Processus de gestion de flotte : Comment optimiser vos flottes en 2024

Dans les industries qui dépendent fortement du transport (comme le camionnage, la livraison de nourriture, etc.), le coût d'exploitation et de maintenance d'une flotte de véhicules représente une part importante de vos coûts d'exploitation totaux.

Un seul tracteur routier dans une flotte de transport, par exemple, coûtait en moyenne $166,632 en 2019. 

Et cela concerne uniquement les flottes à louer. Les flottes appartenant à l'entreprise étaient jusqu'à 60% plus chères en raison de frais d'exploitation supplémentaires.

Comment pouvez-vous réduire les coûts pour chaque véhicule à grande échelle ?

La réponse est la gestion de flotte.

La gestion de flotte est une discipline (et un métier) dédiée à l'exploitation des flottes de manière plus efficace et à la réduction des coûts annuels de votre entreprise sans nuire aux performances et aux relations avec les clients.

Dans cet article, nous aborderons exactement ce qu'est la gestion de flotte, ses avantages, et comment un logiciel de gestion de flotte peut aider votre entreprise.

Ce que nous allons couvrir :

• Qu'est-ce que la gestion de flotte ?
• Que comprend la gestion de flotte ?
• FMS vs. Planification d'itinéraires
• Le duo gagnant de la gestion de flotte + optimisation des itinéraires
• Réflexions Finales

Qu'est-ce que la gestion de flotte ?

La gestion de flotte est une discipline qui se concentre sur l'optimisation du cycle de vie complet de votre flotte, du financement et de la location à la maintenance, la conformité, le suivi des véhicules, gestion de messagerieet plus encore. La gestion de flotte vous aide à réduire les coûts sur toute la ligne, diminue les risques d'accidents et de pannes, vous aide à acheter et vendre des véhicules commerciaux aux moments opportuns, et plus encore.

Systèmes de gestion de flotte (FMS)

Les systèmes de gestion de flotte (FMS) sont utilisés pour le suivi des actifs et la gestion des flottes de véhicules dans une entreprise. Ils aident également les entreprises à surveiller la sécurité des conducteurs et à respecter les réglementations légales telles que le mandat ELD (dispositif de consignation électronique) .

Ils utilisent le suivi GPS et des capteurs pour surveiller comment les véhicules sont conduits. Cela inclut le suivi de la localisation en temps réel des camions, la surveillance de leurs niveaux de carburant, vitesses, freinages brusques, codes d'erreur moteur, et plus encore.  

Pour certaines flottes, un système de suivi matériel conforme à l'ELD qui s'intègre au moteur pour suivre les heures de service (HOS) est requis par la loi.

Que comprend la gestion de flotte ?

La gestion de flotte commence par le financement et l'achat d'un véhicule et se termine par le remarketing ou la revente. Elle inclut également tout ce qui se trouve entre les deux, de la maintenance de la flotte et la conformité au suivi des performances des véhicules et des conducteurs.

Pour vraiment comprendre ce que cela implique, une vue superficielle ne suffit pas. Regardons de plus près les différents éléments de la gestion de flotte.

Acquisition de véhicules

Un gestionnaire de flotte ne doit pas seulement localiser des véhicules adaptés (en fonction de la capacité, de la réfrigération, de la mobilité, etc.), mais négocier le bon prix et financer les achats ou les locations en accord avec le budget de l'entreprise.

L'entretien des véhicules

De même, un gestionnaire doit tirer parti de la position de l'entreprise (ayant un grand nombre de voitures, camions ou fourgonnettes), pour négocier des accords de maintenance avantageux et assurer la performance de la flotte dans le temps. Ils doivent également développer un plan de maintenance ou un programme pour s'assurer qu'il y a un minimum de temps d'arrêt ou d'accidents (ce qui nécessite généralement un type de maintenance préventive proactive).

La surveillance des données sur l'utilisation des véhicules comme les freinages brusques et les codes d'erreur moteur peut aider à orienter les décisions de maintenance. Maintenir une flotte en état de marche est essentiel.

Sécurité et conformité des conducteurs

Maintenir la sécurité de la flotte est une responsabilité cruciale pour les entreprises de transport routier. Elles doivent s'assurer que leurs conducteurs respectent les réglementations et conduisent en toute sécurité, en mettant en œuvre un ELD, des systèmes de caméras embarquées ou d'autres mesures.

Suivi et surveillance de la flotte

La plupart des fournisseurs de FMS contiennent également système de suivi des véhicules une technologie qui utilise des dispositifs télématiques dédiés pour suivre la localisation par GPS et surveiller l'état de chaque véhicule — vérifiant le régime moteur, la consommation de carburant et les codes d'erreur du moteur. 

