Ordres de travail : définition, exemples et comment les compléter plus rapidement

La maintenance, bien que l'une des parties les plus importantes de toute entreprise, a évolué lentement. Pour la plupart des entreprises, les ordres de travail sont gérés de la même manière qu'il y a cinquante ans.

75% des entreprises utilisent encore du papier, des tableurs ou rien du tout pour gérer les tâches de maintenance et les ordres de travail. Dans un paysage commercial numérique, cela peut créer un goulot d'étranglement qui conduit à des clients mécontents et à des temps d'arrêt de production coûteux.

Avec les bonnes solutions logicielles, vous pouvez optimiser votre processus d'ordre de travail et éliminer les obstacles à la maintenance essentielle qui pourraient empêcher votre entreprise de fonctionner de manière optimale.

Dans cet article, nous couvrirons ce que sont les ordres de travail, présenterons des exemples réels et vous montrerons comment transformer vos processus pour améliorer l'efficacité de votre entreprise.

Pour naviguer vers la section qui vous intéresse le plus, cliquez ci-dessous :

• Qu'est-ce qu'un ordre de travail ?
• Qui utilise les ordres de travail ?
• Comment Southern Star gère 2 500 ordres de travail chaque semaine

Qu'est-ce qu'un ordre de travail ?

Un ordre de travail est un document décrivant une tâche autorisée à être effectuée par un travailleur de service sur le terrain, de maintenance ou d'inspection. Les ordres de travail fournissent des informations de base telles qu'une description de la tâche, la date d'achèvement estimée et le nom de la personne assignée à la tâche.

Un ordre de travail doit être examiné et accepté par le prestataire pour qu'un client reçoive une ETA (ETA vs ETD) et une estimation des coûts ou du temps. 

De nombreuses industries utilisent les ordres de travail pour gérer la maintenance et les réparations. Un ordre de travail est souvent le résultat d'une inspection ou d'un audit de routine où l'inspecteur trouve des problèmes. Cela est distinct d'un bon de commande, qui détaille le coût exact à payer pour les services rendus.

La solution obsolète : les blocs d'ordres de travail

Avant la révolution numérique, de nombreuses entreprises géraient leurs ordres de travail à l'aide d'un bloc d'ordres de travail détachable (déchirable).

Quelque chose comme ça :

L'inspecteur ou le travailleur de maintenance apportait un bloc comme celui-ci aux inspections et écrivait une demande de travail sur place. Les gestionnaires obtenaient une copie à des fins de comptabilité.

Mais ces jours sont révolus.

La solution moderne : logiciel de gestion des ordres de travail

Au lieu d'un bloc physique, les entreprises modernes utilisent des logiciels gestion des commandes pour gérer leurs flux de travail de maintenance.

Avec cela, votre entreprise peut partager des formulaires de demande privés avec des clients externes ou des travailleurs internes et créer facilement de nouveaux ordres de travail numériquement.

(Source de l'image)

Vous pouvez ensuite gérer l'ordre de travail en ligne et suivre tous les projets sur un tableau de bord unique, ce qui facilite le suivi de tout projet. Générer des ordres de travail de cette manière permet également aux entreprises de suivre facilement les métriques et les KPI évaluant la performance, tels que la rapidité d'exécution des ordres ou le nombre d'ordres remplis par des techniciens spécifiques. 

Que contient un ordre de travail ? 

Voici les composants les plus importants d'un formulaire d'ordre de travail : 

1. Titre et description de la tâche
2. Nom du client ou de l'entreprise demandant la tâche
3. Nom du travailleur assigné et informations de contact
4. Délai d'exécution
5. Priorité
6. Outils ou support nécessaires pour l'achèvement

Qui utilise les ordres de travail ?

Les ordres de travail sont utilisés dans de nombreuses industries où la maintenance continue ou les petits travaux font partie de la relation client. Ils sont utilisés pour simplifier l'accès à ces services et rationaliser l'exécution des tâches.

Au sein d'une entreprise, les ordres de travail peuvent provenir de l'extérieur des clients ou de l'intérieur des techniciens lors d'une inspection.

Par exemple, un client d'une entreprise de gestion de bâtiments pourrait utiliser un ordre de travail pour des demandes de maintenance pour un évier cassé ou une climatisation.

Dans la fabrication, un responsable d'usine pourrait trouver un bras robotique défectueux et envoyer un ordre de travail pour s'assurer que l'usine continue de fonctionner sans problème.

Comment Southern Star gère 2 500 ordres de travail chaque semaine

Southern Star est l'un des principaux transporteurs de gaz naturel aux États-Unis. Son pipeline et ses installations s'étendent sur sept États et plus de 5 800 miles.

