Processus de gestion des commandes – Ce que c'est et comment l'optimiser

La gestion des commandes est le processus de réception, de suivi et de traitement des commandes clients. Le processus de gestion des commandes commence lorsqu'un client passe une commande et se termine lorsqu'il reçoit le colis.

Lorsque vous avez plus de quelques commandes par jour, faire les choses manuellement n'est pas une option. 

Votre personnel passera des heures dans des feuilles de calcul — à examiner les stocks et à créer manuellement des étiquettes d'expédition.

Pour optimiser votre processus de gestion des commandes, minimiser les erreurs humaines, rationaliser les flux de travail, améliorer la fonctionnalité et accélérer vos livraisons, vous devez utiliser des solutions logicielles intelligentes.

Lisez la suite pour apprendre les bases de la gestion des commandes et comment vous pouvez optimiser l'ensemble du processus commercial, du traitement des paiements à la livraison.

Commençons.

Pour naviguer vers la section qui vous intéresse le plus, cliquez ci-dessous :

• Qu'est-ce que le processus de gestion des commandes ?
• Gestion des commandes en action 
• Deux approches différentes des logiciels de gestion des commandes
• Suivez et accélérez vos livraisons avec OptimoRoute

Qu'est-ce que le processus de gestion des commandes ?

Le processus comprend tout, du traitement des commandes à la gestion des stocks et au suivi des commandes.

Traitement des paiements

Le traitement des paiements concerne la réception, la confirmation et le traitement des paiements. En ligne, un logiciel tiers gère cela automatiquement, plutôt qu'un caissier qui s'occupe des paiements.

Selon un Rapport Nielsen, les entreprises américaines ont perdu plus de $9,47 milliards de dollars en fraude par carte de crédit en 2018. Et ce chiffre n'est pas anormal. La gestion des commandes est cruciale pour suivre et éviter ce type de fraude. 

En mettant en place un processus de confirmation de paiement, souvent partie des systèmes de gestion des commandes (OMS) ou des processeurs de paiement, vous pouvez éviter d'autoriser et de traiter de mauvaises commandes dès le départ.

Exécution des commandes (livraison)

Après avoir confirmé les informations de paiement, vous devez exécuter la commande. L'exécution des commandes signifie recevoir, autoriser et livrer la commande au client final. 

Votre équipe doit choisir, emballer et envoyer les bons produits (et quantités) à la bonne adresse. Si vous le faites en interne, vous devez également planifier et gérer vos conducteurs de livraison.

Gestion des stocks

La gestion des stocks signifie suivre les niveaux de stock dans vos entrepôts et s'assurer que les comptes de stock sont exacts. Les chiffres doivent toujours être à jour.

Chaque fois qu'une commande est passée, vous devez confirmer que les produits sont disponibles dans les quantités commandées.

Ensuite, votre équipe doit mettre à jour les chiffres disponibles sur vos sites internes et externes, pour éviter de vendre des produits que vous n'avez pas.

C'est la base de les systèmes de gestion d'entrepôt et vous aide à éviter de nombreux maux de tête potentiels comme le surstockage ou les commandes en attente.

Suivi de commande

Après avoir expédié les produits et mis à jour vos bases de données, il est temps de passer à la dernière étape de la gestion des commandes : le suivi.

Si vous utilisez un service tiers pour la livraison du dernier kilomètre, vous pouvez suivre la commande via le service et garantir la précision des commandes.

Mais si vous le gérez en interne avec votre propre flotte, vous avez besoin d'une solution pour suivre les colis et les conducteurs.

Système de gestion des commandes en action : Cummins Inc.

Cummins Inc., un leader mondial dans la fabrication de systèmes d'alimentation, rencontrait de nombreux problèmes avec la gestion manuelle des commandes. Cela ralentissait le cycle de vente et l'empêchait de vendre à pleine capacité.

