Proceso de Gestión de Pedidos: Qué Es y Cómo Optimizarlo

La gestión de pedidos es el proceso de recibir, rastrear y cumplir con los pedidos de los clientes. El proceso de gestión de pedidos comienza cuando un cliente realiza un pedido y termina cuando recibe el paquete.

Cuando tienes más de unos pocos pedidos al día, hacer las cosas manualmente no es una opción. 

Tu personal pasará horas en hojas de cálculo, revisando el inventario y creando etiquetas de envío manualmente.

Para optimizar tu proceso de gestión de pedidos, minimizar errores humanos, agilizar flujos de trabajo, mejorar la funcionalidad y acelerar tus entregas, necesitas utilizar soluciones de software inteligentes.

Sigue leyendo para aprender los conceptos básicos de la gestión de pedidos y exactamente cómo puedes optimizar todo el proceso empresarial desde el procesamiento de pagos hasta la entrega.

Comencemos.

Para navegar a la sección que más te interese, haz clic a continuación:

• ¿Qué es el proceso de gestión de pedidos?
• Gestión de pedidos en acción 
• Dos enfoques diferentes para el software de gestión de pedidos
• Rastrea y acelera tus entregas con OptimoRoute

¿Qué es el proceso de gestión de pedidos?

El proceso incluye todo, desde el procesamiento de pedidos hasta la gestión de inventario y el seguimiento de pedidos.

Procesamiento de pagos

El procesamiento de pagos se trata de recibir, confirmar y procesar pagos. En línea, el software de terceros maneja esto automáticamente, en lugar de que un cajero maneje los pagos.

Según un Informe Nielsen, las empresas estadounidenses perdieron más de $9.47 mil millones debido al fraude con tarjetas de crédito en 2018. Y ese número no es anormal. La gestión de pedidos es crucial para rastrear y evitar este tipo de fraude. 

Al implementar un proceso de confirmación de pagos, a menudo parte de los sistemas de gestión de pedidos (OMS) o procesadores de pagos, puedes evitar autorizar y cumplir con pedidos incorrectos desde el principio.

Cumplimiento de pedidos (entrega)

Después de haber confirmado la información de pago, necesitas cumplir con el pedido. Cumplimiento de pedidos significa recibir, autorizar y entregar el pedido al cliente final. 

Tu equipo debe recoger, empaquetar y enviar los productos correctos (y en la cantidad correcta) a la dirección correcta. Si lo haces internamente, también debes enrutar y gestionar a tus conductores de entrega.

Gestión de inventario

La gestión de inventario significa llevar un seguimiento de los niveles de inventario en tus almacenes y asegurarte de que los conteos de inventario sean precisos. Los números siempre deben estar actualizados.

Cada vez que se realiza un pedido, necesitas confirmar que los productos están disponibles en las cantidades solicitadas.

Después de eso, tu equipo debe actualizar los números disponibles en tus sitios internos y externos, para evitar vender productos que no tienes.

Es la base de gestión de almacenes y te ayuda a evitar muchos posibles dolores de cabeza como el exceso de existencias o los pedidos pendientes.

Seguimiento de pedidos

Después de haber enviado los productos y actualizado tus bases de datos, es hora del último paso de la gestión de pedidos; el seguimiento.

Si utilizas un servicio de terceros para Recoger y entregar, puedes rastrear el pedido a través del servicio y asegurar la precisión del pedido.

Pero si lo manejas internamente con tu propia flota, necesitas una solución para llevar un seguimiento de los paquetes y conductores.

Sistema de Gestión de Pedidos en Acción: Cummins Inc.

Cummins Inc., un líder global en la fabricación de sistemas de energía, tenía muchos problemas al manejar pedidos manualmente. Esto estaba ralentizando el ciclo de ventas e impidiendo que vendiera a su máxima capacidad.

Después de todo, si los vendedores no están seguros del inventario disponible, no pueden ofrecer con confianza un producto dentro de un tiempo especificado.

Después de cambiar a Oracle E-business, la empresa vio mejoras masivas en todos los aspectos.

• La gestión automática de inventario (confirmando disponibilidad y actualizando los números de inventario automáticamente con los pedidos) redujo los errores humanos en un 70%. El tiempo del ciclo de ventas se redujo en un 67% gracias a la digitalización y automatización. Reducción del 20% en horas extras no planificadas.

El software de gestión de pedidos es imprescindible si utilizas múltiples canales de venta diferentes, como una tienda minorista física, un Punto de Venta (PoS) desvinculado a una tienda de terceros, un mercado en línea (Amazon, eBay), etc.

Digamos que utilizas un portal de comercio electrónico para vender a clientes existentes y tienes un equipo de ventas para conseguir nuevas ventas B2B. Sin una base de datos integrada, todos los involucrados no sabrán el estado real de los diferentes productos e inventario.

Eso es una receta para el desastre.

Dos enfoques diferentes para el software de gestión de pedidos

Hay dos enfoques diferentes que puedes tomar al implementar software de gestión de pedidos.

Puedes usar una solución dedicada o una plataforma que incluya la gestión de pedidos.

Usa una plataforma de comercio electrónico completa que incluya la gestión de pedidos

Puede que no lo sepas, pero el software de gestión de pedidos está incluido en la mayoría de las plataformas de comercio electrónico.

Por ejemplo, Shopify y WooCommerce (que impulsan la mayoría de los sitios web de negocios de comercio electrónico) utilizan socios de terceros para autenticar y procesar pagos. 

También tienen bases de datos dedicadas para la gestión de inventario (como el stock de cada producto) que se actualizan automáticamente con cada venta.

