Albaranes: Qué son y cómo crearlos
En un mundo de avanzadas el cumplimiento del comercio electrónico, donde los clientes pueden recibir actualizaciones por correo electrónico sobre su envío y pueden reordenar productos con un solo clic, ¿siguen siendo relevantes los albaranes?
Los albaranes son su red de seguridad de cumplimiento, comenzando con su equipo de almacén y terminando con su cliente cuando desembala su producto, por lo que debe seguir usándolos.
En este artículo, cubriremos todo lo que necesita saber sobre los albaranes, incluyendo:
- ¿Qué es un albarán?
- Beneficios de usar albaranes
- Plantilla de albarán + Desglose
- Cómo crear un albarán
- Tres formas más de mejorar su proceso de cumplimiento de pedidos
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento de envío que enumera todos los artículos incluidos en un paquete. Los albaranes contienen información del producto como números SKU, peso, dimensiones e identificaciones internas de pedidos para ayudar a los equipos de almacén a localizar los artículos correctos para cada pedido.
Beneficios de usar albaranes
Los albaranes son una parte crítica del proceso de envío y cumplen muchos propósitos diferentes. Ayudan a los transportistas y a los transportistas a entregar los productos correctos a sus clientes, ayudan a los funcionarios de aduanas a identificar los artículos de un paquete y ayudan a los clientes a verificar los artículos en su pedido después de la entrega.
Confirma que los productos correctos están emparejados con los clientes
Las listas de empaque ayudan al equipo de empaque de un transportista a asegurarse de que se hayan empacado los artículos correctos para un cliente. Después de que los artículos de un paquete han sido empacados, el equipo de empaque del transportista utiliza un albarán para verificar que sean los artículos apropiados. Los albaranes actúan como una red de seguridad aquí en caso de que se hayan empacado los artículos incorrectos antes de que un paquete haya sido enviado.
Los albaranes son especialmente importantes para los transportistas que externalizan su proceso de cumplimiento de pedidos a un proveedor externo. Las empresas de cumplimiento de pedidos de terceros manejan artículos para múltiples empresas en el mismo almacén, por lo que un albarán les ayuda a empacar los artículos correctos.
Doble función como etiqueta de envío de respaldo para transportistas
Los albaranes ayudan a los transportistas a llevar un paquete a su destino si su etiqueta de envío ha sido dañada.
Los transportistas a menudo manejan miles de paquetes en un envío, y las etiquetas de envío pueden dañarse por varias razones, incluyendo la exposición al agua y la humedad y el manejo inadecuado durante el tránsito. En estas situaciones, simplemente pueden abrir el paquete y usar la dirección de envío del cliente o el número de PO en un albarán para llevar el paquete a su destino.
Así que si ha recibido un paquete con una etiqueta de envío dañada en el pasado y se preguntó cómo aún logró llegar a usted, tiene que agradecer a los albaranes por eso.
Actúa como un documento para inspección en tránsito
Los albaranes ofrecen a los transportistas información para entender si los artículos en un paquete son materiales peligrosos o no.
También ofrecen credibilidad a los artículos incluidos en un paquete. Por ejemplo, el USPS prohíbe el envío de cuchillos automáticos, mientras que permiten el envío de cuchillos de bolsillo y de cocina. Si eres una tienda de comercio electrónico que vende cuchillos y envía a través del USPS, tu albarán informará que tu envío no está prohibido.
Los albaranes también son útiles para paquetes enviados internacionalmente. Los funcionarios de aduanas utilizan los albaranes para determinar si un paquete que ingresa a su país está prohibido o no. Por ejemplo, Dinamarca, Uganda, Japón y el Reino Unido tienen prohibiciones sobre ciertos tipos de cuchillos que ingresan a sus fronteras.
Confirma que los productos correctos han sido entregados
Para los clientes, los albaranes ofrecen la confirmación de que han recibido los artículos que ordenaron en un paquete entregado.
Esto es especialmente útil para los clientes en situaciones donde han realizado múltiples pedidos con un negocio. Un albarán en cada pedido les permite cotejar los artículos que han recibido con una lista detallada.
Un albarán también ayuda a los clientes y a las empresas a identificar cuándo se ha enviado el paquete incorrecto. El cliente puede tomar una foto del albarán y enviarla al equipo de servicio al cliente de la empresa para que todos estén en la misma página. Luego, el equipo de servicio al cliente puede trabajar con el cliente para facilitar la devolución del paquete y notificar al equipo de envíos que se debe enviar un nuevo pedido al cliente.
Ayuda como documento de referencia contable
Otra forma en que los albaranes funcionan como documentos de seguridad para las empresas es como documento de referencia para la contabilidad.
Si has extraviado una factura comercial para un pedido específico, puedes usar tu copia del albarán para referenciar la información del pedido y asegurarte de que tus libros estén actualizados.
Plantilla de albarán + Desglose
Los albaranes se pueden desglosar en las siguientes secciones:
- Información del Remitente: Información sobre la empresa que envía los artículos en el paquete, incluyendo el nombre de la empresa y la dirección comercial.
- Información del cliente: La dirección de envío y facturación y, en algunos casos, la información de contacto del cliente al que se envía el paquete.
- Información del pedido: Información que incluye un número de pedido o ID de pedido y la fecha del pedido.
