Procesos de Gestión de Flotas: Cómo Optimizar tus Flotas en 2024

En industrias que dependen en gran medida del transporte (como el transporte de carga, la entrega de alimentos y más), el costo de operar y mantener una flota de vehículos es una parte significativa de tu costo operativo total.

Por ejemplo, un solo camión tractor en una flota de envío costaba un promedio de $166,632 en 2019. 

Y eso es solo para flotas contratadas. Las flotas de propiedad de la empresa eran hasta un 60% más caras debido a gastos operativos adicionales.

¿Cómo puedes reducir los costos de cada vehículo a gran escala?

La respuesta es la gestión de flotas.

La gestión de flotas es una disciplina (y ocupación) dedicada a operar flotas de manera más eficiente y reducir los costos anuales de tu negocio sin afectar negativamente el rendimiento y las relaciones con los clientes.

En este artículo, cubriremos exactamente qué es la gestión de flotas, sus beneficios y cómo el software de gestión de flotas puede ayudar a tu negocio.

Lo que cubriremos:

• ¿Qué es la Gestión de Flotas?
• ¿Qué Implica la Gestión de Flotas?
• FMS vs. Planificación de Rutas
• El Golpe Doble de Gestión de Flotas + Optimización de Rutas
• Reflexiones Finales

¿Qué es la Gestión de Flotas?

La gestión de flotas es una disciplina que se centra en optimizar todo el ciclo de vida de tu flota, desde la financiación y el arrendamiento hasta el mantenimiento, el cumplimiento, el seguimiento de vehículos, gestión de mensajeríay más. La gestión de flotas te ayuda a reducir costos en general, disminuye las posibilidades de accidentes y averías, te ayuda a comprar y vender vehículos comerciales en los momentos óptimos, y más.

Sistemas de Gestión de Flotas (FMS)

Los sistemas de gestión de flotas (FMS) se utilizan para el seguimiento de activos y el mantenimiento de flotas de vehículos en una empresa. También ayudan a las empresas a monitorear la seguridad del conductor y cumplir con regulaciones legales como el Mandato de ELD (Dispositivo de Registro Electrónico) .

Utilizan seguimiento GPS y sensores para monitorear cómo se conducen los vehículos. Eso incluye rastrear la ubicación en tiempo real de los camiones, monitorear sus niveles de combustible, velocidades, frenadas repentinas, códigos de fallos del motor y más.  

Para algunas flotas, un sistema de seguimiento de hardware compatible con ELD que se integra con el motor para rastrear las horas de servicio (HOS) es requerido por ley.

¿Qué Implica la Gestión de Flotas?

La gestión de flotas comienza con la financiación y compra de un vehículo y termina con la comercialización o reventa. También incluye todo lo intermedio, desde el mantenimiento de la flota y el cumplimiento hasta el seguimiento del rendimiento del vehículo y del conductor.

Para comprender realmente lo que implica, una visión superficial no es suficiente. Echemos un vistazo más de cerca a los diferentes elementos de la gestión de flotas.

Adquisición de vehículos

A gerente de flotas no solo debe localizar vehículos adecuados (basados en capacidad, refrigeración, movilidad, etc.), sino negociar el precio correcto y financiar las compras o arrendamientos de acuerdo con el presupuesto de la empresa.

El mantenimiento de vehículos

Asimismo, un gerente debe aprovechar la posición de la empresa (teniendo un gran número de autos, camiones o furgonetas) para negociar acuerdos de mantenimiento beneficiosos y asegurar el rendimiento de la flota a lo largo del tiempo. También deben desarrollar un también puede ayudar con el cumplimiento normativo y evitar multas. o programa para asegurar que haya un tiempo de inactividad o accidentes mínimos (lo que típicamente requiere algún tipo de mantenimiento preventivo proactivo).

Monitorear datos sobre el uso del vehículo, como frenadas repentinas y códigos de fallos del motor, puede ayudar a guiar las decisiones de mantenimiento. Mantener una flota en condiciones de circular es esencial.

Seguridad y cumplimiento del conductor

Mantener la seguridad de la flota es una responsabilidad crucial para las empresas de transporte. Deben asegurarse de que sus conductores sigan las regulaciones y conduzcan de manera segura, implementando un ELD, sistemas de cámaras de tablero u otras medidas.

