maximizar su flota, permitiendo que cada conductor complete más pedidos o llamadas de servicio, aumentando sus ingresos y beneficios.

#2. Escale su equipo de entregas sin recursos adicionales de despacho/planificación

Tu equipo pasa horas organizando y reorganizando personas, horarios, turnos, entregas y citas a diario.

Con las herramientas de optimización de rutas, puedes reducir la fase de planificación de horas a minutos. Puedes importar directamente listas de pedidos en formatos CSV o Excel y asignarlas automáticamente a los conductores según su disponibilidad y los requisitos. Tu empresa puede crear horarios con anticipación, lo que permite una mejor planificación a largo plazo. Algunos softwares sofisticados de planificación de rutas de entrega incluso permiten planificar con meses de anticipación. Y no solo eso: también pueden tener en cuenta la disponibilidad de los empleados (vacaciones, permisos), pausas para el almuerzo, descansos reglamentarios para los conductores, disponibilidad del cliente (por ejemplo, solo martes y jueves), fechas límite y mucho más.

Esto podría parecer un riesgo, ya que muchas cosas pueden cambiar antes de la fecha de entrega o del servicio, pero no lo es. Las soluciones de optimización de rutas de última generación también te permiten reaccionar al instante ante eventos inesperados como cancelaciones de clientes o averías de vehículos, y replanificar de inmediato todo el horario.

Al planificar a largo plazo, su empresa puede ver dónde tiene espacio para crecer y escalar sus operaciones, resultando en una menor rotación y mayores márgenes de beneficio.

#3. Mejora la satisfacción del cliente

Tu negocio moderno está en riesgo: las reseñas de los clientes afectan tu éxito o fracaso más que nunca. Una encuesta reveló que el 90% de los consumidores usaron internet para encontrar un negocio local y el 82 % leyeron reseñas de clientes antes de tomar una decisión. 

No solo los gigantes del comercio electrónico como Amazon deben preocuparse por las reseñas. Impactan a todo tipo de negocios orientados al consumidor. Si quiere que sus clientes potenciales confíen en usted con su dinero, necesita tener una reputación realista y positiva en línea.

ETAs en tiempo real, seguimiento, y mensajes SMS y correos electrónicos enviados antes de las entregas o visitas de servicio te ayudan a evitar retrasos, entregas fallidas o citas reprogramadas – eso mejora la satisfacción del cliente y la lealtad a la marca. Mantén a tus clientes contentos y, al mismo tiempo, reduce los contactos innecesarios con soporte, como las típicas llamadas de “¿ya están por llegar?” que la mayoría de las empresas de servicios reciben a diario.

#4. Distribuye las cargas de trabajo de manera más efectiva y mejora la retención de empleados

¿Cómo está distribuyendo actualmente las entregas y llamadas de servicio entre sus conductores? Si es como la mayoría de las empresas, lo organiza geográficamente, con cada conductor teniendo su propio territorio de entrega o servicio.

Es un método rápido, y es fácil para incluso un gerente o planificador de rutas inexperto hacerlo manualmente. Después de todo, solo está dividiendo las cargas de trabajo basándose en líneas en un mapa.

Pero no es una solución perfecta…

• ¿Puede distribuir el trabajo de manera justa sin acumular costos adicionales en kilometraje y horas?
• ¿Qué pasa si diferentes áreas de la ciudad o estado tienen diferentes cantidades de entregas o llamadas de servicio programadas?
• ¿Qué pasa si los conductores que cubren diferentes áreas tienen diferentes capacidades de vehículos, como refrigeración o tamaño de almacenamiento?

Es fácil crear cargas de trabajo desequilibradas donde conductores específicos manejan muchas más entregas que otros y tienen que trabajar horas extras de manera constante. O donde su conductor más caro es pagado para sentarse en su camión esperando.

La planificación optimizada de rutas aborda todas estas cuestiones al tenerlas en cuenta desde el proceso de planificación inicial. Puedes distribuir los pedidos de manera equitativa entre toda tu flota y garantizar un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal de todos tus conductores. Eso puede marcar una gran diferencia en la retención de empleados, que es un desafío en muchas industrias. Y, con la escasez de mano de obra actual, querrás mantener a tus buenos conductores y técnicos trabajando contigo el mayor tiempo posible.

1. Te permite replantear rápidamente 

Los cambios de última hora en las rutas son inevitables, y tratar de hacer ajustes manualmente en múltiples horarios de conductores sobre la marcha es una tarea monumental. Por eso, la planificación dinámica —el recálculo instantáneo y automático de las rutas para reflejar los cambios del mundo real— es una necesidad.

Pedidos tardíos, cancelaciones, conductores que se reportan enfermos o clientes que solicitan direcciones de entrega alternativas son solo algunos de los factores que pueden arruinar una planificación cuidadosamente elaborada en un instante. Cuando realizas la planificación de rutas con anticipación, debes tener la capacidad de replanificar y gestionar tu flota de conductores de forma remota y en tiempo real.

¿Cómo se implementa la optimización de rutas?

La optimización de rutas es el proceso de crear rutas eficientes y estratégicas para personas, activos y recursos, pero ¿cómo puedes implementar realmente ese proceso en tu propia operación? A medida que tu equipo, tus pedidos y tu negocio crecen, la optimización manual de rutas se vuelve rápidamente imposible.

La forma más sencilla es aprovechar un software especializado de optimización de rutas que tenga en cuenta automáticamente cientos de puntos de datos y factores clave para determinar la ruta más eficiente para ti.

Claro, podrías intentar optimizar tus rutas manualmente, pero hay múltiples áreas que se ven afectadas cuando haces las cosas a mano:

Y eso es solo una muestra de los dolores de cabeza que implica la optimización manual de rutas. Por otro lado, el software de optimización de rutas está diseñado para hacer todo el trabajo pesado por ti. Implementar un modelo de optimización de rutas en tu operación puede ser relativamente sencillo si eliges la vía del software, pero prepárate para una tarea cuesta arriba si decides optar por la planificación manual.

¿Cómo se optimiza la programación de rutas?

En pocas palabras, la programación de rutas implica adjuntar marcas de tiempo a cada parada en la ruta de un conductor. Si se hace correctamente, la optimización de la programación de rutas puede llevar a una carga de trabajo más equilibrada para tus conductores y darte la capacidad de aumentar la productividad de tu operación al mismo tiempo. La pregunta es, ¿cómo hacerlo bien? 

Aquí hay algunas formas en que puedes optimizar efectivamente tu programación de rutas:

Planifica tu horario con mucha anticipación

Cuanto antes puedas crear tu programación de rutas, más tiempo tendrás para notificar a tus conductores y considerar cualquier cambio que pueda ocurrir antes de que se complete la ruta. Busca un software que te permita planificar con semanas de anticipación. 

Equilibrar las cargas de trabajo entre los conductores

Distribuye los trabajos de manera equitativa entre tus conductores o en función de la ubicación, las habilidades o incluso los niveles de compensación para optimizar el costo más bajo. 

Analizar datos históricos

Si no tienes datos históricos de rutas, es hora de comenzar a recopilarlos. Muchas soluciones especializadas de planificación de rutas ofrecen análisis integrados para analizar los datos y ayudarte a encontrar oportunidades fáciles de mejorar tu operación.

Ajusta tus rutas en tiempo real

En la actualidad, no hay razón para no tener visibilidad total de tu flota en todo momento. El software de seguimiento en tiempo real te permite tener una vista panorámica de la ubicación de tus conductores, y puedes usar esta información para hacer ajustes en el momento según sea necesario, teniendo en cuenta cosas como adiciones de rutas de última hora.

A menos que seas un multitarea que disfruta dividir su enfoque, puedes encontrar que manejar todos estos factores a la vez mientras programas tus rutas es demasiado para masticar. Ahí es donde entra el software para tomar procesos que podrían llevar horas y reducirlos a tareas que solo requieren unos minutos de tu tiempo.

