Flottenmanagementprozesse: Wie Sie Ihre Flotten im Jahr 2024 optimieren

In Branchen, die stark auf den Transport angewiesen sind (wie Lkw-Transport, Lebensmittellieferung und mehr), machen die Kosten für den Betrieb und die Wartung einer Fahrzeugflotte einen erheblichen Teil Ihrer gesamten Betriebskosten aus.

Ein einzelner Sattelzug in einer Versandflotte kostete beispielsweise im Durchschnitt $166.632 im Jahr 2019. 

Und das gilt nur für Mietflotten. Unternehmensflotten waren bis zu 60% teurer aufgrund zusätzlicher Betriebskosten.

Wie können Sie die Kosten für jedes Fahrzeug in großem Maßstab senken?

Die Antwort lautet Flottenmanagement.

Flottenmanagement ist eine Disziplin (und ein Beruf), die sich darauf konzentriert, Flotten effizienter zu betreiben und die jährlichen Kosten Ihres Unternehmens zu senken, ohne die Leistung und Kundenbeziehungen negativ zu beeinflussen.

In diesem Artikel werden wir genau darauf eingehen, was Flottenmanagement ist, welche Vorteile es bietet und wie Flottenmanagement-Software Ihrem Unternehmen helfen kann.

Was wir behandeln werden:

• Was ist Flottenmanagement?
• Was ist im Flottenmanagement enthalten?
• FMS vs. Routenplanung
• Der Doppelschlag von Flottenmanagement + Routenoptimierung
• Abschließende Gedanken

Was ist Flottenmanagement?

Flottenmanagement ist eine Disziplin, die sich auf die Optimierung des gesamten Lebenszyklus Ihrer Flotte konzentriert, von der Finanzierung und dem Leasing bis zur Wartung, Einhaltung von Vorschriften, Fahrzeugverfolgung, Kuriermanagement illustriert.und mehr. Flottenmanagement hilft Ihnen, Kosten in allen Bereichen zu senken, die Wahrscheinlichkeit von Unfällen und Pannen zu verringern, kommerzielle Fahrzeuge zum optimalen Zeitpunkt zu kaufen und zu verkaufen und mehr.

Flottenmanagementsysteme (FMS)

Flottenmanagementsysteme (FMS) werden zur Verfolgung von Vermögenswerten und zur Verwaltung von Fahrzeugflotten in einem Unternehmen eingesetzt. Sie helfen Unternehmen auch dabei, die Fahrersicherheit zu überwachen und gesetzliche Vorschriften wie das ELD (Electronic Logging Device) Mandat einzuhalten.

Sie verwenden GPS-Tracking und Sensoren, um zu überwachen, wie Fahrzeuge gefahren werden. Dazu gehört die Verfolgung des Echtzeit-Standorts der Lkw, die Überwachung ihrer Kraftstoffstände, Geschwindigkeiten, plötzlichen Bremsvorgänge, Motorkenncodes und mehr.  

Für einige Flotten ist ein ELD-konformes Hardware-Tracking-System, das mit dem Motor integriert ist, um die Betriebsstunden (HOS) zu verfolgen, gesetzlich vorgeschrieben.

Was ist im Flottenmanagement enthalten?

Flottenmanagement beginnt mit der Finanzierung und dem Kauf eines Fahrzeugs und endet mit der Wiedervermarktung oder dem Wiederverkauf. Es umfasst auch alles dazwischen, von der Flottenwartung und Einhaltung von Vorschriften bis zur Verfolgung der Fahrzeug- und Fahrerleistung.

Um wirklich zu verstehen, was es beinhaltet, reicht ein oberflächlicher Blick nicht aus. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die verschiedenen Elemente des Flottenmanagements werfen.

Fahrzeugbeschaffung

Eine Flottenmanager muss nicht nur geeignete Fahrzeuge (basierend auf Kapazität, Kühlung, Mobilität usw.) finden, sondern auch den richtigen Preis aushandeln und die Käufe oder Leasingverträge im Einklang mit dem Budget des Unternehmens finanzieren.

Fahrzeugwartung

Ebenso sollte ein Manager die Position des Unternehmens nutzen (eine große Anzahl von Autos, Lastwagen oder Lieferwagen zu haben), um vorteilhafte Wartungsverträge auszuhandeln und die Flottenleistung im Laufe der Zeit sicherzustellen. Sie müssen auch eine entwickeln Wartungsplan oder Programm, um sicherzustellen, dass es minimale Ausfallzeiten oder Unfälle gibt (was typischerweise eine Art proaktive vorbeugende Wartung erfordert).

