Software de gestión de inspecciones: definición, beneficios y mejores herramientas [2024]

En 2019, las muertes en el lugar de trabajo en los EE. UU. aumentaron a niveles históricos porque las inspecciones realizadas por la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) de América cayeron a mínimos históricos. 

Las inspecciones son esenciales para mantener a los empleados seguros y las operaciones en funcionamiento. Una de las mejores maneras para que las empresas se mantengan al día con las inspecciones es utilizando software de gestión de inspecciones, que ayuda a organizaciones de todos los tamaños a realizar auditorías e inspecciones regulares de sus instalaciones de manera eficiente. 

En este artículo, desglosaremos qué hace el software de gestión de inspecciones, los pros y contras de usar software de gestión de inspecciones, y compartiremos las herramientas de software de gestión de inspecciones mejor valoradas. 

Salta a la sección que sea más relevante para ti:

• ¿Qué es el software de gestión de inspecciones?
• ¿Qué tipos de software de gestión de inspecciones existen?
• Pros y contras de usar software de gestión de inspecciones
• Por qué la optimización de rutas es importante para la gestión de inspecciones
• 3 principales soluciones de software de gestión de inspecciones

¿Qué es el software de gestión de inspecciones?

El software de gestión de inspecciones es una categoría de herramientas digitales, que incluye listas de verificación, pedido de trabajo sistemas de gestión y paneles de informes y análisis, utilizados para verificar la seguridad de las instalaciones de una organización. Ayudan a las organizaciones a cumplir con los códigos de salud y seguridad prescritos por autoridades del sector público como OSHA.

Los profesionales de inspección de campo y servicio de campo utilizan software de gestión de inspecciones cuando recorren un edificio de oficinas o una planta corporativa y aseguran que el lugar sea seguro para trabajar. Ejemplos incluyen asegurarse de que una instalación tenga un número adecuado de entradas y salidas que puedan usarse en caso de incendio o emergencia y verificar que los extintores estén ubicados en toda la propiedad y hayan pasado por su mantenimiento anual. 

¿Qué tipos de software de gestión de inspecciones existen?

El software de gestión de inspecciones es una categoría amplia y puede desglosarse en múltiples verticales:

1. Software de inspección de seguridad: estas son herramientas de inspección de propósito general utilizadas por gestión de servicios de campo equipos.
2. Software de inspección automotriz: estas son herramientas para equipos de inspección de vehículos y automóviles.
3. Software de inspección de propiedades: estas son herramientas para equipos de inspecciones residenciales y comerciales. A menudo son utilizadas por administradores de propiedades junto con otros software de gestión de propiedades. 

Pros y contras de usar software de gestión de inspecciones

El software de gestión de inspecciones ayuda a aumentar la seguridad de los empleados, mantiene la productividad de un negocio y el cumplimiento con las regulaciones gubernamentales, y crea registros digitales que ayudan con el mantenimiento regular. Sin embargo, la mayoría de las herramientas en esta categoría aumentan los costos de un negocio porque carecen de importantes características de planificación y optimización de rutas. Esto deja a los empleados tomando rutas largas y costosas a los lugares de servicio, costando tiempo y dinero a un negocio. 

Ventajas

1. Aumentar la seguridad de los empleados
   Los equipos pueden identificar y resolver problemas de seguridad más rápido con el software de gestión de inspecciones, lo que mantiene a los empleados seguros. 
   
   Sin una herramienta de software, los equipos de inspección utilizan papel y lápiz mientras recorren una instalación y registran posibles peligros en sus informes en papel. Esto a menudo ralentiza el proceso de solucionar problemas en el sitio porque los informes en papel deben ser copiados y compartidos con miembros adicionales del equipo antes de que pueda comenzar cualquier trabajo de reparación. 
   
   Con el software, las órdenes de trabajo pueden ser creadas y asignadas instantáneamente a los técnicos para ser solucionadas. 
2. Mantener la productividad del negocio
   Cuando ocurre un incidente en el lugar de trabajo o una falla de equipo, una instalación generalmente se cierra. 
   
   Con el software de gestión de inspecciones, las empresas pueden abordar los peligros de seguridad según su prioridad. Esto asegura que los problemas más serios se resuelvan primero y mantiene el negocio funcionando sin problemas.
3. Asegurar el cumplimiento regulatorio
   A medida que cambian las necesidades de cumplimiento, puede ser difícil para los equipos de inspección mantenerse actualizados. El software de gestión de inspecciones actualiza los requisitos de cumplimiento en tiempo real, por lo que no tienes que preocuparte de que nuevas necesidades de cumplimiento se pasen por alto.
4. Cree registros digitales para el mantenimiento
   Las herramientas de gestión de inspecciones capturan información importante, como la gravedad de un problema o el tipo de trabajo de reparación que puede ser necesario, que las empresas pueden usar para programar mantenimiento preventivo y tomar acciones correctivas.
   
