Arbeitsaufträge: Definition, Beispiele und wie Sie Ihre schneller abschließen

Hero-Inspektor

Wartung, obwohl einer der wichtigsten Teile eines jeden Unternehmens, hat sich nur langsam weiterentwickelt. Für die meisten Unternehmen werden Arbeitsaufträge noch genauso bearbeitet wie vor fünfzig Jahren.

75 % der Unternehmen verwenden immer noch Papier, Tabellenkalkulationen oder gar nichts, um Wartungsaufgaben und Arbeitsaufträge zu verwalten. In einer digitalen Geschäftswelt kann dies zu einem Engpass führen, der unzufriedene Kunden und kostspielige Produktionsausfälle zur Folge hat.

Mit den richtigen Softwarelösungen können Sie Ihren Arbeitsauftragsprozess optimieren und Hindernisse für wesentliche Wartungsarbeiten beseitigen, die Ihr Unternehmen daran hindern könnten, optimal zu arbeiten.

In diesem Artikel werden wir erläutern, was Arbeitsaufträge sind, reale Beispiele präsentieren und Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Prozesse transformieren können, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern.

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Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das eine autorisierte Aufgabe beschreibt, die von einem Außendienst-, Wartungs- oder Inspektionsmitarbeiter ausgeführt werden soll. Arbeitsaufträge enthalten grundlegende Informationen wie eine Beschreibung der Aufgabe, das voraussichtliche Abschlussdatum und den Namen der Person, die der Aufgabe zugewiesen ist.

Ein Arbeitsauftrag muss vom Anbieter überprüft und akzeptiert werden, damit ein Kunde eine ETA (ETA vs ETD) und eine Kosten- oder Zeitschätzung erhält. 

Viele Branchen verwenden Arbeitsaufträge, um Wartung und Reparaturen zu verwalten. Ein Arbeitsauftrag ist oft das Ergebnis einer routinemäßigen Inspektion oder Prüfung, bei der der Inspektor Probleme feststellt. Dies ist getrennt von einer Bestellung, die die genauen Kosten für die erbrachten Dienstleistungen detailliert beschreibt.

Die veraltete Lösung: Arbeitsauftragsblöcke

Vor der digitalen Revolution bearbeiteten viele Unternehmen ihre Arbeitsaufträge mit einem Abreißblock für Arbeitsaufträge.

So etwas wie das hier:

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Der Inspektor oder Wartungsmitarbeiter würde einen solchen Block zu Inspektionen mitbringen und vor Ort eine Arbeitsanforderung schreiben. Manager würden eine Kopie für Buchhaltungszwecke erhalten.

Aber diese Zeiten sind vorbei.

Die moderne Lösung: Software für das Arbeitsauftragsmanagement

Anstelle eines physischen Blocks verwenden moderne Unternehmen Software, um ihre Wartungsabläufe zu verwalten. Auftragsmanagement Mit dieser Software kann Ihr Unternehmen private Anforderungsformulare mit externen Kunden oder internen Mitarbeitern teilen und problemlos neue Arbeitsaufträge digital erstellen.

Sie können dann den Arbeitsauftrag online bearbeiten und alle Projekte in einem einzigen Dashboard verfolgen, was es einfach macht, bei jedem Projekt nachzufassen. Die Generierung von Arbeitsaufträgen auf diese Weise ermöglicht es Unternehmen auch, Metriken und KPIs zur Leistungsmessung einfach zu verfolgen, wie z.B. wie schnell Aufträge abgeschlossen werden oder wie viele Aufträge von bestimmten Technikern erfüllt werden.

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Sie können dann den Arbeitsauftrag online bearbeiten und alle Projekte in einem einzigen Dashboard im Blick behalten, was die Nachverfolgung jedes Projekts erleichtert. Die Erstellung von Arbeitsaufträgen auf diese Weise ermöglicht es Unternehmen auch, Metriken und KPIs zur Leistungsbewertung einfach zu verfolgen, wie z.B. wie schnell Aufträge abgeschlossen werden oder wie viele Aufträge von bestimmten Technikern erfüllt werden. 

Was enthält ein Arbeitsauftrag? 