Avec les smartphones et les applications mobiles pour la gestion de flotte, il est possible de mettre en œuvre le suivi GPS de la flotte pour tous vos conducteurs et véhicules à grande échelle sans matériel supplémentaire.

OptimoRoute suit la localisation des conducteurs via notre application mobile, vous permettant de visualiser la position en temps réel des véhicules individuels ou de l'ensemble de votre flotte.

Rétention des conducteurs

Conserver vos conducteurs employés à long terme est plus important que jamais. Il y avait un déficit de conducteurs de camions de plus de 60 800 en 2018, et on s'attend à ce qu'il double au cours des dix prochaines années.

Faire face à la pression croissante des coûts

Avec les nouvelles plateformes et places de marché de fret et de transport routier comme UberFreight, il y a plus de pression que jamais pour réduire les coûts. Si vous ne pouvez pas égaler les prix sur ces nouvelles applications, il est plus facile que jamais pour les clients existants de vous remplacer.

Cette pression supplémentaire sur les coûts crée un défi unique, car vous devez payer suffisamment les conducteurs pour les garder, offrir des prix compétitifs, sans nuire à votre résultat net.

Consommation de carburant

Gestion du carburant, réduire le kilométrage avec des itinéraires plus efficaces, et réduire les coûts de carburant en optimisant les arrêts de ravitaillement est une autre responsabilité critique d'un gestionnaire de flotte.

Recommercialisation des véhicules (vente de véhicules de flotte d'occasion)

Un gestionnaire de flotte doit choisir le moment idéal pour vendre les camions ou voitures d'occasion. Il doit prendre en compte des facteurs complexes tels que l'état du véhicule, les demandes d'expédition actuelles, les canaux de vente, et plus encore.

FMS vs. Planification d'itinéraires

Les solutions de gestion de flotte se concentrent sur le contrôle, la conformité, la sécurité des conducteurs, et la maintenance des véhicules. Essentiellement, ces outils rationalisent les processus de gestion interne de votre entreprise pour les opérations de flotte.

Les systèmes de planification d'itinéraires, en revanche, aident les entreprises à planifier et à programmer efficacement les itinéraires de livraison. Ils prennent en compte des contraintes et objectifs commerciaux complexes lors de la planification des itinéraires et peuvent améliorer considérablement l'efficacité de l'ensemble de votre flotte.

Les logiciels FMS peuvent offrir des outils de planification d'itinéraires limités

La technologie de gestion de flotte a parfois des capacités limitées de planification d'itinéraires. Par exemple, certains offrent à votre entreprise la possibilité de séquencer les arrêts pour un seul véhicule ou conducteur à la fois. Mais ils ne prennent pas en compte des exigences uniques telles que les fenêtres horaires, les capacités de charge des véhicules, les heures de conduite, les pauses, et plus encore.

Même lorsque cette fonctionnalité est proposée par un FMS, c'est une solution limitée qui fait peu pour optimiser vos processus de planification d'itinéraires.

Les planificateurs d'itinéraires suivent la localisation des conducteurs mais n'ont pas de systèmes télématiques de véhicules

Les systèmes de planification d'itinéraires ont souvent une application mobile utilisée pour suivre les conducteurs et la localisation des véhicules. Vous pouvez utiliser les données en temps réel pour évaluer la performance des conducteurs et assigner des commandes de dernière minute efficacement en fonction de la localisation en direct de votre flotte.

Cependant, les planificateurs d'itinéraires n'incluent pas de télématique, donc ils ne suivent pas les points de données des véhicules de la même manière que les FMS. Un système FMS suit les données de l'unité de contrôle du véhicule (comme la consommation de carburant) et des capteurs externes (comme les caméras embarquées ou les capteurs de température). 

La télématique des véhicules est excellente pour surveiller l'utilisation du carburant et l'état de maintenance d'une flotte d'entreprise. Mais ce n'est pas une condition préalable pour toutes les entreprises qui gèrent les livraisons en interne.

Cas d'utilisation FMS vs optimisation des itinéraires

Pour les grandes organisations, il peut souvent être judicieux d'avoir à la fois un FMS et un système de planification d'itinéraires en place pour répondre à différents besoins commerciaux. En fait, c'est exactement ce que font beaucoup de nos clients.

Par exemple, Hardie’s Fresh Foods est une entreprise de distribution alimentaire au Texas avec une flotte de 160 camions effectuant des milliers de livraisons chaque jour. 

Hardie’s utilise un système de gestion de flotte (FMS) pour gérer ses véhicules et s'assurer que ses camions sont inspectés et maintenus en parfait état et que les conducteurs respectent toutes les réglementations. 

Ils utilisent également le logiciel d'optimisation et de planification des itinéraires d'OptimoRoute pour les aider à planifier les itinéraires et les horaires des conducteurs. 

Cette combinaison a permis à Hardie’s de planifier huit fois plus efficacement tout en réduisant le kilométrage et en augmentant la capacité de livraison.

