Tipos de planificación de capacidad y cómo mantiene sus productos en stock y a sus clientes felices

En un mundo en constante cambio, podría parecer que necesitas una bola de cristal para planificar el futuro de tu empresa. ¿Cómo podrías saber cuánta mercancía necesitarás pedir en tres meses, seis meses o un año si los pedidos aún no han llegado? ¿Cómo te adaptas a las expectativas cambiantes de los clientes? ¿O escalas rápidamente tu negocio para evitar desabastecimientos si llega una oleada de pedidos?

Las respuestas a estas preguntas son más simples de lo que podrías pensar. Las empresas exitosas de todo tipo utilizan la planificación de capacidad para responder a preguntas similares todos los días.

¿Qué es la planificación de capacidad?

La planificación de capacidad es un tipo de planificación de producción que implica determinar la capacidad de producción y las necesidades de la fuerza laboral para asegurarse de que tu cadena de suministro esté equipada para satisfacer la demanda. La planificación de capacidad permite a las empresas saber cómo y cuándo escalar, identificar cuellos de botella, crear una mejor capacidad de diseño y mitigar riesgos, dentro de un período de tiempo planificado.

Los 3 tipos de planificación de capacidad

Los tres tipos de planificación de capacidad aseguran que tengas suficientes, pero no demasiados, de tres recursos principales tanto a largo como a corto plazo. Querrás planificar con semanas, meses o incluso un año de anticipación.

1. Planificación de capacidad de producto

Un plan de capacidad de producto asegura que tengas suficientes productos o ingredientes para tus entregables. Para un florista, esto serían flores, jarrones y tarjetas. Para una empresa de mantenimiento de piscinas, esto serían cosas como el cloro que se requiere para hacer el trabajo.

2. Planificación de capacidad de la fuerza laboral

La planificación de capacidad de la fuerza laboral asegura que tengas suficientes miembros del equipo y horas de trabajo disponibles para completar los trabajos. Este tipo de planificación también te ayudará a comunicar las necesidades generales del negocio, recursos y mano de obra a las partes interesadas relevantes, mostrarte cuándo necesitas contratar más empleados y ayudarte a determinar con cuánta anticipación necesitas comenzar a reclutar según la duración de tu proceso de incorporación.

3. Planificación de capacidad de herramientas

La planificación de capacidad de herramientas asegura que tengas suficientes herramientas para completar los trabajos. Esto incluye cualquier camión, componentes de la línea de ensamblaje o maquinaria que necesites para fabricar y entregar tu producto.

Cómo comenzar con la planificación de capacidad

Hay tres pasos básicos para la planificación de capacidad.

1. Medir

Primero, necesitarás medir la capacidad de tus recursos. ¿Cuántas entregas puede hacer cada uno de tus conductores en un período determinado? ¿Cuántos pedidos caben en cada uno de tus camiones? ¿Cuántas horas toma tu gerente de flotas planificar 50 entregas? Es importante responder a este tipo de preguntas con la mayor precisión posible porque el resto de tu plan se basará en estos números.

2. Analizar

Una vez que tengas mediciones precisas, puedes dedicar tiempo a analizar esta información y determinar si tienes una capacidad insuficiente o excesiva, o si estás utilizando completamente todos los recursos disponibles. Hacer gráficos te ayudará a entender los números y hacer la previsión de la demanda más fácil.

3. Formular

El paso final es tomar toda la información que has recopilado y formular un plan. Puedes hacer cálculos para ver cuánto costará financiar nuevos proyectos o contratar a un empleado a tiempo completo frente a incorporar trabajadores temporales de temporada. También podrías calcular el ROI de actualizar una pieza de maquinaria o agregar líneas de ensamblaje a tus instalaciones de producción. La etapa de formulación te ayuda a ver cuáles son los resultados probables para varias opciones, para que puedas tomar la mejor decisión.

¿Cómo se diferencia la planificación de capacidad de la planificación de recursos?

La planificación de recursos y la planificación de capacidad a veces se confunden entre sí, pero son cosas diferentes, y necesitas ambas. La planificación de capacidad es más a nivel macro y te ayuda a determinar qué y cuántos recursos necesitas para satisfacer la demanda. La planificación de recursos se trata más de analizar la utilización de recursos: la utilizas para tomar el número de recursos disponibles (según lo determinado por tu planificación de capacidad) y asignarlos a proyectos individuales.

Por ejemplo, supongamos que diriges una floristería como The Little Posy Co., y el Día de San Valentín es tu época más ocupada del año. Utilizarías la planificación de capacidad para determinar si necesitas contratar más empleados, incorporar trabajadores de temporada o aumentar tu stock de flores antes del 14 de febrero. Una vez que hayas determinado cuántos trabajadores y cuánto stock tendrás en febrero, utilizarías la planificación de recursos para asignar esos recursos. Entonces, si la mayor parte de tu demanda es para jarrones de flores rojas y rosas, podrías asignar la mayor parte de tus recursos a crear esos arreglos florales.

3 estrategias para usar la planificación de capacidad

Hay tres metodologías detrás de la planificación de capacidad. Para elegir la estrategia correcta, necesitarás considerar el tipo de negocio que diriges, el nivel de riesgo que puedes asumir de manera segura y el ciclo de vida de tus productos.

1. Estrategia de retraso

La estrategia de rezago es planificar para tener suficientes recursos para satisfacer la demanda real (no proyectada). La estrategia de rezago es un método conservador de planificación de capacidad que asegura que sus costos sean lo más bajos posible. El posible inconveniente de esta estrategia es que puede crear un retraso en la entrega de productos o servicios a los clientes, de ahí proviene el nombre. Si recibe un aumento repentino en los pedidos o consigue un nuevo cliente importante que desea tiempos de respuesta rápidos, la estrategia de rezago puede impedirle cumplir con las fechas de entrega.

2. Estrategia de liderazgo

La estrategia de liderazgo es planificar para tener suficientes recursos para satisfacer sus pronósticos de demanda. Estrategia de liderazgo asume más riesgo que la estrategia de rezago. Por ejemplo, si contrata nuevos trabajadores y no termina con los pedidos que estaba prediciendo, podría perder dinero pagando a empleados para que no hagan nada. El principal beneficio de esta estrategia es que si tiene un aumento repentino en los pedidos, lo más probable es que pueda mantener a todos sus clientes satisfechos y cumplir con las fechas de entrega.

3. Estrategia de coincidencia

La estrategia de coincidencia es el punto medio entre la estrategia de rezago y la de liderazgo. Usando la estrategia de coincidencia, realiza la planificación estratégica de capacidad con más frecuencia. Monitorea de cerca la demanda real, la demanda proyectada y los cambios/tendencias del mercado. Basado en esta información, ajusta su gestión de capacidad para satisfacer la demanda en incrementos. Esta estrategia ofrece la mayor flexibilidad con menos riesgo que la estrategia de liderazgo, pero tiene más capacidad de escalar que la estrategia de rezago.

Los beneficios de la planificación de capacidad para los negocios modernos

El objetivo de la planificación de capacidad es asegurar que su cadena de suministro esté siempre lista y sea capaz de satisfacer la demanda. Incorporar este tipo de planificación estratégica en su proceso le ayudará a cumplir con las fechas de entrega, escalar efectivamente su negocio y aumentar sus ganancias.

☑ Reduce las faltas de stock

A los clientes no les gusta esperar, y si no tienen que hacerlo, no lo harán. Internet ha facilitado que los consumidores encuentren productos en otro lugar si usted está sin stock, por lo que necesita reducir las faltas de stock si desea minimizar la pérdida de clientes.

Podría perder un tercio de sus ventas potenciales de un artículo si está sin stock y, peor aún, ese cliente puede que nunca regrese.

En 2004, la Harvard Business Review publicó los resultados de un estudio global donde evaluaron los comportamientos de más de 71,000 clientes enfrentados a faltas de stock. Dependiendo de la categoría minorista, del 21% al 43% de los consumidores fueron a otra tienda para comprar un artículo si estaba sin stock. Podría perder un tercio de sus ventas potenciales de un artículo si está sin stock y, peor aún, ese cliente puede que nunca regrese.

La planificación de capacidad puede ayudarle a evitar faltas de stock y mejorar la rentabilidad. Y cuanto más lo haga, mejor entenderá su demanda única. El proceso de planificación de capacidad le ayudará a ver cómo fluctúa la demanda durante diferentes temporadas (como las vacaciones) o cómo se ve afectada por eventos (como el regreso a clases de los niños). Podrá usar esta información como guía para la toma de decisiones generales y la gestión de la cadena de suministro. 