   Si se señala un posible peligro en las instalaciones o el equipo, los equipos de inspección pueden crear órdenes de trabajo en su software de gestión de mantenimiento para que los técnicos puedan abordar rápidamente los peligros. 
   
   Los equipos de mantenimiento pueden analizar fallos de equipos o problemas en las instalaciones revisando los datos de inspección digital para que esos mismos problemas no ocurran nuevamente. 

Desventajas

1. Tiempos de planificación más largos
   Los despachadores no pueden planificar rutas eficientes para sus equipos de inspección con estas herramientas. Se ven obligados a planificar rutas manualmente, lo que lleva más tiempo y es propenso a errores. 
2. Capacidad de servicio limitada
   Los equipos de inspección se ven obligados a viajar por rutas ineficientes a los sitios de trabajo porque las herramientas de gestión de inspecciones no tienen funciones de optimización de rutas. Esto limita cuántos sitios pueden visitar y atender en un día. 
   
   Con la optimización de rutas, las empresas pueden aumentar el número de trabajos atendidos por empleado en un 20-30% cada día.

Por qué la optimización de rutas es importante para la gestión de inspecciones

Software de optimización de rutas reduce el tiempo de planificación para sus despachadores, ahorra tiempo para sus equipos de inspección en el campo y aumenta sus capacidades de servicio. 

Tome el caso de Telgian, un proveedor mundial de servicios de protección contra incendios, seguridad de vida y seguridad. La empresa tiene su sede en Phoenix, Arizona, y gestiona un equipo distribuido de inspectores. El software de planificación y optimización de rutas de OptimoRoute le permitió ser más eficiente y aumentar sus capacidades de servicio en un 20% anualmente. 

Tiempos de planificación reducidos

Antes de usar OptimoRoute, Telgian tenía un equipo de tres despachadores que enrutaban a sus inspectores por todo el país. La planificación se realizaba manualmente, y a este equipo le tomaba tres semanas planificar todas sus rutas. 

Después de cambiar a OptimoRoute, Telgian pudo reducir su equipo de despachadores de tres personas a una persona y reducir el tiempo de planificación de tres semanas a una semana. En total, eso fue una reducción de 312 horas-hombre a 56 horas-hombre para planificar sus rutas. 

Niveles de servicio aumentados

Telgian realizaba alrededor de 3,000 inspecciones al mes antes de usar el software de planificación de rutas. Como planificaban las rutas manualmente, sus rutas eran ineficientes y sus inspectores perdían tiempo valioso en el campo.

Después de cambiar a OptimoRoute, Telgian pudo aumentar sus capacidades de servicio a 5,000 inspecciones al mes en tres años. Cambiar al software de optimización de rutas permitió a Telgian aceptar casi un 70% más de pedidos que antes. 

Cuando observas los números, las matemáticas son bastante simples: el software de optimización de rutas reduce tus costos de planificación y aumenta tus ingresos al incrementar tus niveles de servicio. 

3 principales soluciones de software de gestión de inspecciones

Si estás en el mercado buscando una solución de software de gestión de inspecciones, estas tres opciones ofrecen listas de verificación personalizadas de primera clase, funciones de programación e informes y análisis para tus necesidades de inspección. También ofrecen aplicaciones móviles para iOS y Android para que los inspectores registren peligros y realicen inspecciones desde sus dispositivos móviles sin conexión.

iAuditor

iAuditor es un Top Performer de Capterra 2021 y tiene una calificación de 4.6 de 170 reseñas. Es utilizado tanto por empresas familiares como Burt Brothers Tire & Mechanic como por grandes organizaciones empresariales como Schneider Electric. Además de características como listas de verificación e informes, ofrece a las empresas la capacidad de automatizar flujos de trabajo para que puedan crear procesos de inspección estándar.

SafeSite

SafeSite es una herramienta de software de gestión de inspecciones con un equipo basado en EE. UU. También es un Top Performer de Capterra 2021 con una calificación de 4.7 de 73 reseñas. Ofrece plantillas de inspección para una variedad de industrias diferentes como la agricultura y la manufactura. También ofrece un equipo de profesionales dedicados al cumplimiento que están disponibles bajo demanda para tu negocio.

MaintainX

MaintainX es una herramienta de software de gestión de mantenimiento con sede en Canadá que cuenta con funciones de gestión de inspecciones. Al reunir la gestión de mantenimiento e inspecciones en un solo lugar, facilita la identificación de problemas de seguridad y su resolución.

Gestiona tus inspecciones más rápido con OptimoRoute

No puedes equivocarte al elegir un software de gestión de inspecciones, pero deberías considerar agregar una herramienta de optimización de rutas como OptimoRoute para brindar a tus equipos de inspección más eficiencia en el campo. 

Es fácil comenzar con OptimoRoute: solo regístrate para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy!