Conseils et Astuces du Terrain : Un Guide pour la Répartition de Flotte

Si vous avez des conducteurs ou des techniciens sur le terrain, vous effectuez déjà la répartition de flotte. Tout comme un orchestre suit un chef d'orchestre, les conducteurs sur le terrain suivent les directives d'un répartiteur. Lorsqu'elle est bien réalisée, la répartition de flotte peut augmenter vos revenus et vous permettre de développer vos opérations avec facilité. Mais plus vous avez de véhicules et de conducteurs, plus il devient compliqué d'exécuter les livraisons ou les rendez-vous de service à temps. 

Vous devez vous assurer que votre répartiteur de flotte ou gestionnaire de flotte est entièrement équipé et préparé. Que vous soyez un petit entrepreneur effectuant vous-même la répartition de flotte, ou que vous embauchiez quelqu'un pour faire ce travail pour vous, il existe des stratégies éprouvées que vous pouvez utiliser pour maintenir les opérations en douceur.

Alors, quels sont les principes de base de de gestion de flotte? Examinons-les en utilisant les idées de vrais conducteurs et répartiteurs qui ont une expérience de première main. Nous vous montrerons également ce qui fait d'OptimoRoute le meilleur allié de tout répartiteur de flotte. Allons-y.

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• Qu'est-ce que la répartition de flotte et que fait un gestionnaire de flotte ?
• 5 conseils de répartiteurs de flotte expérimentés 
• Rationalisez la répartition de flotte avec OptimoRoute 

Qu'est-ce que la répartition de flotte et que fait un répartiteur de flotte ?

La répartition de flotte est l'acte d'organiser et de diriger les conducteurs et les véhicules pour accomplir des tâches. La répartition de flotte est utilisée pour gérer les livraisons, les ramassages et les équipes de service sur le terrain pour les entreprises de toutes tailles.

Les répartiteurs de flotte sont les personnes de référence pour tous vos conducteurs ou techniciens sur le terrain. Ils supervisent les opérations, s'assurent que tout fonctionne à l'heure et résolvent proactivement les problèmes. Les répartiteurs de flotte ont de nombreuses responsabilités, qui peuvent être divisées en deux grandes catégories : la gestion de la logistique et la gestion des personnes. 

Gestion de la logistique

Gestion de la logistique c'est superviser les chaînes d'approvisionnement, les flux de travail et la progression des tâches pour atteindre un objectif. Les répartiteurs coordonnent le mouvement des véhicules, équipements, personnes et autres actifs à travers divers flux de travail pour remplir les commandes ou les demandes de service. Selon le type de flotte qu'ils gèrent, un répartiteur peut avoir besoin de :

• Planifier les livraisons, les ramassages ou les rendez-vous de service
• Routage des conducteurs
• Aider à s'assurer que les conducteurs respectent les directives étatiques et fédérales concernant les heures de conduite, les pauses, etc.
• Gérer et approuver certaines dépenses
• Apporter des modifications aux ordres de travail 
• Superviser la gestion du carburant et la maintenance de la flotte

Les responsabilités spécifiques de chaque répartiteur de flotte sont uniques à leur secteur. Par exemple, les répartiteurs de transport public n'approuvent généralement pas les dépenses des conducteurs et n'ont pas besoin d'ajuster les ordres de travail, mais ils doivent prêter une attention particulière aux schémas de circulation. Les répartiteurs de CVC, en revanche, ont souvent besoin de modifier les ordres de travail et d'aider à la planification de la maintenance des véhicules.

Gestion des personnes

La gestion des personnes consiste à superviser les travailleurs dans le but de les aider à faire leur travail efficacement. Les répartiteurs de transport gèrent les conducteurs ou les techniciens sur le terrain, et pour aider ces travailleurs sur le terrain à réussir, les répartiteurs peuvent avoir besoin de :

• Aider à l'intégration de nouveaux conducteurs ou techniciens
• Aider les travailleurs sur le terrain à résoudre les problèmes qui surviennent
• Notifier la direction lorsque les conducteurs ou techniciens rencontrent des difficultés persistantes ou ne suivent pas les directives
• Informer les clients lorsqu'un conducteur est en retard et aider avec le support client

Les répartiteurs doivent être capables de bâtir la confiance avec leur équipe et, souvent, avec les clients. Selon la taille de l'entreprise, les répartiteurs peuvent partager les responsabilités de gestion du personnel avec d'autres employés. Certaines entreprises ont de grandes équipes d'opérations composées de plusieurs répartiteurs de flotte qui partagent les responsabilités de supervision avec les gestionnaires de conducteurs ou de techniciens. Les propriétaires de petites entreprises, en revanche, pourraient être seuls responsables de la répartition de la flotte, de la gestion et d'une multitude d'autres tâches directoriales.

5 conseils de répartiteurs de flotte expérimentés

Comme l'a dit un vétéran du transport longue distance routier, « Un bon répartiteur est inestimable. » Mais qu'est-ce qui fait un bon répartiteur ? Nous avons demandé aux experts — des répartiteurs de flotte expérimentés de divers secteurs. Voici ce qu'ils avaient à dire.