Seguimiento y monitoreo de flotas

La mayoría de los proveedores de FMS también contienen sistema de seguimiento de vehículos tecnología que utiliza dispositivos telemáticos dedicados para rastrear la ubicación por GPS y monitorear la condición de cada vehículo, verificando las RPM, el consumo de combustible y los códigos de fallos del motor. 

Con teléfonos inteligentes y aplicaciones móviles para la gestión de flotas, es posible implementar seguimiento de flota por GPS para todos tus conductores y vehículos a gran escala sin hardware adicional.

OptimoRoute rastrea la ubicación del conductor a través de nuestra aplicación móvil, para que puedas ver la posición en tiempo real de vehículos individuales o de toda tu flota.

Retención de conductores

Mantener a tus conductores empleados a largo plazo es más importante que nunca. Hubo un déficit de conductores de camiones de más de 60,800 en 2018, y se espera que se duplique en los próximos diez años.

Enfrentando la creciente presión de costos

Con nuevas plataformas y mercados de carga y transporte como UberFreight, hay más presión que nunca para mantener los costos bajos. Si no puedes igualar los precios en estas nuevas aplicaciones, es más fácil que nunca para los clientes existentes reemplazarte.

Esta presión de costos adicional crea un desafío único, ya que necesitas pagar a los conductores lo suficiente para retenerlos, ofrecer precios competitivos, sin dañar tu margen de beneficio.

Consumo de combustible

Gestión de combustible, reducir el kilometraje con rutas más eficientes y reducir los costos de combustible a través de la optimización de paradas de combustible es otra responsabilidad crítica de un gerente de flota.

Recomercialización de vehículos (venta de vehículos de flota usados)

Un gerente de flota debe elegir el momento ideal para vender los camiones o autos usados. Deben considerar factores complicados como la condición del vehículo, las demandas actuales de envío, los canales de venta y más.

FMS vs. Planificación de Rutas

Las soluciones de gestión de flotas se centran en el control, el cumplimiento, la seguridad del conductor y el mantenimiento del vehículo. Esencialmente, estas herramientas agilizan los procesos de gestión interna de tu negocio para las operaciones de flota.

Los sistemas de planificación de rutas, por otro lado, ayudan a las empresas a planificar y programar rutas de entrega de manera eficiente. Consideran restricciones y objetivos comerciales complejos durante la planificación de rutas y pueden mejorar drásticamente la eficiencia de toda tu flota.

El software de FMS puede ofrecer herramientas limitadas de planificación de rutas

La tecnología de gestión de flotas a veces tiene capacidades limitadas de planificación de rutas. Por ejemplo, algunas ofrecen a tu negocio la capacidad de secuenciar paradas para un solo vehículo o conductor a la vez. Pero no consideran requisitos únicos como ventanas de tiempo, capacidades de carga del vehículo, horas del conductor, descansos y más.

Incluso cuando esta funcionalidad está disponible en un FMS, es una solución limitada que hace poco para optimizar tus procesos de planificación de rutas.

Los planificadores de rutas rastrean la ubicación del conductor pero no tienen sistemas telemáticos de vehículos

Los sistemas de planificación de rutas a menudo tienen una aplicación móvil utilizada para rastrear a los conductores y la ubicación del vehículo. Puedes usar los datos en tiempo real para evaluar el rendimiento del conductor y asignar pedidos de última hora de manera eficiente según la ubicación en vivo de tu flota.

Sin embargo, los planificadores de rutas no incluyen telemática, por lo que no rastrean los puntos de datos del vehículo de la misma manera que un FMS. Un sistema FMS rastrea datos desde la unidad de control del vehículo (como el consumo de combustible) y sensores externos (como cámaras de tablero o sensores de temperatura). 

La telemática de vehículos es excelente para monitorear el uso de combustible y el estado de mantenimiento de una flota empresarial. Pero no es un requisito previo para todas las empresas que manejan entregas internamente.

Casos de uso de FMS vs. optimización de rutas

Para organizaciones más grandes, a menudo puede tener sentido tener tanto un FMS como un sistema de planificación de rutas para abordar diferentes necesidades comerciales. De hecho, eso es exactamente lo que hacen muchos de nuestros clientes.

Por ejemplo, Hardie’s Fresh Foods es una empresa de distribución de alimentos en Texas con una flota de 160 camiones que realizan miles de entregas todos los días. 

Hardie’s utiliza un FMS para gestionar sus vehículos y garantizar que sus camiones sean inspeccionados y mantenidos en perfectas condiciones y que los conductores cumplan con todas las regulaciones. 

