Por qué y cómo mejorar la eficiencia de los procesos en su negocio

La eficiencia de los procesos puede hacer o deshacer tu negocio.

¿Quieres pruebas? Solo mira a Ford y McDonald’s. Cuando Henry Ford redujo el tiempo necesario para ensamblar vehículos en más del 75%, revolucionó la industria automotriz y aseguró el éxito de Ford Motor Company. McDonald’s se convirtió más tarde en un líder global en comida rápida al perfeccionar la eficiencia de su diseño de ensamblaje de comidas y trasladar los ahorros de costos a los clientes. 

Por otro lado, los procesos ineficientes le costaron a la NASA más de 193 millones cuando perdieron el Mars Climate Orbiter en 1999. El informe de fallo post-misión de la NASA explicó que "la causa raíz [una discrepancia de conversión entre cálculos métricos y estándar ] no fue detectada por los procesos existentes.""no fue detectado por los procesos establecidos."

Desde grandes sistemas hasta pequeños cálculos, tu negocio podría estar perdiendo mucho debido a la ineficiencia de los procesos, y solucionarlo podría convertirte en un gran éxito.

¿Qué es la Eficiencia de Procesos?

La eficiencia de procesos es la relación entre el resultado de un proceso y el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo ese proceso. Los procesos más eficientes utilizan menos recursos. Por ejemplo, si se necesitan 10 empleados dos horas para hacer una pizza, el proceso para hacer pizzas es extremadamente ineficiente.

Cómo Identificar y Resolver Ineficiencias Generales de Procesos 

Ya sea que estés entregando pizzas, fabricando dispositivos médicos o manteniendo jacuzzis, puedes evaluar la eficiencia de tu proceso empresarial haciéndote algunas preguntas simples. Estas preguntas te ayudarán a encontrar ineficiencias y a descubrir cómo corregirlas.

¿Existe tecnología que pueda hacer este proceso más rápido?

Muchos de nuestros clientes de OptimoRoute han llegado a nosotros después de hacerse esta misma pregunta. Planificar rutas manualmente lleva un promedio de ocho veces más tiempo que planificar rutas con OptimoRoute. Nuestro software ha permitido a los profesionales de logística y gerentes aumentar la eficiencia y dedicar más tiempo a la planificación estratégica.

Nuevas aplicaciones, software y sistemas mecánicos que pueden ayudar a las empresas a realizar trabajos más rápido y de manera más eficiente están surgiendo todo el tiempo. Sin embargo, no necesariamente tienes que adoptar nueva tecnología. A veces, puedes aumentar la eficiencia simplemente utilizando más de las funciones dentro de la tecnología que ya usas. Por ejemplo, muchos propietarios de pequeñas empresas pierden tiempo recreando correos electrónicos, formularios e informes similares. Crear una plantilla para documentos que tienen componentes repetitivos puede ahorrar mucho tiempo.

¿Este proceso está utilizando muchos recursos?

Si un proceso existente está utilizando un gran volumen de recursos (horas de trabajo, herramientas, suministros), debes evaluar cada parte de ese proceso para identificar áreas donde podría mejorarse. ¿Una tarea te lleva 30 minutos, pero podrías hacerla en 10 si no estuvieras siendo interrumpido constantemente? A veces, mejorar la eficiencia es tan simple como silenciar las notificaciones en las comunicaciones internas durante 10 minutos.

Esta pregunta también puede ayudarte a encontrar soluciones para procesos más complejos que están utilizando múltiples tipos de recursos. Veamos a nuestro cliente, Hardie’s Fresh Foods, como ejemplo. Hardie’s es una empresa de distribución de alimentos en Texas con una flota de 160 camiones refrigerados. Su proceso de entrega era vital para su negocio, pero estaba utilizando muchos recursos (gasolina, camiones, conductores, etc.).

Hardie’s Fresh Foods mejoraron la eficiencia de su proceso de entrega utilizando software de optimización de rutas. Planificar rutas y programar con OptimoRoute redujo su kilometraje en un 20%, los costos de conductores en un 12% y aumentó su capacidad de entrega en un 14%. Eso es una gran mejora en la eficiencia de su proceso de entrega. Hardie’s también mejoró la satisfacción del cliente. Su tasas de entrega a tiempo. tasa actualmente es del 94% y ha estado aumentando a una tasa del 1.5% mensual desde que comenzaron a usar OptimoRoute.

¿Alguna parte de este proceso está obsoleta?

A medida que la tecnología y los comportamientos de los clientes evolucionan, tu negocio puede quedarse atrás si no evalúas regularmente la eficiencia de los procesos, identificas cuellos de botella y encuentras áreas para mejorar los procesos. Esto no solo significa asegurar que tus procesos actuales operen con la máxima eficiencia. También significa mantenerse al día con las tendencias actuales del mercado y las expectativas de los clientes.

Algo que hiciste bien hace 10 años puede ser demasiado lento o ineficiente para hacerlo ahora, o puede que ya no proporcione una gran experiencia al cliente. Solo mira a Blockbuster VideoEl fracaso de Blockbuster para adaptarse a un mercado cambiante llevó a su desaparición prematura en 2010 cuando fueron superados por los nuevos servicios de streaming y envío de DVD de Netflix. Mantener un ojo en las tendencias del mercado, realizar encuestas a los clientes y comprender las necesidades de tus clientes te ayudará a mantener tus procesos actualizados.

¿Existe una mejor manera?

