Schichtarbeitsplanung: Wie man Schichten wie ein Profi plant

Immer mehr Unternehmen stehen vor der Herausforderung, rund um die Uhr geöffnet zu bleiben.

Natürlich machen menschliche Einschränkungen (sowie gesetzliche Vorschriften) die Planung der Schichten Ihres Teams über einen 24-Stunden-Zeitraum zu einer Herausforderung. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team wachsam und effektiv bleiben kann, während Sie die Anzahl der notwendigen Arbeitskräfte minimieren.

Manuelles Planen von Schichten und der Versuch, die Produktivität jedes Arbeiters im Auge zu behalten, ist ein riesiges betriebliches Hindernis – insbesondere in Branchen, in denen Zeitblöcke nicht Ihre einzige Sorge sind.

In diesem Leitfaden werden wir gängige Zeitpläne untersuchen und wie Sie mit der Optimierung der Schichtarbeitsplanung beginnen können, um die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern, ohne Ihr Managementteam erweitern zu müssen.

Um zu dem Abschnitt zu navigieren, der Sie am meisten interessiert, klicken Sie auf die untenstehenden Links:

• Was ist ein Schichtarbeitsplan?
• Grundlegende Komponenten eines Schichtarbeitsplans
• Was ist der beste Schichtarbeitsplan?
• Einzigartige Herausforderungen: Schichtplanung für Transport und Außendienst
• Planen Sie Zeitpläne für Transport- und Außendienstunternehmen mit OptimoRoute 
• Welche Unternehmen nutzen Schichten?

Was ist ein Schichtarbeitsplan?

Ein Schichtarbeitsplan ist ein Zeitplan für Mitarbeiter, um in zeitlich festgelegten Blöcken an bestimmten Tagen der Arbeitswoche zu arbeiten. Die Schichtarbeitsplanung ist eine Art von Vorwärtsterminierung die erstellt wurde, um ein Teammitglied verfügbar zu halten, wann immer eine Aufgabe erledigt werden muss, 24/7.

Zum Beispiel übernimmt in einem rotierenden Schichtplan eine Gruppe von Arbeitern die Tagschicht, während eine andere die Nachtschichten übernimmt.

Grundlegende Komponenten von Schichtarbeitsplänen 

Es gibt 5 grundlegende Komponenten eines Schichtarbeitsplans:

• Schichtlänge
• Zeitplanformat
• Arbeitsmuster (Anruf ein/Anruf aus)
• Überstunden
• Planungsrichtlinien

1. Schichtlänge

Die Schichtlänge ist der Zeitraum jeder Schicht. Einige Schichtarbeiter ziehen es vor, längere Schichten zu arbeiten, um mehr Freizeit und eine bessere Work-Life-Balance zu haben. 12-Stunden-Schichten sind eine großartige Alternative zu 8-Stunden-Schichten zu diesem Zweck und eine gute Option für viele 24-Stunden-Betriebe. Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie bedenken müssen, bevor Sie auf 12-Stunden-Schichten umstellen, wie Gesundheits- und Sicherheitsbedenken, Mitarbeitermoral, Produktionsniveaus und Überstunden.

2. Zeitplanformat

Das Zeitplanformat ist, wie Mitarbeiterschichten in einen Zeitplan integriert werden. Die beiden häufigsten Zeitplanformate sind rotierende Schichten und feste Schichten. 

Rotierende Schichten sind, wenn der Zeitplan durch eine Reihe verschiedener Schichtmuster rotiert. Diese Art von Zeitplan ist in Branchen üblich, in denen das Arbeitsvolumen im Laufe des Tages variiert.

Feste Schichten sind, wenn Mitarbeiter jeden Arbeitstag dasselbe Schichtmuster arbeiten. Diese Art von Zeitplan ist in Branchen üblich, in denen täglich eine festgelegte Arbeitsmenge zu erledigen ist.

3. Arbeitsmuster (auch bekannt als Anruf ein/Anruf aus)

Das On-Off-Arbeitsmuster bezieht sich auf die Anzahl der Tage, an denen ein Mitarbeiter eingeplant ist zu arbeiten, gefolgt von der Anzahl der Tage, an denen er frei hat. Dieses Muster wird auch als Zyklus bezeichnet. Es gibt drei Arten von On-Off-Arbeitsmustern:

Wochenenden frei – Der Mitarbeiter arbeitet von Montag bis Freitag und hat am Wochenende frei.

