Logiciel de gestion des inspections : Définition, avantages et meilleurs outils [2024]

En 2019, les décès sur le lieu de travail aux États-Unis ont atteint des sommets historiques parce que les inspections menées par l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) d'Amérique ont atteint des niveaux historiquement bas. 

Les inspections sont essentielles pour assurer la sécurité des employés et le bon fonctionnement des opérations. L'un des meilleurs moyens pour les entreprises de suivre les inspections est d'utiliser un logiciel de gestion des inspections, qui aide les organisations de toutes tailles à effectuer efficacement des audits et des inspections régulières de leurs installations. 

Dans cet article, nous allons expliquer ce que fait le logiciel de gestion des inspections, les avantages et les inconvénients de son utilisation, et partager les outils de gestion des inspections les mieux notés. 

Passez à la section qui vous concerne le plus :

• Qu'est-ce que le logiciel de gestion des inspections ?
• Quels types de logiciels de gestion des inspections existent ?
• Avantages et inconvénients de l'utilisation d'un logiciel de gestion des inspections
• Pourquoi l'optimisation des itinéraires est importante pour la gestion des inspections
• 3 meilleures solutions de logiciels de gestion des inspections

Qu'est-ce que le logiciel de gestion des inspections ?

Le logiciel de gestion des inspections est une catégorie d'outils numériques—including checklists, commande de travail systèmes de gestion et tableaux de bord de reporting et d'analytique—utilisés pour vérifier la sécurité des installations d'une organisation. Ils aident les organisations à rester en conformité avec les codes de santé et de sécurité prescrits par les autorités du secteur public comme l'OSHA.

Les professionnels de l'inspection sur le terrain et des services sur le terrain utilisent le logiciel de gestion des inspections lorsqu'ils visitent un immeuble de bureaux ou une usine d'entreprise pour s'assurer que le lieu est sûr pour le travail. Les exemples incluent s'assurer qu'une installation dispose d'un nombre suffisant d'entrées et de sorties utilisables en cas d'incendie ou d'urgence et vérifier que les extincteurs sont répartis dans toute la propriété et ont subi leur maintenance annuelle. 

Quels types de logiciels de gestion des inspections existent ?

Le logiciel de gestion des inspections est une catégorie large et peut être divisé en plusieurs verticales :

1. Logiciel d'inspection de sécurité—ce sont des outils d'inspection à usage général utilisés par logiciel de gestion des services sur le terrain les équipes.
2. Logiciel d'inspection automobile—ce sont des outils pour les équipes d'inspection de véhicules et d'automobiles.
3. Logiciel d'inspection de propriété—ce sont des outils pour les équipes d'inspection résidentielle et commerciale. Ils sont souvent utilisés par les gestionnaires de propriétés en conjonction avec d'autres logiciel de gestion immobilière. 

Avantages et inconvénients de l'utilisation d'un logiciel de gestion des inspections

Le logiciel de gestion des inspections aide à augmenter la sécurité des employés, maintient la productivité d'une entreprise et sa conformité avec les réglementations gouvernementales, et crée des enregistrements numériques qui aident à la maintenance régulière. Cependant, la plupart des outils de cette catégorie augmentent les coûts d'une entreprise car ils manquent de fonctionnalités importantes de planification et d'optimisation des itinéraires. Cela laisse les employés emprunter des itinéraires longs et coûteux vers les sites de service, ce qui coûte du temps et de l'argent à une entreprise. 

Avantages

1. Augmenter la sécurité des employés
   Les équipes peuvent identifier et résoudre les problèmes de sécurité plus rapidement avec un logiciel de gestion des inspections, ce qui garde les employés en sécurité. 
   
   Sans outil logiciel, les équipes d'inspection utilisent papier et crayon lors de la visite d'une installation et enregistrent les dangers possibles dans leurs rapports papier. Cela ralentit souvent le processus de résolution des problèmes sur place car les rapports papier doivent être copiés et partagés avec d'autres membres de l'équipe avant que tout travail de réparation puisse commencer. 
   
   Avec le logiciel, les ordres de travail peuvent être créés instantanément et assignés aux techniciens pour être réparés. 
2. Maintenir la productivité de l'entreprise
   Lorsqu'un incident sur le lieu de travail ou une panne d'équipement se produit, une installation est généralement fermée. 
   
   Avec le logiciel de gestion des inspections, les entreprises peuvent traiter les dangers pour la sécurité en fonction de leur priorité. Cela garantit que les problèmes les plus graves sont résolus en premier et que l'entreprise fonctionne sans heurts.
3. Assurer la conformité réglementaire
   À mesure que les besoins en matière de conformité évoluent, il peut être difficile pour les équipes d'inspection de rester à jour. Le logiciel de gestion des inspections met à jour les exigences de conformité en temps réel, vous n'avez donc pas à vous soucier des nouveaux besoins de conformité qui passent inaperçus.
4. Créer des dossiers numériques pour la maintenance
   Les outils de gestion des inspections capturent des informations importantes, comme la gravité d'un problème ou le type de réparation qui pourrait être nécessaire, que les entreprises peuvent utiliser pour planifier la maintenance préventive et prendre des mesures correctives.
   