1. Agir avec empathie et compréhension

Les répartiteurs de flotte sont le point de contact pour les conducteurs et techniciens, qui passent souvent de longues journées seuls sur le terrain. Il est important de se mettre à la place de vos conducteurs et techniciens, surtout lorsque vous les aidez à résoudre une situation stressante. Vous devez garder l'empathie et la compréhension au premier plan de chaque interaction. 

Si un conducteur appelle pour vous informer qu'il est en retard parce qu'il a eu un pneu crevé, ou si un technicien appelle parce qu'un problème inattendu est survenu lors d'un rendez-vous de service, vous devez être capable de les aider à rester calmes. Les répartiteurs de transport longue distance doivent également prendre en compte les besoins humains des conducteurs lors de l'acceptation et de l'attribution des chargements. Un bon répartiteur s'assurera que ses conducteurs ont suffisamment de temps pour s'arrêter et utiliser les toilettes sans être en retard pour les livraisons.

Cindy Anderson, une répartitrice de transport paratransit en Pennsylvanie, nous a dit qu'il est important pour les répartiteurs d'être aussi justes que possible et de développer une bonne relation avec leur équipe sur le terrain. Elle a dit,

2. Communiquer clairement et faire un suivi

Il vaut mieux surcommuniquer que manquer une mise à jour. Les techniciens peuvent oublier d'appeler pour vous informer qu'ils ont terminé un travail (surtout à la fin d'une longue journée). En tant que répartiteur, vous devez être proactif pour vérifier votre équipe et obtenir des mises à jour de statut. 

Dave Femmer, PDG de Affordable Comfort, répartit des spécialistes de service et d'installation pour divers projets de conservation d'énergie dans le Missouri et l'Illinois. Il constate que même un retard de quelques heures dans la communication peut affecter négativement les clients et les opérations globales. Femmer a illustré les pièges de la sous-communication avec cet exemple :

« Disons que c'est mardi, et que votre technicien Oscar travaille sur le chantier Smith. Oscar pourrait terminer le travail mardi, mais selon comment cela se passe, il pourrait avoir besoin de revenir mercredi. Le prochain travail dans la file d'attente d'Oscar est une réparation chez Mme Jones. Si Oscar termine le travail Smith mardi, il peut se rendre chez Mme Jones mercredi. Mais si le travail Smith nécessite un jour supplémentaire, Oscar ne pourra pas aider Mme Jones avant jeudi.

« Mme Jones attend un appel du répartiteur de l'entreprise, Ted, pour lui faire savoir quel jour Oscar arrivera afin qu'elle puisse demander un jour de congé. En tant que bon répartiteur, Ted appelle Oscar à midi pour une mise à jour de statut. Il découvre qu'Oscar est susceptible de terminer le travail Smith ce jour-là et est capable de donner à Mme Jones suffisamment de préavis pour qu'elle puisse s'organiser pour être chez elle pendant sa fenêtre de réparation.

« Si Ted n'avait pas vérifié de manière proactive, il n'aurait peut-être pas entendu parler d'Oscar avant 18h, lorsque le travail Smith était terminé et qu'Oscar avait fini de charger son camion. Dans ce cas, Ted aurait dû appeler Mme Jones tard dans la soirée la veille du début prévu de son travail de réparation. Mme Jones pourrait ne pas avoir suffisamment de préavis pour annuler son travail. » 

En tant que chef d'orchestre des opérations, il est de la responsabilité d'un répartiteur de s'assurer qu'il dispose des informations les plus à jour. Vous pouvez maintenir les opérations en douceur, augmenter la satisfaction des clients et augmenter les revenus simplement en communiquant de manière proactive avec votre équipe.

3. Connaître les fondamentaux

Vous ne pouvez pas répartir efficacement si vous ne connaissez pas la nature des emplois de vos travailleurs sur le terrain. Par exemple, un répartiteur de CVC doit savoir combien de personnes et d'heures de travail sont nécessaires pour chaque type de demande de réparation de chauffage et de climatisation. Ils doivent également savoir quel équipement est requis et si un technicien a besoin d'un ensemble de compétences particulier.

a dit Femmer. Cela est également vrai pour les répartiteurs.

Cindy Anderson a réitéré ce point. Elle nous a dit que son expérience en tant que conductrice avant de devenir répartitrice l'a aidée à être plus empathique envers les employés qu'elle supervise lorsqu'ils appellent avec un problème. En tant que conductrice, Anderson a également acquis une connaissance directe des schémas de circulation, sur laquelle elle s'appuie pour repérer où des modifications manuelles doivent être apportées aux itinéraires.

Vous n'avez pas nécessairement besoin d'être conducteur ou technicien avant de devenir répartiteur, mais cela aide certainement. Et si vous ne faites pas d'abord le travail de votre équipe sur le terrain, vous devrez acquérir une compréhension approfondie de ce que leur travail implique.