¿Qué es un software de optimización de rutas?

El software impulsado por un algoritmo de optimización de rutas resuelve los innumerables factores que pueden generar ineficiencias operativas. En otras palabras, una aplicación de optimización de rutas toma fórmulas complejas —que probablemente solo entenderías si fueras un genio de las matemáticas— y las convierte en herramientas intuitivas y fáciles de usar que pueden transformar por completo tu negocio. Aprovecha datos históricos, análisis de datos e incluso, en algunos casos, inteligencia artificial para hacer cosas que un despachador común no podría lograr.

Hay muchas soluciones de software para elegir, así que mientras comparas, aquí hay algunas de las capacidades clave que querrás buscar:

• Planificación automatizada que te permite importar miles de pedidos a la vez y planificar automáticamente las rutas y horarios más eficientes.
• Seguimiento por hora para conductores/técnicos, para que puedas mantener el control de los gastos laborales.
• Planificación organizacional que te permite programar rutas según los requisitos de franja horaria específicos del cliente, la secuencia de prioridades, la duración de las paradas, la capacidad del vehículo y mucho más.
• Navegación comercial y rutas para camiones que aseguran que tus vehículos comerciales o que transportan materiales peligrosos cumplan con las regulaciones locales donde sea que opere tu negocio.
• Monitoreo de ubicación en tiempo real para que puedas hacer seguimiento de tus conductores mientras completan sus rutas.
• Comprobante de entrega para que tus conductores puedan confirmar la entrega registrando una firma digital o capturando una foto.
• Planificación avanzada que te permite planificar tus rutas con semanas de anticipación.
• Modificación de rutas en tiempo real para que puedas ajustarlas según imprevistos o cambios de última hora.

Finalmente, también querrás considerar cómo el código de optimización de rutas del software que elijas se integra con cualquier otra solución que actualmente uses, como tu CRM, ERP, POS o FSM.

Tómate un tiempo para investigar la API de optimización de rutas, o interfaz de programación de aplicaciones, del software que estás considerando. Este es el método a través del cual un software se comunica con otro, y ya sea que el software que elijas tenga API de optimización de rutas de código abierto o no, debería funcionar bien con otros.

¿Cuál es el mejor optimizador de rutas?

El mejor optimizador de rutas dependerá de tus necesidades específicas. ¿Estás planeando un viaje a casa de un amigo fuera de la ciudad? Una herramienta de mapas simple como Google Maps probablemente será suficiente. ¿Estás organizando la logística para una operación de entregas o servicios en campo con múltiples conductores y rutas? Entonces puedes obtener beneficios financieros significativos al utilizar una solución especializada de optimización de rutas.

Saber qué buscar es más de la mitad de la batalla al seleccionar el software adecuado para ti. Aquí hay algunos conjuntos de características específicas que podrías querer buscar mientras evalúas cuál es el mejor optimizador de rutas para ti: 

Requisitos específicos de parada

Los profesionales que trabajan con la logística empresarial día a día saben que hay muchos requisitos específicos por parada que pueden influir en el proceso de planificación. Por ejemplo, tal vez se necesiten varios técnicos para resolver una determinada llamada de servicio, o quizás una entrega también implique recoger una devolución del cliente, como un electrodoméstico pesado. Un optimizador de rutas eficaz podrá tener en cuenta estos factores al momento de planificar tus rutas.

Gestión de conductores

Cuantos más conductores agregues a tu lista, más complicado puede volverse el proceso de planificación. No solo tienes que manejar el horario de cada conductor, sino también sus descansos durante el día y cualquier habilidad o capacidad particular que debas tener en cuenta, como licencias que les permitan conducir camiones de transporte. Si tienes más de un conductor, probablemente estés entrando en el ámbito donde el software de optimización de rutas puede marcar una gran diferencia. 

