Außendienst: Wie Sie Ihre Außendienstmitarbeiter effizienter verwalten können

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Verkauf Held

Ihre Vertriebsmitarbeiter decken ein weites Gebiet ab. Ihre Meetings können von 10 Sekunden Klingeln an der Tür bis zu mehreren Stunden mit dem Vorstand eines ganzen Unternehmens dauern.

Dann müssen sie zum nächsten Anruf oder Meeting fahren und gleichzeitig ihren morgigen Tag planen.

Alternativ haben Sie einen Disponenten, der für ein ganzes Team von Außendienstmitarbeitern verantwortlich ist. Und diese Person muss alles für alle erledigen.

Das Management von Außendienstmitarbeitern kann anstrengend, ganz zu schweigen von kostspielig und ineffizient sein.

Gibt es einen besseren Weg?

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Lösung. Wir werden die Herausforderungen besprechen, denen Sie wahrscheinlich gegenüberstehen, und Ihnen die Antworten geben, nach denen Sie suchen: eine Möglichkeit, Ihre Außendienstmitarbeiter effizienter zu verwalten.

In diesem Artikel behandeln wir alles, was Sie wissen müssen, einschließlich:

Was ist Außendienst?

Außendienst, manchmal auch als Außendienstverkauf bekannt, ist die Geschäftspraxis, Vertriebsmitarbeiter zu Kunden zu schicken, um ein Produkt oder eine Dienstleistung persönlich zu verkaufen.

Während Haustürgeschäfte eine Unterkategorie des Außendienstes sind, ist das kalte Verkaufen von Schmuckstücken und Staubsaugern persönlich nicht das, was die meisten Außendienstmitarbeiter im Jahr 2020 tun. Stattdessen konzentriert es sich typischerweise auf B2B-Verkäufe und die Einführung neuer Kunden, den Aufbau langfristiger Beziehungen und das Kontomanagement.

Vertriebsmitarbeiter müssen sich Zeit nehmen, um eine Beziehung zu ihren potenziellen Kunden aufzubauen und sie langfristig davon zu überzeugen, ihr Produkt oder ihre Dienstleistung auszuprobieren.

Was macht ein Außendienstmitarbeiter?

Was genau ein Außendienstmitarbeiter macht, hängt von der Branche und dem Unternehmen ab, aber am häufigsten beginnt der Verkaufsprozess mit einer Liste von Leads.

Es ist die Aufgabe des einzelnen Vertreters, die Liste der Firmennamen, Kontaktpersonen und Telefonnummern zu nehmen und Beziehungen aufzubauen und an so viele Unternehmen wie möglich zu verkaufen.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Hauptaufgaben und Pflichten eines Außendienstprofis:

1. Leads verfolgen und verwalten

Ein Außendienstmitarbeiter muss Leads und Interessenten sammeln, verwalten, kategorisieren und den Fortschritt verfolgen. Dies geschieht typischerweise in einem CRM System, aber in einer stark auf Außendienst ausgerichteten Branche könnten sie spezialisierte Tools zur Verwaltung von Vertriebspipelines verwenden.

2. Interessenten qualifizieren

Bevor ein Vertreter Stunden seiner Zeit in ein Meeting mit einem potenziellen Kunden investiert, müssen Sie sicherstellen, dass dieser Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung benötigt und in der Lage ist, dafür zu bezahlen. Vertriebsmitarbeiter qualifizieren Interessenten typischerweise durch Recherche, telefonisch oder ein Junior-Vertriebsmitarbeiter könnte ein kurzes Vorgespräch arrangieren.

3. Verkaufsfahrten machen

Sobald Sie darauf vertrauen, dass der Interessent eine legitime Verkaufschance ist, ist es Zeit, eine Verkaufsstrategie vorzubereiten. Vertreter verlassen das Büro, um die Hauptangebote des Unternehmens lokalen Unternehmen oder anderen potenziellen Kunden vorzustellen. Diese Fahrten können das lokale Gebiet oder ein größeres Territorium abdecken, das Wochen zur Abdeckung benötigt.

4. Nachfassen bei potenziellen Kunden

Sobald ein Interessent interessiert ist, muss der Vertriebsmitarbeiter das Eisen schmieden, solange es heiß ist. Nachfassaktionen erfolgen manchmal telefonisch, können aber auch persönlich durchgeführt werden. 

5. Konten verwalten

Sobald Sie einen Deal abgeschlossen haben, ist es die Aufgabe des Agenten, vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Treffen zu planen, um sicherzustellen, dass die Kundenbeziehung gesund und produktiv ist.

Einzigartige Herausforderungen im Außendienst für Vertriebsmitarbeiter

Während die Qualifizierung neuer Leads und das Abschließen von Deals die Hauptziele in jedem Verkaufsbereich sind, stellen Außendienstverkäufe eine einzigartige Herausforderung für Vertreter dar, da Sie jeden potenziellen Kunden persönlich treffen müssen.

Der durchschnittliche Außendienstmitarbeiter verdient $67,866 pro Jahr. Wenn Sie den Durchschnitt erreichen oder übertreffen möchten, müssen Sie die folgenden Herausforderungen angehen und überwinden.

1. Planung nimmt zu viel Zeit in Anspruch

Egal, ob Ihnen eine Liste von Leads oder nur ein Verkaufsgebiet zugewiesen wurde, es ist eine Herausforderung, einen Angriffsplan zu entwickeln. 

  • In welchem Bereich sollten Sie beginnen? 
  • In welchen Zeitfenstern sind die Geschäftsinhaber wahrscheinlich verfügbar? 
  • In welcher Reihenfolge sollten Sie Ihre potenziellen Kunden besuchen? 
  • Wenn ein Meeting mehr oder weniger Zeit als geplant in Anspruch nimmt, was tun Sie dann?

Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen.

2. Ein großes Gebiet abdecken, ohne Zeit oder Benzin zu verschwenden

66% der B2B-Verkaufszyklen dauern zwischen 2 und 12 Monaten und erfordern mehrere persönliche Besuche, um abgeschlossen zu werden.

Aber es ist teuer, durch Städte, Landkreise und Bundesstaaten zu reisen, um eine Handvoll Unternehmen immer wieder zu besuchen (als Problem des Handlungsreisendenbezeichnet). Hin- und herfahren ohne eine optimale Route ist eine einfache Möglichkeit, Zeit und Benzin zu verschwenden.

3. Maximierung der Verkaufsbesuche trotz Einschränkungen

Je mehr Verkaufsgespräche Sie führen können, desto mehr Deals werden Sie abschließen. Die Priorisierung von VIP-Konten mit geplanten Meetings, während Sie auch Verkaufsbesuche für andere potenzielle Kunden planen, ist schwierig.

Sie müssen die potenzielle Kontogröße, Prioritäten, verfügbare Zeitfenster und Einschränkungen bezüglich Datum oder Wochentag berücksichtigen.

4. Manuelles Nachschlagen von Zielen

Manuell durch Ihre Liste von Verkaufsleads zu gehen und Routen und Ziele in Ihrer Karten-App auf Ihrem Telefon nachzuschlagen, ist kein effizienter Prozess. 

Es birgt auch das Risiko menschlicher Fehler; Sie könnten die falsche Adresse eingeben und Stunden verschwenden.

5. Langfristige Planung

Es ist herausfordernd, langfristig zu planen, wenn Sie nicht nur im Büro arbeiten. Sie müssen einzigartige Verkehrsbedingungen im Laufe des Tages und in der Region, sich ändernde Meetingzeiten und viele andere dynamische Faktoren berücksichtigen.

Einzigartige Herausforderungen im Außendienst für Disponenten und Manager

Trotz moderner Technologie verlassen sich die meisten großen Branchen immer noch stark auf Außendienstverkäufe. Zum Beispiel, 74% der medizinischen Vertriebsmitarbeiter waren 2019 noch Außendienstmitarbeiter. Aber die Verwaltung einer Belegschaft von Verkäufern, die ständig unterwegs sind, kann schwierig sein.

