Processus des centres de distribution et meilleures pratiques que vous devez connaître

Un centre de distribution bien géré devrait ressembler un peu à une symphonie. Chaque département joue son rôle avec précision, et ensemble, ils créent un ensemble fluide et harmonieux.

Mais même Beethoven ne dirigeait pas des symphonies 40 heures par semaine, et c'est le défi des centres de distribution : faire fonctionner une chaîne d'approvisionnement complexe de manière fluide et précise à tout moment. Il existe quelques meilleures pratiques pour les centres de distribution—comme une meilleure livraison du dernier kilomètre—que vous devez connaître si vous souhaitez que votre entrepôt fonctionne parfaitement. Lisez la suite pour découvrir :

• Processus et procédures essentiels des centres de distribution
• 7 meilleures pratiques pour les centres de distribution

Processus et procédures essentiels des centres de distribution

Avant de plonger dans les meilleures pratiques, passons en revue les processus essentiels que les centres de distribution utilisent pour organiser leur logistique de chaîne d'approvisionnement. Voici les fonctions de base d'un centre de distribution :

1. Réception – Les commis à la réception inspectent les livraisons pour s'assurer que les produits entrants correspondent à la commande d'achat et qu'aucun dommage n'a été subi pendant le transport. Les équipes de réception peuvent également être chargées de scanner les produits entrants pour le suivi des stocks.
2. Mise en stock – Après l'entrée, les travailleurs de l'entrepôt et les opérateurs de chariots élévateurs déplacent les produits vers un lieu de stockage sécurisé où ils seront en sécurité jusqu'à ce qu'ils soient achetés par un client.
3. Stockage – Les travailleurs de l'entrepôt suivent les stocks pour s'assurer que les articles sont sécurisés pendant toute la durée de leur séjour dans l'entrepôt. Les articles sensibles à la température, tels que les aliments, doivent être vérifiés pour s'assurer qu'ils ne se gâtent pas et être jetés s'ils expirent. Les produits peuvent également devoir être déplacés pour garantir que les articles les plus populaires ou les plus fréquemment achetés dans l'entrepôt soient les plus faciles d'accès.
4. Préparation de commande – Lorsqu'un client passe une commande, les préparateurs récupèrent physiquement les articles des étagères de stockage et les déplacent vers un lieu d'emballage.
5. Emballage – Les commandes des clients sont mises en boîte et étiquetées pour l'expédition ou la livraison par les emballeurs.
6. Réapprovisionnement (Retours) – Lorsqu'un client retourne un produit, il est inspecté par un travailleur de l'entrepôt pour s'assurer qu'il n'a pas expiré et qu'aucune pièce ne manque. Une fois qu'il passe le contrôle qualité, il est réapprovisionné.
7. Audit – Les audits d'entrepôt sont utilisés pour évaluer l'efficacité et l'efficience globales des processus du centre de distribution. L'audit peut également aider les équipes de direction à comprendre la performance de leur équipe.

De nombreux centres de distribution ont des équipes distinctes qui gèrent chacun de ces processus de gestion des stocks. La communication entre toutes ces équipes est essentielle pour réussir. Par exemple, si votre équipe de stockage réorganise les stocks, elle doit en informer les préparateurs de commande et les travailleurs de mise en stock. Sinon, vous aurez des travailleurs cherchant sans but les produits, ralentissant ainsi votre chaîne d'approvisionnement.

N'oubliez pas la livraison du dernier kilomètre

La gestion de la chaîne d'approvisionnement au sein de votre centre de distribution ou de traitement n'est qu'une partie de l'équation. L'autre partie consiste à coordonner avec la livraison du dernier kilomètre. L'importance de ce partenariat est parfois négligée, mais elle est vitale pour votre succès car elle garantit des délais de traitement rapides pour les clients.

Vous pourriez avoir les préparateurs et emballeurs les plus efficaces au monde et vous retrouver quand même avec des retards de livraison si vous ne communiquez pas avec votre équipe de livraison. Pire encore, les produits pourraient se gâter. Supposons que vous receviez une commande pour deux gallons de lait. Vos préparateurs récupèrent le lait et le déplacent vers l'emballage. Ensuite, il finit par rester sur un quai de chargement chaud pendant quatre heures avant d'être chargé dans un camion frigorifique parce que vous ne saviez pas quand le camion allait arriver. Votre client reçoit du lait qui a tourné, et vous devez le rembourser.

Que vous travailliez avec des coursiers, des expéditeurs ou des équipes internes de livraison du dernier kilomètre, la communication est essentielle. Les gestionnaires d'entrepôt ou les répartiteurs doivent savoir précisément quand les camions de livraison arriveront, afin qu'ils puissent planifier la préparation et l'emballage au bon moment.

Astuce Pro : La façon la plus simple de coordonner la préparation, l'emballage et la livraison du dernier kilomètre est d'utiliser un logiciel d'optimisation des itinéraires, tel qu'OptimoRoute, qui offre un suivi en direct.

7 meilleures pratiques pour les centres de distribution

Pour transformer votre centre de distribution en une machine bien huilée, vous devez optimiser vos processus pour l'efficacité et la rentabilité. Utilisez ces meilleures pratiques pour réduire les dépenses inutiles, faire avancer les produits plus rapidement dans votre chaîne d'approvisionnement et garantir une meilleure expérience à vos clients.

1. Utilisez un logiciel d'optimisation des itinéraires pour synchroniser avec la livraison du dernier kilomètre

Nous avons discuté de l'importance de la coordination avec la livraison du dernier kilomètre. Mais comment atteindre une synchronisation totale de la chaîne d'approvisionnement ? Un outil très efficace est un logiciel d'optimisation des itinéraires avec suivi en direct.

OptimoRoute permet aux répartiteurs d'entrepôt de voir où se trouvent les conducteurs de livraison en temps réel, afin qu'ils puissent planifier le prélèvement et l'emballage juste avant l'arrivée d'un camion, et minimiser le temps pendant lequel les produits restent sur un quai de chargement.

Le logiciel d'optimisation des itinéraires réduit également les dépenses inutiles et améliore l'expérience client en s'assurant que chaque conducteur de livraison emprunte l'itinéraire le plus efficace possible. OptimoRoute facilite la planification par les répartiteurs de plusieurs ramassages de chargements pour des conducteurs individuels grâce à la fonctionnalité «Retour au dépôt».

De plus, lorsque vous utilisez OptimoRoute, le Suivi de commande en temps réel est également disponible pour les clients. Réduisez les exceptions de livraison en offrant à vos clients une vue en direct de leur conducteur de livraison. Ils sauront exactement quand leur colis arrivera à leur porte, ce qui signifie moins de tentatives de relivraison et moins d'appels entrants au service client de la part de clients se demandant quand leur commande arrivera.

2. Optimisez votre entrepôt avec un système de gestion d'entrepôt

Lorsque vous gérez ce qui ressemble à un million de pièces mobiles à travers des dizaines ou des centaines d'employés, vous avez besoin d'outils avancés. Vous avez besoin d'un les systèmes de gestion d'entrepôt système (WMS) — car gérer une chaîne d'approvisionnement sans cela, c'est comme essayer d'appeler une station de radio avec un téléphone à cadran.

Un WMS est un logiciel qui agit comme un commandement central pour les entrepôts et les centres de distribution. Il aide toute votre équipe à gérer l'inventaire physique, suivre les dates d'expiration des produits et le réapprovisionnement, identifier les emplacements spécifiques des produits, et bien plus encore. Avec un WMS, vous pouvez scanner les codes-barres des fournitures entrantes lors du processus de réception, et vos préparateurs peuvent voir ces articles quelques secondes plus tard dans la liste d'inventaire mise à jour. Cela réduit les erreurs humaines, améliore la précision du prélèvement et offre une visibilité en temps réel au sein de votre installation, peu importe sa taille ou son étendue.

Astuce Pro : Intégrez votre WMS avec votre logiciel d'optimisation des itinéraires, et vous pourrez facilement suivre les produits de la réception à la livraison finale. OptimoRoute L'intégration de l'API de service web est facile à utiliser et fonctionne avec des logiciels tiers, y compris les systèmes de gestion d'entrepôt tels que Sortly et Fishbowl.

3. Trouvez le meilleur processus de prélèvement

Chaque processus de prélèvement offre des avantages uniques. N'ayez pas peur de tester différentes méthodes pour déterminer laquelle fonctionne le mieux pour votre équipe et la disposition de votre installation.

Préparation de commande unique est efficace pour les petits entrepôts à faible volume, mais il ne fonctionne généralement pas aussi bien pour les grands entrepôts traitant de nombreuses commandes sortantes chaque jour.

Les vagues de prélèvement aident les centres de distribution de toutes tailles à réduire le trafic sur les sols d'entrepôt encombrés et à synchroniser les temps d'emballage avec l'arrivée des camions de livraison.

Le prélèvement par lots et par grappes peut chacun réduire le temps de prélèvement si vous avez beaucoup de commandes composées de plusieurs SKU.

Préparation par zone est une excellente option si vous exploitez un grand entrepôt avec plusieurs zones de stockage. En utilisant cette méthode de prélèvement, les préparateurs récupèrent les produits dans des zones plus petites, puis les commandes sont combinées avant l'emballage plutôt que d'avoir un seul préparateur parcourir un vaste entrepôt pour assembler une commande. Entrepôts alimentaires et les centres de distribution avec des sections réfrigérées et non réfrigérées utilisent souvent le prélèvement par zone.

La clé pour trouver la meilleure méthode de prélèvement pour votre centre de distribution est l'essai et l'erreur. Certains entrepôts utilisent même une combinaison de méthodes, comme le prélèvement par zone combiné avec le prélèvement par grappes (où chaque préparateur dans une zone spécifique utilise le prélèvement par grappes) pour maximiser l'efficacité. Le prélèvement par identification par radiofréquence aide également à accélérer les temps de prélèvement en éliminant l'utilisation de commandes papier. Les listes de prélèvement sont envoyées directement aux préparateurs via un dispositif électronique portable.

4. Perfectionnez la disposition de votre entrepôt

Optimiser la disposition de votre entrepôt a le pouvoir de préparer votre équipe à une gestion fluide de la chaîne d'approvisionnement ou de faire échouer toute votre opération. Les centres de distribution efficaces sont conçus pour créer un flux harmonieux de produits et de personnel, de la réception au chargement des camions de livraison.

Tout comme le choix de la bonne méthode de prélèvement, l'aménagement de votre entrepôt peut nécessiter quelques essais et erreurs. Vos produits les plus fréquemment achetés doivent être les plus faciles d'accès pour les préparateurs de commandes, ce qui peut signifier que vous devrez déplacer les produits de temps en temps. Par exemple, disons que vous stockez des sapins de Noël artificiels. Vous voudrez qu'ils soient faciles d'accès en novembre et décembre, mais ils peuvent probablement être stockés en toute sécurité sur une étagère haute à l'arrière de votre installation le reste de l'année.

Assurez-vous que vos allées sont suffisamment larges pour accueillir en toute sécurité le trafic piétonnier, les palettes et les chariots élévateurs. Votre centre d'emballage doit être aussi proche que possible de vos quais de chargement, et vous devrez disposer d'une zone de préparation pour que les équipes de livraison puissent charger et décharger les véhicules.

5. Effectuez des audits réguliers de l'entrepôt

Les audits d'entrepôt sont l'un des outils les plus précieux à votre disposition. Pensez aux audits d'entrepôt comme à un test à livre ouvert. Vous êtes sûr d'obtenir un A même si vous ne connaissez pas la réponse par cœur ; vous devez juste savoir où chercher.

Les audits internes d'entrepôt permettent aux gestionnaires d'évaluer les performances de leur équipe et d'identifier les domaines nécessitant des améliorations. La collecte de données lors des audits permet aux gestionnaires d'entrepôt de suivre les indicateurs de performance au fil du temps, tels que la précision des inventaires ou l'efficacité du processus de traitement des commandes.

Les audits doivent également être utilisés pour vérifier la qualité des stocks, s'assurer que les stocks ne sont pas périmés et vérifier que tous les protocoles de sécurité sont respectés. Bien que prendre du temps pour déplacer effectivement les produits à travers votre chaîne d'approvisionnement puisse ralentir légèrement les opérations, des audits réguliers peuvent faire économiser à votre entreprise d'énormes quantités de temps et d'argent à long terme.

Considérez simplement l'entretien des chariots élévateurs, par exemple. Les audits vous aident à déterminer si les chariots élévateurs sont correctement entretenus. Dix minutes passées à vérifier les journaux d'entretien des chariots élévateurs et à vérifier que vous êtes à jour sur les contrôles de sécurité pourraient littéralement vous faire économiser des millions de dollars en dommages et en poursuites. C'est à cela que servent les audits : ils sont le grand filet de sécurité de votre entreprise.

Astuce Pro : Vous n'avez pas à effectuer un audit massif une ou deux fois par an. Au lieu de cela, divisez vos audits en sections plus petites et gérables qui peuvent être effectuées une fois par mois en rotation.

6. Mettez en place un processus de retours fluide

Les retours de produits sont inévitables. En fait, RetailWire a rapporté que le taux de retour moyen pour les achats en ligne est compris entre 15 % et 30 %. Vous devez donc avoir un système en place pour gérer ces retours, mais encore plus que cela, vous pouvez les utiliser la logistique inverse à votre avantage.

Les centres de distribution et les entreprises de logistique tierces qui gèrent les retours offrent une valeur considérable à leurs clients de détail car des retours faciles génèrent des ventes répétées. Quatre-vingt-quinze pour cent des consommateurs interrogés pour le rapport consommateur 2017 de Narvar, Faire des retours un avantage concurrentiel, ont déclaré qu'ils achèteraient à nouveau chez un détaillant s'ils ont une expérience de retour de produit agréable. Augmentez votre résultat net en créant un processus de retours fluide.

Astuce Pro : OptimoRoute peut aider avec le ramassage des retours et ramener les produits à votre entrepôt plus rapidement en combinant les itinéraires de dépôt et de ramassage.

7. Réévaluez et apportez des ajustements

La logistique de la chaîne d'approvisionnement est complexe et en constante évolution, il est donc important de réévaluer et d'ajuster périodiquement vos processus d'entreposage. Les produits peuvent devoir être réorganisés en fonction de la demande saisonnière. Les employés peuvent avoir besoin de formation supplémentaire lorsqu'ils sont promus ou chaque fois que de nouveaux protocoles de sécurité sont adoptés. Demandez aux employés, des préparateurs de commandes aux gestionnaires, où ils pensent que vos processus pourraient être améliorés. Faites confiance à vos "bottes sur le terrain" et exploitez leur expérience unique.

Utilisez l'analytique pour identifier les domaines dans lesquels votre équipe peut s'améliorer ou les processus peuvent être affinés. OptimoRoute, par exemple, utilise l'automatisation pour suivre le le taux de livraison à temps taux pour chaque conducteur et votre équipe dans son ensemble. Vous pouvez voir ce qui se passe dès que les articles quittent votre entrepôt jusqu'au moment où ils sont livrés. Vous pouvez vérifier l'analytique dans votre WMS pour obtenir des statistiques sur le fonctionnement de vos opérations d'entrepôt. Utilisez ces informations pour apporter des changements qui stimulent votre résultat net et augmentent efficacité opérationnelle.

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