También utilizan el software de optimización y planificación de rutas de OptimoRoute para ayudarles a planificar rutas y horarios de conductores. 

Esta combinación ha permitido a Hardie’s planificar ocho veces más eficientemente mientras reduce el kilometraje y aumenta la capacidad de entrega.

Debido a que Hardie’s tiene una gran flota de camiones refrigerados que están sujetos a regulaciones como el mandato ELD, un sistema FMS es necesario.

El punto crucial es este: las grandes flotas empresariales o gubernamentales podrían necesitar herramientas FMS, pero también necesitan un planificador de rutas eficiente para maximizar las entregas y los ingresos.

Pero la gestión de flotas empresariales no es relevante para una pequeña empresa de servicios de campo o servicio de entrega de alimentos. Por ejemplo, si tus conductores tienen sus propios vehículos, no necesitas una solución FMS, pero aún necesitas herramientas de optimización de rutas gestionar a tus conductores de manera eficiente.

La planificación/optimización de rutas ayudará a tus despachadores a planificar rutas y horarios eficientes mientras respetan diferentes restricciones y aseguran mejor Recoger y entregar, con funciones de seguimiento GPS para gestionar mejor a tu fuerza laboral.

El Golpe Doble de Gestión de Flotas + Optimización de Rutas

Cuando se usan solos, las herramientas FMS te ayudan a gestionar y mantener tu flota de vehículos, asegurar el cumplimiento y optimizar las paradas de combustible para rutas recurrentes.

Pero eso es todo.

Por eso es mejor combinar FMS con una herramienta de optimización de rutas para que puedas mejorar la eficiencia de tu planificación, carga y rutas de entrega también. Una combinación de ambos te dará lo mejor de ambos mundos.

Aquí están los principales beneficios de usar FMS y optimización de rutas en combinación:

1. Reducir costos operativos y aumentar la rentabilidad por vehículo

Un sistema FMS te ayudará a comprar y vender vehículos al precio correcto en el momento adecuado. Te ayudará a optimizar las paradas de combustible, mejorar la seguridad del conductor y reducir los costos de mantenimiento y la responsabilidad. Como resultado, puedes reducir significativamente los costos operativos de tu flota.

La optimización de rutas te ayudará a aumentar los ingresos y la rentabilidad optimizando el número de pedidos y entregas completadas por tu flota existente. Además de la reducción de costos, también ayudará con la eficiente planificación de carga, abordar el problema de la última milla, proporcionar a tus conductores las rutas más eficientes y ayudar a tu equipo a crear rápidamente horarios semanales que aumentarán la productividad en general.

El ejemplo que mencionamos anteriormente, Hardie’s Fresh Foods, utilizó OptimoRoute para reducir el kilometraje en un 20% con un costo de conductor un 12% más bajo para las mismas entregas.

Además de esto, su capacidad de entrega aumentó en un 14%, lo que llevó a 330 entregas adicionales cada día de su flota existente de camiones y conductores.

Además, con el seguimiento de pedidos en tiempo real y notificaciones automáticas por correo electrónico y SMS, puedes minimizar las entregas fallidas y mejorar tu precisión en el envío.

2. Mantener un seguimiento de tus conductores y su rendimiento

Con el seguimiento GPS en tiempo real, puedes mantener un seguimiento de todos tus conductores y cargas de carga, así como del rendimiento individual de tus conductores.

Reforzar positivamente los buenos hábitos de conducción/comportamiento del conductor y reducir el consumo de combustible creando calificaciones individuales de eficiencia de combustible del conductor.

El frenado brusco y la aceleración pueden ser rastreados por la mayoría de los FMS, permitiendo a los gestores de flotas identificar a los conductores responsables y prevenir cualquier desgaste futuro.

3. Asegurar una mejor seguridad del conductor y eliminar posibles problemas de responsabilidad

Con pronósticos más precisos, puedes programar descansos para los conductores con anticipación y usar aplicaciones ELD para conductores para asegurar que estén tomando suficientes descansos.

También puedes usar cámaras de tablero y otras medidas para asegurar que los conductores se concentren en la carretera en todo momento. Las demandas de responsabilidad en el transporte están siendo cada vez más costosas para las empresas de transporte, con una multa récord de $280 millones de dólares ordenada en 2019.

4. Detecta problemas temprano con diagnósticos de vehículos en tiempo real

Detecta proactivamente problemas como baterías defectuosas y códigos de fallos del motor a través del sistema telemático instalado en cada vehículo. 

