Cómo planificar rutas de entrega

Héroe Cómo Planificar Rutas de Entrega

Amazon revolucionó las entregas con su oferta Prime que estableció el nuevo estándar para entregas rápidas. Ayudando a Amazon a lograr esta hazaña está la gestión efectiva de entregas. Ahora que han allanado el camino, los consumidores esperan que todos, no solo Amazon, cumplan con este nuevo alto estándar de entrega rápida. Para hacer esto, necesitas planificar las mejores rutas.

Puedes planificar rutas manualmente, pero el proceso es difícil y requiere mucho tiempo. La planificación automatizada de rutas de entrega acelera las entregas y ahorra dinero.

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Cómo Planificar Rutas de Entrega Manualmente

La planificación manual de rutas es un método obsoleto de optimización de rutas—la planificación automatizada de rutas existe desde finales de los años 60. A pesar de esto, los flujos de trabajo manuales siguen siendo una opción común para las pequeñas empresas, especialmente aquellas que dependen de un equipo de entrega equipo. La planificación manual de rutas comienza cuando se recibe el primer pedido, ya sea por un cliente en la tienda o en línea. Esta tarea a menudo se deja en manos de una sola persona.

El proceso de enrutamiento manual comienza con los pedidos de los clientes. Pueden escribirse en trozos de papel como facturas de entrega, que contienen información como la dirección de entrega y notas sobre la fecha o la hora preferida de entrega. A menudo, estos registros en papel se almacenan en carpetas o archivadores que pueden desordenar un espacio de trabajo. Algunas empresas pueden organizar las facturas con una hoja de Excel para evitar ese problema.

Una vez que se reciben los pedidos, independientemente de cómo se almacenen, el gestor de rutas dedicado los clasificará en diferentes grupos basándose en factores anotados en la factura. Lo más probable es que el planificador de rutas de entrega los organice por fecha y región, aunque esto puede variar dependiendo de las necesidades específicas de entrega. El planificador de rutas puede usar estos grupos de pedidos para comenzar a encontrar la ruta más corta de una ubicación de entrega a la siguiente. Pueden hacer esto ingresando las direcciones de entrega en un mapa para obtener direcciones de manejo y estimar el tiempo de viaje entre paradas. Luego, la ruta puede ser asignada a un conductor para ejecutar y completar las entregas.

4 Desventajas de Planificar Rutas de Entrega Manualmente

Manual gestión de rutas, como práctica general, está lejos de ser perfecta. Deja espacio para errores potenciales que pueden ser costosos para tu negocio de entregas.

No obtendrás la ruta más rápida

La planificación manual de rutas requiere que consideres muchos factores, demasiados para ser evaluados con precisión si tienes más de un puñado de entregas para planificar. Necesitarás tener en cuenta cosas como los patrones de tráfico estándar en la región donde estás entregando, el clima que puede causar retrasos y el tiempo que lleva completar una entrega. Eso es mucho que considerar, especialmente cuando factores como los patrones de tráfico o el clima pueden cambiar de repente.

Estos factores pueden tener un gran impacto en tus entregas. Según el Instituto de Tecnología de Georgia, las condiciones climáticas como la lluvia pueden aumentar los retrasos en el tráfico hasta en un 21%, y son casi imposibles de predecir. Como resultado, evaluar con precisión todos estos factores importantes manualmente lleva demasiado tiempo. Esto significa que muchos de ellos se pasan por alto durante el proceso de planificación manual. En consecuencia, los conductores de entrega deben resolver problemas sobre la marcha cuando surgen problemas durante la entrega.

Direcciones incorrectas o incompletas llevan a pérdida de tiempo en las entregas

Al mapear rutas de múltiples paradas manualmente, cada pedido y entrega proporciona una oportunidad para error humano. Un detalle faltante o incorrecto puede echar a perder el plan del día, incluso si el resto de la ruta está perfectamente planificada. Por ejemplo, si una dirección tiene un número de casa incorrecto, un conductor puede perder tiempo buscando una casa que no existe, retrasando el resto de las entregas del día y usando más combustible del que se había presupuestado. Los conductores de entrega tienen recursos limitados para resolver este tipo de problemas mientras están en la carretera.

Demasiadas entregas y muy poco personal

Además de contabilizar todas tus entregas y dónde los conductores las completarán, necesitas considerar tus conductores disponibles y sus horarios. Si no tienes en cuenta esos factores, podrías terminar con más entregas de las que realmente puedes completar. Después de todo, no puedes sobrecargar a un conductor con paradas ilimitadas; necesitas asegurarte de tener el personal suficiente para completar las entregas. La planificación se complica más cuando los conductores toman tiempo libre o cambian su disponibilidad. Aún más problemático, con el 40% de los empleados afirmando que tomaron un día por enfermedad durante un período de 12 meses evaluado por CareerBuilder, inevitablemente te enfrentarás a una escasez de conductores de último minuto. Cuando esto sucede, tendrás que replantear las entregas del día en el último minuto, lo cual puede no ser posible dependiendo de la complejidad de tus rutas de entrega.

Ventanas de tiempo de entrega y capacidades de los vehículos

Algunos clientes pueden tener una preferencia específica de fecha o tiempo para su entrega. El cliente puede querer que su entrega se complete en un momento en que el conductor para esa ruta esté programado para estar en otra área, lo que dificulta planificar una ruta óptima. Sin embargo, no cumplir con las necesidades del cliente puede ser costoso para tu negocio ya que el experiencia de entrega es un factor decisivo para el 87% de los clientes al decidir si comprar o no de una empresa nuevamente.

Claro, podrías intentar abordar las necesidades de un cliente asignando la entrega a otro conductor. Pero eso no funcionará si tus otros camiones no pueden cargar más peso. Junto con todos los demás detalles a considerar, la planificación manual de rutas requiere que tengas en cuenta la capacidad de carga útil de cada vehículo de entrega. Sobrecargar un camión con más de lo que su capacidad de carga permite puede llevar a multas por incumplimiento normativo así como costosos mantenimientos y reparaciones.

¿Qué es un Planificador de Rutas de Entrega?

Un planificador de rutas de entrega es una aplicación o software diseñado específicamente para planificar rutas y horarios de entrega para mensajeros o flotas de entrega. Los planificadores de rutas de entrega son diferentes de las aplicaciones de planificación de rutas gratuitas como Google Maps o Waze que pueden llevarte de un punto A a un punto B, pero no pueden manejar la adición de muchas paradas ni optimizar rutas para la entrega más rápida.

Foto de Tima Miroshnichenko a través de Pexels

Ahorra tiempo y obtén siempre la ruta más rápida y eficiente con OptimoRoute

OptimoRoute es un planificador de rutas de entrega que automatiza todo el proceso de planificación, desde la recepción del pedido hasta la finalización de la entrega, eliminando todos los factores de riesgo involucrados con la planificación manual.

Considera todas las restricciones y criterios del flujo de trabajo

Utilizar un software de planificación de rutas elimina la molestia de evaluar todos los datos de entrega al hacerlo por ti. Como parte de la configuración de OptimoRoute, ingresarás información como horarios de los conductores, tiempos de descanso y capacidad de carga útil de los vehículos que necesitan ser enrutados. Después de importar las entregas al sistema, OptimoRoute puede crear automáticamente una ruta optimizada que considere todas tus consideraciones únicas de entrega.

Por ejemplo, las entregas de comestibles se realizan en un cronograma ajustado que enfatiza la entrega de última milla para evitar que los productos se echen a perder. Esto significa que los pedidos deben cumplirse rápidamente y entregarse a su destino final igual de rápido. Mientras tanto, planificar una ruta de camión requiere plazos mucho más largos y utiliza capacidades de peso mucho mayores. Cada negocio tiene algo que hace que sus entregas sean especiales—OptimoRoute está diseñado para atender esas necesidades sin importar cuáles sean.

Reduce los costos de combustible y maximiza las entregas diarias

Además de considerar detalles específicos de entrega, OptimoRoute busca automáticamente la ruta de entrega más eficiente analizando el tiempo que lleva completar una entrega y el tiempo de viaje entre los lugares de entrega. Las rutas más eficientes ayudan a ahorrar dinero y te permiten completar más en menos tiempo al reducir el consumo de combustible y el tiempo de viaje entre entregas.

Seguimiento de pedidos en tiempo real y notificaciones anticipadas enviadas a los clientes antes de la entrega

OptimoRoute también proporciona a tus clientes Seguimiento de Pedidos en Tiempo Real, lo que ayuda a mejorar la experiencia del cliente. El sistema puede enviar automáticamente actualizaciones por SMS directamente al dispositivo móvil del cliente para informarles que su pedido está en camino, o actualizarlos si un pequeño contratiempo como una confusión de inventario causa un retraso en la entrega. Según nuestros propios datos, casi el 25% de los compradores informan que esta característica es un factor motivador al comprar de una empresa; esto significa que el seguimiento de pedidos puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente.

Ofrecer Comprobante de entrega y ETA en vivo

Proporcionar a sus clientes actualizaciones durante toda la entrega es esencial para la experiencia del cliente, pero OptimoRoute lleva esta función un paso más allá al proporcionar un ETA en vivo para los conductores de entrega. El ETA en vivo le muestra exactamente dónde están los conductores y cuándo llegarán al lugar de entrega.

Cuando se completa una entrega, los conductores pueden ingresar detalles de la entrega, tomar una foto e incluso recoger una firma para la entrega directamente dentro de la Aplicación móvil de OptimoRoute. Esto proporciona un registro completo y comprobante de entrega, lo que le permite investigar de inmediato si un cliente llama con una pregunta o queja sobre su pedido. Al primer signo de problema, puede acceder instantáneamente a la Prueba de Entrega para ver los detalles y comenzar a trabajar para resolver el problema del cliente sin tener que localizar a los conductores para obtener su versión de la historia.

Rastree a los conductores en vivo y analice el rendimiento del conductor

La función de seguimiento en vivo de OptimoRoute le proporciona información sobre dónde están sus conductores y el progreso que han hecho en las entregas del día. Con esta información, puede asegurarse de que los conductores completen las entregas a tiempo y verificar las notas de comprobante de entrega para garantizar que la entrega fue exitosa.

Olvídese de la planificación de rutas manual y optimice con OptimoRoute

La abrumadora cantidad de factores a considerar hace que la planificación de rutas manual sea impráctica e ineficaz. Implemente un software de enrutamiento como OptimoRoute para automatizar el proceso de planificación y ahorrar tiempo mientras mejora sus operaciones de entrega.

Para ver por sí mismo cómo OptimoRoute puede automatizar su planificación de rutas, probar nuestro software gratis durante 30 días sin compromiso.

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