Efficacité opérationnelle : Leçons tirées de l'histoire d'Apple

Que vous soyez une entreprise locale de maintenance de piscines ou une multinationale, améliorer votre efficacité opérationnelle est une stratégie à faible effort et à fort impact pour rationaliser votre entreprise. Si vous ne surveillez pas votre efficacité opérationnelle, vous manquez une stratégie facile pour augmenter vos marges bénéficiaires et la viabilité à long terme de votre entreprise.

Les petites entreprises peuvent voir à quel point l'efficacité opérationnelle peut être importante pour elles en étudiant l'une des entreprises les plus précieuses au monde : Apple Inc. En 1997, le succès d'Apple était loin d'être certain. Cette année-là, elle a enregistré une perte de $1 milliard et et a failli faire faillite. Mais elle a pu redresser son entreprise en un an simplement en se concentrant sur l'amélioration de son efficacité opérationnelle.

Voici les sujets que nous aborderons dans cet article :

• Qu'est-ce que l'efficacité opérationnelle ?
• Comment calculer l'efficacité opérationnelle d'une entreprise ?
• Comment améliorer l'efficacité opérationnelle ?
• Trois domaines d'activité qu'Apple a rendus plus efficaces
• Maximisez votre efficacité opérationnelle en suivant le modèle d'Apple

Qu'est-ce que l'efficacité opérationnelle ?

L'efficacité opérationnelle est le rapport entre les intrants de votre entreprise (les coûts de production de vos produits et services) et les extrants (les revenus générés par la vente de ces produits et services). En termes simples, si vos coûts sont x et vos revenus sont y, alors votre efficacité opérationnelle est x/y.

L'efficacité opérationnelle est un indicateur de performance important pour les entreprises—plus votre efficacité opérationnelle est élevée, plus vos coûts pour générer le même revenu ou plus sont faibles.

Les grandes entreprises et les entreprises ont tendance à se concentrer régulièrement sur l'amélioration de leur efficacité opérationnelle par des moyens tels que l'automatisation, car elles utilisent souvent plus de ressources que nécessaire pour atteindre leurs objectifs de revenus. Bien que les petites entreprises aient tendance à fonctionner de manière plus efficace, se concentrer sur l'amélioration de leur efficacité opérationnelle peut considérablement augmenter leur résultat net. Bain and Company recommande que toutes les entreprises intègrent une mentalité d'efficacité dans leur modèle d'entreprise pour éviter d'ajouter des ressources excessives qui n'apportent que des avantages limités.

Comment calculer l'efficacité opérationnelle d'une entreprise ?

Pour calculer l'efficacité opérationnelle de votre entreprise, additionnez toutes vos dépenses d'exploitation et divisez le total par votre chiffre d'affaires total.

Supposons que votre entreprise ait généré un chiffre d'affaires annuel de $100,000 et ait engagé $30,000 en dépenses d'exploitation. Dans ce cas, votre ratio d'efficacité opérationnelle est de 0,3. Vous pouvez convertir ce ratio en pourcentage pour calculer votre taux d'efficacité opérationnelle.

Que se passe-t-il si, l'année suivante, votre entreprise génère un chiffre d'affaires annuel de $200,000 et engage $20,000 en dépenses d'exploitation ? Votre taux d'efficacité opérationnelle serait :

Comme vous pouvez le voir dans cet exemple, générer le même revenu ou plus de manière plus rentable réduit votre taux d'efficacité opérationnelle. Cela peut sembler contre-intuitif à comprendre, mais il est important de se rappeler que plus votre taux d'efficacité opérationnelle est bas, plus l'efficacité opérationnelle et la durabilité de votre entreprise sont grandes.

Comment améliorer l'efficacité opérationnelle ?

Améliorer votre efficacité opérationnelle implique d'identifier toutes les dépenses que vous pouvez éviter et de les remplacer par des améliorations de processus pour des opérations plus efficaces.

Voici un cadre de base étape par étape pour vous aider :

1. Auditer les centres de coûts 

Faites une liste de toutes vos dépenses associées à la production de vos produits.

Lorsque Tim Cook a rejoint Apple en 1998, il a été chargé par le co-fondateur et PDG d'Apple, Steve Jobs, de rationaliser les opérations d'Apple et d'améliorer son efficacité opérationnelle. L'une des premières choses qu'il a faites a été d'auditer les dépenses d'exploitation d'Apple.

Dans ce processus, un centre de coûts majeur qu'il a découvert était les coûts de gestion des stocks d'Apple. À l'époque, Apple dépensait 400 millions de dollars rien que pour stocker et gérer les pièces et les machines Apple invendues.

2. Effectuer une analyse des causes profondes

Examinez si chaque poste de dépense est nécessaire pour le fonctionnement de votre entreprise. Utilisez la méthode des "5 Pourquoi" pour arriver à la racine de chaque dépense. Une fois que vous avez identifié la cause profonde de chacun de vos coûts, vous pourrez déterminer quels coûts sont en réalité des inefficacités ou des goulets d'étranglement.

Cook a approfondi les coûts de gestion des stocks d'Apple en effectuant une analyse des causes profondes. Il a découvert que Apple n'avait pas de système de prévision en temps réel pour l'aider à évaluer combien de MacBooks il devait produire chaque trimestre pour répondre à la demande. En conséquence, il fabriquait souvent trop de machines et devait les conserver dans ses entrepôts. 

3. Concevoir un processus commercial alternatif

Une fois que vous avez identifié une inefficacité dans vos opérations, concevez un processus alternatif pour corriger cette inefficacité. Dans le cadre de cette étape, assurez-vous de prévoir les gains d'efficacité que vous attendez de cette nouvelle approche. Ensuite, fixez un indicateur cible ou un indicateur clé de performance (KPI) par rapport à cette prévision pour établir une référence et vous aider à évaluer si cette stratégie fonctionne réellement une fois que vous l'avez mise en œuvre.

Pour résoudre le problème des stocks, Cook a décidé d'investir dans un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) de pointe de SAP. Le système reliait les revendeurs d'Apple et sa boutique en ligne avec ses fabricants et fournisseurs de pièces afin que tout le monde dispose de données en temps réel sur le nombre de machines réellement nécessaires à fabriquer à tout moment. Une autre méthode populaire que les entreprises utilisent souvent pour améliorer l'efficacité opérationnelle est un système de gestion des opérations (SGO). 

L'indicateur que Cook cherchait à améliorer était rotation des stocks le temps—le nombre de jours pendant lesquels Apple conservait ses stocks après la production avant de les livrer à un client. Si Apple pouvait réduire son temps de rotation des stocks, il n'aurait pas besoin d'autant d'entrepôts pour stocker ses machines, ce qui réduirait ses coûts de gestion des stocks. 

3. Tester des processus alternatifs

Testez votre approche alternative en définissant certaines règles autour de votre expérience d'efficacité :

• Définissez une période de temps fixe pour tester votre processus. Aucune équipe ne veut exécuter un processus défectueux plus longtemps que nécessaire. Avec une période de temps fixe, vous pouvez motiver votre équipe à se rassembler autour d'un objectif et rendre votre exercice d'efficacité collaboratif. McKinsey soutient que de nombreuses initiatives stratégiques échouent souvent en raison d'un manque de conviction dans l'organisation. 
  
  Assurez-vous que la période de temps que vous choisissez correspond à votre indicateur cible. Par exemple, si votre stratégie vise à améliorer les revenus trimestriels, assurez-vous que votre stratégie couvre un trimestre entier, pas seulement deux mois. 
• Assignez des membres d'équipe dédiés pour aider à exécuter le processus. Ces membres sont des sponsors qui guideront le nouveau processus du début à la fin. Ils garderont également l'équipe motivée pour qu'elle ne perde pas de vue pourquoi le nouveau processus est mis en œuvre par l'organisation.
• Établissez un cadre de suivi clair pour enregistrer les progrès et tout problème associé à l'exécution de la stratégie.

4. Examiner le test et décider des prochaines étapes 

Après votre période de test, examinez les résultats en consultant votre équipe et en regardant les rapports générés pendant l'expérience. Avez-vous atteint les indicateurs cibles que vous aviez fixés pour l'expérience ? C'est le bon moment pour le déterminer.

Si votre expérience a été positive et que vous avez atteint les gains d'efficacité escomptés, ajustez le processus pour corriger les problèmes identifiés lors de l'expérience et continuez à le faire fonctionner dans votre organisation.

Si votre expérience n'a pas atteint les gains d'efficacité escomptés, retournez à l'étape 3 et concevez une autre stratégie basée sur les nouvelles informations obtenues de ce test.

Au cours des sept premiers mois de Cook chez Apple, il s'est concentré sur la résolution des problèmes de gestion des stocks de l'entreprise, et le délai de rotation des stocks est passé de 30 jours à six. Le stock d'Apple, d'une valeur de $400 millions, a également chuté à $78 millions. En 1999, Cook a pu réduire encore plus le délai de rotation des stocks d'Apple à seulement deux jours de stock. 

Puisque l'amélioration de votre efficacité opérationnelle est un processus d'amélioration continue, vous pourriez envisager d'investir dans un outil de planification et d'analyse financière (FP&A) pour vous donner des informations en temps réel sur les centres de coûts nécessitant des améliorations d'efficacité. 

3 Domaines d'activité qu'Apple a rendus plus efficaces

En plus d'améliorer l'efficacité opérationnelle de sa gestion des stocks, Apple a pu améliorer son efficacité opérationnelle dans ses opérations de fabrication, administratives et de livraison.

1. Coûts de fabrication

Si vous êtes une entreprise de fabrication comme Apple, réduire les coûts de main-d'œuvre et de matériaux associés à vos processus de fabrication entraînera une augmentation de votre efficacité opérationnelle.

Dans les années 1980 et 1990, Apple possédait et exploitait ses propres usines pour produire ses ordinateurs Macintosh. Jobs envisageait les usines d'Apple comme étant à la pointe de la technologie et hautement automatisées, mais elles se sont avérées coûteuses à entretenir et à exploiter pour l'entreprise.

Main-d'œuvre

Cook a identifié le processus de fabrication d'Apple comme un autre domaine d'activité pouvant être rendu plus efficace par plusieurs ordres de grandeur. Entre la fin des années 90 et le début des années 2000, Cook a externalisé les opérations de fabrication d'Apple en Chine, travaillant avec des fabricants chinois comme Foxconn pour répondre à ses besoins de fabrication. 

L'externalisation a amélioré l'efficacité opérationnelle des opérations de fabrication d'Apple car la main-d'œuvre chinoise était nettement moins chère que la main-d'œuvre américaine.

Matériaux

Apple a constamment négocié des accords favorables avec ses fournisseurs dans le but d'améliorer l'efficacité opérationnelle de sa chaîne d'approvisionnement

Lorsque Cook a rejoint Apple en 1998, il a négocié avec NatSteel, le fournisseur de circuits imprimés externalisé d'Apple à l'époque, pour établir leurs usines à proximité des usines d'Apple afin de réduire le temps de fabrication. La capacité d'Apple à négocier les meilleurs accords avec ses fournisseurs se poursuit à ce jour ; des rapports récents suggèrent qu'Apple paie environ la moitié de ce que Samsung paie pour les puces modem dans ses appareils.

Avec outils d'approvisionnement modernes, vous pouvez surveiller vos dépenses en matériaux et vos relations avec les fournisseurs pour évaluer efficacement ce que vous pouvez supprimer, remplacer ou négocier à un prix inférieur. 

2. Dépenses administratives

Quel que soit le secteur dans lequel votre entreprise opère, réduire les membres d'équipe excédentaires ou inutiles augmentera votre efficacité opérationnelle.

Lorsque Apple s'est concentré sur le redressement de son entreprise en 1997, elle a réduit ses dépenses administratives avec des licenciements ; Jobs a licencié 4 100 employés d'Apple à l'époque. 

Une des façons dont Jobs a pu réaliser cela rapidement était en licenciant les directeurs généraux de toutes les unités commerciales d'Apple et en consolidant ces unités dans un seul bilan. Il a restructuré Apple pour passer d'une organisation conventionnelle, où des gestionnaires non techniques étaient responsables de la performance des produits individuels, à une organisation fonctionnelle, où des leaders techniques géraient des équipes techniques à travers plusieurs produits.

Cette restructuration a supprimé un niveau entier de gestion dans l'organisation, ce qui a non seulement augmenté l'efficacité opérationnelle d'Apple mais l'a également rendue plus efficace. Désormais, les chefs d'équipe, les gestionnaires et d'autres parties prenantes avaient l'expertise technique requise pour prendre des décisions complexes qui affectaient non seulement leurs équipes mais aussi l'ensemble de l'organisation. 

3. Gestion des livraisons

En octobre 2020, Apple a décidé d'expédier ses produits aux clients depuis les magasins Apple locaux. La décision a été prise parce que les clients ne pouvaient pas visiter ses magasins en personne en raison de la pandémie de COVID-19, et Apple voulait réduire l'inventaire détenu par son réseau national de près de 300 magasins Apple. Selon Apple, cela permettrait de réduire les coûts et d'améliorer potentiellement ses marges bénéficiaires.

Une autre méthode pour améliorer l'efficacité opérationnelle de vos opérations de livraison est de réduire le nombre de répartiteurs et de conducteurs dont vous avez besoin pour exécuter vos livraisons. Cela augmentera l'efficacité de vos opérations de livraison.

Les outils d'optimisation des itinéraires comme OptimoRoute peuvent planifier des centaines de commandes pour des flottes de livraison en quelques secondes, réduisant ainsi le besoin d'avoir plusieurs répartiteurs planifiant les itinéraires pour votre équipe. Ils peuvent également libérer de la capacité au sein de votre flotte existante afin que vous puissiez livrer plus de commandes sans avoir à ajouter plus de ressources.

Maximisez votre efficacité opérationnelle en suivant le modèle d'Apple

Le redressement d'Apple au cours des 20 dernières années n'était pas de la science-fiction, c'était une bonne gestion d'entreprise, et cela a été aidé par un accent mis sur l'amélioration de son efficacité opérationnelle. 

Il n'a pas fallu longtemps à Apple pour voir des résultats positifs––en 1998, soutenu par les efforts de rationalisation de Cook et la sortie de l'iMac, Apple a réalisé un bénéfice de $309 millions. Et cela avant qu'Apple ne sorte certains de ses produits les plus populaires comme l'iPod et l'iPhone. 

Vous cherchez à vous inspirer de la stratégie d'Apple et à améliorer votre efficacité opérationnelle ? OptimoRoute vous permet d'améliorer instantanément l'efficacité de vos opérations de livraison. Essayez-nous dès aujourd'hui avec un essai gratuit de 30 jours pour commencer !