Arten der Kapazitätsplanung und wie sie Ihre Produkte vorrätig und Ihre Kunden zufrieden hält

In einer sich ständig verändernden Welt könnte es sich anfühlen, als bräuchten Sie eine Kristallkugel, um die Zukunft Ihres Unternehmens zu planen. Wie könnten Sie wissen, wie viel Produkt Sie in drei Monaten, sechs Monaten oder einem Jahr bestellen müssen, wenn noch keine Bestellungen eingegangen sind? Wie passen Sie sich den sich wandelnden Kundenerwartungen an? Oder wie skalieren Sie Ihr Geschäft schnell, um Lagerengpässe zu vermeiden, wenn eine Flut von Bestellungen eintrifft?

Die Antworten auf diese Fragen sind einfacher, als Sie vielleicht denken. Erfolgreiche Unternehmen aller Art nutzen Kapazitätsplanung, um ähnliche Fragen täglich zu beantworten.

Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung ist eine Art der Produktionsplanung, die die Bestimmung der Produktionskapazität und des Personalbedarfs umfasst, um sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette in der Lage ist, die Nachfrage zu decken. Die Kapazitätsplanung ermöglicht es Unternehmen zu wissen, wie und wann sie skalieren müssen, Engpässe zu identifizieren, eine bessere Designkapazität zu schaffen und Risiken innerhalb eines geplanten Zeitraums zu mindern.

Die 3 Arten der Kapazitätsplanung

Die drei Arten der Kapazitätsplanung stellen sicher, dass Sie genug, aber nicht zu viel von drei wichtigen Ressourcen sowohl für die langfristige als auch für die kurzfristige Planung haben. Sie sollten Wochen, Monate oder sogar ein Jahr im Voraus planen.

1. Produktkapazitätsplanung

Ein Produktkapazitätsplan stellt sicher, dass Sie genügend Produkte oder Zutaten für Ihre Lieferungen haben. Für einen Floristen wären das Blumen, Vasen und Karten. Für ein Poolwartungsunternehmen wären das Dinge wie Chlor, die für die Arbeit benötigt werden.

2. Personalkapazitätsplanung

Die Personalkapazitätsplanung stellt sicher, dass Sie genügend Teammitglieder und Arbeitsstunden zur Verfügung haben, um Aufgaben zu erledigen. Diese Art der Planung hilft Ihnen auch, den allgemeinen Geschäfts-, Ressourcen- und Personalbedarf den relevanten Stakeholdern zu kommunizieren, zeigt Ihnen, wann Sie mehr Mitarbeiter einstellen müssen, und hilft Ihnen zu bestimmen, wie weit im Voraus Sie mit der Rekrutierung beginnen müssen, basierend auf der Dauer Ihres Einarbeitungsprozesses.

3. Werkzeugkapazitätsplanung

Die Werkzeugkapazitätsplanung stellt sicher, dass Sie genügend Werkzeuge haben, um Aufgaben zu erledigen. Dazu gehören alle Lastwagen, Komponenten der Montagelinie oder Maschinen, die Sie benötigen, um Ihr Produkt herzustellen und zu liefern.

Wie man mit der Kapazitätsplanung beginnt

Es gibt drei grundlegende Schritte zur Kapazitätsplanung.

1. Messen

Zuerst müssen Sie Ihre Ressourcenkapazität messen. Wie viele Lieferungen kann jeder Ihrer Fahrer in einem bestimmten Zeitraum machen? Wie viele Bestellungen passen in jeden Ihrer Lastwagen? Wie viele Stunden dauert es, um Flottenmanager 50 Lieferungen zu planen? Es ist wichtig, diese Art von Fragen so genau wie möglich zu beantworten, da der Rest Ihres Plans auf diesen Zahlen basieren wird.

2. Analysieren

Sobald Sie genaue Messungen haben, können Sie Zeit damit verbringen, diese Informationen zu analysieren und festzustellen, ob Sie eine unzureichende Kapazität oder Überkapazität haben oder ob Sie alle verfügbaren Ressourcen vollständig nutzen. Das Erstellen von Grafiken hilft Ihnen, die Zahlen zu verstehen und die Nachfrageprognose zu erleichtern.