Sie müssen das Verhältnis und bestehende Beziehungen berücksichtigen, wenn Sie Verkaufsgebiete zuweisen. Um kurzfristige Meetings effizient zuzuweisen, müssen Sie jederzeit wissen, wo sich die Verkäufer befinden.

Lassen Sie uns die Herausforderungen im Detail betrachten.

1. Schwierig, den richtigen Vertreter jedem Meeting zuzuweisen

49% der Unternehmen verwenden einen kombinierten Ansatz aus Innen- und Außendienst, um Leads aufzuwärmen und kennenzulernen, bevor sie versuchen, persönlich abzuschließen.

Daher ist das strikte Befolgen der zugewiesenen Verkaufsgebiete nicht immer der richtige Ansatz. Sie müssen die Kundenhistorie, die Spezialisierung des Vertriebsmitarbeiters und andere Faktoren berücksichtigen. 

2. Die Nachverfolgung der Vertreter ist eine große Herausforderung

Der Außendienst ist eine Branche, in der viele bedeutende Änderungen in letzter Minute passieren können. Daher müssen Sie jedes Mitglied Ihres Verkaufsteams jederzeit im Auge behalten. Ohne die richtigen Werkzeuge ist das jedoch nicht machbar.

3. Schwierige Anpassung an Änderungen in letzter Minute

Selbst wenn Sie wissen, wo sich alle Ihre Vertreter befinden, erfordern einige Änderungen in letzter Minute erhebliche Anpassungen der Zeitpläne, die manuell nur schwer umzusetzen sind.

Wenn beispielsweise ein Verkäufer krankheitsbedingt ausfällt, kann die Aufteilung seiner Termine auf Vertreter in angrenzenden Gebieten Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen.

4. Keine Möglichkeit zur Leistungsüberwachung

Befolgen Ihre Vertreter ihre Zeitpläne? Erreichen sie ihre Meetings pünktlich? Wie viele Verkaufsgespräche führen sie pro Woche?

Mit einem manuellen Setup müssen Sie sich darauf verlassen, dass die Vertriebsmitarbeiter all diese Kennzahlen selbst melden.

Was zu tun ist: Routenplanung für Vertriebsmitarbeiter

In vielen Branchen können Vertriebsmitarbeiter für mehrere Städte, ein Ballungsgebiet oder sogar einen ganzen Staat/eine Region verantwortlich sein.

Mit OptimoRoute können Sie Ihren Planungsprozess optimieren, sofort bessere Routen identifizieren und Zeit und Geld sparen.

1. Mehr Verkaufsgespräche mit dynamischer Langzeitplanung abwickeln

Als Verkäufer, der auf Provision angewiesen ist, ist es entscheidend, Ihren Zeitplan zu maximieren und so viele Meetings wie möglich zu vereinbaren, ohne durch Präsentationen hetzen oder Interessenten vernachlässigen zu müssen, um Ihre Verkaufsziele zu erreichen.

Anstatt auf Abruf Ihrer Interessenten zu warten, ist es viel effizienter, Meetings im Voraus zu planen und Termine anzubieten, die mit Ihrer bestehenden Arbeitsbelastung vereinbar sind.

Die Fähigkeit von OptimoRoute Wöchentliche Planung vereinfacht das Zeitmanagement und hilft Ihnen, langfristige Pläne zu erstellen, die Ihren Zeitplan, bestehende Terminorte, Verkehrsbedingungen, Datumsbereiche, Zeitfenster, Art des Meetings, Kontowichtigkeit und mehr berücksichtigen.

2. Planen Sie Ihre Verkaufsfahrten 7x schneller

Alles, was Sie tun müssen, ist, die einzelnen Stopps hinzuzufügen, und OptimoRoute verwendet die Routenoptimierung, um automatisch den effizientesten Weg für Ihre Verkaufsfahrt zu kartieren.

