Órdenes de Trabajo: Definición, Ejemplos y Cómo Completar las Suyas Más Rápido
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El mantenimiento, aunque es una de las partes más importantes de cualquier negocio, ha sido lento en evolucionar. Para la mayoría de las empresas, las órdenes de trabajo se manejan de la misma manera que hace cincuenta años.
El 75% de las empresas todavía utilizan papel, hojas de cálculo o nada en absoluto para gestionar las tareas de mantenimiento y las órdenes de trabajo. En un entorno empresarial digital, esto puede crear un cuello de botella que lleva a clientes insatisfechos y costosos tiempos de inactividad en la producción.
Con las soluciones de software adecuadas, puedes optimizar tu proceso de órdenes de trabajo y eliminar obstáculos para el mantenimiento esencial que podrían estar impidiendo que tu negocio funcione de manera óptima.
En este artículo, cubriremos qué son las órdenes de trabajo, mostraremos ejemplos reales y te enseñaremos cómo transformar tus procesos para mejorar la eficiencia de tu negocio.
Para navegar a la sección que más te interese, haz clic a continuación:
- ¿Qué es una Orden de Trabajo?
- ¿Quién usa las Órdenes de Trabajo?
- Cómo Southern Star maneja 2,500 Órdenes de Trabajo cada semana
¿Qué es una Orden de Trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que describe una tarea autorizada para ser completada por un trabajador de servicio de campo, mantenimiento o inspección. Las órdenes de trabajo proporcionan información básica como una descripción de la tarea, la fecha estimada de finalización y el nombre de la persona asignada a la tarea.
Una orden de trabajo debe ser revisada y aceptada por el proveedor para que un cliente reciba un ETA (ETA vs ETD) y una estimación de costo o tiempo.
Muchas industrias utilizan órdenes de trabajo para gestionar el mantenimiento y las reparaciones. Una orden de trabajo es a menudo el resultado de una inspección o auditoría de rutina donde el inspector encuentra problemas. Esto es diferente de una orden de compra, que detalla el costo exacto a pagar por los servicios prestados.
La solución obsoleta: blocs de órdenes de trabajo
Antes de la revolución digital, muchas empresas manejaban sus órdenes de trabajo utilizando un bloc de órdenes de trabajo desprendible (desgarrable).
Algo como esto:
El inspector o trabajador de mantenimiento llevaría un bloc como este a las inspecciones y escribiría una solicitud de trabajo en el sitio. Los gerentes obtendrían una copia para fines contables.
Pero esos días han terminado.
La solución moderna: software de gestión de órdenes de trabajo
En lugar de un bloc físico, las empresas modernas utilizan software gestión de pedidos para manejar sus flujos de trabajo de mantenimiento.
Con él, tu negocio puede compartir formularios de solicitud privados con clientes externos o trabajadores internos, así como crear fácilmente nuevas órdenes de trabajo digitalmente.
Luego puedes manejar la orden de trabajo en línea y llevar un seguimiento de todos los proyectos en un solo tablero, lo que facilita el seguimiento de cualquier proyecto. Generar órdenes de trabajo de esta manera también permite a las empresas rastrear fácilmente métricas y KPIs que miden el rendimiento, como la rapidez con que se completan las órdenes o cuántas órdenes son cumplidas por técnicos específicos.
¿Qué contiene una Orden de Trabajo?
Aquí están los componentes más importantes de un formulario de orden de trabajo:
- Título y descripción de la tarea
- Nombre del cliente o empresa que solicita la tarea
- Nombre del trabajador asignado e información de contacto
- Plazo para la finalización
- Prioridad
- Herramientas o soporte necesarios para la finalización
¿Quién usa las Órdenes de Trabajo?
Las órdenes de trabajo se utilizan en muchas industrias donde el mantenimiento continuo o los trabajos pequeños son parte de la relación con el cliente. Se utilizan para simplificar el acceso a estos servicios y agilizar la finalización de tareas.
Empresas de servicios de campo
Empresas de servicios de campo utilizan solicitudes de órdenes de trabajo para mantenerse eficientemente en control de una amplia variedad de tareas de mantenimiento que necesitan realizarse para sus clientes.
Empresas de gestión de instalaciones
El departamento de mantenimiento en las empresas de gestión de instalaciones utiliza órdenes de trabajo para rastrear los gastos relacionados con el mantenimiento de los edificios de los clientes.
Técnicos
Los técnicos de campo y los equipos de mantenimiento, como electricistas e ingenieros de campo, utilizan órdenes de trabajo para proceso de gestión de mantenimiento y para rastrear gastos y horas de trabajo en proyectos específicos.
Fabricantes
Las empresas manufactureras utilizan principalmente órdenes de trabajo para solicitudes de servicio internas y para rastrear el estado de las reparaciones y los gastos.
Servicios informáticos gestionados
Las empresas de servicios informáticos gestionados utilizan órdenes de trabajo para rastrear problemas de clientes y tiempos de inactividad, así como para gestionar a sus técnicos informáticos y gastos.