Aufeinanderfolgende freie Tage – Der Mitarbeiter hat unter der Woche frei

Aufeinanderfolgende Arbeitstage – Der Mitarbeiter hat einen freien Tag, nachdem er eine bestimmte Anzahl von Tagen gearbeitet hat

4. Überstunden

Überstunden sind, wenn ein Mitarbeiter mehr als seine reguläre Stundenzahl arbeitet. Überstunden können freiwillig oder verpflichtend sein. 

Freiwillige Überstunden sind, wenn ein Mitarbeiter sich entscheidet, Überstunden zu leisten. Diese Art von Überstunden ist in Branchen üblich, in denen Mitarbeiter einen Zuschlag für Überstunden erhalten. 

Verpflichtende Überstunden sind, wenn ein Vollzeitmitarbeiter mehr als seine regulären Stunden arbeiten muss. Diese Art von Überstunden ist in Branchen üblich, in denen ein hohes Arbeitsvolumen zu bewältigen ist.

Richtig eingesetzt, können Überstunden eine großartige Möglichkeit sein, um den erhöhten Arbeitsaufwand zu bewältigen, während der Bedarf an Personaländerungen minimiert und die Mitarbeitervergütung maximiert wird. Überstunden sollten jedoch mit Vorsicht eingesetzt werden, da sie zu höheren Fehlzeiten, geringerer Produktivität und höherer Fluktuation führen können, was Sie um jeden Preis vermeiden möchten.

5. Planungsrichtlinien

Planungsrichtlinien sind die Regeln, die festlegen, wie Mitarbeiter eingeplant werden und wie Planänderungen vorgenommen werden. 

Diese Richtlinien können Dinge wie Überstundenlimits, Abrufverfahren, maximale aufeinanderfolgende Arbeitsstunden und Vergütungsrichtlinien umfassen.

Eine ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Planungsrichtlinien kann Ihnen helfen, unnötige Konflikte zwischen Mitarbeitern, Managern und dem Unternehmen insgesamt zu vermeiden. Diese Richtlinien sollten erstellt werden, um Ihrem Unternehmen zu helfen, seine Sicherheits- und Produktivitätsanforderungen zu erfüllen, während sie den Mitarbeitern helfen, ihre Planungs-, Work-Life-Balance- und persönlichen Bedürfnisse zu erfüllen.

Was ist der beste Schichtarbeitsplan?

Der beste Schichtarbeitsplan hängt von Ihrer Branche, der erforderlichen Anzahl von Mitarbeitern, Vorschriften und vielen anderen Faktoren ab.

Sie können nicht einfach eine beliebte Art von Plan implementieren und hoffen, die Produktivität zu verbessern. So funktioniert das nicht.

Verschiedene Unternehmen und Branchen planen Schichten unterschiedlich, aber (zum Beispiel) ein Gesundheitsarbeiter könnte rotierende Schichtarbeit leisten (12-Stunden-Schichten):

• 3 Tage Arbeit—12-Stunden-Tagesschicht
• 2 Tage frei
• 3 Tage Arbeit—12-Stunden-Nachtschicht
• 2 Tage frei
• 3 Tage Arbeit—12-Stunden-Tagesschicht
• 5 Tage frei
• 3 Tage Arbeit—12-Stunden-Nachtschicht
• Usw.

Anstatt dedizierte Nachtschichtarbeiter zu haben, rotieren alle Mitarbeiter typischerweise einmal pro Woche oder alle zwei Wochen mit viel Freizeit.

Um einen vollständigen Leitfaden zur Optimierung des Schichtarbeitsplans Ihres Unternehmens zu erhalten, schauen Sie sich „Planungsoptimierung: Wie man Pläne für Ihre Kunden und Mitarbeiter optimiert.

Der Dupont-Plan ist ein gängiger Arbeitsplan für Mitarbeiter in Produktions- und Wartungsunternehmen:

Aber für Branchen wie Transport und Feldwartung ist die Planung nicht so einfach wie das Einzeichnen von Blöcken in einen Kalender. 