- Información del Transportista: El transportista que lleva el paquete del remitente al cliente.
- Información del artículo: Información sobre los artículos del pedido, incluyendo el ID de SKU, cantidad de artículos, peso y precio. La información de precios no es obligatoria en los albaranes, pero generalmente se incluye para referencia del cliente.
Cómo crear un albarán en Shopify, Sellbrite y Shipstation
La mayoría de las herramientas de cumplimiento de comercio electrónico, incluidas Shopify, Sellbrite y ShipStation, te ayudan a crear tus albaranes automáticamente.
Shopify
Shopify te permite crear albaranes antes y durante tu compra de una etiqueta de envío.
Para crear un albarán antes de la compra de tu etiqueta de envío:
- Ve a Pedidos en tu panel de administración de Shopify.
- Selecciona los pedidos para los que deseas crear tus albaranes.
- Si estás enviando el pedido tú mismo y no usarás Shopify Shipping, haz clic en 'Marcar como cumplido'.
- Haz clic en Imprimir > Imprimir albaranes.
Para crear un albarán durante la compra de tu etiqueta de envío:
- Ve a Pedidos en tu panel de administración de Shopify.
- Selecciona los pedidos para los que deseas crear tus albaranes.
- Selecciona Crear etiqueta de envío > Comprar etiqueta de envío.
- Selecciona Imprimir > Imprimir albaranes.
Sellbrite
Puedes crear un albarán Sellbrite directamente desde tu página de Pedidos.
- Haz clic en la pestaña 'Listo para enviar' en tu página de 'Pedidos'.
- Selecciona todos los pedidos para los que deseas crear tu albarán.
- Selecciona Imprimir > Albarán.
ShipStation
Puedes crear un albarán ShipStation desde tu página de Pedidos y tu página de Envíos en tu cuenta de ShipStation.
Para crear un albarán en tu página de Pedidos de ShipStation:
- Selecciona los pedidos para los que deseas imprimir albaranes.
- Haz clic en Imprimir > Albarán.
Para crear un albarán en tu página de Envíos de ShipStation:
- Selecciona los envíos para los que deseas imprimir albaranes.
- Haz clic en Imprimir > Albarán.
Tres maneras más de mejorar el cumplimiento de tus pedidos
Los albaranes ofrecen varios beneficios en el proceso de cumplimiento de pedidos, pero también actúan como una red de seguridad durante el cumplimiento de pedidos. Aquí hay algunas tácticas más que puedes usar para mejorar el cumplimiento de tus pedidos:
Usa una solución de software de gestión de inventario
Las soluciones de gestión de inventario te ayudan a mejorar tu tiempo de entrega y a prevenir el exceso de stock y la sobreventa. Son especialmente importantes cuando vendes tus productos a través de múltiples canales de comercio electrónico y cumples pedidos con múltiples proveedores externos.
Sellbrite es un software de gestión de inventario que se integra con múltiples plataformas de comercio electrónico. Como hemos escrito antes, permite a las empresas de comercio electrónico ahorrar tiempo en el cumplimiento de sus pedidos para que puedan dedicar más tiempo a conseguir nuevos clientes y aumentar sus ingresos.
Proporciona seguimiento de entrega en tiempo real a los clientes
Seguimiento de Pedidos en Tiempo Real mejora la experiencia del cliente y aumenta la lealtad a la marca.
En una encuesta que realizamos en enero de 2021, encontramos que más del 80% de los clientes de comercio electrónico encontraron su experiencia de compra más agradable cuando tenían acceso a la información de seguimiento de sus pedidos en tiempo real. Los clientes que tienen una experiencia de compra más agradable con un negocio son más propensos a recomendarlo a sus amigos y familiares a través de boca a boca.
La información de seguimiento de pedidos en OptimoRoute comienza cuando un pedido está programado para entrega. Luego se envían notificaciones a los clientes el día antes de la entrega, el día de la entrega, dos horas antes de la entrega y después de que la entrega se haya completado.
Para los clientes que no pueden aceptar sus paquetes en el momento de la entrega, Prueba de Entrega los tiene cubiertos. Ayuda a los clientes a identificar dónde se entregaron sus paquetes si no pueden recibirlos en el momento de la entrega.
Rastrea a tus conductores para mejorar el rendimiento de las entregas
Seguimiento de conductores ayuda a las empresas a prever la disponibilidad de conductores para pedidos de última hora y emergencias. Esto permite a las empresas ofrecer envíos más rápidos a sus clientes, potencialmente a un precio más alto.
La Aplicación móvil de OptimoRoute para conductores facilita el seguimiento de conductores. Los conductores simplemente tienen que iniciar sesión y comenzar su turno. Luego pueden iniciar la ruta que se les ha asignado y cerrar cada pedido después de que se haya completado una entrega.
Si necesitas cambiar la ruta de un conductor por cualquier motivo, la ruta modificada se actualiza automáticamente en la aplicación. Esto reduce la necesidad de llamadas adicionales en el campo y mantiene a tus conductores enfocados y productivos durante sus turnos.
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Es evidente cómo las hojas de embalaje siguen siendo relevantes para el cumplimiento del comercio electrónico y cómo las empresas pueden complementarlas con herramientas digitales de cumplimiento. Comienza a enviar pedidos con tranquilidad con tus hojas de embalaje y con OptimoRoute.
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