Lorsqu'il s'agit de gaz naturel, même un seul point d'erreur peut signifier des centaines de milliers (voire des millions) de dollars de pertes de revenus et de dommages.

C'est pourquoi Southern Star prend la maintenance préventive très au sérieux.

Tellement au sérieux qu'ils ont une équipe de plus de 250 techniciens travaillant sur la maintenance 24 heures sur 24.

Comme vous pouvez vous y attendre, planifier et dispatcher l'équipe de Southern Star pour gérer les ordres de travail de maintenance était un obstacle opérationnel majeur. Les gestionnaires examinaient manuellement les tâches de maintenance préventive et tentaient de les faire correspondre avec les techniciens disponibles.

Vérifier manuellement l'emplacement de chaque technicien, leurs compétences et la priorité des tâches ralentissait l'ensemble de l'entreprise, et le coût de ce ralentissement était élevé.

C'est pourquoi ils ont choisi OptimoRoute. Avec OptimoRoute, c'est un processus complètement différent. Avec les qualifications, les horaires et les zones de service définis au niveau du technicien, OptimoRoute a éliminé la plupart du travail manuel de planification. 

Les planificateurs peuvent simplement importer les ordres de travail et OptimoRoute trouve le meilleur moment pour qu'un technicien qualifié effectue le travail.

OptimoRoute prend même en compte la priorité des ordres, et avec les fonctionnalités de planification hebdomadaire, l'équipe peut facilement planifier jusqu'à cinq semaines à l'avance.

Cela a aidé l'équipe de techniciens et de répartiteurs de Southern Star à gérer un nombre impressionnant de 100% ordres de travail supplémentaires par jour.

Avec une superposition de carte personnalisée (puisque la majeure partie de la zone de pipeline de Southern Star est un désert éloigné), les capacités d'OptimoRoute ont également aidé les techniciens à atteindre plus rapidement leurs lieux de maintenance. outils d'optimisation des itinéraires OptimoRoute dispose d'une API robuste que vous pouvez utiliser pour intégrer à votre système de gestion des ordres de travail actuel. Vous pouvez importer automatiquement des milliers de commandes avec toutes les informations nécessaires (emplacement, type de réparation, outils ou expertise requis, etc.).

Vous pouvez même récupérer des données en temps réel sur les tâches effectuées si vous utilisez l'application OptimoRoute pour suivre les progrès.

En savoir plus sur la façon dont OptimoRoute a aidé Southern Star à améliorer leur gestion des ordres de travail et leurs efficacités logistiques dans

notre analyse complète Pour une petite entreprise avec seulement quelques clients, classer et gérer les ordres de travail pourrait ne pas être votre plus gros problème à résoudre..

Réflexions Finales

Mais une fois que vous atteignez une certaine échelle, toute entreprise de services sur le terrain va rencontrer des difficultés.

Maximiser le nombre d'ordres de travail que votre équipe existante peut gérer vous aidera à maintenir des marges bénéficiaires saines, à garder les clients satisfaits et à générer plus de revenus. 

OptimoRoute est conçu pour aider à maximiser la productivité de votre main-d'œuvre en éliminant les goulets d'étranglement et en optimisant la répartition et le routage.

Pour voir comment nous pouvons aider votre entreprise,

FAQ sur les ordres de travail commencez votre essai gratuit aujourd'hui.

À quoi servent les ordres de travail ?

Les ordres de travail sont utilisés pour détailler les services requis par un client ou une organisation et assigner la responsabilité de l'accomplissement des tâches. 

Comment rédiger un ordre de travail ? 

Pour rédiger un ordre de travail, vous devez communiquer une gamme d'informations spécifiques sur la tâche, quand elle sera terminée et qui la réalisera. Les ordres de travail sont soit rédigés manuellement dans un document, soit générés automatiquement par des logiciels. Ils contiennent généralement le nom et l'adresse de l'entreprise demandant le travail, une description de la tâche, le délai estimé, ainsi que le nom et les coordonnées du travailleur.

Comment devriez-vous gérer un ordre de travail ?

La manière la plus efficace de gérer les ordres de travail est d'utiliser un logiciel de gestion des ordres de travail ou un GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur). Ce logiciel automatisera la génération des ordres de travail à l'aide d'un modèle et vous permettra de visualiser et de gérer tous vos ordres de travail en cours et à venir depuis une vue unique dans votre tableau de bord.

La manière la plus efficace de gérer les ordres de travail est d'utiliser un logiciel de gestion des ordres de travail ou un GMAO (logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur). Ce logiciel automatisera la génération des ordres de travail à l'aide d'un modèle et vous permettra de visualiser et de gérer tous vos ordres de travail en cours et à venir depuis une vue unique dans votre tableau de bord.