Parce que Hardie’s dispose d'une grande flotte de camions réfrigérés soumis à des réglementations comme le mandat ELD, un système FMS est nécessaire.

L'essentiel est le suivant : les grandes entreprises ou les flottes gouvernementales pourraient avoir besoin d'outils FMS, mais elles ont également besoin d'un planificateur d'itinéraires efficace pour maximiser les livraisons et les revenus.

Mais la gestion de flotte d'entreprise n'est pas pertinente pour une petite entreprise de services sur le terrain ou un service de livraison alimentaire. Par exemple, si vos conducteurs ont leurs propres véhicules, vous n'avez pas besoin d'une solution FMS, mais vous avez toujours besoin outils d'optimisation des itinéraires de gérer vos conducteurs efficacement.

La planification/optimisation des itinéraires aidera vos répartiteurs à planifier des itinéraires et des horaires efficaces tout en respectant différentes contraintes et à assurer une meilleure la livraison du dernier kilomètre, avec des fonctionnalités de suivi GPS pour mieux gérer votre personnel.

Le duo gagnant de la gestion de flotte + optimisation des itinéraires

Utilisés seuls, les outils FMS vous aident à gérer et entretenir votre flotte de véhicules, à assurer la conformité et à optimiser les arrêts de ravitaillement pour les itinéraires récurrents.

Mais c'est tout.

C'est pourquoi il est préférable de combiner le FMS avec un outil d'optimisation des itinéraires afin d'améliorer l'efficacité de votre planification, de votre chargement et de vos itinéraires de livraison. Une combinaison des deux vous offrira le meilleur des deux mondes.

Voici les principaux avantages de l'utilisation combinée du FMS et de l'optimisation des itinéraires :

1. Réduire les coûts opérationnels et augmenter la rentabilité par véhicule

Un système FMS vous aidera à acheter et vendre des véhicules au bon prix et au bon moment. Il vous aidera à optimiser les arrêts de ravitaillement, à améliorer la sécurité des conducteurs et à réduire les coûts de maintenance et la responsabilité. En conséquence, vous pouvez réduire considérablement les coûts d'exploitation de votre flotte.

L'optimisation des itinéraires vous aidera à augmenter les revenus et la rentabilité en optimisant le nombre de commandes et de livraisons effectuées par votre flotte existante. En plus de la réduction des coûts, elle aidera également à une gestion efficace la planification de la charge, à résoudre le problème du dernier kilomètre, à fournir à vos conducteurs les itinéraires les plus efficaces et à aider votre équipe à créer rapidement et efficacement des horaires hebdomadaires qui augmenteront la productivité dans l'ensemble.

L'exemple que nous avons mentionné ci-dessus, Hardie’s Fresh Foods, a utilisé OptimoRoute pour réduire le kilométrage de 20% avec un coût de conducteur inférieur de 12% pour les mêmes livraisons.

En plus de cela, leur capacité de livraison a augmenté de 14%, ce qui a conduit à 330 livraisons supplémentaires chaque jour à partir de sa flotte existante de camions et de conducteurs.

De plus, avec le suivi de commande en temps réel et les notifications automatisées par e-mail et SMS, vous pouvez minimiser les livraisons échouées et améliorer votre la précision des livraisons.

2. Suivre vos conducteurs et leurs performances

Avec le suivi GPS en temps réel, vous pouvez suivre tous vos conducteurs et les charges de fret, ainsi que la performance individuelle de vos conducteurs.

Renforcez positivement les bonnes habitudes de conduite/comportement des conducteurs et réduisez la consommation de carburant en créant des évaluations individuelles de l'efficacité énergétique des conducteurs.

Le freinage brusque et l'accélération peuvent être suivis par la plupart des FMS, permettant aux gestionnaires de flotte d'identifier les conducteurs en faute et de prévenir toute usure future.

3. Assurer une meilleure sécurité des conducteurs et éliminer les problèmes de responsabilité potentiels

Avec des prévisions plus précises, vous pouvez planifier les pauses des conducteurs à l'avance et utiliser des applications ELD pour conducteurs pour vous assurer qu'ils prennent suffisamment de pauses.

Vous pouvez également utiliser des caméras embarquées et d'autres mesures pour garantir que les conducteurs se concentrent sur la route à tout moment. Les poursuites en responsabilité civile pour le transport routier deviennent de plus en plus coûteuses pour les entreprises de transport, avec une amende record de 280 millions de dollars ordonnée en 2019.

4. Détecter les problèmes tôt avec des diagnostics de véhicule en temps réel

Repérez de manière proactive les problèmes tels que les batteries défaillantes et les codes d'erreur moteur grâce au système de télématique installé dans chaque véhicule. 

Évitez les pannes sur la route et identifiez rapidement les véhicules nécessitant un entretien pour protéger la santé des véhicules et prolonger leur durée de vie.