Modificaciones de ruta en tiempo real

Los mejores planes a menudo aún fallan, e incluso una ruta bien planificada puede verse afectada por desafíos inesperados como el tráfico, el clima, problemas en la carretera, averías de vehículos, enfermedad del conductor, etc. Si estás usando un software que te permite rastrear y hacer cambios en tus rutas en tiempo real, puedes adaptarte y resolver estos problemas. 

Implementar un optimizador de rutas en tu negocio puede ser un cambio radical. No solo puede aumentar tus ingresos al permitirte completar más paradas, sino que puede disminuir los gastos al hacer que toda tu operación sea más eficiente. 

¿Existen planificadores de rutas gratuitos?

No exactamente. Existen herramientas gratuitas de mapeo de rutas como Google Maps que están disponibles en línea. Técnicamente, esto podría considerarse una herramienta de planificación de rutas, ya que te permite trazar una ruta, pero las aplicaciones de mapas básicas como esta tienen limitaciones importantes en comparación con el software especializado de planificación de rutas.

Para empezar, este tipo de planificadores tienen límites relativamente bajos en cuanto a la cantidad de paradas, así que si necesitas planificar una ruta con múltiples destinos, deberías tener en cuenta esas restricciones. Por ejemplo, Google Maps solo permite hasta diez paradas, lo cual es bastante limitado.

Muchos planificadores gratuitos ofrecen opciones básicas de ruta como evitar carreteras de peaje o autopistas, y algunos incluso ofrecen la opción de importar múltiples destinos en el planificador de mapas a la vez. Dicho esto, muchas de las características que hemos discutido y que querrías si eres un propietario de negocio o profesional de logística simplemente no están disponibles en ningún planificador de rutas gratuito que exista hoy en día.

¿Google Maps hace optimización de rutas?

¿Puede Google Maps optimizar una ruta? La respuesta corta es no. Recuerda que la optimización de rutas es el proceso de utilizar modelos algorítmicos para determinar el orden más eficiente de las paradas y considerar numerosas variables que influyen en si una ruta es eficiente o no. Google Maps solo es capaz de determinar la mejor ruta de una parada a otra, pero no el mejor recorrido para múltiples paradas en una misma ruta. Como prueba de que la optimización de rutas con Google Maps realmente no es una opción, Google ha desarrollado una nueva herramienta: Google Cloud Fleet Routing API. Lanzado en abril de 2022, este nuevo producto de Google busca ofrecer una solución más especializada para que las empresas con flotas puedan planificar rutas para todos sus vehículos. Sin embargo, esta herramienta viene acompañada de un precio acorde a nivel empresarial, basado en el volumen de transacciones y datos utilizados.

¿Cuál es el mejor optimizador de rutas gratuito?

Si estás buscando el mejor software de optimización de rutas completamente gratuito, te puede interesar saber que muchas soluciones de este tipo ofrecen pruebas gratuitas. De esta manera, puedes ver exactamente cómo puede ayudar a tu negocio y el tipo de ahorro que puede generar antes de decidir si vale la pena pagar por su uso de forma continua.  

Lamentablemente, la optimización de rutas gratuita es un poco demasiado buena para ser verdad si lo que buscas es una solución profesional. Una opción verdaderamente gratuita no existe. Sin embargo, sí es posible encontrar software que reduzca tus costos operativos más de lo que pagarás por él.

Reflexiones Finales

Esperamos que esta guía sobre la optimización de rutas te haya ayudado a comprender mejor el papel que unas rutas de entrega mejoradas pueden desempeñar en el crecimiento de tu negocio.

El uso de la optimización de rutas puede ayudar a empresas como la tuya a reducir el tiempo de planificación hasta en un 80% y ahorrar significativamente en costos de combustible y salarios de conductores. 

También puedes aumentar la satisfacción del cliente con notificaciones en tiempo real y más entregas puntuales, además de mejorar la retención de empleados mediante cargas de trabajo más equilibradas y una planificación dinámica justa que evite sobrecargar a conductores individuales.