Bestellmanagementprozess – Was es ist und wie man ihn optimiert

Auftragsmanagement ist der Prozess des Empfangens, Verfolgens und Erfüllens von Kundenaufträgen. Der Auftragsmanagementprozess beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, und endet, wenn er das Paket erhält.

Wenn Sie mehr als nur ein paar Bestellungen pro Tag haben, ist manuelles Arbeiten keine Option. 

Ihr Personal wird Stunden in Tabellenkalkulationen verbringen – Bestände überprüfen und Versandetiketten manuell erstellen.

Um Ihren Auftragsmanagementprozess zu optimieren, menschliche Fehler zu minimieren, Arbeitsabläufe zu straffen, die Funktionalität zu verbessern und Ihre Lieferungen zu beschleunigen, müssen Sie intelligente Softwarelösungen einsetzen.

Lesen Sie weiter, um die Grundlagen des Auftragsmanagements zu lernen und genau zu erfahren, wie Sie den gesamten Geschäftsprozess von der Zahlungsabwicklung bis zur Lieferung optimieren können.

Lassen Sie uns beginnen.

Um zu dem Abschnitt zu navigieren, der Sie am meisten interessiert, klicken Sie unten:

• Was ist der Auftragsmanagementprozess?
• Auftragsmanagement in Aktion 
• Zwei verschiedene Ansätze für Auftragsmanagement-Software
• Verfolgen und beschleunigen Sie Ihre Lieferungen mit OptimoRoute

Was ist der Auftragsmanagementprozess?

Der Prozess umfasst alles von der Auftragsabwicklung über das Bestandsmanagement bis hin zur Auftragsverfolgung.

Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung dreht sich um den Empfang, die Bestätigung und die Bearbeitung von Zahlungen. Online übernimmt dies eine Drittanbieter-Software automatisch, anstatt dass ein Kassierer die Zahlungen abwickelt.

Laut einer Nielsen-Bericht, US-Unternehmen verloren 2018 über $9,47 Milliarden Dollar durch Kreditkartenbetrug. Und diese Zahl ist nicht ungewöhnlich. Auftragsmanagement ist entscheidend, um diese Art von Betrug zu verfolgen und zu vermeiden. 

Durch die Implementierung eines Zahlungsbestätigungsprozesses, der oft Teil von Auftragsmanagementsystemen (OMS) oder Zahlungsabwicklern ist, können Sie vermeiden, schlechte Bestellungen überhaupt erst zu autorisieren und zu erfüllen.

Auftragsabwicklung (Lieferung)

Nachdem Sie die Zahlungsinformationen bestätigt haben, müssen Sie die Bestellung erfüllen. Auftragsabwicklung bedeutet, die Bestellung zu empfangen, zu autorisieren und an den Endkunden zu liefern. 

Ihr Team muss die richtigen Produkte (und Mengen) an die richtige Adresse auswählen, verpacken und versenden. Wenn Sie es intern machen, müssen Sie auch Ihre Lieferfahrer routen und verwalten.

Bestandsverwaltung

Bestandsmanagement bedeutet, den Überblick über die Bestandsmengen in Ihren Lagern zu behalten und sicherzustellen, dass Bestandszählungen genau sind. Die Zahlen müssen immer aktuell sein.

Jedes Mal, wenn eine Bestellung aufgegeben wird, müssen Sie bestätigen, dass die Produkte in den bestellten Mengen verfügbar sind.

Danach muss Ihr Team die verfügbaren Zahlen auf Ihren internen und externen Seiten aktualisieren, um zu vermeiden, Produkte zu verkaufen, die Sie nicht haben.

Es ist die Grundlage von Lagerverwaltung und hilft Ihnen, viele potenzielle Kopfschmerzen wie Überbestände oder Rückstände zu vermeiden.

Auftragsverfolgung

Nachdem Sie die Produkte auf den Weg gebracht und Ihre Datenbanken aktualisiert haben, ist es Zeit für den letzten Schritt des Auftragsmanagements; die Verfolgung.

Wenn Sie einen Drittanbieterdienst für die letzte Meile der Lieferung, können Sie die Bestellung über den Service verfolgen und die Bestellgenauigkeit sicherstellen.

Wenn Sie es jedoch intern mit Ihrer eigenen Flotte abwickeln, benötigen Sie eine Lösung, um Pakete und Fahrer im Auge zu behalten.

Auftragsverwaltungssystem in Aktion: Cummins Inc.

Cummins Inc., ein weltweit führendes Unternehmen in der Herstellung von Energiesystemen, hatte viele Probleme mit der manuellen Auftragsabwicklung. Dies verlangsamte den Verkaufszyklus und hinderte das Unternehmen daran, seine volle Kapazität auszuschöpfen.