Incluso puedes generar etiquetas de envío si estás utilizando servicios de entrega de terceros:

No tiene que ser más complicado que eso.

Ventajas: 

• Solo una plataforma con la que trabajar, desde el comercio electrónico hasta la gestión de inventario y pedidos de ventas.
• Las ventas en línea se reflejan automáticamente en el inventario (sin integraciones de API personalizadas).
• Gastos recurrentes más bajos (gratis si usas alternativas de código abierto).

Desventajas:

• Las herramientas de gestión de inventario pueden ser limitadas (y difíciles de combinar con las ventas minoristas).

Invierte en una solución de gestión de pedidos independiente

También hay soluciones independientes para gestionar pedidos e inventario. Por ejemplo, Zoho Inventory (a continuación):

Estas soluciones pueden ayudarte si no utilizas una solución de comercio electrónico completa para manejar tus ventas y productos en línea.

También puedes usarlas si tienes una multitud de diferentes canales de venta y luchas por mantener tu inventario actualizado manualmente.

Se integra con plataformas de comercio electrónico y software de gestión de tiendas físicas. Así puedes rastrear ventas y pedidos de todas las fuentes en un solo lugar.

Ventajas: 

• Análisis detallado de gestión de pedidos.
• Crea integraciones con soluciones de tiendas físicas para una mejor gestión de inventario.

Desventajas:

• Puede ser difícil de configurar eficientemente.
• Más tarifas mensuales.

Rastrea y acelera tus entregas con OptimoRoute

Pero el software de gestión de pedidos por sí solo no es suficiente. Es solo una pequeña pieza del rompecabezas.

Para mantener un seguimiento de tus pedidos después de que salgan de tu almacén o centro de distribución, necesitas tener control total sobre tu Recoger y entregar también.

Con OptimoRoute, puedes rastrear a tus conductores de entrega en tiempo real y transformar tu proceso de entrega. 

Acelera todas tus entregas, desde la planificación hasta la ejecución.

Echemos un vistazo más de cerca a cómo OptimoRoute ha ayudado a Biomed Care Services a transformar toda su operación de cumplimiento y entrega.

Antes de OptimoRoute, Biomed asignaba un código postal específico a cada conductor y asignaba manualmente las entregas en consecuencia.

Eso significaba que incluso si otras entregas estaban literalmente al lado de la carretera en su ruta, si estaban fuera del código postal, el conductor no las manejaba.

Como puedes imaginar, eso no era muy eficiente. No solo estaban los conductores con pocas reservas, sino que la planificación de procesos manuales tomaba días.

Entra OptimoRoute. Nuestra herramientas de optimización de rutas solución ayudó a Biomed a planificar entregas de manera eficiente a gran escala.

El equipo podía importar pedidos en masa, y OptimoRoute planificaba las rutas de entrega para cada conductor. Ignorando los códigos postales, pero enfocándose en la ruta más eficiente para manejar cada parada.

OptimoRoute tiene en cuenta automáticamente las ventanas de tiempo de entrega, las capacidades de los vehículos y otras variables del mundo real.

Además, OptimoRoute admite la planificación con hasta cinco semanas de anticipación en solo minutos. Facilita escalar tus servicios de entrega sin aumentar el tamaño de tu flota. 

Biomed pudo manejar un aumento del 25% en entregas mientras reducía el tamaño de su flota en un 33%.

Ahorra dinero en el uso de combustible y costos de horas extra

El enrutamiento más eficiente de OptimoRoute ayudará a tu empresa a ahorrar en el uso de combustible, costos de horas extra y más.

Biomed ha ahorrado más de £3,000 cada mes desde que hizo el cambio, y es una operación relativamente pequeña.

Imagina cuánto dinero podrías ahorrar con una flota más grande.

Una mejor experiencia del cliente con seguimiento de pedidos en tiempo real

Si tus conductores usan la aplicación móvil de OptimoRoute, también puedes rastrear todos los pedidos en tiempo real.

También puedes enviar notificaciones automáticas a tus clientes por mensaje de texto o correo electrónico para asegurarte de que sepan cuándo llegará su paquete.

Esto puede ayudar a minimizar las entregas fallidas y mejorar la satisfacción del cliente.

Utiliza análisis para optimizar tu flota de entrega

OptimoRoute también rastrea métricas de entrega como cómo y cuándo se manejan las entregas, qué porcentaje se retrasa y mucho más.

Puedes analizar estos datos por conductor para identificar a los mejores y a los conductores que necesitan mejorar.

Para Biomed, estos datos históricos le ayudaron a crear un rastro de auditoría para acomodar la supervisión del NHS para medicamentos específicos.

Ve más allá de la gestión de pedidos con OptimoRoute

OptimoRoute es la solución perfecta para mejorar cómo manejas la etapa de cumplimiento de la gestión de pedidos.

No solo puedes rastrear pedidos en tiempo real y notificar a los clientes por mensaje de texto o correo electrónico, sino que puedes optimizar todo tu proceso de cumplimiento de pedidos.

Al importar pedidos en masa a través de hojas de Excel (o integraciones API), y planificar y enrutar automáticamente los pedidos, eliminas mucho trabajo manual que consume tiempo y aceleras significativamente el proceso.

Rutas más eficientes finalizadas más rápido significan que tus conductores pueden pasar más tiempo entregando y menos tiempo de viaje vacío en la carretera.

Comienza tu prueba gratuita de 30 días hoy y usa OptimoRoute para acelerar tus entregas y rastrear tus pedidos en tiempo real.