5. Garder les conducteurs plus longtemps avec des charges de travail plus saines

Avec des outils de gestion de la charge de travail, vous pouvez aider vos conducteurs à maintenir un équilibre travail-vie personnelle plus sain tout en réduisant les coûts des heures supplémentaires. Il y a une véritable pénurie de conducteurs commerciaux, donc réduire le turnover est essentiel pour développer votre entreprise et maintenir votre capacité suffisamment élevée pour répondre à la demande.

OptimoRoute utilise une fonctionnalité qui répartit équitablement les livraisons et commandes entre les conducteurs en fonction de paramètres qu'un gestionnaire de flotte ou un répartiteur peut rapidement sélectionner à l'aide d'un curseur. 

Nous prenons en compte les qualifications des conducteurs, les temps de pause, les jours de travail, les jours de repos, toute fenêtre horaire spécifique pendant laquelle le conducteur ne peut pas travailler — tout cela est géré automatiquement par le logiciel OptimoRoute.

Vous pouvez également définir le planning et les paramètres de pause pour chaque conducteur afin de vous assurer que vous respectez les réglementations et que la distribution des commandes correspond à leurs heures de travail réelles.

Selon plusieurs lois d'État, les conducteurs doivent recevoir au moins une période de repos payée de 10 minutes ou une pause plus longue pour chaque période de 4 heures travaillées ou fraction majeure de celle-ci ; dans la mesure du possible, au milieu de chaque période de travail. Cependant, cela n'est pas requis pour les employés dont le temps de travail quotidien total est inférieur à 3 heures et demie.

Dans l'UE, les conducteurs doivent bénéficier d'une ou plusieurs pauses totalisant au moins 45 minutes après au plus 4 heures et 30 minutes de conduite.

6. Assurer la conformité des conducteurs et des véhicules

Avec un système FMS, vous pouvez vous assurer que vos conducteurs respectent les règles en utilisant le suivi du temps ELD pour surveiller leurs horaires et pauses. 

Vous pouvez également utiliser le logiciel de gestion pour planifier les contrôles et l'entretien, et mesurer les données essentielles de la flotte pour garantir que vos véhicules sont en état de marche à tout moment. Cela inclut des contrôles réguliers au DMV.

7. Automatiser les flux de travail complexes

De nombreuses industries ont des restrictions et des réglementations complexes qui impactent les commandes et livraisons individuelles.

Avec optimisation des itinéraires de livraison, vous pouvez tenir compte de ces restrictions en définissant des fenêtres horaires, des exigences de véhicule, d'équipement, de compétences et de qualifications, et plus encore au niveau de la commande. OptimoRoute vous aide à gérer efficacement des commandes complexes à grande échelle, en gérant facilement plus de 100 livraisons quotidiennes par conducteur en quelques minutes.

Le suivi GPS et le géorepérage garantissent que vos conducteurs ne dévient pas des territoires désignés, et permettent de redistribuer automatiquement les livraisons en fonction des emplacements en direct de vos conducteurs — par exemple, lorsqu'un conducteur appelle malade, ou qu'un lot de commandes de dernière minute arrive.

8. Planification plus efficace et évolutivité accrue

Avec une approche manuelle, vos répartiteurs et gestionnaires passeront trop de temps sur des tâches de planification fastidieuses. Cela rendra difficile, voire impossible, de développer votre entreprise sans améliorer vos systèmes et processus ou agrandir votre équipe.

En utilisant OptimoRoute, le fournisseur de sécurité incendie Telgian a pu passer 82 % moins de temps sur la planification, réduire son personnel opérationnel de 66 %, et augmenter son volume de commandes de 70 % en même temps.

En conséquence, Telgian a enregistré une croissance impressionnante de 19 % d'une année sur l'autre au cours des trois dernières années.

Réflexions Finales

Si votre entreprise dépend de gestionnaires qui suivent différents conducteurs, charges et itinéraires en utilisant un mélange de logiciels obsolètes et de feuilles de calcul, vous ne pourrez pas obtenir les meilleurs résultats.

OptimoRoute n'est pas seulement un outil d'optimisation des itinéraires. Avec le Suivi de commande en temps réel, les ajustements de commandes, la planification hebdomadaire et long-courrier, la programmation et les fonctionnalités d'équilibrage de la charge de travail, c'est un excellent outil pour gérer les conducteurs de votre flotte, sans les prix élevés ou les longs contrats d'un FMS traditionnel.

L'optimisation des itinéraires peut améliorer l'efficacité de votre flotte, avec ou sans FMS en place. À elle seule, elle vous aidera à réduire le temps de planification et la consommation de carburant, à économiser de l'argent sur les coûts des heures supplémentaires et les salaires des conducteurs, et bien plus encore.