Das Überwachen von Daten zur Fahrzeugnutzung wie plötzliche Bremsvorgänge und Motorfehlermeldungen kann bei Wartungsentscheidungen helfen. Eine verkehrssichere Flotte ist unerlässlich.

Fahrersicherheit und -konformität

Die Aufrechterhaltung der Flottensicherheit ist eine entscheidende Verantwortung für Transportunternehmen. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Fahrer die Vorschriften einhalten und sicher fahren, indem sie ein ELD, Dashcam-Systeme oder andere Maßnahmen implementieren.

Flottenverfolgung und -überwachung

Die meisten FMS-Anbieter enthalten auch Fahrzeugverfolgungssystem Technologie, die spezielle Telematikgeräte verwendet, um den Standort per GPS zu verfolgen und den Zustand jedes Fahrzeugs zu überwachen – Überprüfung von Drehzahl, Kraftstoffverbrauch und Motorfehlermeldungen. 

Mit Smartphones und mobilen Apps für das Flottenmanagement ist es möglich, GPS-Flottenverfolgung für alle Ihre Fahrer und Fahrzeuge in großem Maßstab ohne zusätzliche Hardware zu implementieren.

OptimoRoute verfolgt den Standort der Fahrer über unsere mobile App, sodass Sie die Echtzeitposition einzelner Fahrzeuge oder Ihrer gesamten Flotte anzeigen können.

Fahrerbindung

Es ist wichtiger denn je, Ihre Fahrer langfristig zu beschäftigen. Es gab ein Defizit von über 60.800 Lkw-Fahrern im Jahr 2018, und es wird erwartet, dass sich dies in den nächsten zehn Jahren verdoppeln wird.

Steigendem Kostendruck begegnen

Mit neuen Fracht- und Transportplattformen und Marktplätzen wie UberFreight gibt es mehr Druck denn je, die Kosten niedrig zu halten. Wenn Sie die Preise auf diesen neuen Apps nicht erreichen können, ist es einfacher denn je für bestehende Kunden, Sie zu ersetzen.

Dieser zusätzliche Kostendruck stellt eine einzigartige Herausforderung dar, da Sie den Fahrern genug zahlen müssen, um sie zu halten, wettbewerbsfähige Preise anbieten müssen, ohne Ihre Gewinnspanne zu beeinträchtigen.

Kraftstoffverbrauch

Kraftstoffmanagement, Reduzierung der Kilometerleistung durch effizientere Routen und Senkung der Kraftstoffkosten durch Optimierung der Tankstopps ist eine weitere wichtige Verantwortung eines Flottenmanagers.

Fahrzeugvermarktung (Verkauf gebrauchter Flottenfahrzeuge)

Ein Flottenmanager muss den idealen Zeitpunkt wählen, um die gebrauchten Lkw oder Autos zu verkaufen. Sie müssen komplizierte Faktoren wie den Zustand des Fahrzeugs, die aktuellen Versandanforderungen, Vertriebskanäle und mehr berücksichtigen.

FMS vs. Routenplanung

Flottenmanagementlösungen konzentrieren sich auf Kontrolle, Konformität, Fahrersicherheit und Fahrzeugwartung. Im Wesentlichen rationalisieren diese Tools die internen Managementprozesse Ihres Unternehmens für den Flottenbetrieb.

Routenplanungssysteme hingegen helfen Unternehmen, Lieferwege effizient zu planen und zu terminieren. Sie berücksichtigen komplexe geschäftliche Einschränkungen und Ziele während der Routenplanung und können die Effizienz Ihrer gesamten Flotte erheblich verbessern.

FMS-Software kann eingeschränkte Routenplanungstools bieten

Flottenmanagementtechnologie hat manchmal eingeschränkte Routenplanungsfähigkeiten. Zum Beispiel bieten einige Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, Stopps für ein einzelnes Fahrzeug oder einen Fahrer nacheinander zu sequenzieren. Aber sie berücksichtigen keine einzigartigen Anforderungen wie Zeitfenster, Fahrzeugladekapazitäten, Fahrerzeiten, Pausen und mehr.