Sie müssen auch Branchenvorschriften berücksichtigen, Fahrzeiten schätzen und Ihre Fahrer sicher halten.

Werfen wir einen genaueren Blick auf ihre einzigartigen Herausforderungen.

Einzigartige Herausforderungen: Schichtplanung für Transport- und Außendienstunternehmen

Speditions-, Liefer- und Außendienstunternehmen mit Fahrer- oder Technikerflotten stehen vor einzigartigen Herausforderungen bei der Mitarbeitereinsatzplanung. 

Es geht nicht nur um die Dienstzeit. Disponenten müssen auch berücksichtigen, wie viele Lieferungen oder Serviceanrufe jeder Fahrer oder Techniker erledigen kann. Andernfalls riskieren Sie totales Chaos.

Werfen wir einen genaueren Blick auf eines der größten Speditionsunternehmen in den USA, YRC Freight:

YRC verfügt über 14.000 LKW Zugmaschinen, noch mehr Fahrer und über 250 Servicezentren im ganzen Land.

Effiziente Schichtplanung ist nicht so einfach wie das Mischen und Anpassen. Die Disponenten müssen mehrtägige Langstreckenfahrten, geschätzte Fahrzeiten, vorgeschriebene Pausen und vieles mehr berücksichtigen.

Langstreckenrouten mit vorgeschriebenen Pausen und anderen Vorschriften

Für den Langstreckentransport schreiben die HOS-Vorschriften mindestens eine 30-minütige Pause für jede 8-stündige Schicht auf der Straße vor.

LKW-Fahrer dürfen maximal 11 Stunden innerhalb eines 14-Stunden-Zeitfensters fahren und maximal 60 Stunden in einem Zeitraum von 7 Tagen auf der Straße verbringen.

Viele Transportunternehmen haben immer noch Schwierigkeiten, diese Regeln einzuhalten, wobei Verstöße gegen die Dienstzeitvorschriften 37,21 % aller Verstöße ausmachen, die von der CVSA im Jahr 2019 festgestellt wurden.

YRC muss auch die Vorschriften ihrer Regierungskunden wie dem DHS einhalten und das CPTAP-Sicherheitsprotokoll befolgen.

Genaues Vorhersagen von Fahrzeiten und pünktliche Lieferungen

Um sicherzustellen pünktliche Lieferungen, müssen die Manager und Disponenten von YRC Freight die Fahrzeiten für mehrstaatliche Fahrten genau vorhersagen und den Kunden genaue ETAs geben.

Zu versuchen, dies manuell ohne die richtigen Daten zu schätzen, ist wie ein Haus nach Augenmaß zu bauen – eine höchst ineffiziente Methode, die zu schlechten Ergebnissen führt.

Fahrersicherheit und Produktivität

Ihre Manager müssen auch die Sicherheit ihrer Fahrerberücksichtigen, während sie die Produktivität hoch halten. 

Das bedeutet ein sensibles Gleichgewicht der Arbeitsbelastung. Sie müssen die Nutzung jedes Fahrzeugs in der Flotte maximieren, ohne dass ein Fahrer über- oder unterarbeitet wird.

Bessere Pläne für Transport- und Außendienstunternehmen mit OptimoRoute erstellen 

Ein zuverlässiger Zeitplan ist für alle Mitarbeiter eine Notwendigkeit, aber die tatsächlichen geschäftlichen Auswirkungen sind für Liefer- und Außendienstunternehmen größer.

Wenn die Zeitpläne nicht stimmen, bedeutet das verspätete oder fehlgeschlagene Lieferungen oder verpasste Service-Termine.

Und es gibt nichts, was Verbraucher mehr hassen als warten.

Laut einer Studie von 2019 laut Oracle Retail werden nach einer einzigen verspäteten Lieferung 13 % der Verbraucher nie wieder mit einem Unternehmen Geschäfte machen.

Leider ist es bei Transporten nicht so einfach, Aufgaben nach Anzahl und Verfügbarkeit zu verteilen.

Mehrdimensionale, mehrtägige Langstreckenrouten und Einsatzplanung

Die meisten Personaleinsatzpläne sind eindimensional, das heißt, sie berücksichtigen nur die Zeit und das verfügbare Personal und nicht andere Faktoren, die die Schicht und Produktivität eines Mitarbeiters beeinflussen.