Hier sind die wichtigsten Komponenten eines Arbeitsauftragsformulars: 

  1. Titel und Beschreibung der Aufgabe
  2. Name des Kunden oder Unternehmens, das die Aufgabe anfordert
  3. Name des zugewiesenen Mitarbeiters und Kontaktdaten
  4. Zeitrahmen für die Fertigstellung
  5. Priorität
  6. Notwendige Werkzeuge oder Unterstützung für die Fertigstellung

Wer verwendet Arbeitsaufträge?

Arbeitsaufträge werden in vielen Branchen verwendet, in denen laufende Wartung oder kleinere Arbeiten Teil der Kundenbeziehung sind. Sie werden genutzt, um den Zugang zu diesen Dienstleistungen zu vereinfachen und die Erledigung von Aufgaben zu optimieren.

Außendienstunternehmen

Außendienstunternehmen nutzen Arbeitsauftragsanfragen, um effizient die Kontrolle über eine Vielzahl von Wartungsaufgaben zu behalten, die für ihre Kunden erledigt werden müssen. 

Facility-Management-Unternehmen

Die Wartungsabteilung von Facility-Management-Unternehmen verwendet Arbeitsaufträge, um Ausgaben im Zusammenhang mit der Instandhaltung von Kundenobjekten zu verfolgen.

Techniker

Außendiensttechniker und Wartungsteams, wie Elektriker und Außendienstingenieure, nutzen Arbeitsaufträge für Wartungsverwaltung und um Ausgaben und Arbeitsstunden für spezifische Projekte zu verfolgen.

Hersteller

Fertigungsunternehmen verwenden Arbeitsaufträge hauptsächlich für interne Serviceanfragen und zur Verfolgung des Reparaturstatus und der Ausgaben.

Verwaltete Computerdienste

Unternehmen für verwaltete Computerdienste nutzen Arbeitsaufträge, um Kundenprobleme und Ausfallzeiten zu verfolgen sowie ihre Computertechniker und Ausgaben zu verwalten.

Generalunternehmer

Generalunternehmer können Arbeitsaufträge nutzen, um die Ausgaben und den Arbeitsablauf für jeden Teil eines Bauprojekts zu verwalten.

Innerhalb eines Unternehmens können die Arbeitsaufträge extern von Kunden oder intern von Technikern während einer Inspektion kommen.

Zum Beispiel könnte ein Kunde eines Gebäudemanagementunternehmens einen Arbeitsauftrag für Wartungsanfragen für ein defektes Waschbecken oder eine Klimaanlage verwenden.

In der Fertigung könnte ein Betriebsleiter einen fehlerhaften Roboterarm entdecken und einen Arbeitsauftrag einreichen, um sicherzustellen, dass der Betrieb reibungslos weiterläuft.

Wie Southern Star jede Woche 2.500 Arbeitsaufträge bearbeitet

Southern Star ist einer der führenden Transporteur von Erdgas in den USA. Seine Pipeline und Einrichtungen erstrecken sich über sieben Bundesstaaten und über 5.800 Meilen.

Beim Umgang mit Erdgas kann selbst ein einziger Fehlerpunkt Hunderttausende (wenn nicht Millionen) von Dollar an entgangenem Umsatz und Schäden bedeuten.

Daher nimmt Southern Star die vorbeugende Wartung sehr ernst.

So ernst, dass sie ein Team von über 250 Technikern haben, die rund um die Uhr an der Wartung arbeiten.

Wie Sie sich vorstellen können, war die Planung und Disposition des Southern Star-Teams zur Bearbeitung von Wartungsaufträgen ein großes betriebliches Hindernis. Manager schauten manuell auf vorbeugende Wartungsaufgaben und versuchten, sie mit verfügbaren Technikern abzugleichen.

Die manuelle Überprüfung des Standorts jedes Technikers, seiner Qualifikationen und der Priorität der Aufgaben verlangsamte das gesamte Unternehmen, und die Kosten dieser Verlangsamung waren hoch.

Deshalb haben sie sich für OptimoRoute entschieden. Mit OptimoRoute ist es ein völlig anderer Prozess. Mit Qualifikationen, Zeitplänen und Servicebereichen auf Techniker-Ebene hat OptimoRoute den Großteil der manuellen Arbeit bei der Planung eliminiert. 