Selbst wenn diese Funktionalität von einem FMS angeboten wird, ist es eine begrenzte Lösung, die wenig zur Optimierung Ihrer Routenplanungsprozesse beiträgt.

Routenplaner verfolgen den Standort der Fahrer, haben aber keine Fahrzeugtelematiksysteme.

Routenplanungssysteme verfügen oft über eine mobile Anwendung, die zur Verfolgung von Fahrern und Fahrzeugstandorten genutzt wird. Sie können die Echtzeitdaten verwenden, um die Fahrerleistung zu bewerten und Last-Minute-Aufträge effizient basierend auf dem Live-Standort Ihrer Flotte zuzuweisen.

Allerdings beinhalten Routenplaner keine Telematik, daher verfolgen sie Fahrzeugdatenpunkte nicht auf die gleiche Weise wie FMS. Ein FMS-System verfolgt Daten von der Fahrzeugeinheit (wie Kraftstoffverbrauch) und externen Sensoren (wie Dashcams oder Temperatursensoren). 

Fahrzeugtelematik ist hervorragend geeignet, um den Kraftstoffverbrauch und den Wartungsstatus einer Unternehmensflotte zu überwachen. Aber es ist keine Voraussetzung für alle Unternehmen, die Lieferungen intern abwickeln.

FMS vs. Anwendungsfälle der Routenoptimierung

Für größere Organisationen kann es oft sinnvoll sein, sowohl FMS als auch ein Routenplanungssystem zu haben, um unterschiedliche Geschäftsanforderungen zu adressieren. Tatsächlich ist das genau das, was viele unserer Kunden tun.

Zum Beispiel, Hardie's Fresh Foods ist ein Lebensmittelvertriebsunternehmen in Texas mit einer Flotte von 160 Lkw, die täglich Tausende von Lieferungen durchführen. 

Hardie’s verwendet ein FMS, um seine Fahrzeuge zu verwalten und sicherzustellen, dass seine Lkw inspiziert und in perfektem Zustand gewartet werden und dass die Fahrer alle Vorschriften einhalten. 

Sie verwenden auch Routenoptimierungs- und Planungssoftware von OptimoRoute, um ihnen bei der Planung von Routen und Fahrplänen zu helfen. 

Diese Kombination hat es Hardie’s ermöglicht, achtmal effizienter zu planen, während die Kilometerleistung gesenkt und die Lieferkapazität erhöht wurde.

Da Hardie’s über eine große Flotte von Kühlfahrzeugen verfügt, die Vorschriften wie das ELD-Mandat unterliegen, ist ein FMS-System notwendig.

Der Kernpunkt ist folgender: große Unternehmens- oder Regierungsflotten könnten FMS-Tools benötigen, aber sie benötigen auch einen effizienten Routenplaner, um Lieferungen und Einnahmen zu maximieren.

Aber das Flottenmanagement von Unternehmen ist für ein kleines Außendienstunternehmen oder einen Lebensmittellieferservice nicht relevant. Zum Beispiel, wenn Ihre Fahrer ihre eigenen Fahrzeuge haben, benötigen Sie keine FMS-Lösung, aber Sie müssen dennoch Routenoptimierungs- Ihre Fahrer effizient verwalten.

Routenplanung/-optimierung wird Ihren Disponenten helfen, effiziente Routen und Zeitpläne zu planen, während sie verschiedene Einschränkungen respektieren und eine bessere die letzte Meile der Lieferung, mit GPS-Tracking-Funktionen für eine bessere Verwaltung Ihrer Belegschaft.

Der Doppelschlag von Flottenmanagement + Routenoptimierung

Wenn FMS-Tools allein verwendet werden, helfen sie Ihnen, Ihre Fahrzeugflotte zu verwalten und zu warten, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Tankstopps für wiederkehrende Routen zu optimieren.

Aber das war's.

Deshalb ist es am besten, FMS mit einem Routenoptimierungstool zu kombinieren, damit Sie auch die Effizienz Ihrer Planung, Beladung und Lieferwege verbessern können. Eine Kombination aus beidem wird Ihnen das Beste aus beiden Welten bieten.