Ein wirklich umfassender Arbeitsplan umfasst mehr als nur die grundlegenden Arbeitszeiten. 

Ein Beispiel für einen Lkw-Fahrer wäre:

• Langstrecken-Übernachtrouten: Viele Fahrer absolvieren Routen durch mehrere Bundesstaaten und über mehrere Tage. Mit OptimoRoute können Sie Übernachtungen planen, wobei der Halt der vorherigen Nacht der Ausgangspunkt für den nächsten Tag ist.
• Routenoptimierung: nicht nur den Zeitplan für Ihren Fahrer zu finden, sondern auch die effizientesten Routen, um seine Produktivität zu maximieren.
• Präzise ETAs und Prognosen, um sicherzustellen, dass jeder Fahrer seine Schicht beenden kann und pünktliche Lieferungen oder Termine gewährleistet sind.
• Pausenoptimierung: Bekommt der Fahrer Pausen zur optimalen Zeit und am optimalen Ort?
• Andockoptimierung: Beendet der Fahrer seine Schicht zur optimalen Zeit, um anzudocken und den Lkw neu zu beladen?

OptimoRoute ist darauf ausgelegt, alle Echtzeitfaktoren zu berücksichtigen, die Unternehmen mit Fahrerflotten beeinflussen.

Schauen wir uns das in Aktion an.

Planen Sie effiziente Zeitpläne im großen Maßstab mit unserer intelligenten Software

Mit OptimoRoute können Sie ganz einfach Zeitpläne und Routen für Hunderte oder sogar Tausende von Lieferungen oder Arbeitsaufträge gleichzeitig planen.

Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Bestellliste zu importieren.

OptimoRoute schätzt automatisch die Fahrzeiten basierend auf aktualisierten Verkehrsdaten, Entladezeiten (basierend auf der Anzahl der Pakete), Pausen und mehr.

Sie können dann wählen, wie Sie die Arbeitslast ausgleichen möchten, zum Beispiel indem Sie Ihre gesamte Fahrerflotte nutzen.

Schließlich verteilt OptimoRoute automatisch die Lieferungen und erstellt effiziente Zeitpläne und Routen unter Berücksichtigung der Servicegebiete und Schichten jedes Fahrers.

Diese Zeitpläne und Routen beinhalten obligatorische Pausen und halten alle HOS-Vorschriften ein.

Eine schnellere, produktivere Flotte bedeutet zufriedenere Kunden und ein gesünderes Geschäftsergebnis. Außerdem helfen Ihnen effizientere Routen, Kilometer- und Arbeitskosten zu senken und Ihre pünktlichen Lieferquoten zu verbessern.

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Welche Unternehmen nutzen Schichtplanung?

Aber welche Unternehmen sind auf Schichtplanung angewiesen, um zu funktionieren?

Fertigungsanlagen führten Schichtarbeit ein, weil es kostengünstiger war, Öfen 24 Stunden am Tag heiß und in Betrieb zu halten.

Heutzutage müssen Unternehmen in verschiedenen Branchen rund um die Uhr geöffnet bleiben, um in ihrem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gastgewerbe

Die meisten Hotels und Motels verwenden Schichtarbeitspläne für Rezeptionisten, um sicherzustellen, dass immer jemand in der Lobby bereit ist, neue Gäste zu empfangen.

Lieferung und Transport

Rund-um-die-Uhr-Lieferungen erfordern, dass Fahrer feste Schichten einhalten, um 24/7 verfügbar zu sein. Mit zusätzlichen obligatorischen Fahrpausen (30 Minuten pro 8 Stunden Fahrzeit) wird die Schichtplanung für Langstrecken noch komplizierter.

Wartung

Da Kunden ihre Abläufe rund um die Uhr reibungslos am Laufen halten müssen, folgen auch Wartungsarbeiter oft Schichtplänen.

Medizinische Versorgung und Transport

Medizinische Notfälle kennen keine Uhrzeit, daher müssen Krankenhäuser, Notfallkliniken und Rettungssanitäter rund um die Uhr arbeiten.

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