In Großbritannien ansässige Apotheke steigert Geschäft um 25% und reduziert die Planung von Tagen auf Minuten

2 Minuten Lesezeit

Gespart £3,000 monatlich durch Senkung der Lieferkosten, gefahrenen Kilometer und Wiederholungsaufträge

Mit 5-Wochen-Planung wurde der Aufwand für die Lieferplanung von Tagen auf nur wenige Stunden reduziert

Anzahl der Lieferungen skaliert um 25%, selbst mit 2 Fahrern weniger als üblich

Erstellt eine Prüfspur geeignet für die NHS-Überwachung von kontrollierten Medikamenten.

Mit Hauptsitz in Bradford hat sich Biomed Care Services als Spezialapotheke etabliert, die sich auf die Bereitstellung von hausinternen Medikamentenmanagement-Diensten für private und NHS-Patienten in Pflegeheimen, Wohnheimen, häuslichen Patienten, aber auch privaten Krankenhäusern konzentriert.

Sajid Khan, ihr Geschäftsführer, erklärt, dass ihr Geschäft auf Kundenbeziehungen basiert, die über Jahre aufgebaut wurden. Was sie jedoch erfolgreich macht, sind zwei Hauptfaktoren: Zuverlässigkeit und Verantwortlichkeit.

Routenoptimierung skalierte das Geschäft, reduzierte gefahrene Kilometer und Benzinkosten

Die in Bradford ansässige Apotheke hat 25 Vollzeitmitarbeiter, die effektiv 28 Tage medizinische Versorgung für Patienten im Norden des Vereinigten Königreichs verwalten. Diese reichen von Antibiotika über tägliche Medikamente bis hin zu kontrollierten Medikamenten wie Morphin. Wie Sajid erklärt, sind ihre Lieferungen in zwei Kategorien unterteilt: akut und monatlich.

Mit OptimoRoute konnte BioMed Care Services Kosten senken und ihr Geschäft effektiv skalieren, selbst mit einer 33%-Reduzierung der Arbeitskräfte. In Bezug auf monatliche Einsparungen erklärt Sajid, dass sie insgesamt heute so viel wie £3,000 allein durch die Nutzung von OptimoRoute sparen.

„Bevor wir OptimoRoute nutzten, hatten wir festgelegte Fahrer, die sich um alle Pflegeheime in einem bestimmten Postleitzahlenbereich kümmerten. Was passierte, war, dass wir Fahrer hatten, die sich überlappende Routen fuhren, aber nur an die für ihre Postleitzahl bestimmten Pflegeheime lieferten. Dies führte zu erheblichen Verlusten, da ein Fahrer leicht eine Lieferung an ein Pflegeheim machen konnte, an dem er auf dem Weg vorbeikam.“

Als Sajid bemerkte, dass die Situation dazu führte, dass ihre Fahrer oft unnötig herumfuhren, begann er, nach Routen- und Planungslösungen zu suchen, die es ihnen ermöglichen würden, ihre Effizienz zu steigern.

Ein spezifisches Merkmal von OptimoRoute reduzierte ihre Kosten weiter.

„Im Notizbereich notieren wir genau, was wir an ein Pflegeheim liefern. Manchmal erhalten wir Anrufe, in denen gefragt wird, ob einige Artikel nicht geliefert wurden. Was wir tun können, ist, einen Nachweis über die gelieferten Artikel zu haben, an welchem Tag sie geliefert wurden, und wir können das mit der an diesem Tag persönlich gesammelten Unterschrift abgleichen.“

Wie Sajid erklärt, mussten sie vor der Nutzung von OptimoRoute häufig Bestellungen wiederholen, weil ein Kunde angab, dass ein Patient seine Medikamente nicht erhalten habe. Infolgedessen mussten sie Wiederholungsaufträge auf Kosten ihres Geschäfts versenden. Mit OptimoRoute konnten sie die Anzahl unvollständiger oder wiederholter Bestellungen auf null reduzieren.

Skalierung des Geschäfts mit einer reduzierten Anzahl verfügbarer Fahrer

Kurz darauf musste er sich auch mit einer reduzierten Anzahl von Fahrern auseinandersetzen. Mit OptimoRoute konnte er jedoch ihre täglichen Lieferungen von durchschnittlich 30 auf etwa 40 täglich mit nur vier Fahrern skalieren.

„Mit OptimoRoute haben wir die Bestellungen um etwa 25% erhöht, selbst mit einer reduzierten Anzahl von Fahrern. Wir haben mit sechs Fahrern begonnen und seitdem haben uns zwei verlassen. Wir konnten skalieren, selbst mit der reduzierten Anzahl.“

Mit OptimoRoute reduzierte Sajid die Anzahl der Stunden, die zur Planung von Routen benötigt wurden, von mehreren Tagen auf nur wenige Stunden. Tatsächlich plant das Unternehmen jetzt ihre Lieferungen 5 Wochen im Voraus und lässt ihnen Raum für tägliche Last-Minute-Lieferungen.

Bessere Verantwortlichkeit und digitale Aufzeichnungen schufen eine zuverlässige Prüfspur

Jedoch begannen BioMed Care Services bald, Verbesserungen in anderen Bereichen ihres Geschäfts zu sehen. Die genaue Aufzeichnung von Lieferungen und die vollständige Verantwortlichkeit erhöhten auch die Effizienz des Unternehmens.

Darüber hinaus ermöglichte die Fähigkeit, detaillierte Aufzeichnungen jederzeit verfügbar zu halten und diese mit ihren Offline-Aufzeichnungen abzugleichen, ihnen, eine vollständig nachvollziehbare Prüfspur in seltenen Fällen der NHS-Überwachung von kontrollierten Medikamenten zu erstellen.

„Mit OptimoRoute haben wir eine Prüfspur von Anfang bis Ende erstellt. Zum Beispiel senden wir viele kontrollierte Medikamente an Pflegeheime wie Morphin. Im unglücklichen Fall des Todes eines Patienten können wir zu jedem Datum zurückgehen und genau bestimmen, wann ihre letzte Dosis geliefert wurde. Etwas, das die Behörden häufig von uns verlangen.“

Die größte Herausforderung bestand darin, eine vollständig kompatible Software zu finden, die mit allen Variablen für die Apothekenlieferung umgehen konnte. Tatsächlich hatte Sajid vor der Entdeckung von OptimoRoute drei andere Softwarealternativen auf dem Markt getestet.

„Wir haben uns zuvor andere Softwarelösungen für die Routenplanung angesehen, aber wir stellten fest, dass viele von ihnen auf den Logistikmarkt und schwere Fahrzeuge ausgerichtet sind. Die Software passte einfach nicht gut. Es gab nichts, das anpassungsfähig oder agil genug für ein Apothekengeschäft war. Unser Hauptgrund für die Nutzung von OptimoRoute war, dass wir die Software an unsere Bedürfnisse anpassen konnten.“