Inspektionsmanagement-Software: Definition, Vorteile & Beste Tools [2024]

Im Jahr 2019 stiegen die tödlichen Arbeitsunfälle in den USA auf ein Rekordhoch weil die Inspektionen, die von der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) in Amerika durchgeführt wurden, auf ein Rekordtief sanken. 

Inspektionen sind unerlässlich, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten und den Betrieb aufrechtzuerhalten. Eine der besten Möglichkeiten für Unternehmen, mit Inspektionen Schritt zu halten, ist die Nutzung von Inspektionsmanagement-Software, die Organisationen jeder Größe dabei hilft, regelmäßige Audits und Inspektionen ihrer Einrichtungen effizient durchzuführen. 

In diesem Artikel werden wir erläutern, was Inspektionsmanagement-Software leistet, die Vor- und Nachteile der Nutzung solcher Software aufzeigen und die am besten bewerteten Inspektionsmanagement-Software-Tools vorstellen. 

Springen Sie zu dem Abschnitt, der für Sie am relevantesten ist:

• Was ist Inspektionsmanagement-Software?
• Welche Arten von Inspektionsmanagement-Software gibt es?
• Vor- und Nachteile der Nutzung von Inspektionsmanagement-Software
• Warum Routenoptimierung für das Inspektionsmanagement wichtig ist
• 3 Top-Lösungen für Inspektionsmanagement-Software

Was ist Inspektionsmanagement-Software?

Inspektionsmanagement-Software ist eine Kategorie digitaler Werkzeuge—einschließlich Checklisten, Arbeitsauftrags- Managementsysteme und Berichts- und Analyse-Dashboards—die zur Überprüfung der Sicherheit der Einrichtungen einer Organisation verwendet werden. Sie helfen Organisationen, die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, die von öffentlichen Behörden wie der OSHA vorgeschrieben werden, sicherzustellen.

Feldinspektoren und Fachleute im Außendienst nutzen Inspektionsmanagement-Software, wenn sie ein Bürogebäude oder eine Unternehmensanlage besichtigen und sicherstellen, dass der Standort sicher für die Arbeit ist. Beispiele sind die Überprüfung, ob eine Einrichtung über eine ausreichende Anzahl von Ein- und Ausgängen verfügt, die im Falle eines Brandes oder Notfalls genutzt werden können, und die Kontrolle, dass Feuerlöscher auf dem gesamten Gelände verteilt sind und ihre jährliche Wartung durchlaufen haben. 

Welche Arten von Inspektionsmanagement-Software gibt es?

Inspektionsmanagement-Software ist eine breite Kategorie und kann in mehrere vertikale Bereiche unterteilt werden:

1. Sicherheitsinspektions-Software—dies sind allgemeine Inspektionswerkzeuge, die von Feldservice-Management Teams verwendet werden.
2. Automobilinspektions-Software—dies sind Werkzeuge für Fahrzeug- und Automobilinspektionsteams.
3. Immobilieninspektions-Software—dies sind Werkzeuge für Wohn- und Gewerbeinspektionsteams. Sie werden oft von Immobilienverwaltern in Verbindung mit anderen Immobilienverwaltungssoftware. 

Vor- und Nachteile der Nutzung von Inspektionsmanagement-Software

Inspektionsmanagement-Software hilft, die Sicherheit der Mitarbeiter zu erhöhen, die Produktivität eines Unternehmens und die Einhaltung von Regierungsbestimmungen aufrechtzuerhalten und digitale Aufzeichnungen zu erstellen, die bei der regelmäßigen Wartung helfen. Allerdings erhöhen die meisten Werkzeuge in dieser Kategorie die Kosten eines Unternehmens, da sie wichtige Funktionen zur Routenplanung und -optimierung vermissen lassen. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter lange und teure Routen zu den Einsatzorten nehmen müssen, was einem Unternehmen Zeit und Geld kostet. 

Vorteile

1. Erhöhung der Mitarbeitersicherheit
   Teams können Sicherheitsprobleme schneller identifizieren und lösen, was die Mitarbeiter sicher hält. 
   
   Ohne ein Software-Tool verwenden Inspektionsteams Stift und Papier, während sie eine Einrichtung besichtigen und mögliche Gefahren in ihren Papierberichten festhalten. Dies verlangsamt oft den Prozess der Behebung von Problemen vor Ort, da Papierberichte kopiert und mit zusätzlichen Teammitgliedern geteilt werden müssen, bevor Reparaturarbeiten beginnen können. 
   
   Mit Software können Arbeitsaufträge sofort erstellt und Technikern zur Behebung zugewiesen werden. 
2. Aufrechterhaltung der Unternehmensproduktivität
   Wenn ein Arbeitsunfall oder ein Geräteausfall auftritt, wird eine Einrichtung normalerweise geschlossen. 
   
   Mit Inspektionsmanagement-Software können Unternehmen Sicherheitsgefahren nach ihrer Priorität angehen. Dies stellt sicher, dass die schwerwiegendsten Probleme zuerst gelöst werden und das Unternehmen reibungslos weiterläuft.
3. Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften
   Da sich die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften ändern, kann es für Inspektionsteams schwierig sein, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Inspektionsmanagement-Software aktualisiert die Compliance-Anforderungen in Echtzeit, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass neue Compliance-Anforderungen übersehen werden.
4. Erstellen Sie digitale Aufzeichnungen für die Wartung
   Inspektionsmanagement-Tools erfassen wichtige Informationen, wie die Schwere eines Problems oder die Art der möglicherweise erforderlichen Reparaturarbeiten, die von Unternehmen zur Planung präventiver Wartung und zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen verwendet werden können.
   
   Wenn ein mögliches Risiko für Einrichtungen oder Ausrüstung erkannt wird, können Inspektionsteams Arbeitsaufträge in ihrem Wartungsmanagement-Software erstellen, damit Gefahren schnell von Technikern behoben werden können. 
   
   Wartungsteams können Geräteausfälle oder Probleme in Einrichtungen analysieren, indem sie digitale Inspektionsdaten betrachten, damit dieselben Probleme nicht erneut auftreten. 

Nachteile

1. Längere Planungszeiten
   Disponenten können mit diesen Tools keine effizienten Routen für ihre Inspektionsteams planen. Sie sind gezwungen, Routen manuell zu planen, was länger dauert und fehleranfällig ist. 
2. Begrenzte Servicekapazität
   Inspektionsteams sind gezwungen, ineffiziente Routen zu den Einsatzorten zu nehmen, da Inspektionsmanagement-Tools keine Routenoptimierungsfunktionen haben. Dies begrenzt, wie viele Standorte sie an einem Tag besuchen und bedienen können. 
   
   Mit Routenoptimierung können Unternehmen die Anzahl der pro Mitarbeiter bedienten Aufträge um 20-30 % pro Tag erhöhen.

Warum Routenoptimierung für das Inspektionsmanagement wichtig ist

Routenoptimierungssoftware reduziert die Planungszeit für Ihre Disponenten, spart Zeit für Ihre Inspektionsteams im Außendienst und erhöht deren Servicekapazitäten. 

Nehmen Sie den Fall von Telgian, einem weltweit tätigen Anbieter von Brandschutz-, Lebenssicherheits- und Sicherheitsdiensten. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Phoenix, Arizona, und verwaltet ein verteiltes Team von Inspektoren. Die Routenplanungs- und Optimierungssoftware von OptimoRoute ermöglichte es ihm, effizienter zu werden und seine Servicekapazitäten jährlich um 20 % zu steigern. 

Reduzierte Planungszeiten

Vor der Nutzung von OptimoRoute hatte Telgian ein Team von drei Disponenten, die ihre Inspektoren im ganzen Land routeten. Die Planung wurde manuell durchgeführt, und es dauerte drei Wochen, um alle Routen zu planen. 

Nach dem Wechsel zu OptimoRoute konnte Telgian sein Disponententeam von drei Personen auf eine Person reduzieren und und die Planungszeit von drei Wochen auf eine Woche verkürzen. Insgesamt war das eine Reduzierung von 312 Arbeitsstunden auf 56 Arbeitsstunden für die Planung ihrer Routen. 

Erhöhte Serviceniveaus

Telgian führte etwa 3.000 Inspektionen pro Monat durch, bevor sie eine Routenplanungssoftware nutzten. Da sie die Routen manuell planten, waren ihre Routen ineffizient, und ihre Inspektoren verloren wertvolle Zeit im Außendienst.

Nach dem Wechsel zu OptimoRoute konnte Telgian seine Servicekapazitäten innerhalb von drei Jahren auf 5.000 Inspektionen pro Monat steigern. Der Wechsel zu einer Routenoptimierungssoftware ermöglichte es Telgian fast 70 % mehr Aufträge als zuvor anzunehmen. 

Wenn Sie sich die Zahlen ansehen, ist die Rechnung ziemlich einfach – Routenoptimierungssoftware reduziert Ihre Planungskosten und steigert Ihre Einnahmen, indem sie Ihre Serviceniveaus erhöht. 

3 Top-Lösungen für Inspektionsmanagement-Software

Wenn Sie auf der Suche nach einer Inspektionsmanagement-Softwarelösung sind, bieten diese drei Optionen erstklassige benutzerdefinierte Checklisten, Planungsfunktionen sowie Berichterstattung und Analysen für Ihre Inspektionsanforderungen. Sie bieten auch iOS- und Android-Apps für Inspektoren, um Gefahren zu protokollieren und Inspektionen offline von ihren mobilen Geräten durchzuführen.

iAuditor

iAuditor ist ein 2021 Capterra Top Performer und hat eine Bewertung von 4,6 aus 170 Bewertungen. Es wird sowohl von familiengeführten Unternehmen wie Burt Brothers Tire & Mechanic als auch von großen Unternehmensorganisationen wie Schneider Electric genutzt. Neben Funktionen wie Checklisten und Berichterstattung bietet es Unternehmen die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren, sodass sie standardisierte Inspektionsprozesse erstellen können.

SafeSite

SafeSite ist ein Inspektionsmanagement-Softwaretool mit einem Team mit Sitz in den USA. Es ist auch ein 2021 Capterra Top Performer mit einer Bewertung von 4,7 aus 73 Bewertungen. Es bietet Inspektionsvorlagen für eine Vielzahl von Branchen wie Landwirtschaft und Fertigung. Es bietet auch ein Team engagierter Compliance-Profis die für Ihr Unternehmen auf Abruf verfügbar sind.

MaintainX

MaintainX ist ein in Kanada ansässiges Wartungsmanagement-Softwaretool mit Inspektionsmanagement-Funktionen. Durch die Zusammenführung von Wartungs- und Inspektionsmanagement an einem Ort wird es einfacher, Sicherheitsprobleme zu identifizieren und zu lösen.

Verwalten Sie Ihre Inspektionen schneller mit OptimoRoute

Sie können bei der Wahl einer Inspektionsmanagement-Software nichts falsch machen, aber Sie sollten in Betracht ziehen, ein Routenoptimierungstool wie OptimoRoute hinzuzufügen, um Ihren Inspektionsteams mehr Effizienz im Außendienst zu bieten. 

Es ist einfach, mit OptimoRoute zu beginnen — melden Sie sich einfach für unsere 30-tägige kostenlose Testversion an!