Esta es la pregunta fundamental que cada negocio necesita hacerse si quieren asegurarse de que sus procesos sean eficientes. Establecer metas ambiciosas y esforzarse por una mejora continua, ya sea en procesos existentes o nuevos, te preparará para el éxito a largo plazo.

Hacer esta pregunta sobre cada proceso, y hacerlo con frecuencia, es una de las claves para construir un entorno empresarial que fomente el éxito. Si la respuesta es sí, encuentra una mejor manera e impleméntala. Rápido. Encontrar una mejor manera puede ser tan pequeño como ayudar a un gerente a hacer su trabajo más rápido con software o tan grande como renovar completamente una línea de ensamblaje para incorporar nueva tecnología.

4 Servicios que Ayudan a Mejorar la Eficiencia de los Procesos

Afortunadamente, hay muchos productos y servicios diseñados específicamente para ayudar a las empresas a operar de manera más eficiente. Aquí hay algunos servicios diseñados para mejorar la eficiencia y dar a las empresas una ventaja competitiva:

1. OptimoRoute: Planificación y programación de rutas

¿Qué es? OptimoRoute es software de optimización de rutas de entrega.

¿Para quién está destinado? Empresas de todos los tamaños que necesitan gestionar trabajadores en el campo. Esto incluye servicios de recoger y entregar, empresas de mantenimiento o servicios, y empresas de transporte de larga distancia.

¿Cuáles son los beneficios? OptimoRoute hace que todo el proceso de programación y planificación de rutas sea ocho veces más rápido y requiere un 60% menos de horas de trabajo, para que los gerentes puedan centrarse en la estrategia.

Con OptimoRoute, puedes:

• Calcular rutas para múltiples conductores y cientos de pedidos con múltiples restricciones en segundos
• Planificar rutas hasta cinco semanas a la vez
• Ajustar rápidamente horarios y rutas si los pedidos cambian o un conductor se reporta enfermo
• Ver dónde están los conductores y trabajadores a lo largo de su ruta con seguimiento en vivo
• Mantener a tus clientes informados y asegurarte de que estén disponibles en el momento adecuado con seguimiento de pedidos en tiempo real y notificaciones de ETA 

2. Teampay: Gestión de gastos del equipo

¿Qué es? Teampay es un software de gestión de gastos distribuidos.

¿Para quién está destinado?  Empresas de todos los tamaños con múltiples miembros del equipo que necesitan pagar cosas como gasolina, suministros o desarrollo profesional con fondos de la empresa. 

¿Cuáles son los beneficios? Teampay permite a los empleados comprar lo que necesitan para hacer su trabajo sin tener que esperar la aprobación del supervisor o ser reembolsados. También ahorra tiempo a las partes interesadas como la dirección y la gestión de proyectos al reducir el número de pequeñas tareas que necesitan hacer durante la presupuestación.

Con Teampay, puedes:

• Automatizar partes del proceso de aprobación de gastos
• Completar compras esenciales para el negocio dentro de tu flujo de trabajo habitual 
• Establecer y personalizar limitaciones de gasto
• Subir automáticamente los datos de compra al libro mayor general 
• Saber exactamente por qué se realizaron las compras y evitar tener que buscar a los empleados para pedir detalles

3. Eduflow: Capacitación e incorporación

¿Qué es? Eduflow es una plataforma para crear cursos personalizados de aprendizaje, capacitación e incorporación.

¿Para quién está destinado?  Equipos de recursos humanos e incorporación, así como empresas que necesitan capacitar a los empleados en procesos internos.

¿Cuáles son los beneficios? Eduflow agiliza los procesos de capacitación y educativos. También es una valiosa herramienta de incorporación. Un estudio de 2007 realizado por The Wynhurst Group encontró que "los nuevos empleados que pasaron por un programa de incorporación estructurado tenían un 58% más de probabilidades de permanecer en la organización después de tres años."

Con Eduflow, puedes:

• Crear listas de verificación de incorporación
• Simplificar el proceso de aprendizaje para los nuevos empleados y ahorrar tiempo a los gerentes/equipos de incorporación
• Aumentar tu tasa de retención de nuevos empleados

4. Adpresso: Publicidad digital

¿Qué es? AdEspresso es un software de gestión de publicidad digital.

¿Para quién está destinado?  Empresas y profesionales que necesitan crear, gestionar y/o rastrear sus anuncios en plataformas digitales, como Facebook, Google y campañas de correo electrónico.

¿Cuáles son los beneficios? AdEspresso te permite gestionar fácilmente el marketing digital en múltiples plataformas desde un solo lugar central.

Con AdEspresso, puedes:

• Establecer puntos de referencia de rendimiento y ver claramente qué anuncios y plataformas están funcionando mejor (o peor)
• Ahorrar tiempo al cambiar de una plataforma a otra
• Impulsar campañas de marketing más rentables para tu negocio
• Crear anuncios para Facebook, Instagram y Google Ads, y realizar pruebas divididas (probar múltiples versiones de un anuncio) en plataformas

Aprovecha el Poder de la Eficiencia de Procesos

Hacer que solo un proceso sea más eficiente puede impactar positivamente en tus resultados y dar a tu negocio más libertad. Solo considera el éxito de Ashley Furniture. El gigante del mueble utiliza impresoras 3D para fabricar piezas más pequeñas y prototipos internamente. Integrar tecnología de vanguardia en su planta de producción les ha ahorrado tiempo, dinero y les ha dado más libertad para probar nuevos prototipos.

Entonces, pregúntate: ¿Dónde puede mi negocio aumentar la eficiencia de los procesos? La respuesta a esa única pregunta podría generar resultados increíbles.