Farmacia del Reino Unido amplía su negocio en un 25% y reduce la planificación de días a minutos

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Ahorro de £3,000 mensuales al reducir costos de entrega, millas recorridas y pedidos repetidos

Usando planificación de 5 semanas redujo los esfuerzos de programación de entregas de días a solo unas pocas horas

Aumentó el número de entregas en un 25% incluso con 2 conductores menos de lo habitual

Creó un rastro de auditoría adecuado para la supervisión del NHS de medicamentos controlados.

Con sede en Bradford, Biomed Care Services se ha establecido como una farmacia especializada que se centra en proporcionar servicios de gestión de medicamentos internos a pacientes privados y del NHS en hogares de cuidado, residencias, pacientes domiciliarios y también hospitales privados.

Sajid Khan, su director general, explica que su negocio se centra en las relaciones con los clientes construidas a lo largo de los años. Sin embargo, lo que los hace exitosos se reduce a dos factores principales: fiabilidad y responsabilidad.

Optimización de Rutas Escaló el Negocio, Redujo Millas Recorridas y Costos de Gasolina

La farmacia con sede en Bradford tiene 25 empleados a tiempo completo que gestionan eficazmente 28 días de suministros médicos para pacientes en el norte del Reino Unido. Estos van desde antibióticos, medicación diaria e incluso medicamentos controlados como la morfina. Como explica Sajid, sus entregas se dividen en dos categorías: agudas y mensuales.

Usando OptimoRoute, BioMed Care Services pudo reducir costos y escalar efectivamente su negocio incluso con una reducción del 33% en mano de obra. En términos de ahorros mensuales, Sajid afirma que en total hoy ahorran hasta £3,000 solo usando OptimoRoute.

“Antes de usar OptimoRoute, teníamos conductores designados que se encargaban de todos los hogares de cuidado en un código postal específico. Lo que sucedía era que teníamos conductores superponiendo rutas pero solo entregando a los hogares de cuidado designados de su código postal. Esto creaba pérdidas sustanciales ya que un conductor fácilmente podría hacer una entrega a un hogar de cuidado que pasaba por el camino.”

Al notar que la situación estaba causando que sus conductores condujeran a menudo innecesariamente, Sajid comenzó a buscar soluciones de enrutamiento y programación que les permitieran aumentar su eficiencia.

Una característica específica de OptimoRoute redujo aún más sus costos.

“En la sección de notas, anotamos exactamente lo que entregamos a un hogar de cuidado. A veces recibimos llamadas preguntando si algunos artículos no fueron entregados. Lo que podemos hacer es tener un registro de los artículos entregados, qué día fueron entregados y podemos hacer coincidir eso con la firma física recogida en persona ese día.”

Como explica Sajid, antes de usar OptimoRoute a menudo tenían que repetir pedidos porque un cliente afirmaba que un paciente no recibió sus medicamentos. Como resultado, tenían que enviar pedidos repetidos a pérdida para su negocio. Con OptimoRoute pudieron reducir el número de pedidos incompletos o repetidos a cero.

Escalando el Negocio Con un Número Reducido de Conductores Disponibles

Poco después también tuvo que lidiar con un número reducido de conductores. Sin embargo, con OptimoRoute pudo escalar sus entregas diarias de un promedio de 30 a alrededor de 40 diarias con solo cuatro conductores.

“Con OptimoRoute hemos aumentado los pedidos en aproximadamente un 25%, incluso con un número reducido de conductores. Comenzamos con seis conductores y desde entonces dos nos dejaron. Pudimos escalar incluso con el número reducido”.

Usando OptimoRoute, Sajid redujo el número de horas que tomaba planificar rutas de varios días a solo unas pocas horas. De hecho, la empresa ahora planifica sus entregas con 5 semanas de anticipación, dejándoles espacio para entregas diarias de último minuto.

Mejor Responsabilidad y Registros Digitales Crearon un Rastro de Auditoría Confiable

Sin embargo, BioMed Care Services pronto comenzó a ver mejoras en otras áreas de su negocio. Mantener registros precisos de las entregas y tener plena responsabilidad también aumentó la eficiencia de la empresa.

Además, la capacidad de mantener registros detallados disponibles en cualquier momento y hacer que coincidan con sus registros fuera de línea les permitió crear un rastro de auditoría completamente responsable en casos raros de supervisión del NHS de medicamentos controlados.

“Con OptimoRoute hemos creado un rastro de auditoría de principio a fin. Por ejemplo, enviamos muchos medicamentos controlados a hogares de cuidado como la morfina. En el desafortunado caso de que un paciente fallezca, podemos retroceder a cualquier fecha y determinar exactamente cuándo se entregó su última dosis. Algo que las autoridades nos piden con frecuencia que hagamos”.

Encontrar un software completamente compatible que manejara todas las variables requeridas para la entrega de farmacia fue su mayor desafío. De hecho, antes de encontrar OptimoRoute, Sajid había probado tres otras alternativas de software en el mercado.

“Antes habíamos considerado otros software para enrutamiento, pero lo que vimos fue que muchos de ellos están enfocados en el mercado logístico y vehículos pesados. El software simplemente no era adecuado. No había nada lo suficientemente adaptable o ágil para un negocio de farmacia. Nuestra principal razón para usar OptimoRoute fue que podíamos adaptar el software a nuestras necesidades.”