Hier sind die führenden Vorteile der Kombination von FMS und Routenoptimierung:

1. Betriebskosten senken und Rentabilität pro Fahrzeug steigern

Ein FMS-System hilft Ihnen, Fahrzeuge zum richtigen Preis zur richtigen Zeit zu kaufen und zu verkaufen. Es wird Ihnen helfen, Tankstopps zu optimieren, die Fahrersicherheit zu verbessern und Wartungskosten und Haftung zu senken. Dadurch können Sie die Betriebskosten Ihrer Flotte erheblich reduzieren.

Routenoptimierung wird Ihnen helfen, Umsatz und Rentabilität zu steigern, indem Sie die Anzahl der Aufträge und Lieferungen optimieren, die von Ihrer bestehenden Flotte abgeschlossen werden. Neben der Kostensenkung wird es auch bei effizientem Ladeplanungs-, der Lösung des letzten Meilen-Problems, der Bereitstellung der effizientesten Routen für Ihre Fahrer und der schnellen und effizienten Erstellung wöchentlicher Zeitpläne helfen, die die Produktivität insgesamt steigern.

Das oben erwähnte Beispiel, Hardie's Fresh Foods, nutzte OptimoRoute, um die Kilometerleistung um 20% zu reduzieren, mit 12% niedrigeren Fahrerkosten für die gleichen Lieferungen.

Darüber hinaus erhöhte sich ihre Lieferkapazität um 14%, was zu 330 zusätzlichen Lieferungen pro Tag mit ihrer bestehenden Flotte von Lkw und Fahrern führte.

Zusätzlich können Sie mit Echtzeit-Auftragsverfolgung und automatisierten E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen fehlgeschlagene Lieferungen minimieren und Ihr Versandgenauigkeit.

2. Behalten Sie Ihre Fahrer und deren Leistung im Auge

Mit Echtzeit-GPS-Tracking können Sie alle Ihre Fahrer und Ladungen sowie die individuelle Leistung Ihrer Fahrer im Auge behalten.

Verstärken Sie positives Fahrverhalten und reduzieren Sie den Kraftstoffverbrauch, indem Sie individuelle Fahrer-Kraftstoffeffizienzbewertungen erstellen.

Hartes Bremsen und Beschleunigen kann von den meisten FMS-Systemen verfolgt werden, sodass Flottenmanager die verantwortlichen Fahrer identifizieren und zukünftigen Verschleiß verhindern können.

3. Sorgen Sie für mehr Fahrersicherheit und beseitigen Sie potenzielle Haftungsprobleme

Mit genaueren Prognosen können Sie Fahrerpausen im Voraus planen und Fahrer-ELD-Apps verwenden, um sicherzustellen, dass sie ausreichend Pausen einlegen.

Sie können auch Dashcams und andere Maßnahmen einsetzen, um sicherzustellen, dass Fahrer jederzeit auf die Straße konzentriert sind. Haftungsklagen im Transportwesen werden für Transportunternehmen immer teurer, mit einer Rekordstrafe von $280 Millionen Dollar im Jahr 2019 verhängt.

4. Probleme frühzeitig mit Echtzeit-Fahrzeugdiagnosen erkennen

Erkennen Sie proaktiv Probleme wie schwache Batterien und Motorfehlermeldungen über das in jedem Fahrzeug installierte Telematiksystem. 

Vermeiden Sie Pannen auf der Straße und identifizieren Sie schnell Fahrzeuge, die gewartet werden müssen, um die Fahrzeuggesundheit zu schützen und die Lebensdauer zu verlängern.

5. Halten Sie Fahrer länger mit gesünderen Arbeitslasten

Mit Arbeitslastmanagement-Tools können Sie Ihren Fahrern helfen, ein gesünderes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu halten und gleichzeitig Überstundenkosten zu senken. Es herrscht ein echter Mangel an kommerziellen Fahrern, daher ist die Senkung der Fluktuation entscheidend, um Ihr Geschäft auszubauen und Ihre Kapazität hoch genug zu halten, um die Nachfrage zu bewältigen.

OptimoRoute verwendet eine Funktion, die Lieferungen und Bestellungen gleichmäßig auf Fahrer verteilt, basierend auf Parametern, die ein Flottenmanager oder Disponent schnell mit einem Schieberegler auswählen kann. 

Wir berücksichtigen Fahrerqualifikationen, Pausenzeiten, Arbeitstage, freie Tage, spezifische Zeitfenster, in denen der Fahrer nicht arbeiten kann – alles wird automatisch von der OptimoRoute-Software verwaltet.

