Tipps und Tricks aus der Praxis: Ein Leitfaden für die Flottensteuerung

Wenn Sie Fahrer oder Techniker im Außendienst haben, betreiben Sie bereits Flotten-Disposition. Ähnlich wie ein Orchester einem Dirigenten folgt, folgen Fahrer im Außendienst den Anweisungen eines Disponenten. Wenn es gut gemacht wird, kann die Flotten-Disposition Ihren Umsatz steigern und es Ihnen ermöglichen, den Betrieb mühelos zu skalieren. Aber je mehr Fahrzeuge und Fahrer Sie haben, desto komplizierter wird es, Lieferungen oder Service-Termine pünktlich auszuführen. 

Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Flotten-Disponent oder Flottenmanager voll ausgestattet und vorbereitet ist. Egal, ob Sie als Kleinunternehmer die Flotten-Disposition selbst übernehmen oder jemanden einstellen, um diese Aufgabe für Sie zu erledigen, es gibt bewährte Strategien, die Sie nutzen können, um den Betrieb reibungslos zu halten.

Was sind also die Grundprinzipien der Flottenverwaltung? Lassen Sie uns diese anhand von Einblicken von echten Fahrern und Disponenten betrachten, die aus erster Hand Erfahrung haben. Wir zeigen Ihnen auch, warum OptimoRoute der beste Freund eines jeden Flotten-Disponenten ist. Lassen Sie uns loslegen.

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• Was ist Flotten-Disposition und was macht ein Flottenmanager?
• 5 Tipps von erfahrenen Flotten-Disponenten 
• Optimieren Sie die Flotten-Disposition mit OptimoRoute 

Was ist Flotten-Disposition und was macht ein Flotten-Disponent?

Flotten-Disposition ist die Organisation und Leitung von Fahrern und Fahrzeugen zur Durchführung von Aufgaben. Flotten-Disposition wird genutzt, um Lieferungen, Abholungen und Außendienstteams für Unternehmen jeder Größe zu verwalten.

Flotten-Disponenten sind die zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Fahrer oder Techniker im Außendienst. Sie überwachen den Betrieb, stellen sicher, dass alles pünktlich läuft, und lösen proaktiv Probleme. Flotten-Disponenten haben viele Verantwortlichkeiten, die in zwei Hauptkategorien unterteilt werden können: Logistikmanagement und Personalmanagement. 

Logistikmanagement

Logistikmanagement ist die Überwachung von Lieferketten, Arbeitsabläufen und dem Fortschritt von Aufgaben, um ein Ziel zu erreichen. Disponenten koordinieren die Bewegung von Fahrzeugen, Ausrüstung, Personen und anderen Ressourcen durch verschiedene Arbeitsabläufe, um Bestellungen oder Serviceanfragen zu erfüllen. Je nach Art der Flotte, die sie verwalten, müssen Disponenten möglicherweise:

• Lieferungen, Abholungen oder Service-Termine planen
• Fahrer routen
• Dafür sorgen, dass Fahrer die staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien für Fahrzeiten, Pausen usw. einhalten
• Bestimmte Ausgaben verwalten und genehmigen
• Änderungen an Arbeitsaufträgen vornehmen 
• Überwachen Kraftstoffmanagement und Flottenwartung

Die spezifischen Verantwortlichkeiten eines Flotten-Disponenten sind einzigartig für ihre Branche. Zum Beispiel genehmigen Disponenten im öffentlichen Nahverkehr in der Regel keine Ausgaben für Fahrer und müssen Arbeitsaufträge nicht anpassen, aber sie müssen den Verkehrsmustern besondere Aufmerksamkeit schenken. HVAC-Disponentenhingegen müssen häufig Arbeitsaufträge anpassen und bei der Planung der Fahrzeugwartung helfen.