Contratistas generales
Los contratistas generales pueden utilizar órdenes de trabajo para manejar los gastos y el flujo de trabajo de cada parte de un proyecto de construcción.
Dentro de una empresa, las órdenes de trabajo pueden provenir externamente de los clientes o internamente de los técnicos durante una inspección.
Por ejemplo, un cliente de una empresa de gestión de edificios podría usar una orden de trabajo para solicitudes de mantenimiento de un fregadero roto o aire acondicionado.
En la manufactura, un gerente de planta podría encontrar un brazo robótico defectuoso y enviar una orden de trabajo para asegurar que la planta siga funcionando sin problemas.
Cómo Southern Star maneja 2,500 Órdenes de Trabajo cada semana
Southern Star es uno de los principales transportistas de gas natural en los EE. UU. Su red de tuberías e instalaciones se extiende a lo largo de siete estados y más de 5,800 millas.
Al tratar con gas natural, incluso un solo punto de error puede significar cientos de miles (si no millones) de dólares en ingresos perdidos y daños.
Por lo tanto, Southern Star toma muy en serio el mantenimiento preventivo.
Tan en serio que tienen un equipo de más de 250 técnicos trabajando en mantenimiento las 24 horas del día.
Como podría esperarse, programar y despachar al equipo de Southern Star para manejar las órdenes de trabajo de mantenimiento era un gran obstáculo operativo. Los gerentes revisaban manualmente las tareas de mantenimiento preventivo e intentaban emparejarlas con técnicos disponibles.
Verificar la ubicación de cada técnico, su conjunto de habilidades y la prioridad de las tareas manualmente ralentizaba a toda la empresa, y el costo de esa ralentización era alto.
Por eso eligieron OptimoRoute. Con OptimoRoute, es un proceso completamente diferente. Con las calificaciones, horarios y áreas de servicio establecidas a nivel de técnico, OptimoRoute ha eliminado la mayor parte del trabajo manual de programación.
Los programadores pueden simplemente importar las órdenes de trabajo y OptimoRoute encuentra el mejor momento para que un técnico calificado realice el trabajo.
OptimoRoute incluso considera la prioridad de las órdenes, y con las funciones de planificación semanal, el equipo puede planificar fácilmente hasta cinco semanas por adelantado.
Esto ayudó al equipo de técnicos y despachadores de Southern Star a manejar una impresionante cantidad de órdenes de trabajo más por día.
Con una superposición de mapa personalizada (ya que gran parte del área del oleoducto de Southern Star es un desierto remoto), las herramientas de optimización de rutas capacidades de OptimoRoute también ayudaron a los técnicos a llegar más rápido a sus ubicaciones de mantenimiento.
OptimoRoute tiene una API robusta que puedes usar para integrarla con tu sistema actual de gestión de órdenes de trabajo. Puedes importar automáticamente miles de pedidos con toda la información necesaria (ubicación, tipo de reparación, herramientas o experiencia requerida, etc.).
Incluso puedes obtener datos en tiempo real sobre las tareas realizadas si utilizas la aplicación OptimoRoute para rastrear el progreso.
Aprende más sobre cómo OptimoRoute ha ayudado a Southern Star a mejorar su gestión de órdenes de trabajo y eficiencias logísticas en nuestro desglose completo.
Reflexiones Finales
Para una pequeña empresa con solo unos pocos clientes, archivar y gestionar órdenes de trabajo podría no ser tu mayor problema a resolver.
Pero una vez que alcanzas cierto tamaño, cualquier empresa de servicios de campo va a tener dificultades.
Maximizar el número de órdenes de trabajo que tu equipo existente puede manejar te ayudará a mantener márgenes de beneficio saludables, mantener a los clientes satisfechos y generar más ingresos.
OptimoRoute está diseñado para ayudar a maximizar la productividad de tu fuerza laboral eliminando cuellos de botella y optimizando la asignación y enrutamiento.
Para ver cómo podemos ayudar a tu negocio, comienza tu prueba gratuita hoy.
Preguntas frecuentes sobre órdenes de trabajo
¿Para qué se utilizan las órdenes de trabajo?
Las órdenes de trabajo se utilizan para detallar los servicios requeridos por un cliente u organización y asignar la responsabilidad de la finalización de las tareas.
¿Cómo se escribe una orden de trabajo?
Para escribir una orden de trabajo, necesitas comunicar una serie de información específica sobre la tarea, cuándo se completará y quién la completará. Las órdenes de trabajo se escriben manualmente en un documento o se generan automáticamente mediante software. Por lo general, contienen el nombre y la dirección de la empresa que solicita el trabajo, una descripción de la tarea, el tiempo estimado y el nombre e información de contacto del trabajador.
¿Cómo deberías gestionar una orden de trabajo?
La forma más eficiente de gestionar órdenes de trabajo es con algún tipo de software de gestión de órdenes de trabajo o CMMS (software de gestión de mantenimiento computarizado). Este software automatizará la generación de órdenes de trabajo utilizando una plantilla y te permitirá ver y gestionar todas tus órdenes de trabajo pendientes y próximas desde una sola vista en tu panel de control.
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