3. Formulieren

Der letzte Schritt besteht darin, alle gesammelten Informationen zu nutzen und einen Plan zu formulieren. Sie können Berechnungen anstellen, um zu sehen, wie viel es kosten wird, neue Projekte zu finanzieren oder einen Vollzeitmitarbeiter im Vergleich zu saisonalen Teilzeitkräften einzustellen. Sie könnten auch den ROI für die Aufrüstung eines Maschinenstücks oder das Hinzufügen von Montagelinien zu Ihren Produktionsstätten berechnen. Die Formulierungsphase hilft Ihnen, die wahrscheinlichen Ergebnisse für verschiedene Optionen zu sehen, damit Sie die beste Entscheidung treffen können.

Wie unterscheidet sich Kapazitätsplanung von Ressourcenplanung?

Ressourcen- und Kapazitätsplanung werden manchmal miteinander verwechselt, aber sie sind unterschiedliche Dinge – und Sie brauchen beides. Die Kapazitätsplanung ist eher auf hoher Ebene und hilft Ihnen zu bestimmen, welche und wie viele Ressourcen Sie benötigen, um die Nachfrage zu decken. Die Ressourcenplanung befasst sich mehr mit der Analyse der Ressourcennutzung: Sie verwenden sie, um die Anzahl der verfügbaren Ressourcen (wie durch Ihre Kapazitätsplanung bestimmt) zu nehmen und sie auf einzelne Projekte zu verteilen.

Angenommen, Sie betreiben ein Blumengeschäft wie The Little Posy Co., und der Valentinstag ist Ihre geschäftigste Zeit des Jahres. Sie würden die Kapazitätsplanung verwenden, um festzustellen, ob Sie mehr Mitarbeiter einstellen, saisonale Arbeitskräfte hinzuziehen oder Ihren Blumenbestand vor dem 14. Februar erhöhen müssen. Sobald Sie festgelegt haben, wie viele Mitarbeiter und wie viel Bestand Sie im Februar haben werden, würden Sie die Ressourcenplanung verwenden, um diese Ressourcen zuzuweisen. Wenn also der größte Teil Ihrer Nachfrage nach Vasen mit roten und rosa Blumensträußen besteht, könnten Sie den größten Teil Ihrer Ressourcen für die Erstellung dieser Blumenarrangements zuweisen.

3 Strategien zur Nutzung der Kapazitätsplanung

Es gibt drei Methoden hinter der Kapazitätsplanung. Um die richtige Strategie zu wählen, müssen Sie die Art des Unternehmens, das Sie führen, das Risiko, das Sie sicher eingehen können, und den Lebenszyklus Ihrer Produkte berücksichtigen.

1. Nachlaufstrategie

Die Nachholstrategie plant, genügend Ressourcen zu haben, um die tatsächliche Nachfrage (nicht die prognostizierte) zu decken. Die Nachholstrategie ist eine konservative Methode der Kapazitätsplanung, die sicherstellt, dass Ihre Kosten so niedrig wie möglich sind. Der potenzielle Nachteil dieser Strategie besteht darin, dass sie zu Verzögerungen bei der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden führen kann, was der Ursprung des Namens ist. Wenn Sie einen plötzlichen Anstieg der Bestellungen oder einen großen neuen Kunden mit schnellen Durchlaufzeiten erhalten, kann die Nachholstrategie verhindern, dass Sie die Fälligkeitstermine einhalten.

2. Führungsstrategie

Die Führungsstrategie plant, genügend Ressourcen zu haben, um Ihre Nachfrageprognosen zu erfüllen. Führungsstrategie geht mehr Risiken ein als die Nachholstrategie. Wenn Sie beispielsweise neue Mitarbeiter einstellen und nicht die vorhergesagten Bestellungen erhalten, könnten Sie Geld verlieren, indem Sie Mitarbeiter bezahlen, die untätig sind. Der Hauptvorteil dieser Strategie besteht darin, dass Sie bei einem plötzlichen Anstieg der Bestellungen höchstwahrscheinlich alle Ihre Kunden zufriedenstellen und die Fälligkeitstermine einhalten können.

3. Anpassungsstrategie

Die Anpassungsstrategie ist der Mittelweg zwischen Nachhol- und Führungsstrategie. Bei der Anpassungsstrategie führen Sie die strategische Kapazitätsplanung häufiger durch. Sie überwachen genau die tatsächliche Nachfrage, die prognostizierte Nachfrage und Marktveränderungen/-trends. Basierend auf diesen Informationen passen Sie Ihr Kapazitätsmanagement an, um die Nachfrage in Schritten zu erfüllen. Diese Strategie bietet die größte Flexibilität mit weniger Risiko als die Führungsstrategie, hat jedoch mehr Skalierungsmöglichkeiten als die Nachholstrategie.

Die Vorteile der Kapazitätsplanung für moderne Unternehmen

Das Ziel der Kapazitätsplanung ist es, sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette immer bereit und in der Lage ist, die Nachfrage zu erfüllen. Die Integration dieser Art von strategischer Planung in Ihren Prozess wird Ihnen helfen, Fälligkeitstermine einzuhalten, Ihr Geschäft effektiv zu skalieren und Ihren Gewinn zu steigern.

☑ Reduziert Fehlbestände

Kunden warten nicht gerne, und wenn sie nicht müssen, werden sie es auch nicht tun. Das Internet hat es Verbrauchern leicht gemacht, Produkte woanders zu finden, wenn Sie nicht auf Lager sind. Daher müssen Sie Fehlbestände reduzieren, wenn Sie Kundenabwanderung.

minimieren möchten. Sie könnten ein Drittel Ihrer potenziellen Verkäufe für einen Artikel verlieren, wenn er nicht auf Lager ist, und schlimmer noch, dieser Kunde könnte nie zurückkehren.

Im Jahr 2004 veröffentlichte die Harvard Business Review die Ergebnisse einer globalen Studie , in der das Verhalten von mehr als 71.000 Kunden untersucht wurde, die mit Fehlbeständen konfrontiert waren. Je nach Einzelhandelskategorie gingen 21% bis 43% der Verbraucher in ein anderes Geschäft, um einen Artikel zu kaufen, wenn er nicht auf Lager war. Sie könnten ein Drittel Ihrer potenziellen Verkäufe für einen Artikel verlieren, wenn er nicht auf Lager ist, und schlimmer noch, dieser Kunde könnte nie zurückkehren.

Kapazitätsplanung kann Ihnen helfen, Fehlbestände zu vermeiden und die Rentabilität zu verbessern. Und je öfter Sie es tun, desto besser werden Sie Ihre einzigartige Nachfrage verstehen. Der Kapazitätsplanungsprozess wird Ihnen helfen zu sehen, wie die Nachfrage in verschiedenen Jahreszeiten (wie Feiertagen) schwankt oder wie sie durch Ereignisse (wie den Schulanfang) beeinflusst wird. Sie können diese Erkenntnisse als Leitfaden für die allgemeine Entscheidungsfindung und das Lieferkettenmanagement nutzen. 

☑ Erhöht die Lieferkapazität

McKinsey und Company veröffentlichten ein 104-seitiges Kompendium , das die Bedeutung der Lieferkapazität in Ihrem Einzelhandelsvertriebsstrategie,. Käufer möchten nicht nur, dass Produkte und Lebensmittel zu ihnen nach Hause geliefert werden; sie wollen schnelle Durchlaufzeiten, was bedeutet, dass Ihr Lieferprozess mit maximaler Effizienz arbeiten muss. Der Bericht von McKinsey erklärt, dass der E-Commerce seit 2016 mehr als 40% des Einzelhandelswachstums in den Vereinigten Staaten ausgemacht hat und keine Anzeichen einer Verlangsamung zeigt.

Da Online-Verkäufe immer beliebter werden, wird die Lieferkapazität für viele Unternehmen zu einem wesentlichen Bestandteil. In einer weiteren globalen Verbraucherumfrage von Oracle Retail gaben 92% der Einzelhandelskunden an, dass sie „kostenlose Lieferung am nächsten Tag mit dem schnellstmöglichen Mittel“ mögen oder lieben würden. Kapazitätsplanung stellt sicher, dass Sie die Mitarbeiter zur Verfügung haben, um Produkte jederzeit zu liefern, und hält Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig.

☑ Identifiziert Prozessineffizienzen

Wenn Sie mit der Kapazitätsplanung beginnen, müssen Sie fragen: „Was ist die maximale Kapazität dieser Ressource?“ Es ist leicht, diese Einschränkungen in Echtzeit aus den Augen zu verlieren, wenn Sie versuchen, eine Lieferkette zusammenzuflicken. Indem Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um die verfügbare Kapazität und die Kapazitätsanforderungen zu bewerten, gewinnen Sie Einblicke in die Faktoren, die die Kapazität begrenzen, und können Engpässe leicht erkennen, die behoben oder verbessert werden können.

Angenommen, Sie betreiben ein Liefergeschäft. Die Kapazitätsplanung zeigt, dass die Zeit, die Ihr Flottenmanager benötigt, um Routen zu planen, Ihr Unternehmen daran hindert, mehr Lieferungen anzunehmen. Sie erkennen, dass, obwohl Sie die Lastwagen, Fahrer und Produkte haben, um mehr Bestellungen zu liefern, Ihr Flottenmanager viel Vorlaufzeit benötigt, um Routen für neue Bestellungen effektiv zu planen. Sie könnten diese Erkenntnis nutzen, um Ihr manuelles Planungssystem durch eine Routenoptimierungssoftware zu ersetzen. Tatsächlich hat einer unserer Kunden seine Planungskapazität dadurch verdoppelt.

Southern Star ist verantwortlich für den Transport von Erdgas in sieben Bundesstaaten der USA. In einer einzigen Woche können die 250 Techniker von Southern Star bis zu 2.500 Wartungsaktivitäten an Pipelines durchführen, die sich über 5.800 Meilen erstrecken. Die Kapazitätsplanung half Southern Star, Ineffizienzen in ihrem Planungsprozess zu erkennen. Infolgedessen begannen sie, OptimoRoute zu verwenden, und jetzt können sie 100% mehr Aufgaben in Wartungs- und Servicepläne für Pipelines.

☑ Erleichtert das Risikomanagement

Im Kern ist eine effektive Kapazitätsplanung eine Roadmap für Ihr Unternehmen. Sowohl die kurz- als auch die langfristige Kapazitätsplanung helfen Unternehmen, ihre Stärken, Schwächen und Grenzen zu verstehen. Sie können fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie schnell Sie Ihr Unternehmen skalieren sollten, wann der beste Zeitpunkt für die Einführung eines neuen Produkts ist und wann Sie neue Mitarbeiter einstellen müssen.

Kapazitätsplanung bereitet Sie auch besser darauf vor, Hindernisse zu überwinden. Egal wie viel Sie planen, Sie müssen dennoch in der Lage sein, schnell zu reagieren, wenn unerwartete Herausforderungen auftreten. Wenn Ihr Lieferant plötzlich pleitegeht oder drei Ihrer zehn Fahrer an Grippe erkranken, müssen Sie über hochrangige Pläne verfügen, die als Leitfaden dienen, damit Sie schnell kluge Anpassungen vornehmen können. 

Kapazität, Routenplanung und Terminierung: Ein effizientes Dreigespann

Sobald Sie Ihren hochrangigen (Kapazitäts-)Plan erstellt haben, können Sie ihn als Leitfaden für die Terminierung und Routenplanung verwenden. Sie sollten alle drei zusammen nutzen, um das höchste Maß an logistischer Effizienz zu erreichen.

Wir sind hier, um bei allen drei zu helfen. Von der hochrangigen Planung bis zur Verwaltung der Fahrer im Feld kann Software zur Routenoptimierung Ihnen helfen, Ihren Lieferprozess zu verfeinern und die Gesamteffizienz zu steigern. OptimoRoute ermöglicht es Unternehmen, die Kapazitätsplanung für Lieferung und Routen bis zu fünf Wochen im Voraus durchzuführen. Sie können die Anzahl der Fahrer, Bestellungen und Einschränkungen leicht anpassen, um zu sehen, wo Sie Geld sparen oder mehr Bestellungen annehmen können.

Erfahren Sie mehr über Terminierung und Routenplanung in den ausführlichen Artikeln zu diesen Themen auf der OptimoRoute-Blog.