Personalmanagement

Personalmanagement ist die Überwachung von Mitarbeitern mit dem Ziel, ihnen zu helfen, ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Transport-Disponenten verwalten Fahrer oder Techniker im Außendienst, und um diesen Außendienstmitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen, müssen Disponenten möglicherweise:

• Hilfe bei der Einarbeitung neuer Fahrer oder Techniker
• Helfen Sie den Mitarbeitern im Außendienst, Herausforderungen zu bewältigen, die auftreten
• Benachrichtigen Sie die Führungsebene, wenn Fahrer oder Techniker anhaltende Probleme haben oder Richtlinien nicht befolgen
• Aktualisieren Sie Kunden, wenn ein Fahrer verspätet ist, und unterstützen Sie den Kundensupport

Disponenten müssen in der Lage sein, Vertrauen zu ihrem Team und oft auch zu Kunden aufzubauen. Je nach Unternehmensgröße können Disponenten Personalverwaltungsaufgaben mit anderen Mitarbeitern teilen. Einige Unternehmen haben große Operationsteams, die aus mehreren Flotten-Disponenten bestehen, die Aufsichtsverantwortung mit Fahrern oder Technikern teilen. Kleinunternehmer hingegen könnten allein für die Flotten-Disposition, das Management und eine Vielzahl anderer leitender Aufgaben verantwortlich sein.

5 Tipps von erfahrenen Flotten-Disponenten

Wie ein erfahrener Fernfahrer sagte: „Ein guter Disponent ist unbezahlbar.“ Aber was macht einen guten Disponenten aus? Wir haben die Experten gefragt – erfahrene Flotten-Disponenten aus verschiedenen Branchen. Hier ist, was sie zu sagen hatten.

1. Handeln Sie mit Empathie und Verständnis

Flotten-Disponenten sind die Anlaufstelle für Fahrer und Techniker, die oft lange Tage allein im Außendienst verbringen. Es ist wichtig, sich in die Lage Ihrer Fahrer und Techniker zu versetzen, insbesondere wenn Sie ihnen helfen, eine stressige Situation zu bewältigen. Sie müssen Empathie und Verständnis in den Vordergrund jeder Interaktion stellen. 

Wenn ein Fahrer anruft, um Ihnen mitzuteilen, dass er sich verspätet, weil er einen platten Reifen hat, oder wenn ein Techniker anruft, weil während eines Service-Termins ein unerwartetes Problem aufgetreten ist, müssen Sie in der Lage sein, ihnen zu helfen, ruhig zu bleiben. Fernverkehrs-Disponenten müssen auch die menschlichen Bedürfnisse der Fahrer berücksichtigen, wenn sie Ladungen annehmen und zuweisen. Ein guter Disponent sorgt dafür, dass seine Fahrer genügend Zeit haben, um anzuhalten und die Toilette zu benutzen, ohne sich zu verspäten.

Cindy Anderson, eine Paratransit-Disponentin in Pennsylvania, sagte uns, dass es wichtig ist, dass Disponenten so fair wie möglich sind und eine gute Beziehung zu ihrem Team im Außendienst entwickeln. Sie sagte:

2. Kommunizieren Sie klar und verfolgen Sie nach

Es ist besser, zu viel zu kommunizieren, als ein Update zu verpassen. Techniker können vergessen, anzurufen und Ihnen mitzuteilen, wenn sie einen Job abgeschlossen haben (besonders am Ende eines langen Tages). Als Disponent müssen Sie proaktiv sein, um Ihr Team zu überprüfen und Status-Updates zu erhalten. 

Dave Femmer, CEO von Affordable Comfort, leitet Service- und Installationsspezialisten für verschiedene Energieeinsparungsprojekte in Missouri und Illinois. Er stellt fest, dass selbst eine Verzögerung von ein paar Stunden in der Kommunikation Kunden und den gesamten Betrieb negativ beeinflussen kann. Femmer veranschaulichte die Fallstricke der Unterkommunikation mit diesem Beispiel:

„Angenommen, es ist Dienstag und Ihr Techniker Oscar arbeitet am Smith-Auftrag. Oscar könnte den Auftrag am Dienstag abschließen, aber je nachdem, wie es läuft, könnte er am Mittwoch zurückkommen müssen. Der nächste Auftrag in Oscars Warteschlange ist eine Reparatur im Haus von Frau Jones. Wenn Oscar den Smith-Auftrag am Dienstag abschließt, kann er am Mittwoch zu Frau Jones gehen. Aber wenn der Smith-Auftrag einen zusätzlichen Tag erfordert, kann Oscar Frau Jones erst am Donnerstag helfen.