Planer können einfach die Arbeitsaufträge importieren und OptimoRoute findet die beste Zeit für einen qualifizierten Techniker, um die Arbeit zu erledigen.

OptimoRoute berücksichtigt sogar die Priorität der Aufträge, und mit den Funktionen zur wöchentlichen Planung kann das Team problemlos bis zu fünf Wochen im Voraus planen.

Dies half dem Team von Southern Star, beeindruckende 100% mehr Arbeitsaufträge pro Tag zu bearbeiten.

Mit einer benutzerdefinierten Kartenüberlagerung (da ein Großteil des Pipeline-Gebiets von Southern Star eine abgelegene Wüste ist) halfen die Fähigkeiten von OptimoRoute den Technikern auch, schneller zu ihren Wartungsstandorten zu gelangen. Routenoptimierungs- OptimoRoute verfügt über eine robuste Webdienst-API, die Sie zur Integration mit Ihrem aktuellen Arbeitsauftragsverwaltungssystem verwenden können. Sie können automatisch Tausende von Aufträgen mit allen notwendigen Informationen importieren (Standort, Art der Reparatur, benötigte Werkzeuge oder Fachkenntnisse usw.).

Sie können sogar Echtzeitdaten zu ausgeführten Aufgaben abrufen, wenn Sie die OptimoRoute-App zur Fortschrittsverfolgung verwenden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie OptimoRoute Southern Star geholfen hat, ihre Arbeitsauftragsverwaltung und logistischen Effizienzen zu verbessern in

unserer vollständigen Analyse Für ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Kunden ist das Einreichen und Verwalten von Arbeitsaufträgen möglicherweise nicht Ihr größtes Problem..

Abschließende Gedanken

Aber sobald Sie eine bestimmte Größe erreichen, wird jedes Außendienstunternehmen Schwierigkeiten haben.

Die Maximierung der Anzahl von Arbeitsaufträgen, die Ihr bestehendes Team bewältigen kann, wird Ihnen helfen, gesunde Gewinnmargen zu halten, Kunden zufrieden zu stellen und mehr Umsatz zu erzielen. 

OptimoRoute ist darauf ausgelegt, die Produktivität Ihrer Belegschaft zu maximieren, indem Engpässe beseitigt und die Disposition und Routenführung optimiert werden.

Um zu sehen, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können,

FAQs zu Arbeitsaufträgen starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion.

Wofür werden Arbeitsaufträge verwendet?

Arbeitsaufträge werden verwendet, um die von einem Kunden oder einer Organisation benötigten Dienstleistungen zu detaillieren und die Verantwortung für die Erledigung von Aufgaben zuzuweisen. 

Wie schreibt man einen Arbeitsauftrag? 

Um einen Arbeitsauftrag zu schreiben, müssen Sie eine Reihe spezifischer Informationen über die Aufgabe, den Zeitpunkt der Fertigstellung und die ausführende Person kommunizieren. Arbeitsaufträge werden entweder manuell in einem Dokument geschrieben oder automatisch von Software generiert. Sie enthalten typischerweise den Namen und die Adresse des Unternehmens, das die Arbeit anfordert, eine Beschreibung der Aufgabe, den geschätzten Zeitrahmen sowie den Namen und die Kontaktdaten des Arbeiters.

Wie sollte man einen Arbeitsauftrag verwalten?

Der effizienteste Weg, Arbeitsaufträge zu verwalten, ist die Verwendung einer Art von Arbeitsauftragsverwaltungssoftware oder CMMS (Computerized Maintenance Management Software). Diese Software automatisiert die Erstellung von Arbeitsaufträgen mithilfe einer Vorlage und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre ausstehenden und bevorstehenden Arbeitsaufträge in einer einzigen Ansicht in Ihrem Dashboard zu sehen und zu verwalten.

Der effizienteste Weg, Arbeitsaufträge zu verwalten, ist die Nutzung einer Art von Arbeitsauftragsverwaltungssoftware oder CMMS (Computerized Maintenance Management Software). Diese Software automatisiert die Erstellung von Arbeitsaufträgen mithilfe einer Vorlage und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre ausstehenden und bevorstehenden Arbeitsaufträge in einer einzigen Ansicht in Ihrem Dashboard zu sehen und zu verwalten.

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