Evita averías en la carretera e identifica rápidamente los vehículos que necesitan servicio para proteger la salud del vehículo y extender su vida útil.

5. Retén a los conductores por más tiempo con cargas de trabajo más saludables

Con herramientas de gestión de cargas de trabajo, puedes ayudar a tus conductores a mantener un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida personal y reducir los costos de horas extras al mismo tiempo. Hay una verdadera escasez de conductores comerciales, por lo que reducir la rotación es clave para hacer crecer tu negocio y mantener tu capacidad lo suficientemente alta para satisfacer la demanda.

OptimoRoute utiliza una función que distribuye equitativamente las entregas y pedidos entre los conductores según parámetros que un gestor de flota o despachador puede seleccionar rápidamente usando un deslizador. 

Consideramos las cualificaciones del conductor, los tiempos de descanso, los días de trabajo, los días libres, cualquier ventana de tiempo específica en la que el conductor no pueda trabajar, todo manejado automáticamente por el software de OptimoRoute.

También puedes establecer el horario y las configuraciones de descanso para conductores individuales para asegurarte de que cumples con las regulaciones y que la distribución de pedidos coincide con sus horas de trabajo reales.

Según varias leyes estatales, los conductores deben recibir al menos un período de descanso pagado de 10 minutos o un descanso más largo por cada 4 horas trabajadas o fracción importante de las mismas; en la medida de lo posible, en el medio de cada período de trabajo. Sin embargo, esto no es necesario para los empleados cuyo tiempo total de trabajo diario es menos de 3 horas y ½.

En la UE, los conductores deben tomar un descanso o descansos que sumen al menos 45 minutos después de no más de 4 horas y 30 minutos de conducción.

6. Asegura el cumplimiento de conductores y vehículos

Con un sistema FMS, puedes asegurarte de que tus conductores cumplan utilizando el seguimiento de tiempo ELD para monitorear sus horarios y descansos. 

También puedes usar el software de gestión para programar revisiones y mantenimiento, y medir datos esenciales de la flota para asegurar que tus vehículos estén en condiciones de circular en todo momento. Eso incluye revisiones regulares en el DMV.

7. Automatiza flujos de trabajo complejos

Muchas industrias tienen restricciones y regulaciones complejas que impactan los pedidos y entregas individuales.

Con software de optimización de rutas de entrega, puedes tener en cuenta estas restricciones estableciendo ventanas de tiempo, requisitos de vehículos, equipos, habilidades y cualificaciones necesarias, y más a nivel de pedido. OptimoRoute te ayuda a gestionar eficientemente pedidos complejos a gran escala, manejando fácilmente más de 100 entregas diarias por conductor en pocos minutos.

El seguimiento por GPS y la geovalla aseguran que tus conductores no se desvíen de los territorios designados, y hace posible redistribuir automáticamente las entregas basadas en las ubicaciones en vivo de tus conductores — por ejemplo, cuando un conductor llama enfermo, o llega un lote de pedidos de último minuto.

8. Planificación más eficiente y mayor escalabilidad

Con un enfoque manual, tus despachadores y gerentes pasarán demasiado tiempo en tareas de planificación triviales. Eso hará difícil, si no imposible, escalar tu negocio sin mejorar tus sistemas y procesos o expandir tu equipo.

Usando OptimoRoute, el proveedor de seguridad contra incendios Telgian pudo pasar un 82% menos de tiempo en planificación, reducir su personal operativo en un 66%, y aumentar su volumen de pedidos en un 70% al mismo tiempo.

Como resultado, Telgian ha registrado un impresionante crecimiento interanual del 19% en los últimos tres años.

Reflexiones Finales

Si tu negocio depende de gerentes que mantienen un seguimiento de diferentes conductores, cargas y rutas usando una mezcla de software obsoleto y hojas de cálculo, no podrás obtener los mejores resultados.

OptimoRoute no es solo una herramienta de optimización de rutas. Con Seguimiento de pedidos en tiempo real, ajustes de pedidos, planificación semanal y de larga distancia, programación y funciones de equilibrio de carga de trabajo, es una excelente herramienta para gestionar los conductores en tu flota, sin los altos precios o contratos largos de un FMS tradicional.

La optimización de rutas puede mejorar la eficiencia de tu flota, con o sin un FMS en su lugar. Por sí sola, te ayudará a reducir el tiempo de planificación y el consumo de combustible, ahorrarte dinero en costos de horas extras y salarios de conductores, y mucho más.