„Frau Jones wartet auf einen Anruf vom Unternehmens-Disponenten Ted, um zu erfahren, an welchem Tag Oscar ankommt, damit sie einen Tag frei nehmen kann. Als guter Disponent ruft Ted Oscar um Mittag an, um ein Status-Update zu erhalten. Er erfährt, dass Oscar den Smith-Auftrag wahrscheinlich an diesem Tag abschließen wird und kann Frau Jones rechtzeitig informieren, damit sie Vorkehrungen treffen kann, während ihres Reparaturfensters zu Hause zu sein.

„Wenn Ted nicht proaktiv nachgefragt hätte, hätte er möglicherweise erst um 18 Uhr von Oscar gehört, als der Smith-Auftrag abgeschlossen war und Oscar seinen Lkw beladen hatte. In diesem Fall müsste Ted Frau Jones spät am Abend vor ihrem geplanten Reparaturtermin anrufen. Frau Jones hätte möglicherweise nicht genügend Zeit, um sich von der Arbeit freizunehmen.“ 

Als Dirigent der Operationen liegt es in der Verantwortung eines Disponenten, sicherzustellen, dass er die aktuellsten Informationen hat. Sie können den Betrieb reibungslos halten, die Kundenzufriedenheit erhöhen und den Umsatz steigern, indem Sie proaktiv mit Ihrem Team kommunizieren.

3. Kennen Sie die Grundlagen

Sie können nicht effektiv disponieren, wenn Sie die Natur der Arbeit Ihrer Außendienstmitarbeiter nicht kennen. Zum Beispiel muss ein HVAC-Disponent wissen, wie viele Personen und Arbeitsstunden für jede Art von Heizungs- und Kühlreparaturanfrage erforderlich sind. Sie müssen auch wissen, welche Ausrüstung benötigt wird und ob ein Techniker eine bestimmte Qualifikation benötigt.

sagte Femmer. Dies gilt auch für Disponenten.

Cindy Anderson bekräftigte diesen Punkt. Sie erzählte uns, dass ihre Erfahrung als Fahrerin, bevor sie Disponentin wurde, ihr geholfen hat, empathischer gegenüber den Mitarbeitern zu sein, die sie überwacht, wenn sie mit einem Problem anrufen. Als Fahrerin erlangte Anderson auch direkte Kenntnisse über Verkehrsströme, auf die sie sich verlässt, um zu erkennen, wo manuelle Anpassungen an Routen vorgenommen werden müssen.

Sie müssen nicht unbedingt Fahrer oder Techniker sein, bevor Sie Disponent werden, aber es hilft sicherlich. Und wenn Sie den Job Ihres Außendienstteams nicht zuerst machen, müssen Sie ein tiefes Verständnis dafür erlangen, was ihre Arbeit beinhaltet.

4. Planen Sie im Voraus

Wenn Sie im Dispatching erfolgreich sein wollen, müssen Sie Routen und Zeitpläne im Voraus planen. Anderson plant beispielsweise Routen bis zu zwei Wochen im Voraus. Sie erklärte uns, dass frühzeitige Planung den Disponenten hilft, zu erkennen, wann sie einen weiteren Fahrer für eine Schicht benötigen. Vorausplanung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass genügend Mitarbeiter arbeiten, um die Nachfrage zu decken.

Disponenten müssen möglicherweise Jobs verteilen, die spezialisierte oder schwere Ausrüstung erfordern. Zum Beispiel können Rasenpflegeunternehmen nur so viele Jobs planen, wie sie zu einem bestimmten Zeitpunkt Mäher haben, und sie müssen Zeit für das Be- und Entladen der Mäher sowie für die Fahrt zwischen den Terminen einplanen. Fahrzeugwartung und Werkzeugreparaturen müssen ebenfalls berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Arbeiten pünktlich abgeschlossen werden können. 

5. Technologie nutzen

Jeder Disponent, mit dem wir gesprochen haben, betonte die Bedeutung von Technologie. Cindy Anderson überwacht den Status ihrer Fahrer von mehreren Bildschirmen aus, und Dave Femmer steht regelmäßig per Handy mit seinem Team in Kontakt. Von Hardware bis Software nutzt jeder Disponent moderne Technologie, um seinen Prozess zu optimieren, und das aus gutem Grund. 

