La liste de contrôle parfaite pour l'audit d'entrepôt pour protéger votre résultat net

Un audit d'entrepôt est un filet de sécurité.

Il est là pour vous empêcher de toucher le sol. Sauf que "vous", dans ce cas, c'est votre résultat net. Et "le sol" ce sont des erreurs dangereuses, des négligences coûteuses et des dépenses gaspillées.

Les audits peuvent sembler être une bureaucratie inutile. Mais ce sont des outils indispensables qui vous coûtent un peu de temps et d'argent maintenant tout en vous en faisant économiser beaucoup plus tard.

Lisez la suite pour apprendre comment protéger vos revenus avec des audits d'entrepôt et obtenir une liste de contrôle pratique pour créer vos audits. De plus, nous vous montrerons l'étape que de nombreux entrepôts oublient d'évaluer : la transition vers la livraison du dernier kilomètre.

• Qu'est-ce qu'un audit d'entrepôt ?
• Quand effectuer des audits d'entrepôt
• Comment utiliser les rapports d'audit d'entrepôt
• N'oubliez pas la livraison du dernier kilomètre
• Liste de contrôle pour l'audit d'entrepôt
• En savoir plus sur la gestion d'entrepôt

Qu'est-ce qu'un audit d'entrepôt ?

Un audit d'entrepôt est une inspection généralement effectuée par les gestionnaires d'entrepôt et les équipes de direction pour évaluer la performance et l'efficacité. Les audits d'entrepôt sont une sécurité qui protège votre résultat net en veillant à ce que les protocoles de sécurité soient suivis, l'inventaire soit compté avec précision, et que les opérations se déroulent sans accroc.

Quand effectuer des audits d'entrepôt

Les audits d'entrepôt sont une partie essentielle de l'amélioration de l'efficacité des opérations et des flux de travail de l'entrepôt, vous devriez donc en faire l'un de vos processus standard de centre de distribution. Effectuez des audits régulièrement au lieu de tout d'un coup. Auditer votre entrepôt ne doit pas impacter votre chaîne d'approvisionnement ou vous empêcher de livrer à temps à vos clients. Divisez-les en portions gérables plutôt que d'essayer de réaliser un audit complet une ou deux fois par an.

Effectuez des audits d'inventaire trimestriellement ou même mensuellement. Plutôt que de vérifier chaque palette dans tout votre entrepôt en une seule fois, vérifiez le plus souvent les racks de stockage à fort volume pour le contrôle de la qualité. Faites un comptage d'inventaire et croisez-le avec les registres d'inventaire dans le cadre de votre processus normal pour détecter les problèmes bien avant qu'ils ne deviennent des problèmes à grande échelle.

Comment utiliser les rapports d'audit d'entrepôt

Utilisez les rapports d'audit pour identifier les domaines où vous pouvez vous améliorer et apporter des changements significatifs, ainsi que pour améliorer le contrôle des stocks. Une mauvaise note ne doit pas nécessairement être considérée comme un échec mais plutôt comme une opportunité d'augmenter l'efficacité, la productivité, la satisfaction client—et, par conséquent, les revenus. Bien sûr, si les protocoles de sécurité ne sont pas respectés ou si vous découvrez un vol, vous devrez prendre des mesures sérieuses. Mais la plupart du temps, les audits devraient être une expérience positive.

Disons que vous effectuez un audit de performance des employés et découvrez que plusieurs de vos nouveaux employés rencontrent des difficultés. Vous approfondissez et réalisez qu'il existe une forte corrélation entre les nouvelles recrues qui ont des difficultés au cours de leurs trois premiers mois dans votre entreprise et celles qui partent au cours de leur première année.

Pour éviter les coûts élevés associés au turnover des employés, vous ajustez votre processus d'intégration. Peut-être commencez-vous à associer les nouveaux employés d'entrepôt à un "parrain d'intégration" qui performe bien pour les encadrer pendant leurs premières semaines, et suivez des indicateurs de performance spécifiques pour déterminer s'ils s'améliorent. C'est juste une des façons dont vous pouvez utiliser les informations tirées des audits pour protéger vos revenus.

N'oubliez pas la livraison du dernier kilomètre

La livraison à temps est souvent négligée par les équipes d'entrepôt qui la considèrent comme la responsabilité des coursiers et des équipes de livraison du dernier kilomètre. Mais même si vous n'opérez pas votre propre équipe de livraison interne équipe, vous avez un impact sur le délai de livraison—et vous pouvez utiliser cette compréhension pour protéger et même augmenter vos revenus.

Une enquête a révélé que 17% des acheteurs changent de détaillant si leur commande est en retard une seule fois. Arrivez en retard deux ou trois fois, et ce chiffre grimpe à 55%. Un entreposage adéquat prépare les équipes de livraison du dernier kilomètre au succès (ou à l'échec), alors n'oubliez pas d'auditer la transition des produits de l'emballage aux véhicules de livraison.

Vérifiez que votre équipe d'entrepôt communique clairement avec les conducteurs de livraison (et vice versa). Les conducteurs de livraison ne devraient pas attendre que les emballeurs aient fini, et les produits ne devraient pas rester sur un quai de chargement en attendant un camion pendant des heures (surtout si les produits pourraient se gâter).

Examinez votre historique de livraison et l'analytique du dernier kilomètre. Vérifiez si les camions quittant votre entrepôt en retard correspondent à des livraisons tardives.

Utilisez OptimoRoute pour intégrer la gestion d'entrepôt avec la livraison du dernier kilomètre

La manière la plus simple de réaliser une transition fluide entre votre équipe d'entrepôt et les équipes de livraison du dernier kilomètre est d'intégrer le logiciel d'optimisation des itinéraires OptimoRoute avec un système de gestion d'entrepôt (WMS). Intégrez ces deux solutions logicielles pour obtenir une visibilité de bout en bout depuis l'entrée des stocks dans votre entrepôt jusqu'à leur arrivée chez le client, tout en améliorant l'efficacité des opérations grâce à l'automatisation.

En utilisant OptimoRoute, les répartiteurs d'entrepôt savent précisément où se trouvent les camions de livraison et s'ils sont en retard. Ainsi, ils peuvent planifier le prélèvement et l'emballage pour correspondre parfaitement au moment où chaque véhicule arrive. La fonctionnalité "Retour au dépôt" permet aux répartiteurs de créer facilement des quarts de travail pour les conducteurs avec plusieurs charges, et la capacité unique de chaque véhicule peut être saisie pour s'assurer que chaque charge est à pleine capacité.

Liste de contrôle pour l'audit d'entrepôt

Utilisez cette liste de contrôle comme point de départ pour votre audit et développez ou ajustez les sections en fonction de votre agencement d'entrepôt. Ceci n'est pas une liste de contrôle exhaustive mais est destinée à être utilisée comme point de départ pour créer votre propre liste de contrôle d'audit.

Inventaire de l'entrepôt

• L'inventaire physique sur vos étagères correspond-il aux chiffres de votre logiciel de gestion des stocks ?
• Les produits sont-ils stockés de manière sûre et sécurisée ?
• Les matières dangereuses sont-elles correctement étiquetées et stockées conformément aux directives fédérales?
• Les zones de stockage sont-elles propres et exemptes de nuisibles ?
• Les objets lourds sont-ils stockés près du bas des étagères ?

Équipement de l'entrepôt

• Les chariots élévateurs sont-ils correctement entretenus et inspectés, et avez-vous la documentation de soutien ?
• Les échelles sont-elles entièrement fonctionnelles et stockées en toute sécurité hors du chemin ?
• Les étagères de stockage sont-elles en bon état, exemptes de rouille, et assemblées avec tous les écrous, boulons, etc. appropriés ?
• Les portes des quais de chargement sont-elles entièrement fonctionnelles et bien entretenues ?
• Tous les câbles et composants électriques sont-ils correctement couverts et sécurisés ?
• Les convoyeurs sont-ils entièrement fonctionnels, et avez-vous la documentation des inspections régulières ?

Espace de l'entrepôt

• Avez-vous des stations de nettoyage adéquates ?
• Les allées sont-elles propres, clairement marquées, et suffisamment larges pour que les personnes, les palettes et les machines puissent circuler ?
• Les luminaires sont-ils entièrement opérationnels ?
• Les plaques de quai sont-elles sécurisées ?
• Les bords des quais sont-ils clairement marqués ?

Protocoles de conformité en matière de sécurité

• Tous les employés portent-ils les équipements de sécurité et les identifications appropriés ?
• Les allées sont-elles exemptes de débris ?
• Les stations de lavage oculaire et de nettoyage sont-elles entièrement fonctionnelles et correctement inspectées ?
• Les extincteurs sont-ils correctement placés et entretenus/inspectés ?
• Les kits de nettoyage de déversement sont-ils disponibles là où les produits chimiques sont stockés ?
• Les produits chimiques sont-ils stockés en toute sécurité là où les chariots élévateurs et autres équipements ne peuvent pas les renverser ?
• Les produits chimiques sont-ils correctement étiquetés ?
• Les sorties de secours et autres dispositifs de sécurité sont-ils clairement indiqués ?
• Des mesures de sécurité appropriées sont-elles en place pour restreindre l'accès à l'entrepôt uniquement au personnel entièrement vérifié ?
• Les échelles et escaliers du quai respectent-ils les spécifications de l'OSHA?

Performance des employés

• Le travailleur atteint-il ou dépasse-t-il constamment les objectifs et les repères ?
• Travaille-t-il bien avec ses coéquipiers ?
• Est-il proactif dans le traitement des problèmes ou des préoccupations lorsqu'ils surviennent ?
• Suit-il les protocoles de sécurité appropriés ?
• Documente-t-il les travaux de maintenance et les inspections selon les besoins ?
• Pointe-t-il régulièrement à l'heure à l'entrée et à la sortie ?

Opérations d'entrepôt

Réception/prise en charge des produits

• Les opérations se déroulent-elles sans problème et à temps ?
• Les produits arrivent-ils en bon état et correspondent-ils aux bons de commande ?

Notez les observations et les domaines de préoccupation :________________________________________________

Rangement :

• Les opérations se déroulent-elles sans problème et à temps ?
• L'inventaire sort-il rapidement et efficacement de la réception ?
• Les équipes de rangement placent-elles les stocks dans des emplacements appropriés au sein de l'entrepôt et sur les étagères ?

Notez les observations et les domaines de préoccupation :________________________________________________

Préparation des commandes

• Les opérations se déroulent-elles sans problème et à temps ?
• Les préparateurs reçoivent-ils des listes de prélèvement dans un format facile à comprendre ?
• Les préparateurs sont-ils capables de rassembler les produits rapidement et efficacement ?
• Les préparateurs peuvent-ils rassembler les produits sans rencontrer de trafic sur le sol de l'entrepôt ?

Notez les observations et les domaines de préoccupation :________________________________________________

Emballage

Transfert vers la livraison du dernier kilomètre/chargement du véhicule

• L'inventaire est-il déplacé vers les véhicules rapidement et efficacement ?
• Les équipes d'entrepôt et de livraison travaillent-elles de manière cohérente ?

Notez les observations et les domaines de préoccupation :________________________________________________

Réapprovisionnement/la logistique inverse (si applicable)

• Les opérations se déroulent-elles sans problème et à temps ?
• Les produits sont-ils correctement inspectés avant d'être remis sur les étagères de l'entrepôt ?

Notez les observations et les domaines de préoccupation :________________________________________________

Les audits opérationnels prennent souvent le plus de temps car vous devez observer chaque opération dans son ensemble. Vous devez examiner l'analytique et la documentation et observer les opérations en action. Parlez aux travailleurs qui effectuent chaque tâche. Demandez-leur s'ils ont remarqué des inefficacités, des blocages ou des domaines où vos processus pourraient être améliorés.

Les questions de ces listes de contrôle sont conçues pour vous aider à identifier de petits problèmes avant qu'ils ne deviennent de gros problèmes. Vous pouvez concevoir votre propre audit interne pour n'importe quel domaine de votre entreprise—comptabilité, tenue de livres, et même marketing.

Les principaux intervenants peuvent exiger des rapports d'audit des données financières selon la taille et la portée de votre entrepôt. Il est également judicieux de partager les résultats des audits avec votre équipe. Félicitez les travailleurs dans les domaines où ils excellent et aidez-les à comprendre comment s'améliorer dans les domaines où ils peuvent être en deçà.

En savoir plus sur la gestion d'entrepôt

Les audits ne sont qu'un aspect de la gestion efficace d'un entrepôt. Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre guide de gestion d'entrepôt. Notre équipe de support est également là pour répondre à vos questions sur la coordination de la gestion d'entrepôt avec la livraison du dernier kilomètre. Nous avons également rassemblé une collection utile de termes de vocabulaire d'entrepôt que vous pouvez utiliser pour mieux comprendre les processus d'entrepôt.

Appelez-nous ou envoyez-nous un message. Nous avons aidé des entrepôts de toutes tailles à améliorer la transition de l'inventaire de l'entrepôt à la livraison du dernier kilomètre grâce au suivi en direct, à l'optimisation automatisée des itinéraires, et à d'autres fonctionnalités avancées d'OptimoRoute.