Schließlich können die Vertriebsmitarbeiter, wenn sie sich über den verfügbaren Lagerbestand nicht sicher sind, ein Produkt nicht mit Zuversicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums anbieten.

Nach dem Wechsel zu Oracle E-Business verzeichnete das Unternehmen massive Verbesserungen in allen Bereichen.

• Die automatische Bestandsverwaltung (Bestätigung der Verfügbarkeit und automatische Aktualisierung der Bestandszahlen mit Bestellungen) reduzierte menschliche Fehler um 70%. Die Verkaufszykluszeit wurde dank Digitalisierung und Automatisierung um 67% verkürzt. 20% Reduzierung der ungeplanten Überstunden.

Ein Auftragsverwaltungssystem ist ein Muss, wenn Sie mehrere verschiedene Vertriebskanäle nutzen, wie ein physisches Einzelhandelsgeschäft, ein Point of Sale (PoS), das an ein Drittanbietergeschäft angeschlossen ist, einen Online-Marktplatz (Amazon, eBay) usw.

Angenommen, Sie nutzen ein E-Commerce-Portal, um an bestehende Kunden zu verkaufen, und haben ein Verkaufsteam, um neue B2B-Verkäufe zu erzielen. Ohne eine integrierte Datenbank weiß niemand der Beteiligten den tatsächlichen Status der verschiedenen Produkte und des Lagerbestands.

Das ist ein Rezept für eine Katastrophe.

Zwei verschiedene Ansätze für Auftragsmanagement-Software

Es gibt zwei verschiedene Ansätze, die Sie bei der Implementierung eines Auftragsverwaltungssystems verfolgen können.

Sie können eine dedizierte Lösung oder eine Plattform verwenden, die die Auftragsverwaltung umfasst.

Verwenden Sie eine vollständige E-Commerce-Plattform, die die Auftragsverwaltung umfasst

Vielleicht wissen Sie es nicht, aber die Auftragsverwaltungssoftware ist in den meisten E-Commerce-Plattformen enthalten.

Zum Beispiel verwenden Shopify und WooCommerce (die die Mehrheit der E-Commerce-Geschäftswebsites betreiben) Drittanbieterpartner, um Zahlungen zu authentifizieren und zu verarbeiten. 

Sie haben auch dedizierte Datenbanken für die Bestandsverwaltung (wie den Bestand jedes Produkts), die bei jedem Verkauf automatisch aktualisiert werden.

Sie können sogar Versandetiketten generieren, wenn Sie Drittanbieter-Lieferdienste nutzen:

Es muss nicht komplizierter sein als das.

Vorteile: 

• Nur eine Plattform, mit der Sie arbeiten müssen – von E-Commerce bis hin zu Bestands- und Verkaufsauftragsverwaltung.
• Online-Verkäufe werden automatisch im Bestand reflektiert (ohne benutzerdefinierte API-Integrationen).
• Niedrigere laufende Kosten (kostenlos, wenn Sie Open-Source-Alternativen verwenden).

Nachteile:

• Bestandsverwaltungstools können begrenzt sein (und schwer mit Einzelhandelsverkäufen zu kombinieren).

Investieren Sie in eine eigenständige Auftragsverwaltungslösung

Es gibt auch eigenständige Lösungen zur Verwaltung von Bestellungen und Beständen. Zum Beispiel Zoho Inventory (unten):

Diese Lösungen können Ihnen helfen, wenn Sie keine vollständige E-Commerce-Lösung verwenden, um Ihre Online-Verkäufe und Produkte zu verwalten.

Sie können sie auch verwenden, wenn Sie eine Vielzahl verschiedener Vertriebskanäle haben und Schwierigkeiten haben, Ihren Bestand manuell auf dem neuesten Stand zu halten.

Es integriert sich sowohl mit E-Commerce-Plattformen als auch mit Software für das Management von stationären Einzelhandelsgeschäften. So können Sie Verkäufe und Bestellungen aus allen Quellen an einem Ort verfolgen.

Vorteile: 

• Detaillierte Auftragsmanagement-Analyse.
• Erstellen Sie Integrationen mit stationären Lösungen für ein besseres Bestandsmanagement.

Nachteile:

• Kann schwierig effizient einzurichten sein.
• Mehr monatliche Gebühren.

Verfolgen und beschleunigen Sie Ihre Lieferungen mit OptimoRoute

Aber alleinige Auftragsverwaltungssoftware reicht nicht aus. Es ist nur ein kleines Teil des Puzzles.

Um Ihre Bestellungen im Auge zu behalten, nachdem sie Ihr Lager oder Verteilzentrum verlassen haben, benötigen Sie die volle Kontrolle über Ihre die letzte Meile der Lieferung konzentrieren.

Mit OptimoRoute können Sie Ihre Lieferfahrer in Echtzeit verfolgen und Ihren Lieferprozess transformieren. 

Beschleunigen Sie alle Ihre Lieferungen, von der Planung bis zur Ausführung.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie OptimoRoute Biomed Care Services geholfen hat, seinen gesamten Erfüllungs- und Lieferbetrieb zu transformieren.

Vor OptimoRoute wies Biomed jedem Fahrer eine bestimmte Postleitzahl zu und ordnete die Lieferungen manuell entsprechend zu.

Das bedeutete, dass selbst wenn andere Lieferungen buchstäblich am Straßenrand ihrer Route lagen, der Fahrer sie nicht bearbeitete, wenn sie außerhalb der Postleitzahl lagen.

Wie Sie sich vorstellen können, war das nicht sehr effizient. Nicht nur waren die Fahrer unterbeschäftigt, sondern die manuelle Prozessplanung dauerte Tage.

Hier kommt OptimoRoute ins Spiel. Unsere Routenoptimierungs- Lösung half Biomed, Lieferungen effizient in großem Maßstab zu planen.

Das Team konnte Bestellungen in großen Mengen importieren, und OptimoRoute plante die Lieferwege für jeden Fahrer. Dabei wurden Postleitzahlen ignoriert und stattdessen der effizienteste Weg für jede Haltestelle gewählt.

OptimoRoute berücksichtigt automatisch Lieferzeitfenster, Fahrzeugkapazitäten und andere reale Variablen.

Außerdem unterstützt OptimoRoute die Planung bis zu fünf Wochen im Voraus in nur wenigen Minuten. Es erleichtert die Skalierung Ihrer Lieferdienste, ohne die Flottengröße zu erhöhen. 

Biomed konnte eine Steigerung der Lieferungen um 25% bewältigen, während die Flottengröße um 33% reduziert wurde.

Sparen Sie Geld bei Kraftstoffverbrauch und Überstundenkosten

Die effizientere Routenführung von OptimoRoute hilft Ihrem Unternehmen, beim Kraftstoffverbrauch, Überstundenkosten und mehr zu sparen.

Biomed hat seit dem Wechsel über £3.000 pro Monat gespart, und es ist ein relativ kleiner Betrieb.

Stellen Sie sich vor, wie viel Geld Sie mit einer größeren Flotte sparen könnten.

Ein besseres Kundenerlebnis mit Echtzeit-Auftragsverfolgung

Wenn Ihre Fahrer die OptimoRoute Mobile App verwenden, können Sie auch alle Bestellungen in Echtzeit verfolgen.

Sie können auch automatisierte Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail an Ihre Kunden senden, um sicherzustellen, dass sie wissen, wann ihr Paket kommt.

Dies kann dazu beitragen, fehlgeschlagene Lieferungen zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Nutzen Sie Analyse, um Ihre Lieferflotte zu optimieren

OptimoRoute verfolgt auch Lieferkennzahlen wie die Art und den Zeitpunkt der Lieferungen, den Prozentsatz der Verzögerungen und vieles mehr.

Sie können diese Daten fahrerbezogen analysieren, um Spitzenleistungen zu identifizieren und Fahrer zu erkennen, die sich verbessern müssen.

Für Biomed halfen diese historischen Daten, eine Prüfspur zu erstellen, um die Aufsicht des NHS für bestimmte Medikamente zu ermöglichen.

Gehen Sie über das Auftragsmanagement hinaus mit OptimoRoute

OptimoRoute ist die perfekte Lösung, um die Abwicklungsphase des Auftragsmanagements zu verbessern.

Sie können nicht nur Bestellungen in Echtzeit verfolgen und Kunden per SMS oder E-Mail benachrichtigen, sondern auch Ihren gesamten Auftragsabwicklungsprozess optimieren.

Durch den Import von Bestellungen in großen Mengen über Excel-Tabellen (oder API-Integrationen) und die automatische Planung und Routenführung der Bestellungen eliminieren Sie viel zeitaufwändige manuelle Arbeit und beschleunigen den Prozess erheblich.

Effizientere Routen, die schneller abgeschlossen werden, bedeuten, dass Ihre Fahrer mehr Zeit mit der Lieferung verbringen können und weniger Leerlaufzeit auf der Straße haben.

Starten Sie noch heute Ihre 30-tägige kostenlose Testversion und nutzen Sie OptimoRoute, um Ihre Lieferungen zu beschleunigen und Ihre Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen.