Guía de Gestión de Servicios de Campo: Definiciones, Historias de Éxito + el Mejor Software de FSM

La gestión de servicios de campo El mercado de (FSM) podría alcanzar $10.81 mil millones para 2026. A pesar de estas expectativas de crecimiento, más de tres cuartas partes de las empresas de servicios de campo dicen que están "luchando por lograr un crecimiento en los ingresos".

Eso podría deberse a que más de la mitad todavía están gestionando manualmente sus operaciones en lugar de usar software, lo que lleva a errores, ineficiencias y una mala experiencia del cliente. Por otro lado, el 40% de las organizaciones de servicios de campo que han adoptado herramientas de gestión de servicios de campo dicen que están experimentando crecimiento.

Si desea hacer crecer su negocio de servicios de campo, ganar más dinero y aumentar la satisfacción del cliente, necesita optimizar su proceso con software de gestión de servicios de campo.

Los temas incluidos en este artículo incluyen:

• ¿Qué es la Gestión de Servicios de Campo (FSM)?
• ¿Quién utiliza la Gestión de Servicios de Campo?
• 3 Beneficios del Software FSM
• El Mejor Software de Gestión de Servicios de Campo
• OptimoRoute es la Herramienta Indispensable de Gestión de Servicios de Campo
• Deje que OptimoRoute Haga Crecer su Negocio de Servicios de Campo

¿Qué es la Gestión de Servicios de Campo (FSM)?

El servicio de campo se refiere al trabajo realizado en un lugar que no es propiedad del contratista o empresa que realiza el servicio. Reparar una unidad de aire acondicionado en la casa de un cliente, por ejemplo, es un servicio de campo. 

La gestión de servicios de campo (FSM) es el proceso de supervisar y dirigir las operaciones de campo. Entonces, para una empresa de HVAC, FSM incluye todos los procesos necesarios para realizar reparaciones, instalaciones y mantenimiento en los hogares u oficinas de los clientes. Las tareas de gestión de servicios de campo pueden incluir: 

• Programación
• Asignar el técnico adecuado a trabajos con requisitos de habilidades específicas
• Enrutamiento y despacho de profesionales de servicios de campo
• Gestión de órdenes de trabajo
• Gestión de relaciones con clientes
• Gestión de contratos
• Gestión de inventario
• Facturación y cobro

La gestión de servicios de campo incluye una amplia gama de procesos, por lo que los equipos de gestión de servicios de campo pueden ser bastante grandes. 

¿Quién utiliza la Gestión de Servicios de Campo?

Cualquier empresa que ofrezca servicios de campo, independientemente de su tamaño, utiliza la gestión de servicios de campo. Aquí hay algunos ejemplos de los muchos tipos de negocios que utilizan FSM:

• HVAC 
• Instalación y cuidado de piscinas y spas 
• Inspección y mantenimiento de tuberías 
• Inspección de seguridad contra incendios y vida
• Inspección de viviendas y bienes raíces
• Construcción 
• Techos
• Pintura
• Atención médica móvil
• Veterinaria móvil
• Mantenimiento de oficinas 
• Servicios de limpieza
• Gestión de propiedades

La gestión de servicios de campo es un proceso crucial, ya sea que estés gestionando diez techadores o cien técnicos de tuberías. Porque si haces bien la gestión de servicios de campo, puedes minimizar tus costos operativos y aumentar la productividad.

¿Cómo gestionas un equipo de servicios de campo?

Gestionar equipos de servicios de campo es un proceso complejo. Sin embargo, podemos aprender mucho de empresas como Telgian, que lo están haciendo bien.

Telgian, una empresa líder en seguridad contra incendios y de vida en EE. UU., ha utilizado las funciones de planificación de servicios de campo, optimización de rutas y gestión de la fuerza laboral de OptimoRoute para transformar su negocio. 

Gestionar su fuerza laboral era un gran obstáculo para el crecimiento, ya que los despachadores planificaban manualmente las rutas semanales de los inspectores utilizando un programa de mapeo ineficiente.

Al cambiar a OptimoRoute, hicieron la planificación un 82% más eficiente, redujeron su personal operativo en un 66% y empoderaron a sus inspectores para asumir más trabajo. Como resultado, escalaron su negocio, con un crecimiento interanual del 19% durante tres años, sin expandir su equipo de inspectores.

¿Qué son las herramientas de gestión de servicios de campo?

Las herramientas de gestión de servicios de campo son tipos de software que ayudan a una empresa a operar sus servicios de campo de manera más eficiente. Las empresas de servicios de campo enfrentan desafíos únicos porque su éxito depende de que los trabajadores de campo lleguen a los destinos de los clientes a tiempo, tengan la información y herramientas adecuadas para completar el trabajo según lo programado y reciban pagos rápidos.

Con tantas variables en juego, incluyendo intentar estimar con precisión los tiempos de viaje y cuánto tiempo tomará completar el trabajo, planificar manualmente tus operaciones de servicios de campo lleva un tiempo tremendo y está sujeto a errores humanos. Estas ineficiencias podrían estar costándole a tu negocio.

Tipos de herramientas de gestión de servicios de campo

Muchos tipos de software de gestión de servicios de campo pueden ayudar a mejorar tu la eficiencia operativa.

Herramientas de planificación de rutas

El software de planificación de rutas optimiza los viajes con múltiples paradas para los despachadores de transporte y servicio al encontrar las rutas más eficientes, reduciendo el kilometraje y los gastos de gasolina. A menudo incluyen funcionalidad de seguimiento GPS, para que sepas dónde están tus empleados de campo en sus rutas y puedas ver si están a tiempo.

Herramientas de programación

El software de programación de trabajos ayuda a las empresas a organizar sus equipos en múltiples sitios de trabajo y tareas. Algunos software de programación están diseñados específicamente para empresas cuyos equipos trabajan en el campo y tienen diferentes citas o sitios de trabajo para visitar. Estas herramientas simplifican la programación de técnicos y ayudan a las empresas a proporcionar un mejor soporte al cliente y gestión de proyectos asegurando que los técnicos de campo se presenten cuando deben hacerlo.

Herramientas de gestión de inventario

La gestión de inventario es un desafío crucial que enfrentan muchas empresas de servicios de campo. Para gestionar eficazmente pedido de trabajo la demanda, los técnicos de servicios de campo necesitan conocer los niveles de inventario de las piezas que necesitan y obtenerlas en tiempo real para una mejor gestión de campo. El software de gestión de inventario ayuda con esto.

Herramientas de gestión de facturas y pagos

Las soluciones de facturación y cobro pueden eliminar gran parte del dolor en el proceso de facturación, dando a las empresas más opciones para recibir pagos y acelerando las tareas de facturación. Este tipo de software ayuda a agregar más canales de pago electrónico y redes de pago móvil que pueden hacer que pagar sea más rápido y fácil para tus clientes.

3 Beneficios del Software FSM 

Las tareas manuales están frenando tu negocio. Son repetitivas. Consumen tiempo que debería dedicarse a actividades más productivas y crean errores que afectan tu servicio al cliente y tus resultados. Aquí están todas las formas en que podrías mejorar tu negocio incorporando software de gestión de servicios de campo.

1. Aumentar la productividad

Con métodos manuales, hasta un 22% del tiempo de tus empleados se dedica a tareas repetitivas. Automatizar tareas repetitivas con software de gestión de servicios de campo (FSM) puede ahorrarle tiempo a usted y a sus empleados. Y puede dedicar ese tiempo extra a actividades de mayor valor, como adquirir nuevos negocios y ofrecer un servicio al cliente de primera calidad.

2. Mejore la satisfacción del cliente

Las herramientas de gestión de servicios de campo mejoran el servicio al cliente al eliminar conjeturas y el potencial de errores humanos. Cuando se trata de tareas repetitivas, una persona es propensa a cometer 10 errores por cada 100 pasos. Eso crea el riesgo de que su técnico de campo pueda estar sobrecargado y no pueda asistir a una cita o podría llegar al trabajo con la información incorrecta y no poder resolver el problema de su cliente. Con el software FSM, la automatización elimina el riesgo de errores humanos y mejora sus flujos de trabajo, ayudando a garantizar una solución a la primera, lo que crea una mejor experiencia para sus clientes.

3. Disminuya los costos laborales

Los procesos manuales requieren mano de obra adicional. La automatización de procesos, en comparación, requiere menos empleados para operar. Y aquellos que contrate necesitarán menos tiempo para completar tareas. El aumento de la automatización en el lugar de trabajo puede "reducir los costos laborales en un promedio del 16 por ciento."

El Mejor Software de Gestión de Servicios de Campo

Hemos proporcionado una lista de las mejores soluciones de software de gestión de servicios de campo que tienen altas calificaciones, resuelven múltiples puntos problemáticos y mejoran sus flujos de trabajo para ayudarle a obtener el máximo provecho de su inversión.

OptimoRoute

OptimoRoute hace que la planificación de rutas y la optimización de horarios sea fácil para todos los proveedores de servicios de campo. Es fácil de usar: solo suba sus llamadas de servicio y agregue parámetros, como el nivel de habilidad del técnico, y las rutas más eficientes se calcularán y entregarán directamente a los teléfonos de sus trabajadores de campo. Ahorrará tiempo en comparación con la planificación manual de rutas y ahorrará dinero en mano de obra, kilometraje y gasolina.

Software OptimoRoute – Planificación de Rutas

OptimoRoute ha sido nombrado una solución de software top 20 para la gestión de flotas y funciona para empresas de todos los tamaños. Los planes comienzan en aproximadamente $17 por conductor por mes. Ofrecemos un prueba gratuita de 30 días.

Inventario Inflow

Inflow es una forma moderna de llevar un seguimiento de su inventario y facturar a sus clientes. Con su aplicación de servicio de campo, los niveles de inventario en su sistema se actualizan automáticamente a medida que los miembros de su equipo móvil de servicio de campo escanean herramientas o partes que retiran de los estantes. Todos podrán ver los niveles de inventario más actualizados, y puede crear rápidamente una orden de compra para nuevo inventario cuando el stock esté bajo.

Con este software de servicio de campo, puede medir fácilmente los costos de materiales y facturar a los clientes. A cada sitio de trabajo se le asigna un número de pedido único con código de barras, y sus trabajadores de campo pueden usarlo para llevar un seguimiento de todos los materiales utilizados para completar un trabajo. Cuando llegue el momento de facturar a los clientes, el software fácil de usar de inFlow puede crear la factura. E incluso se integra con QuickBooks para simplificar la gestión de sus libros.

inFlow ha sido nombrado el Mejor Software de Gestión de Inventario en Relación Calidad-Precio. Los precios comienzan en $71 por mes para dos miembros del equipo y suben a $359 para 10 miembros del equipo. Hay una prueba gratuita.

InvoiceASAP

InvoiceASAP está diseñado para empresas con fuerzas de trabajo móviles para ayudarles a crear rápidamente facturas en el lugar y recibir pagos. A través de la aplicación móvil y el panel web, su personal de campo y de oficina siempre estará sincronizado. Su equipo de campo puede crear una factura en la aplicación una vez que hayan completado un trabajo, y los clientes pueden pagar en el acto. Para fines contables, InvoiceASAP se sincroniza con QuickBooks.

(Fuente) Cree rápidamente facturas a través de la aplicación móvil o el panel web.

InvoiceASAP tiene altas calificaciones, y puedes crear una cuenta gratuita para probarlo.

QuickBooks

QuickBooks es un software de contabilidad dirigido principalmente a pequeñas empresas. Ayuda a las empresas a gestionar mejor sus finanzas automatizando la facturación, la contabilidad, el seguimiento del tiempo e incluso la gestión de inventarios. Elimina la necesidad de que los propietarios de negocios ingresen información manualmente en múltiples hojas de cálculo.

(Fuente) QuickBooks te ayuda a gestionar tus finanzas. Ve fácilmente qué clientes han pagado y cuáles están atrasados.

QuickBooks aparece en muchas listas de los 20 mejores, incluidas las de software de contabilidad y software de cuentas por pagar. Los precios comienzan desde tan solo $7.50 tan bajo como $7.50 por mes y llegan hasta $45 por mes.

OptimoRoute es la Herramienta Indispensable de Gestión de Servicios de Campo

OptimoRoute es el mejor software para negocios de servicios de campo porque combina planificación de rutas, programación y ETAs en vivo, todo en un solo lugar. Mejorará tu eficiencia y te ayudará a ganar más dinero.

Con OptimoRoute, puedes:

• Calcular automáticamente las rutas de múltiples paradas más eficientes para ahorrar en kilometraje y gastos de gasolina
• Emparejar las habilidades de los técnicos con los requisitos del trabajo para aumentar tu tasa de solución en el primer intento
• Enviar rutas directamente a los dispositivos móviles de los conductores, incluidos iPhone y Android
• Calcular las horas de trabajo permitidas para reducir los costos de horas extras
• Equilibrar las cargas de trabajo eficientemente entre tus empleados
• Ver dónde están tus conductores y saber quién está a tiempo y quién está atrasado
• Informar a los clientes cuándo llegarán los técnicos de servicio de campo con Seguimiento de pedidos en tiempo real
• Ver quiénes son tus mejores desempeñadores con análisis de rutas

Clarke Customer Care construyó un negocio rentable de servicios de campo utilizando OptimoRoute

Clarke Customer Care ofrece instalación de electrodomésticos de cocina de primera línea. Su negocio se basa en proporcionar atención al cliente de alta calidad, pero con un número creciente de empleados de servicio de campo, necesitaban una mejor solución para la programación y planificación de rutas.

Clarke Customer Care está regularmente en el campo instalando electrodomésticos de cocina de alta gama.

Después de probar diferentes software de enrutamiento disponibles en el mercado, quedó claro que solo la optimización de rutas no sería suficiente para ayudar a sus procesos de negocio.

Con OptimoRoute, pudieron:

• Planificar e incluso replanificar la fuerza laboral en minutos
• Enviar rutas reprogramadas a los técnicos ya en el campo a través de sus teléfonos inteligentes o por correo electrónico utilizando la aplicación móvil de OptimoRoute
• Automatizar la programación que aumentó la eficiencia general entre un 10-15% en términos de la cantidad de pedidos completados diariamente
• Ahorrar dos horas de trabajo diarias utilizando notificaciones automáticas a los clientes

Deje que OptimoRoute Haga Crecer su Negocio de Servicios de Campo

Existen muchas soluciones de gestión de servicios de campo en el mercado. Las mejores soluciones resuelven múltiples necesidades comerciales y te ayudan a ganar más dinero. Pruebe OptimoRoute gratis y ver cómo puede ayudar a tu organización de servicios de campo.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de servicios de campo

En esta sección, respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la gestión de servicios de campo.

¿Qué es el soporte en campo?

Los ingenieros o especialistas de soporte en campo brindan asesoramiento práctico y soporte técnico in situ a organizaciones que utilizan soluciones de software o hardware informático.

Por ejemplo, se podría llamar a un especialista en soporte de campo si una solución de internet de las cosas (IoT) estuviera funcionando mal o no pudiera recopilar datos correctamente.

¿Qué es una herramienta ITSM?

Las herramientas de gestión de servicios de TI ayudan a las organizaciones a controlar cómo se entregan los servicios de TI a los clientes o dentro de una empresa, basándose en presupuestos, regulaciones, procesos existentes, personal y resultados deseados.

Dado que las soluciones de ITSM pueden ser costosas, muchas empresas utilizan software de mesa de ayuda u otras soluciones más económicas para gestionar sus servicios de TI internos, aunque esto implique más trabajo manual y un mayor riesgo de error humano. 

¿Cuán grande es la industria de servicios de campo?

Como mencionamos en la introducción, hay más de 20 millones de técnicos de campo en todo el mundo, por lo que es una gran parte de la economía global. 

Pero dado que el servicio de campo es técnicamente un término general que abarca múltiples industrias, debes observar los tamaños de mercado de las industrias individuales para tener una idea de la escala.

Hay más de 109,400 negocios de HVAC solo en los EE. UU., con 531,981 empleados y un tamaño de mercado de $94 mil millones. Una parte significativa de estos ingresos proviene del mantenimiento de campo.

Si incluimos el mantenimiento de piscinas, las inspecciones de seguridad contra incendios y de vida, y otras industrias centradas en la instalación, mantenimiento e inspección, estamos hablando de millones de empleados solo en los EE. UU.

Reflexiones Finales

Las operaciones de servicio de campo ofrecen problemas únicos que pueden llevar a una gran cantidad de entrada manual de datos, papeleo y horas de trabajo. Gestionar una flota de técnicos que cubren una gran área geográfica es un gran desafío empresarial.

La gestión de servicios de campo es vital para que las empresas gestionen eficientemente los pedidos a gran escala y minimicen el riesgo de error humano.

Si tu objetivo principal es maximizar las llamadas de servicio y minimizar el tiempo en la carretera, puedes usar OptimoRoute como reemplazo del software de gestión de servicios de campo. 

Si también te importa la eficiencia gestión de pedidos, facturación, cotización y contratos, es mejor usar nuestra solución en combinación con una solución de gestión de servicios de campo.

Para una solución basada en la nube que te ayudará a ahorrar tiempo en la planificación, y dinero en gasolina y nómina, prueba OptimoRoute gratis y sin compromiso durante 30 días hoy mismo.