Warum und wie Sie die Prozesseffizienz in Ihrem Unternehmen verbessern können

Prozesseffizienz kann Ihr Unternehmen ausmachen oder brechen.

Wollen Sie einen Beweis? Schauen Sie sich nur Ford und McDonald's an. Als Henry Ford die Zeit zur Montage von Fahrzeugen um mehr als 75 %reduzierte, revolutionierte er die Automobilindustrie und sicherte den Erfolg der Ford Motor Company. McDonald's wurde später zum globalen Marktführer im Fast-Food-Bereich, indem sie die Effizienz ihres Mahlzeitenmontagedesigns perfektionierten und die Kosteneinsparungen an die Kunden weitergaben. 

Auf der anderen Seite kosteten ineffiziente Prozesse die NASA mehr als 193 Millionen USD , als sie 1999 den Mars Climate Orbiter verloren. Der Fehlerbericht der NASA nach der Mission erklärte, dass „die Hauptursache [eine Umrechnungsdiskrepanz zwischen metrischen und Standard- Berechnungen] nicht durch die vorhandenen Prozesse erkannt wurde.“

Von großen Systemen bis hin zu kleinen Berechnungen könnte Ihr Unternehmen durch Prozesseffizienzverluste viel verlieren – und deren Behebung könnte Sie enorm erfolgreich machen.

Was ist Prozesseffizienz?

Prozesseffizienz ist das Verhältnis von Output, der aus einem Prozess resultiert, im Vergleich zu der Zeit und den Ressourcen, die erforderlich sind, um diesen Prozess durchzuführen. Effizientere Prozesse verwenden weniger Ressourcen. Zum Beispiel, wenn es 10 Mitarbeiter zwei Stunden dauert, eine Pizza zu machen, ist der Prozess zur Herstellung von Pizzen extrem ineffizient.

Wie man allgemeine Prozesseffizienzen identifiziert und löst 

Egal, ob Sie Pizzen liefern, medizinische Geräte herstellen oder Jacuzzis warten, Sie können die Effizienz Ihres Geschäftsprozesses bewerten, indem Sie sich einige einfache Fragen stellen. Diese Fragen helfen Ihnen, Ineffizienzen zu finden und herauszufinden, wie Sie sie beheben können.

Gibt es eine Technologie, die diesen Prozess schneller machen kann?

Viele unserer OptimoRoute-Kunden sind zu uns gekommen, nachdem sie sich genau diese Frage gestellt haben. Die manuelle Routenplanung dauert im Durchschnitt achtmal länger als die Routenplanung mit OptimoRoute. Unsere Software hat es Logistikfachleuten und Managern ermöglicht, die Effizienz zu steigern und mehr Zeit für strategische Planung zu verwenden.

Neue Apps, Software und mechanische Systeme, die Unternehmen helfen können, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen, tauchen ständig auf. Sie müssen jedoch nicht unbedingt neue Technologien einführen. Manchmal können Sie die Effizienz steigern, indem Sie einfach mehr der Funktionen nutzen, die die Technologie, die Sie bereits verwenden, bietet. Zum Beispiel verschwenden viele Kleinunternehmer Zeit damit, ähnliche E-Mails, Formulare und Berichte neu zu erstellen. Das Erstellen einer Vorlage für Dokumente mit sich wiederholenden Komponenten kann viel Zeit sparen.

Verwendet dieser Prozess viele Ressourcen?

Wenn ein bestehender Prozess ein großes Volumen an Ressourcen (Arbeitsstunden, Werkzeuge, Materialien) verwendet, sollten Sie jeden Teil dieses Prozesses auf Bereiche hin überprüfen, in denen er verbessert werden könnte. Dauert eine Aufgabe 30 Minuten, aber Sie könnten sie in 10 erledigen, wenn Sie nicht ständig unterbrochen würden? Manchmal ist die Verbesserung der Effizienz so einfach wie das Stummschalten von Benachrichtigungen bei internen Kommunikationen für 10 Minuten.

Diese Frage kann Ihnen auch helfen, Lösungen für komplexere Prozesse zu finden, die mehrere Arten von Ressourcen verwenden. Schauen wir uns unser Beispiel an, Hardie's Fresh Foods. Hardie's ist ein Lebensmittelvertriebsunternehmen in Texas mit einer Flotte von 160 Kühlwagen. Ihr Lieferprozess war entscheidend für ihr Geschäft, verbrauchte jedoch viele Ressourcen (Benzin, LKWs, Fahrer usw.).

Hardie's Fresh Foods verbesserten ihren Lieferprozess durch den Einsatz von Routenoptimierungssoftware. Die Routenplanung und Terminierung mit OptimoRoute reduzierte ihre Kilometerleistung um 20 %, die Fahrerkosten um 12 % und erhöhte ihre Lieferkapazität um 14 %. Das ist eine enorme Verbesserung der Effizienz ihres Lieferprozesses. Hardie's verbesserte auch ihre Kundenzufriedenheit. Ihre pünktliche Lieferung Rate liegt derzeit bei 94 % und ist seit der Nutzung von OptimoRoute um 1,5 % MoM gestiegen.

Ist irgendein Teil dieses Prozesses veraltet?

Da sich Technologie und Kundenverhalten weiterentwickeln, kann Ihr Unternehmen ins Hintertreffen geraten, wenn Sie nicht regelmäßig die Prozesseffizienz bewerten, Engpässe identifizieren und Bereiche für Prozessverbesserungen finden. Das bedeutet nicht nur, sicherzustellen, dass Ihre aktuellen Prozesse mit maximaler Effizienz arbeiten. Es bedeutet auch, mit aktuellen Markttrends und Kundenerwartungen Schritt zu halten.

Etwas, das Sie vor 10 Jahren gut gemacht haben, könnte jetzt zu langsam oder zu ineffizient sein oder es bietet möglicherweise keine großartige Kundenerfahrung mehr. Schauen Sie sich nur an Blockbuster VideoBlockbusters Versäumnis, sich an einen sich verändernden Markt anzupassen, führte 2010 zu ihrem vorzeitigen Untergang, als sie von Netflix' neuen Streaming- und DVD-Versanddiensten überholt wurden. Das Beobachten von Markttrends, das Durchführen von Kundenumfragen und das Verstehen der Bedürfnisse Ihrer Kunden helfen Ihnen, Ihre Prozesse auf dem neuesten Stand zu halten.

Gibt es einen besseren Weg?

Dies ist die grundlegende Frage, die sich jedes Unternehmen stellen muss, wenn es sicherstellen möchte, dass seine Prozesse effizient sind. Ambitionierte Ziele zu setzen und nach kontinuierlicher Verbesserung zu streben, sei es in bestehenden oder neuen Prozessen, wird Ihnen langfristigen Erfolg sichern.

Diese Frage bei jedem einzelnen Prozess zu stellen und dies häufig zu tun, ist einer der Schlüssel zum Aufbau eines Geschäftsumfelds, das Erfolg fördert. Wenn die Antwort ja ist, finden Sie einen besseren Weg und setzen Sie ihn um. Schnell. Einen besseren Weg zu finden, kann so klein sein wie einem Manager zu helfen, seine Arbeit schneller mit Software zu erledigen, oder so groß wie die komplette Überarbeitung einer Montagelinie, um neue Technologie zu integrieren.

4 Dienstleistungen, die helfen, die Prozesseffizienz zu verbessern

Glücklicherweise gibt es viele Produkte und Dienstleistungen, die speziell dafür entwickelt wurden, Unternehmen effizienter arbeiten zu lassen. Hier sind einige Dienstleistungen, die darauf abzielen, die Effizienz zu verbessern und Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen:

1. OptimoRoute: Routenplanung und Terminplanung

Was ist das? OptimoRoute ist Routenoptimierungssoftware.

Für wen ist es gedacht? Unternehmen jeder Größe, die Mitarbeiter im Außendienst verwalten müssen. Dazu gehören Abhol- und Lieferdienste, Wartungs- oder Serviceunternehmen und Langstrecken-Transportunternehmen.

Was sind die Vorteile? OptimoRoute macht den gesamten Prozess der Terminplanung und Routenplanung achtmal schneller und erfordert 60 % weniger Arbeitsstunden, sodass sich Manager auf die Strategie konzentrieren können.

Mit OptimoRoute können Sie:

• Routen für mehrere Fahrer und Hunderte von Aufträgen mit mehreren Einschränkungen in Sekunden berechnen
• Routen bis zu fünf Wochen im Voraus planen
• Schnell anpassen Zeitpläne und Routen wenn sich Aufträge ändern oder ein Fahrer krankmeldet
• Sehen, wo sich Fahrer und Arbeiter entlang ihrer Route mit Live-Tracking befinden
• Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass sie zur richtigen Zeit verfügbar sind mit Echtzeit-Bestellverfolgung und ETA-Benachrichtigungen 

2. Teampay: Verwaltung von Teamausgaben

Was ist das? Teampay ist eine Software zur Verwaltung verteilter Ausgaben.

Für wen ist es gedacht?  Unternehmen jeder Größe mit mehreren Teammitgliedern, die Dinge wie Benzin, Materialien oder berufliche Weiterbildung mit Unternehmensmitteln bezahlen müssen. 

Was sind die Vorteile? Teampay ermöglicht es Mitarbeitern, die Dinge zu kaufen, die sie für ihre Arbeit benötigen, ohne auf die Genehmigung durch Vorgesetzte oder auf Erstattung warten zu müssen. Es spart auch Zeit für Stakeholder wie Führungskräfte und Projektmanagement, indem es die Anzahl der kleinen Aufgaben reduziert, die sie während der Budgetierung erledigen müssen.

Mit Teampay können Sie:

• Teile des Ausgabengenehmigungsprozesses automatisieren
• Wesentliche Geschäftseinkäufe innerhalb Ihres üblichen Workflows abschließen 
• Festlegen und Anpassen von Ausgabelimits
• Automatisches Hochladen von Einkaufsdaten in das Hauptbuch 
• Genau wissen, warum Einkäufe getätigt wurden, und vermeiden, Mitarbeiter nach Details fragen zu müssen

3. Eduflow: Schulung und Einarbeitung

Was ist das? Eduflow ist eine Plattform zur Erstellung maßgeschneiderter Lern-, Schulungs- und Einarbeitungskurse.

Für wen ist es gedacht?  HR- und Einarbeitungsteams sowie Unternehmen, die Mitarbeiter in internen Prozessen schulen müssen.

Was sind die Vorteile? Eduflow rationalisiert Schulungs- und Bildungsprozesse. Es ist auch ein wertvolles Einarbeitungswerkzeug. Eine Studie aus dem Jahr 2007 durchgeführt von der Wynhurst Group ergab, dass „neue Mitarbeiter, die ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm durchliefen, mit 58% höherer Wahrscheinlichkeit nach drei Jahren noch im Unternehmen waren.“

Mit Eduflow können Sie:

• Einarbeitungs-Checklisten erstellen
• Den Lernprozess für neue Mitarbeiter vereinfachen und Managern/Einarbeitungsteams Zeit sparen
• Ihre Mitarbeiterbindungsrate erhöhen

4. Adpresso: Digitale Werbung

Was ist das? AdEspresso ist eine Software zur Verwaltung digitaler Werbung.

Für wen ist es gedacht?  Unternehmen und Fachleute, die ihre Anzeigen auf digitalen Plattformen wie Facebook, Google und E-Mail-Kampagnen erstellen, verwalten und/oder verfolgen müssen.

Was sind die Vorteile? AdEspresso ermöglicht es Ihnen, digitales Marketing über mehrere Plattformen hinweg von einem zentralen Ort aus einfach zu verwalten.

Mit AdEspresso können Sie:

• Leistungen bewerten und klar erkennen, welche Anzeigen und Plattformen besser (oder schlechter) abschneiden
• Zeit sparen, indem Sie nicht von Plattform zu Plattform wechseln müssen
• Profitablere Marketingkampagnen für Ihr Unternehmen durchführen
• Anzeigen für Facebook, Instagram und Google Ads erstellen und Split-Tests (mehrere Versionen einer Anzeige testen) über Plattformen hinweg durchführen

Nutzen Sie die Kraft der Prozesseffizienz

Schon die Effizienzsteigerung eines einzigen Prozesses kann sich positiv auf Ihr Endergebnis auswirken und Ihrem Unternehmen mehr Freiheit geben. Betrachten Sie nur den Erfolg von Ashley Furniture. Der Möbelriese nutzt 3D-Drucker um kleinere Teile und Prototypen im eigenen Haus herzustellen. Die Integration modernster Technologie in ihre Produktionsstätte hat ihnen Zeit und Geld gespart und ihnen mehr Freiheit gegeben, neue Prototypen auszuprobieren.

Fragen Sie sich also: Wo kann mein Unternehmen die Prozesseffizienz steigern? Die Antwort auf diese eine Frage könnte unglaubliche Ergebnisse liefern.