Die meisten Kunden von OptimoRoute verzeichnen erhebliche Reduzierungen der Planungszeiten. 

Zum Beispiel hat Gallagher Pools, das seine Außendienst- und Installationsprofis in ganz Maryland einsetzt, seine Planungszeiten halbiert.

Aber das war nicht das Ende ihres Erfolgs. Mit OptimoRoute…

  • wurde die Kilometerleistung um mindestens 8.000 Meilen pro Monat reduziert
  • Die Überwachung des gesamten Tagesbetriebs bedeutet, dass Arbeitslasten unterwegs ausgeglichen werden können
  • Flexible Preisgestaltung bedeutet, dass sie ihre Zahlungen je nach Saison anpassen können 

Für einen vollständigen Überblick über die von Gallagher Pools implementierte Strategie zur Routenoptimierung und Planung können Sie ihre Erfolgsgeschichte ansehen.

3. Weniger Zeit auf der Straße und weniger Geld für Benzin ausgeben

Mit den intelligenten Routing-Tools von OptimoRoute finden Sie den schnellsten Weg, um alle Ihre Interessenten zu besuchen.

Unsere Kunden haben bis zu 20% der monatlichen Kilometerleistung durch bessere Planung eingespart. Stellen Sie sich vor, Sie würden 20% weniger Zeit auf der Straße verbringen und könnten diese Zeit stattdessen dem Verkauf widmen.

4. Optimierte Zeitpläne erstellen, die Prioritäten und Einschränkungen berücksichtigen

Sie können VIP-Kunden und wertvolle Interessenten basierend auf Zeitbeschränkungen einfach kategorisieren und priorisieren.

Genaue Ankunftszeitvorhersagen und Echtzeit-Auftragsverfolgung mit Benachrichtigungen helfen sicherzustellen, dass Kunden Ihre Meetings nicht vergessen. (Sie müssen keine "Was-wäre-wenn"-Pufferzeit zu Ihrem Zeitplan hinzufügen.)

5. Mobile App minimiert mühsame manuelle Aufgaben

Die OptimoRoute Mobile App führt Sie von Kunde zu Kunde – es ist nicht nötig, Standorte einzugeben oder Meetingzeiten manuell nachzuschlagen.

Was zu tun ist: Routenplanung für Disponenten

Zusätzlich zu den Zeit- und Kosteneinsparungen, die wir auf der Ebene der Vertriebsmitarbeiter behandelt haben, gibt es einige Vorteile, die einzigartig für Disponenten und Manager sind.

1. Kontrollieren Sie, welcher Vertreter sich mit welchen Interessenten trifft

Sie können spezifische Verkaufsgebiete oder Servicebereiche auf der Ebene der Vertriebsmitarbeiter festlegen, die steuern, welche Aufträge/Meetings ihnen zugewiesen werden.

Aber Sie können auch andere Kriterien für die Zuweisung von Meetings festlegen. Wenn ein bestimmter Vertreter eine Beziehung zu einem bestimmten Kunden hat oder einen geeigneteren Hintergrund für die Betreuung eines VIP-Kontos, können Sie die standortbasierte Zuweisung überschreiben.

2. Echtzeit-Standorte für alle Ihre Vertreter

Die Fähigkeit von OptimoRoute Live-Tracking Funktion zeigt Ihnen genau, wo sich alle Ihre Vertreter in Echtzeit befinden. Sie haben sogar Zugriff auf Live-ETA-Berichte, die anzeigen, ob Vertreter im Voraus zu Meetings zu spät kommen, sodass Sie das Problem ansprechen können.

3. Zeitpläne mit minimalem Aufwand neu planen

Passen Sie sich schnell zeitkritischen Herausforderungen wie Last-Minute-Meetings, Stornierungen und krankheitsbedingten Ausfällen von Mitarbeitern an.

