Verbessern Sie die Mitarbeitereinsatzplanung schnell und einfach mit Software, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Die Mitarbeitereinsatzplanung ist ein einfaches Konzept, aber die Umsetzung in der realen Welt ist nicht so einfach. Nicht alle Mitarbeiter oder Aufgaben sind gleich. Planung für ein Unternehmen im Bereich der häuslichen Pflege ist sehr unterschiedlich zur Planung für ein 24-Stunden-Diner.

Darüber hinaus sind Mitarbeiter nicht nur Zahlen in einer Tabelle – sie sind Menschen. Was passiert mit Ihrem Plan, wenn ein Mitarbeiter um Freistellung für den Geburtstag seines Kindes bittet oder in letzter Minute krankheitsbedingt absagt, weil er sich eine Grippe eingefangen hat?

Egal, ob Sie fünf oder 500 Mitarbeiter haben, Sie können eine speziell für Ihre Branche entwickelte Planungssoftware nutzen, um große Teile des Planungsprozesses zu automatisieren und dieses einfache Konzept vor Überkomplexität zu bewahren.

• Folgendes werden wir behandeln:
• Was ist Mitarbeitereinsatzplanung?
• Warum Sie Mitarbeiter so früh wie möglich einplanen sollten?
• Mitarbeitereinsatzplanungssoftware nach Branche
• Ihr Unternehmen ist einzigartig und Ihre Software sollte das widerspiegeln

Was ist Mitarbeitereinsatzplanung?

Die Mitarbeitereinsatzplanung ist der Prozess der Planung, welche Mitarbeiter welche Schichten übernehmen, für welche Arbeitsplätze, und die Festlegung spezifischer Zeiten, wann diese Schicht beginnt und endet. Die Mitarbeitereinsatzplanung stellt sicher, dass genügend Personen arbeiten, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten und alle Ihre Ziele zu erreichen. 

Warum Sie Mitarbeiter so früh wie möglich einplanen sollten

Die Mitarbeitereinsatzplanung bietet viele Vorteile, darunter die folgenden:

Erhöhter Umsatz

Effektive Schichtplanung für Mitarbeiter erhöht Ihren Gewinn. Eine Einzelhandels- Studie, durchgeführt vom UC Hastings College of the Law, fand heraus, dass eine stabile Planung der Mitarbeiterschichten den mittleren Umsatz um 7% steigerte. Dieselbe Studie zeigte, dass stabile Schichtplanung auch die Arbeitsproduktivität um 5% erhöhte. 

Der Grund? Die Mitarbeitereinsatzplanung erhöht die Effizienz der Mitarbeiter und hilft den Mitgliedern des Führungsteams, genaue Vorhersagen über Ausgaben und Einnahmen zu treffen. Effektive Planung ist ein wichtiges Werkzeug in Ihrem Kapazitätsplanungs- Arsenal. Sie können es nutzen, um die Fähigkeiten Ihrer Belegschaft zu messen, die Nachfrage zu analysieren und eine Strategie für Ihr gesamtes Jahr zu entwickeln. Egal, ob Sie Vertragsarbeiter aufstocken müssen, um einen Anstieg der Bestellungen in der Ferienzeit abzudecken, oder Schichten in der Nebensaison reduzieren müssen, die Mitarbeitereinsatzplanung ist Ihr Erfolgsleitfaden für die Belegschaft.

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiterzufriedenheit steht in direktem Zusammenhang mit Produktivität und folglich auch mit dem Umsatz. Fast jede Aufgabe – einschließlich der Arbeit – wird schwieriger, wenn man unter Stress steht oder wirklich unglücklich ist. Das Verpassen von Fristen ist ein häufiger Indikator für einen emotional erschöpften Mitarbeiter. Die Unzufriedenheit der Mitarbeiter wirkt sich auch auf andere aus. Unzufriedene Mitarbeiter, die mit Kunden interagieren, könnten das Kundenerlebnis beeinträchtigen.

Effektive Planung fördert eine gesunde Work-Life-Balance für Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter, der seinen Arbeitsplan einen Monat im Voraus statt nur eine Woche im Voraus erhält, hat mehr Zeit, eine Vertretung zu finden, wenn er den Tag für die Geburtstagsfeier eines Kindes freinehmen oder einen Arzttermin vereinbaren möchte. Bessere Pläne führen zu zufriedeneren Mitarbeitern, was zu zufriedeneren Kunden und letztendlich zu mehr Gewinn für Unternehmen führt. 

Weniger Fluktuation

Schlechte Planung führt zu höherer Mitarbeiterfluktuation, was gleichbedeutend ist mit hohe Kosten. Denken Sie nur an all die Ausgaben, die mit der Rekrutierung, Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter verbunden sind. Ganz zu schweigen von der Zeit, die Ihr aktuelles Managementteam für die Durchführung all dieser Prozesse aufwenden muss. 

Mitarbeiter möchten so früh wie möglich wissen, wann sie arbeiten sollen. Intelligente Unternehmen investieren viel in die Verbesserung der Mitarbeitereinsatzplanung, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Gartner prognostiziert, dass „bis 2025, 75 % der großen Unternehmen mit stundenweise bezahlten Arbeitskräften in WFM (Workforce Management) investiert haben werden, um die Mitarbeitererfahrung und/oder digitale Arbeitsplatzinitiativen zu unterstützen.“ 

Weniger Raum für Fehler

Neben der Förderung einer positiven Arbeitsplatzkultur und der Steigerung der Zufriedenheit mindert eine ordnungsgemäße Planung Risiken. Eine Überplanung der Mitarbeiter führt zu verschwendeten Ausgaben, da Sie sie bezahlen, um herumzustehen, wenn sie nichts zu tun haben. Andererseits führt eine Unterplanung oft zu verpassten Fristen, langen Wartezeiten für Verbraucher und einer schlechten Kundenerfahrung. 

Die besten Strategien zur Mitarbeitereinsatzplanung berücksichtigen auch die einzigartigen Lohn- und Stundenüberlegungeneines Unternehmens. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter ordnungsgemäß Pausen einlegen, nur dann Überstunden machen, wenn es beabsichtigt (und genehmigt) ist, und dass die Stunden genau erfasst/verfolgt werden. Fehler in einem dieser Bereiche können zu enormen Kosten und sogar zu Klagen im Zusammenhang mit Verstößen gegen Arbeitsgesetze führen.

Mitarbeitereinsatzplanungssoftware nach Branche

Verschiedene Branchen können sehr unterschiedliche Anforderungen an die Mitarbeitereinsatzplanung haben. Die Wahl einer Software, die auf Ihren spezifischen Geschäftstyp zugeschnitten ist, reduziert die Planungszeit, erhöht die Planungskapazität und erleichtert den gesamten Prozess (sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter). 

Nachfolgend finden Sie eine Liste der besten Planungssoftware für sieben verschiedene Branchen. Sehen Sie Ihre Branche unten nicht aufgeführt? Versuchen Sie, zu suchen Capterra um zu sehen, welche Software verfügbar ist, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen und wie sie im Vergleich zur Konkurrenz abschneidet.

Letzte Meile Lieferung – Fahrereinsatzplanung

OptimoRoute kombiniert Fahrereinsatzplanung, Lieferterminplanung und Routenoptimierung. Dies gibt Flottenmanagern die Möglichkeit, Lieferungen in einer praktischen Software zu planen, zu routen und zu terminieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, Bestellungen aus einer Excel-Tabelle oder einem anderen Dokument hochzuladen. Dann wählen Sie, ob Sie gleichmäßig unter den Fahrern verteilen, nach den niedrigsten Gesamtkosten zuweisen oder beides ausbalancieren möchten. Lieferteam-Manager können fünf Wochen im Voraus planen, sodass Fahrer ausreichend Vorlaufzeit für Schichtpläne erhalten.

OptimoRoute ist eine effektive Planungssoftware für:

• Essenslieferung Unternehmen
• Paket- und Päckchen Kurierdiensten
• Letzte Meile und Reverse  Logistikunternehmen
• E-Commerce und Einzelhandelsvertrieb Dienstleistungen

OptimoRoute hilft Planern auch dabei, Schichten zu erkennen, in denen mehr Fahrer benötigt werden, um Bestellungen zu erfüllen (oder weniger Fahrer eingeplant werden könnten, um Kosten zu senken). Routen können jederzeit geändert werden, wenn sich eine Bestellung ändert oder ein Fahrer krankmeldet. Echtzeit-Tracking zeigt sowohl Flottenmanagern als auch Kunden, wann Pakete geliefert werden. 