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, ein modernes Pizzaliefergeschäft ohne Internet, WLAN oder Mobiltelefone zu betreiben – nur mit einem Festnetzanschluss und einem Faxgerät. Dies ist ein extremes Beispiel, aber es verdeutlicht klar, wie wichtig es für jedes Unternehmen ist, technologische Innovationen zu nutzen. Als Festnetztelefone Mobiltelefonen wichen und Pager durch Textnachrichten ersetzt wurden, wurden Unternehmen, die es versäumten, aufzurüsten, von Wettbewerbern, die frühzeitig technologische Fortschritte übernommen hatten, überholt.

Optimieren Sie die Flotten-Disposition mit OptimoRoute

Viele der oben geteilten Tipps können schnell und einfach mit OptimoRoute umgesetzt werden. Unsere Routenoptimierungssoftware ist mit fortschrittlichen Funktionen ausgestattet, die Flotten-Disponenten bei all dem Folgenden unterstützen:

• Routen optimieren. Klicken Sie einfach auf „Routen planen“ und lassen Sie OptimoRoute die effizientesten Routen für Hunderte von Fahrern und Tausende von Stopps in Sekunden berechnen. Unternehmen, die vom manuellen Planen zu OptimoRoute gewechselt sind, haben eine Reduzierung der für die Routenplanung erforderlichen Zeit um bis zu 90% erlebt.

• Im Voraus planen. Planen, routen und terminieren Sie Ihre Außendienstaktivitäten bis zu fünf Wochen im Voraus.

• Schnell neu planen, wenn sich etwas ändert. Nutzen Sie die dynamische Neuplanung, um Zeitpläne und Routen jederzeit zu ändern, und senden Sie aktualisierte Routen direkt an die App auf den Handys Ihrer Techniker oder Fahrer.

• Fahrerbeschränkungen anwenden. Speichern Sie geplante freie Tage, Stundenbeschränkungen und die besonderen Fähigkeiten einzelner Techniker, um die Zuweisung und Planung von Service-Terminen zu beschleunigen.
• Pausen planen. Stellen Sie sicher, dass Sie staatliche und bundesstaatliche Vorschriften einhalten, und sorgen Sie dafür, dass Ihr Team gut versorgt ist, indem Sie Fahrer-/Technikerpausen nahtlos in die Routen einplanen.

• Fahrzeugkapazität berücksichtigen. Geben Sie die einzigartigen Abmessungen jedes Fahrzeugs in Ihrer Flotte ein, um den verfügbaren Platz zu maximieren, und lassen Sie sich von OptimoRoute anzeigen, wann ein Lieferfahrzeug zum Nachladen zum Depot zurückkehren muss. Sie können diese Funktion auch nutzen, um Abhol- und Lieferstrecken zu kombinieren.
• Ihr Team sehen. Echtzeit-GPS-Tracking ermöglicht es Ihnen, Ihr Team überall im Einsatz zu sehen.
• Leistung analysieren. Erfahren Sie, welche Fahrer immer pünktlich sind und welche unterdurchschnittlich abschneiden, und erkennen Sie Routing-Probleme, die möglicherweise geändert werden müssen, um Stoßzeiten zu vermeiden, indem Sie die fortschrittlichen Analysen von OptimoRoute nutzen.

Wir arbeiten ständig daran, zusätzliche Funktionen zu entwickeln und unsere Software basierend auf Benutzerfeedback zu verbessern. Erfahren Sie mehr über unsere einzigartigen Funktionen. 

Menschenorientierte Technologie für die reale Welt

Flotten-Disponenten arbeiten hart daran, die sich ständig ändernden Außendienste reibungslos am Laufen zu halten. OptimoRoute hilft Flotten-Disponenten, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und Vermögenswerte im Außendienst zu verwalten. Es ist menschenorientierte Technologie für die reale Welt der Logistik, denn man kann nicht vorhersagen, welche Herausforderungen auftreten werden, aber man muss in der Lage sein, schnell zu reagieren, wenn sie es tun.

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