Sie können auch den Zeitplan und die Pauseneinstellungen für einzelne Fahrer festlegen, um sicherzustellen, dass Sie Vorschriften einhalten und die Auftragsverteilung ihren tatsächlichen Arbeitszeiten entspricht.

Laut mehrere staatliche Gesetze, Fahrer müssen mindestens eine bezahlte 10-minütige Ruhepause oder längere Pause für jede 4 Stunden Arbeit oder einen wesentlichen Bruchteil davon erhalten; soweit praktikabel, in der Mitte jeder Arbeitsperiode. Dies ist jedoch nicht erforderlich für Mitarbeiter, deren gesamte tägliche Arbeitszeit weniger als 3 ½ Stunden beträgt.

In der EU müssen Fahrer nach maximal 4 Stunden und 30 Minuten Fahrt eine oder mehrere Pausen von insgesamt mindestens 45 Minuten einlegen.

6. Sicherstellen der Fahrer- und Fahrzeugkonformität

Mit einem FMS-System können Sie sicherstellen, dass Ihre Fahrer durch ELD-Zeiterfassung ihre Zeitpläne und Pausen einhalten. 

Sie können auch die Management-Software verwenden, um Inspektionen und Wartungen zu planen und wesentliche Flottendaten zu messen, um sicherzustellen, dass Ihre Fahrzeuge jederzeit verkehrstauglich sind. Dazu gehören regelmäßige Kontrollen bei der Zulassungsstelle.

7. Automatisieren Sie komplexe Arbeitsabläufe

Viele Branchen haben komplexe Einschränkungen und Vorschriften, die einzelne Bestellungen und Lieferungen beeinflussen.

Mit Routenoptimierungssoftware, können Sie diese Einschränkungen berücksichtigen, indem Sie Zeitfenster, Fahrzeuganforderungen, Ausrüstung, Fähigkeiten und Qualifikationsanforderungen und mehr auf Auftragsebene festlegen. OptimoRoute hilft Ihnen, komplexe Aufträge effizient zu verwalten und problemlos über 100 tägliche Lieferungen pro Fahrer in wenigen Minuten zu bearbeiten.

GPS-Tracking und Geofencing stellen sicher, dass Ihre Fahrer nicht von den zugewiesenen Gebieten abweichen, und ermöglichen es, Lieferungen basierend auf den Live-Standorten Ihrer Fahrer automatisch neu zu verteilen – zum Beispiel, wenn ein Fahrer krankmeldet oder eine Reihe von Last-Minute-Bestellungen eingeht.

8. Effizientere Planung und erhöhte Skalierbarkeit

Mit einem manuellen Ansatz werden Ihre Disponenten und Manager zu viel Zeit mit trivialen Planungsaufgaben verbringen. Das wird es schwierig, wenn nicht unmöglich machen, Ihr Geschäft zu skalieren, ohne Ihre Systeme und Prozesse zu verbessern oder Ihr Team zu erweitern.

Mit OptimoRoute konnte der Brandschutzanbieter Telgian 82% weniger Zeit für die Planung aufwenden, sein Betriebspersonal um 66% reduzieren und gleichzeitig sein Auftragsvolumen um 70% steigern.

Infolgedessen hat Telgian in den letzten drei Jahren ein beeindruckendes jährliches Wachstum von 19% verzeichnet.

Abschließende Gedanken

Wenn Ihr Unternehmen auf Manager angewiesen ist, die verschiedene Fahrer, Ladungen und Routen mit einer Mischung aus veralteter Software und Tabellenkalkulationen verfolgen, werden Sie nicht die besten Ergebnisse erzielen können.

OptimoRoute ist nicht nur ein Werkzeug zur Routenoptimierung. Mit Echtzeit-Auftragsverfolgung, Auftragsanpassungen, wöchentlicher und Langstreckenplanung, Terminplanung und Arbeitslastverteilung ist es ein hervorragendes Werkzeug zur Verwaltung der Fahrer in Ihrer Flotte, ohne die hohen Preise oder langen Verträge eines traditionellen FMS.

Routenoptimierung kann die Effizienz Ihrer Flotte verbessern, ob mit oder ohne FMS. Allein wird es Ihnen helfen, die Planungszeit und den Kraftstoffverbrauch zu reduzieren, Geld bei Überstundenkosten und Fahrerlöhnen zu sparen und vieles mehr.