   Si un danger potentiel pour les installations ou l'équipement est signalé, les équipes d'inspection peuvent créer ordres de travail dans leur logiciel de gestion de maintenance afin que les dangers puissent être rapidement traités par les techniciens. 
   
   Les équipes de maintenance peuvent analyser les défaillances d'équipement ou les problèmes d'installation en examinant les données d'inspection numériques afin que ces mêmes problèmes ne se reproduisent pas. 

Inconvénients

1. Temps de planification plus longs
   Les répartiteurs ne peuvent pas planifier des itinéraires efficaces pour leurs équipes d'inspection avec ces outils. Ils sont obligés de planifier les itinéraires manuellement, ce qui prend plus de temps et est sujet à des erreurs. 
2. Capacité de service limitée
   Les équipes d'inspection sont obligées de se déplacer sur des itinéraires inefficaces vers les sites de travail parce que les outils de gestion des inspections n'ont pas de fonctionnalités d'optimisation des itinéraires. Cela limite le nombre de sites qu'elles peuvent visiter et desservir en une journée. 
   
   Avec l'optimisation des itinéraires, les entreprises peuvent augmenter le nombre de travaux effectués par employé de 20 à 30 % chaque jour.

Pourquoi l'optimisation des itinéraires est importante pour la gestion des inspections

Logiciel d'optimisation des itinéraires réduit le temps de planification pour vos répartiteurs, économise du temps pour vos équipes d'inspection sur le terrain et augmente leurs capacités de service. 

Prenons le cas de Telgian, un fournisseur mondial de services de sécurité incendie, de sécurité des personnes et de sécurité. L'entreprise est basée à Phoenix, en Arizona, et elle gère une équipe d'inspecteurs répartis. Le logiciel de planification et d'optimisation des itinéraires d'OptimoRoute lui a permis de devenir plus efficace et d'augmenter ses capacités de service de 20 % par an. 

Temps de planification réduits

Avant d'utiliser OptimoRoute, Telgian avait une équipe de trois répartiteurs qui planifiaient les itinéraires de leurs inspecteurs à travers le pays. La planification était faite manuellement, et il fallait trois semaines à cette équipe pour planifier tous leurs itinéraires. 

Après être passé à OptimoRoute, Telgian a pu réduire son équipe de répartiteurs de trois personnes à une seule personne et réduire le temps de planification de trois semaines à une semaine. Au total, cela représentait une réduction de 312 heures de travail à 56 heures de travail pour planifier leurs itinéraires. 

Niveaux de service accrus

Telgian effectuait environ 3 000 inspections par mois avant d'utiliser le logiciel de planification des itinéraires. Comme ils planifiaient les itinéraires manuellement, leurs itinéraires étaient inefficaces et leurs inspecteurs perdaient un temps précieux sur le terrain.

Après être passé à OptimoRoute, Telgian a pu augmenter ses capacités de service à 5 000 inspections par mois en trois ans. Passer à un logiciel d'optimisation des itinéraires a permis à Telgian de prendre en charge près de 70 % de commandes supplémentaires qu'auparavant. 

Quand vous regardez les chiffres, les calculs sont assez simples : le logiciel d'optimisation des itinéraires réduit vos coûts de planification et augmente vos revenus en améliorant vos niveaux de service. 

3 meilleures solutions de logiciels de gestion des inspections

Si vous êtes à la recherche d'une solution logicielle de gestion des inspections, ces trois options offrent des listes de contrôle personnalisées de premier ordre, des fonctionnalités de planification et des rapports et analytique pour vos besoins d'inspection. Elles proposent également des applications mobiles iOS et Android pour que les inspecteurs puissent enregistrer les dangers et effectuer des inspections depuis leurs appareils mobiles hors ligne.

iAuditor

iAuditor est un Top Performer Capterra 2021 et a une note de 4,6 sur 170 avis. Il est utilisé par des entreprises familiales comme Burt Brothers Tire & Mechanic et de grandes organisations comme Schneider Electric. En plus de fonctionnalités comme les listes de contrôle et les rapports, il offre aux entreprises la possibilité d'automatiser les flux de travail pour créer des processus d'inspection standard.

SafeSite

SafeSite est un outil de gestion des inspections avec une équipe basée aux États-Unis. C'est aussi un Top Performer Capterra 2021 avec une note de 4,7 sur 73 avis. Il propose des modèles d'inspection pour une gamme de différentes industries comme l'agriculture et la fabrication. Il offre également une équipe de professionnels de la conformité dédiés qui sont disponibles sur appel pour votre entreprise.

MaintainX

MaintainX est un outil de gestion de maintenance basé au Canada avec des fonctionnalités de gestion des inspections. En réunissant la gestion de la maintenance et des inspections en un seul endroit, il facilite l'identification des problèmes de sécurité et leur résolution.

Gérez Vos Inspections Plus Rapidement Avec OptimoRoute

Vous ne pouvez pas vous tromper en choisissant un logiciel de gestion des inspections, mais vous devriez envisager d'ajouter un outil d'optimisation des itinéraires comme OptimoRoute pour donner à vos équipes d'inspection plus d'efficacité sur le terrain. 

Il est facile de commencer avec OptimoRoute — inscrivez-vous simplement pour notre essai gratuit de 30 jours aujourd'hui!