☑ Aumenta la capacidad de entrega

McKinsey and Company publicó un compendio de 104 páginas que ilustra la importancia de la capacidad de entrega en su estrategia de distribución minorista. Los compradores no solo quieren poder recibir productos y alimentos en su puerta; quieren tiempos de respuesta rápidos, lo que significa que su proceso de entrega necesita operar con máxima eficiencia. El informe de McKinsey explica que el comercio electrónico ha representado más del 40% del crecimiento de las ventas minoristas en los Estados Unidos desde 2016, y no muestra signos de desaceleración.

A medida que las ventas en línea se vuelven cada vez más populares, la capacidad de entrega se está convirtiendo en un componente esencial para muchas empresas. En otro estudio global de consumidores realizado por Oracle Retail, el 92% de los compradores minoristas dijeron que les gustaría o encantaría "entrega gratuita en un día por cualquier medio que sea más expedito." La planificación de capacidad asegura que tenga los trabajadores disponibles para entregar productos cuando sea necesario, manteniendo su negocio competitivo.

☑ Identifica ineficiencias en los procesos

Cuando comienza la planificación de capacidad, debe preguntar, "¿cuál es la capacidad máxima de este recurso?" Es fácil perder de vista estas limitaciones en tiempo real cuando está luchando por ensamblar una cadena de suministro. Al tomarse un momento para evaluar la capacidad disponible y los requisitos de capacidad, obtendrá información sobre qué factores limitan la capacidad, y podrá detectar fácilmente cuellos de botella que pueden ser corregidos o mejorados.

Por ejemplo, supongamos que dirige un negocio de entregas. La planificación de capacidad revela que el tiempo que le toma a su gerente de flota planificar rutas está impidiendo que su negocio pueda asumir más entregas. Se da cuenta de que, aunque tiene los camiones, conductores y productos para entregar más pedidos, su gerente de flota requiere mucho tiempo de anticipación para planificar efectivamente las rutas para nuevos pedidos. Podría usar esta información para reemplazar su sistema de planificación manual con un software de optimización de rutas. De hecho, uno de nuestros clientes duplicó su capacidad de programación al hacer precisamente eso.

Southern Star está a cargo de transportar gas natural a siete estados en los EE. UU. En una sola semana, los 250 técnicos de Southern Star pueden realizar hasta 2,500 actividades de mantenimiento en tuberías que abarcan 5,800 millas. La planificación de capacidad ayudó a Southern Star a detectar ineficiencias en su proceso de programación. Como resultado, comenzaron a usar OptimoRoute, y ahora pueden acomodar un 100% más de tareas en los horarios de mantenimiento y servicio de tuberías.

☑ Facilita la gestión de riesgos

En su esencia, la planificación de capacidad efectiva es una hoja de ruta para su negocio. Tanto la planificación de capacidad a corto como a largo plazo ayudan a las empresas a comprender sus fortalezas, debilidades y limitaciones. Podrá tomar decisiones informadas sobre qué tan rápido debe escalar su negocio, cuál es el mejor momento para lanzar un nuevo producto y cuándo necesita contratar nuevos empleados.

La planificación de capacidad también lo preparará mejor para superar obstáculos. No importa cuánto planifique, aún necesitará poder responder rápidamente cuando surjan desafíos inesperados. Si su proveedor de repente deja de operar o tres de sus 10 conductores se enferman de gripe, necesitará tener planes de alto nivel en su lugar para usar como guía, de modo que pueda hacer ajustes inteligentes rápidamente. 

Capacidad, Planificación de Rutas y Programación: Una Trifecta Eficiente

Una vez que tenga su plan de alto nivel (capacidad) en su lugar, puede usarlo como guía para la programación y la planificación de rutas. Querrá usar los tres juntos para lograr el más alto nivel de eficiencia logística.

Estamos aquí para ayudar con los tres. Desde la planificación de alto nivel hasta la gestión de conductores en el campo, el software de optimización de rutas puede ayudarlo a refinar su proceso de entrega y aumentar la eficiencia general. OptimoRoute permite a las empresas realizar la planificación de capacidad de entrega y rutas hasta cinco semanas a la vez. Podrá ajustar fácilmente el número de conductores, pedidos y restricciones para ver dónde puede ahorrar dinero o asumir más pedidos.

Aprenda más sobre la programación y la planificación de rutas en los artículos detallados sobre estos temas en el blog de OptimoRoute.