Einzelhandel – Verkaufsmitarbeiter/Mitarbeitereinsatzplanung

Kunden sind für stationäre Einzelhandelsgeschäfte allgegenwärtig. Verbraucher können jederzeit durch die Tür kommen, wenn ein Geschäft geöffnet ist. Daher ist die Mitarbeitereinsatzplanung die erste Verteidigungslinie, wenn es um die Kundenzufriedenheit in Geschäften geht. Reflexis ist eine Workforce-Management-Software, die speziell auf diese Arten von Unternehmen zugeschnitten ist. Große Einzelhandelsketten, einschließlich AutoZone und Vera Bradley, haben ihre Mitarbeitereinsatzplanung mit Reflexis optimiert.

Eine Schichtänderung für einen Verkaufsmitarbeiter kann ohne die richtigen Werkzeuge kompliziert sein. Reflexis hilft kleinen Unternehmen und großen Einzelhandelsketten, diese Herausforderung zu meistern. Sie ermöglichen es Verkaufsmitarbeitern, Änderungen anzufordern und ihre Dienstpläne von einem Mobiltelefon (iPhone oder Android) oder Computer aus einzusehen, sobald sie veröffentlicht werden. Filialleiter verbringen weniger Zeit damit, Mitarbeiter aufzuspüren oder Dienstpläne manuell zu überarbeiten, und mehr Zeit damit, mit Kunden zu interagieren. 

Außendienstunternehmen – Techniker-/Vertriebsmitarbeiterplanung

Unternehmen, die im Außendienst tätig sind, können mit OptimoRoute planen, wann sie Serviceanfragen erfüllen, Mitarbeiter einplanen und Routen planen. Sobald Bestellungen oder Serviceanfragen hochgeladen sind, können spezifische Einschränkungen eingegeben und für zukünftige Bestellungen gespeichert werden. Egal, ob Sie bestimmte Aufgaben haben, die einen Mitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation erfordern, oder Mitarbeiter, die nur an bestimmten Tagen verfügbar sind, OptimoRoute kann die einzigartigen Einschränkungen Ihres Unternehmens berücksichtigen.

OptimoRoute ist eine effiziente Planungssoftware für:

• Installations- und Wartungsdienste
• Poolwartung Unternehmen
• HVAC-Service, Reparatur- und Wartungsunternehmen
• Rasenpflegeunternehmen
• Außendienstverkauf Teams
• Abfallsammlung Unternehmen
• Vor Ort Inspektionsdienste

Mit OptimoRoute können Sie Acht-Stunden-Schichten, geteilte Schichten oder mehrtägige Langstrecken-Servicerouten bis zu fünf Wochen im Voraus planen. Echtzeit-Tracking zeigt, wo sich Fahrer auf ihren Routen befinden, und Breadcrumbs zeigen die tatsächlich gefahrene Route im Vergleich zur geplanten Route an. Diese Abweichungen werden in der Analyse erfasst, sodass Sie sie nutzen können, um fundierte Entscheidungen über zukünftige Routen zu treffen.

Fitnessstudios und Gesundheitsclubs – Trainerplanung

Glofox ist eine umfassende Managementlösung für Gesundheitsclubs, die Kurse und/oder Trainingseinheiten anbieten. Mit Glofox können Sie ganz einfach Kurspläne für mehrere Trainer erstellen und Kunden die Möglichkeit geben, sich digital für diese Kurse anzumelden (und sogar zu bezahlen). Studiomanager können leicht Kurse identifizieren, die typischerweise ausgebucht sind oder konstant unterdurchschnittlich abschneiden, sodass sie Anpassungen an zukünftigen Plänen vornehmen können. 

Glofox ist eine großartige Planungssoftware für:

• Fitnessstudios und Fitnessclubs
• Tanz- und Yogastudios
• Kampfsport-, Box- und Fechtakademien

Als Bonus bietet Glofox sogar Marketing-Tools, sodass Studios, die von Social-Media-Verkehr profitieren möchten, alles von einer praktischen Software aus zugreifen können. Sie finden Lösungen für alles, von der Umleitung von Website-Verkehr bis hin zum Angebot von On-Demand-Videoinhalten.

Gesundheitswesen – Arzt- und medizinisches Personalplanung

Momentum Scheduling vereinfacht die Planung von Krankenhäusern und Gesundheitsdienstleistern. Sowohl kleine Privatpraxen als auch große Krankenhäuser können diese Software nutzen, um Arzt-, Pflege-, Assistenz- und Bereitschaftspläne zu verwalten. Momentum arbeitet mit Kliniken, Arztpraxen und Krankenhäusern zusammen, um eine auf die jeweilige Organisation zugeschnittene Mitarbeitereinsatzplanung zu entwickeln.

Mitarbeiter können Schichtwechsel einfach über ein digitales Jobboard initiieren. Sobald Schichtänderungen vorgenommen werden, werden aktualisierte Mitarbeitereinsatzpläne automatisch neu verteilt, sodass jeder die aktuellsten Informationen hat. Das Zusatzmodul von Momentum kann sogar die Arbeitszeiten der Mitarbeiter minutengenau verfolgen. 

Lager – Personaleinsatzplanung

Lagerhäuser sind auf viele verschiedene Arten von Mitarbeitern und Auftragnehmern angewiesen, die im Einklang arbeiten. Parim Lagerplanung-Software versteht das. Manager können einmalige Schichten für Zeitarbeiter in derselben intuitiven Software erstellen, die die Stunden von Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitern verfolgt. Mitarbeiter können sich über ihre mobile App ein- und ausstempeln, und Echtzeit-Benachrichtigungen informieren Manager, wenn ein Mitarbeiter zu spät kommt oder Überstunden macht.

Unternehmen können anpassbare Abwesenheitskategorien verwenden, um die Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen, sei es für einen Feiertag, einen persönlichen Tag oder eine Krankheit. Das Self-Service-Portal von Parim ermöglicht es Mitarbeitern auch, einfach Urlaub zu beantragen, wenn sie ihn benötigen. Haben Sie Schwierigkeiten, Mitarbeiter oder Vermögenswerte in einem großen Lagerraum im Auge zu behalten? Die GPS-Tracking-Funktionen von Parim helfen Managern, Mitarbeiter oder Produkte mühelos zu lokalisieren.

Remote-Teams – Mitarbeitereinsatzplanung

Timely ist eine Mitarbeitereinsatzplanungs-App von Memory.ai. Sie hilft Remote-Teams, Zeitpläne über mehrere Zeitzonen hinweg zu koordinieren. Drag-and-Drop-Planungstools und eine intuitive Benutzeroberfläche machen Timely zu einer großartigen Wahl für Remote-Marketingagenturen, Softwareentwicklungsteams und mehr.

Als Remote-Mitarbeiter kann es zeitaufwändig und frustrierend sein, die Zeit, die für verschiedene Projekte aufgewendet wird, manuell zu verfolgen. Wenn Sie einmal vergessen, sich ein- oder auszustempeln, bringt das alles durcheinander. Timely löst dieses Problem mit KI-gestützten Zeiterfassungstools. Die Software verfolgt automatisch all Ihre in verschiedenen Apps verbrachte Zeit und überträgt diese Informationen dann in ein Stundenzettel, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre Ziele zu erreichen, ohne sich um eine Zeituhr kümmern zu müssen.

Ihr Unternehmen ist einzigartig, und Ihre Software sollte das widerspiegeln

Es gibt viele großartige Planungssoftware, sodass Sie die Möglichkeit haben, eine auszuwählen, die auf die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Für Lieferunternehmen könnte dies bedeuten, ein Gleichgewicht zwischen der gleichmäßigen Verteilung von Aufträgen und der Wahl der kostengünstigsten Routen für Fahrer zu finden. Für Boutique-Fitnessunternehmen könnte dies bedeuten, Spitzenzeiten für Kurse mit der Ausdauer der Trainer in Einklang zu bringen.

Bei OptimoRoute verstehen wir, dass sich Prioritäten nicht nur von Branche zu Branche unterscheiden, sondern auch zwischen einzelnen Unternehmen. Wir sind darauf spezialisiert, Planungs- und Routingslösungen für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst bereitzustellen. Erfahren Sie mehr darüber, wie OptimoRoute Logistik- und Lieferunternehmen dabei unterstützt, Kosteneinsparungen mit gleichmäßig verteilten Fahrerarbeitslasten und maximaler Fahrzeugkapazität in unserem die letzte Meile der Lieferung Artikel.