Sobald Sie die manuellen Änderungen implementieren, berechnet OptimoRoute automatisch die Routen und Zeitpläne aller beteiligten Vertreter neu. Auf diese Weise müssen Sie nicht alles manuell ändern oder mehrere Erinnerungsgespräche mit jedem Teammitglied führen.

4. Leistungsanalysen mit Analyse

Während OptimoRoute Ihnen keine Verkaufsdaten liefert, zeigt es Ihnen, wie viele Verkaufsbesuche/Meetings Ihre Vertreter abgeschlossen haben, ob sie pünktlich sind, die insgesamt zurückgelegte Strecke und mehr.

Verwalten Sie Ihre Außendienstmitarbeiter effizienter mit intelligenteren Tools

Wenn der Großteil Ihres Verkaufsteams im Außendienst arbeitet, werden sie einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros verbringen.

Für ein effizientes Außendienstmanagement im Bereich des Remote-Vertriebs müssen Sie sich auf eine leistungsstarke Mischung aus Software-Tools verlassen.

1. Verwenden Sie Verkaufsroutenplaner, um Zeit und Benzin zu sparen

Verkaufsroutenplaner machen es Ihren Außendienstmitarbeitern leicht, ihr Verkaufsgebiet effizient zu navigieren. Sie helfen ihnen, weniger Zeit im Auto und mehr Zeit im direkten Kontakt mit potenziellen Kunden zu verbringen.

OptimoRoute hilft Ihnen, erheblich Zeit bei der Planung von Zeitplänen und Routen für Kundenbesuche zu sparen. Optimalere Wege sparen Zeit und Benzin, und Ihre Vertreter können mehr Verkaufsgespräche führen.

Empfohlenes Tool zur Verkaufsroutenplanung:

Weiterführende Lektüre: Warum Routenoptimierungssoftware verwenden?

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2. Verwenden Sie CRM-Lösungen, um Kundenbeziehungen zu verfolgen

Eine CRM (Customer Relationship Management)-Lösung ist für alle großen Außendienstteams notwendig. Sie geben Ihren Agenten Kontext zu jedem Interessenten und Konto, was es ihnen ermöglicht, ihren Verkaufsansatz an die Bedürfnisse jedes potenziellen Kunden anzupassen.

Empfohlene CRM-Tools:

3. Finden Sie mehr Leads mit Akquise-Tools

Um regelmäßig Meetings mit Unternehmen in Ihrem Verkaufsgebiet zu vereinbaren, ist es unerlässlich, ein Akquise-Tool zu verwenden.

Empfohlene Akquise-Tools:

4. Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit mit Apps überwachen 

Um effektiv unterwegs zusammenzuarbeiten, muss Ihr Verkaufsteam Aufgabenverwaltungs- oder Teamzusammenarbeitslösungen verwenden, mit denen sie sich wohlfühlen.

Empfohlene Projektmanagement- und Zusammenarbeitstools:

5. Umsatzprognosen mit Verkaufsprognosetools erstellen

Mit Verkaufsprognosetools können Sie den Fortschritt Ihrer Vertriebspipeline überprüfen, um genaue Vorhersagen über monatliche/vierteljährliche/jährliche Verkaufsvolumen zu treffen.

Empfohlene Verkaufsprognosetools:

Fazit

Außendienstverkauf ist eine komplexe Branche, die Planung, Terminierung und Verwaltung ohne die richtigen Werkzeuge nahezu unmöglich macht.

Wenn Sie jeden Vertreter sich selbst überlassen, opfern Sie Arbeitsstunden, Kilometer und Kunden. Stattdessen sollten Sie eine Mischung aus Prozessen und intelligenten Tools finden, die Ihnen helfen, die Verkaufskapazität jedes Vertreters zu maximieren.

Wenn Sie sehen möchten, wie OptimoRoute Ihren Agenten helfen kann, ihr Verkaufsgebiet effizienter abzudecken, probieren Sie uns noch heute aus.

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