Après tout, si les commerciaux ne sont pas sûrs de l'inventaire disponible, ils ne peuvent pas offrir un produit avec confiance dans un délai spécifié.

Après être passé à Oracle E-business, l'entreprise a constaté des améliorations massives dans tous les domaines.

• La gestion automatique des stocks (confirmation de la disponibilité et mise à jour automatique des numéros d'inventaire avec les commandes) a réduit les erreurs humaines de 70%. Le temps du cycle de vente a été réduit de 67% grâce à la numérisation et à l'automatisation. Réduction de 20% des heures supplémentaires imprévues.

Un logiciel de gestion des commandes est indispensable si vous utilisez plusieurs canaux de vente différents comme un magasin de détail physique, un Point de Vente (PoS) détaché dans un magasin tiers, une place de marché en ligne (Amazon, eBay), etc.

Disons que vous utilisez un portail e-commerce pour vendre à des clients existants et que vous avez une équipe de vente pour conclure de nouvelles ventes B2B. Sans base de données intégrée, tous les intervenants ne connaîtront pas le statut réel des différents produits et de l'inventaire.

C'est une recette pour le désastre.

Deux approches différentes des logiciels de gestion des commandes

Il y a deux approches différentes que vous pouvez adopter lors de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des commandes.

Vous pouvez utiliser une solution dédiée ou une plateforme qui inclut la gestion des commandes.

Utilisez une plateforme e-commerce complète qui inclut la gestion des commandes

Vous ne le savez peut-être pas, mais le logiciel de gestion des commandes est inclus dans la plupart des plateformes e-commerce.

Par exemple, Shopify et WooCommerce (qui alimentent la majorité des sites web de commerce électronique) utilisent des partenaires tiers pour authentifier et traiter les paiements. 

Ils disposent également de bases de données dédiées pour la gestion des stocks (comme le stock de chaque produit) qui sont automatiquement mises à jour à chaque vente.

Vous pouvez même générer des étiquettes d'expédition si vous utilisez des services de livraison tiers :

Cela ne doit pas être plus compliqué que cela.

Avantages : 

• Une seule plateforme à utiliser — du e-commerce à la gestion des stocks et des commandes de vente.
• Les ventes en ligne sont automatiquement reflétées dans l'inventaire (sans intégrations API personnalisées).
• Dépenses récurrentes réduites (gratuit si vous utilisez des alternatives open source).

Inconvénients :

• Les outils de gestion des stocks peuvent être limités (et difficiles à combiner avec les ventes au détail).

Investissez dans une solution de gestion des commandes autonome

Il existe également des solutions autonomes pour gérer les commandes et les stocks. Par exemple, Zoho Inventory (ci-dessous) :

Ces solutions peuvent vous aider si vous n'utilisez pas une solution e-commerce complète pour gérer vos ventes et produits en ligne.

Vous pouvez également les utiliser si vous avez une multitude de canaux de vente différents et que vous avez du mal à mettre à jour votre inventaire manuellement.

Elle s'intègre à la fois aux plateformes de commerce électronique et aux logiciels de gestion de vente au détail physique. Vous pouvez ainsi suivre les ventes et les commandes de toutes les sources en un seul endroit.

Avantages : 

• Analytique détaillée de gestion des commandes.
• Créez des intégrations avec des solutions physiques pour une meilleure gestion des stocks.

Inconvénients :

• Peut être difficile à configurer efficacement.
• Plus de frais mensuels.

Suivez et Accélérez Vos Livraisons Avec OptimoRoute

Mais le logiciel de gestion des commandes seul ne suffit pas. Ce n'est qu'une petite pièce du puzzle.

Pour suivre vos commandes après qu'elles quittent votre entrepôt ou centre de distribution, vous avez besoin d'un contrôle total sur votre la livraison du dernier kilomètre également.

Avec OptimoRoute, vous pouvez suivre vos conducteurs de livraison en temps réel et transformer votre processus de livraison. 

Accélérez toutes vos livraisons, de la planification à l'exécution.

Examinons de plus près comment OptimoRoute a aidé Biomed Care Services à transformer l'ensemble de son opération de traitement et de livraison.

Avant OptimoRoute, Biomed assignait un code postal spécifique à chaque conducteur et attribuait manuellement les livraisons en conséquence.

Cela signifiait que même si d'autres livraisons se trouvaient littéralement sur le bord de la route sur leur itinéraire, si elles étaient en dehors du code postal, le conducteur ne les prenait pas en charge.

Comme vous pouvez l'imaginer, ce n'était pas très efficace. Non seulement les conducteurs étaient sous-utilisés, mais la planification manuelle des processus prenait des jours.

Entrez OptimoRoute. Notre outils d'optimisation des itinéraires solution a aidé Biomed à planifier efficacement les livraisons à grande échelle.

L'équipe pouvait importer les commandes en masse, et OptimoRoute planifiait les itinéraires de livraison pour chaque conducteur. Ignorant les codes postaux, mais se concentrant plutôt sur l'itinéraire le plus efficace pour gérer chaque arrêt.

OptimoRoute prend automatiquement en compte les fenêtres de temps de livraison, les capacités des véhicules et d'autres variables du monde réel.

De plus, OptimoRoute prend en charge la planification jusqu'à cinq semaines à l'avance en quelques minutes. Cela facilite l'extension de vos services de livraison sans augmenter la taille de votre flotte. 

Biomed a pu gérer une augmentation de 25% des livraisons tout en réduisant sa flotte de 33%.

Économisez de l'argent sur la consommation de carburant et les coûts d'heures supplémentaires

Le routage plus efficace d'OptimoRoute aidera votre entreprise à économiser sur la consommation de carburant, les coûts d'heures supplémentaires, et plus encore.

Biomed a économisé plus de 3 000 £ chaque mois depuis le changement, et c'est une opération relativement petite.

Imaginez combien d'argent vous pourriez économiser avec une flotte plus grande.

Une meilleure expérience client avec le suivi de commande en temps réel

Si vos conducteurs utilisent l'application mobile OptimoRoute, vous pouvez également suivre toutes les commandes en temps réel.

Vous pouvez également envoyer des notifications automatisées à vos clients par SMS ou par e-mail pour vous assurer qu'ils savent quand leur colis arrive.

Cela peut aider à minimiser les livraisons échouées et à améliorer la satisfaction des clients.

Utilisez l'analytique pour optimiser votre flotte de livraison

OptimoRoute suit également des métriques de livraison telles que la manière et le moment où les livraisons sont effectuées, le pourcentage de retards, et bien plus encore.

Vous pouvez analyser ces données par conducteur pour identifier les meilleurs performeurs et les conducteurs qui doivent s'améliorer.

Pour Biomed, ces données historiques ont aidé à créer une piste d'audit pour répondre à la supervision du NHS pour certains médicaments.

Allez au-delà de la gestion des commandes avec OptimoRoute

OptimoRoute est la solution parfaite pour améliorer la gestion de l'étape de réalisation des commandes.

Non seulement vous pouvez suivre les commandes en temps réel et notifier les clients par SMS ou par e-mail, mais vous pouvez optimiser l'ensemble de votre processus de réalisation des commandes.

En important les commandes en masse via des feuilles Excel (ou des intégrations API), et en planifiant et en routant automatiquement les commandes, vous éliminez beaucoup de travail manuel chronophage et accélérez considérablement le processus.

Des itinéraires plus efficaces finalisés plus rapidement signifient que vos conducteurs peuvent passer plus de temps à livrer, et moins de temps de trajet à vide sur la route.

Commencez votre essai gratuit de 30 jours aujourd'hui et utilisez OptimoRoute pour accélérer vos livraisons et suivre vos commandes en temps réel.