4. Planifier à l'avance

Si vous voulez réussir dans la répartition, vous devez planifier les itinéraires et les horaires à l'avance. Anderson, par exemple, planifie les itinéraires jusqu'à deux semaines à l'avance. Elle nous a expliqué que la planification anticipée aide les répartiteurs à identifier quand ils doivent faire appel à un autre conducteur pour couvrir un quart de travail. La planification anticipée est essentielle pour s'assurer que vous avez suffisamment de personnes travaillant pour répondre à la demande.

Les répartiteurs pourraient avoir besoin de répartir les travaux qui nécessitent un équipement spécialisé ou lourd. Par exemple, les entreprises de soins de pelouse ne peuvent planifier que le nombre de travaux pour lesquels elles ont des tondeuses à un moment donné, et elles doivent prévoir du temps pour charger et décharger les tondeuses et pour conduire entre les rendez-vous. L'entretien des véhicules et les réparations d'outils doivent également être pris en compte pour s'assurer que les travaux peuvent être terminés à temps. 

5. Adopter la technologie

Tous les répartiteurs à qui nous avons parlé ont vanté l'importance de la technologie. Cindy Anderson surveille le statut de ses conducteurs depuis plusieurs écrans d'ordinateur, et Dave Femmer est régulièrement en contact avec son équipe via téléphone portable. Du matériel au logiciel, chaque répartiteur utilise la technologie moderne pour rationaliser leur processus, et pour une bonne raison. 

Imaginez essayer de gérer une entreprise moderne de livraison de pizzas sans internet, Wi-Fi ou téléphones portables—juste une ligne fixe et un télécopieur. C'est un exemple extrême, mais cela illustre clairement à quel point il est impératif pour toute entreprise d' adopter l'innovation technologique. Alors que les lignes fixes ont cédé la place aux téléphones portables et que les bips ont été remplacés par les messages texte, les entreprises qui n'ont pas su évoluer ont été écrasées par des concurrents qui ont adopté tôt les avancées technologiques.

Rationalisez la répartition de flotte avec OptimoRoute

Bon nombre des conseils partagés ci-dessus peuvent être mis en œuvre rapidement et facilement avec OptimoRoute. Notre logiciel d'optimisation des itinéraires est doté de fonctionnalités avancées qui aident les répartiteurs de flotte à faire tout ce qui suit :

• Optimiser les itinéraires. Il suffit de cliquer sur « Planifier les itinéraires » et de laisser OptimoRoute calculer les itinéraires les plus efficaces pour des centaines de conducteurs et des milliers d'arrêts en quelques secondes. Les entreprises qui sont passées de la planification manuelle à OptimoRoute ont constaté une réduction allant jusqu'à 90 % du temps nécessaire pour planifier les itinéraires.

• Planifier à l'avance. Planifiez, routez et programmez vos opérations sur le terrain jusqu'à cinq semaines à l'avance.

• Replanifier rapidement lorsque les choses changent. Utilisez la replanification dynamique pour modifier les horaires et les itinéraires à tout moment, et envoyez les itinéraires mis à jour directement à l'application sur les téléphones de vos techniciens ou conducteurs.

• Appliquer des contraintes de conducteur. Enregistrez les jours de congé programmés, les restrictions horaires et les compétences spéciales des techniciens individuels pour rendre l'affectation et la planification des rendez-vous de service plus rapides.
• Programmer les pauses. Assurez-vous de respecter les réglementations étatiques et fédérales, et veillez à ce que votre équipe soit prise en charge en planifiant de manière proactive les pauses des conducteurs/techniciens de manière fluide dans les itinéraires.

• Tenir compte de la capacité des véhicules. Entrez les dimensions uniques de chaque véhicule de votre flotte pour maximiser l'espace disponible et laissez OptimoRoute vous montrer quand un véhicule de livraison doit retourner à un dépôt pour recharger. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour combiner les itinéraires de dépôt et de ramassage.
• Voir votre équipe. Le suivi GPS en temps réel vous permet de voir votre équipe où qu'elle soit sur le terrain.
• Analyser la performance. Découvrez quels conducteurs sont toujours à l'heure et lesquels sont sous-performants, et repérez les problèmes de routage qui peuvent nécessiter des modifications pour éviter le trafic aux heures de pointe en utilisant l'analytique avancée d'OptimoRoute.

Nous travaillons constamment à développer des fonctionnalités supplémentaires et à améliorer notre logiciel en fonction des retours des utilisateurs. Découvrez-en plus sur nos fonctionnalités uniques. 

Une technologie axée sur les personnes pour le monde réel

Les répartiteurs de flotte travaillent dur pour que les opérations sur le terrain en constante évolution se déroulent sans accroc. OptimoRoute aide les répartiteurs de flotte à se connecter avec les travailleurs et à gérer les actifs sur le terrain. C'est une technologie axée sur les personnes pour le monde réel de la logistique, car vous ne pouvez pas prédire quels défis surgiront, mais vous devez être capable de réagir rapidement lorsqu'ils se présentent.

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