7 Consejos para Mejorar la Planificación y Programación del Mantenimiento

Si tu camión ha tenido problemas mecánicos en el último minuto, probablemente arruinó tu horario de entregas. Y si tienes que retirar un camión del servicio, existe la posibilidad de que algunos pedidos no se entreguen, lo que afecta negativamente tu calificación de satisfacción del cliente y puede reducir tus ingresos.

Una forma de prevenir que los problemas mecánicos de último minuto ocurran o vuelvan a ocurrir es a través de una planificación y programación de mantenimiento efectivas. Estos consejos te ayudarán a pasar de un mantenimiento reactivo a un mantenimiento proactivo. Además, te mostraremos cómo OptimoRoute ayuda a los departamentos de mantenimiento y a los supervisores de mantenimiento a completar más tareas de baja prioridad sin añadir horas extra de trabajo.

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• 7 Consejos para Optimizar y Mejorar la Planificación y Programación de Mantenimiento
• Automatiza la Planificación y Programación con OptimoRoute
• Preguntas Frecuentes Sobre la Planificación y Programación de Mantenimiento

7 Consejos para Optimizar y Mejorar la Planificación y Programación de Mantenimiento

Estos siete principios de planificación de mantenimiento y consejos de programación de mantenimiento te ayudarán a ser proactivo y mantener tus camiones funcionando con un mínimo de tiempo de inactividad.

1. Ten un puesto de trabajo separado para la planificación/programación

No sobrecargues a tu gerente de flota o gerente de entregas con las tareas de planificar todas las rutas, lidiar con retrasos en las entregas y tratar de encontrar tiempo para el mantenimiento. Si lo haces, probablemente no podrán rendir al máximo y podrían priorizar las rutas sobre el mantenimiento adecuado, lo que llevará a problemas mecánicos.  

Más bien, crea un proceso de gestión de mantenimiento puesto encargado de mantener la flota y deja que tu gerente de flota se preocupe por alcanzar los objetivos de entrega. Contratar a un gerente de mantenimiento reducirá la carga de tu gerente de flota y permitirá que todos los camiones sean revisados rutinariamente con mayor frecuencia. Tu gerente de mantenimiento llevará tu negocio de ser reactivo a los problemas de los camiones a ser preventivo, reduciendo el tiempo de inactividad de los vehículos y ahorrando dinero.

2. Usa un CMMS

Un CMMS, o sistema de gestión de mantenimiento computarizado, rastrea el kilometraje y tanto el mantenimiento necesario como el opcional próximo para cada camión en tu flota. Además, el software CMMS rastrea la información del vehículo, registra el equipo, realiza la gestión de activos y rastrea órdenes de trabajo o solicitudes de trabajo. 

Un software CMMS mantiene cada camión actualizado sobre el mantenimiento preventivo requerido y rastrea el mantenimiento opcional o de último minuto automáticamente, para que estos problemas no se pierdan en la traducción en días ocupados. Aunque esto se puede hacer usando pizarras o hojas de cálculo, deberías usar un software de organización de mantenimiento porque puede rastrear esta información con mayor detalle por número de VIN, aumentando la precisión y dejando un rastro detallado después de que se complete el mantenimiento.

3. Basa las estimaciones de tiempo en datos de trabajos anteriores

Rastrea métricas de mantenimiento e indicadores clave de rendimiento (KPIs) a lo largo del tiempo para ayudar a tu equipo a estimar mejor cuánto tiempo estará un camión fuera de servicio y esforzarse por una mejora continua. Tu programación de mantenimiento se volverá más precisa a medida que completes más trabajos, permitiendo una mejor gestión de la acumulación de trabajo. Además, podrás ver posibles vías para la mejora de procesos y volverte más eficiente.

4. Prioriza tareas y proyectos

Prioriza el mantenimiento preventivo sobre las rutas de entrega para evitar retrasos a largo plazo con trabajos de reparación importantes. Da prioridad al mantenimiento rutinario para prevenir problemas mayores (y duraderos) en el futuro.

Si no priorizas el mantenimiento importante sobre las entregas, podrías terminar con una avería que te costará días de paradas preventivas y costosas por camión. Según MicroMain, un planificador de mantenimiento y solución de software, el mantenimiento preventivo puede ahorrar dinero a las empresas debido a la reducción del tiempo de inactividad, el aumento de la eficiencia, la reducción del riesgo de reparaciones reactivas costosas, el aumento de la vida útil del equipo y un mejor servicio al cliente.

5. Planifica con semanas de anticipación 

Planifica tu horario de entrega de pedidos y el horario de mantenimiento con semanas de anticipación para ver posibles retrasos o conflictos de tiempo, algo llamado mantenimiento planificado. Busca momentos de baja actividad cuando puedas traer tus camiones para el mantenimiento rutinario y asegúrate de tener suficientes camiones en la carretera. El mantenimiento planificado ahorra dinero y tiempo al darte la capacidad de planificar alrededor de tiempos ocupados o lentos.

Agregar una solución de software de enrutamiento y entrega como OptimoRoute a tu CMMS puede permitir una visibilidad perfecta entre tu horario de entrega y el plan de mantenimiento. Con una herramienta como OptimoRoute, puedes ver cómo se verá el horario de tu flota con semanas de anticipación, permitiéndote planificar qué camiones sacar de servicio y qué mantenimiento programar.

6. Completa el plan del proyecto antes de planificar/programar

Antes de que tus camiones incluso entren al taller para el trabajo de mantenimiento, crea un plan para qué mantenimiento será necesario y cuánto tiempo tomará completar cada actividad de mantenimiento. Crea una lista de verificación que se pueda ver antes y cuando llegue el camión. Asegúrate de incluir qué elementos deben ser retirados y estar esperando y qué exactamente se hará al vehículo en cuestión.

Si no creas un plan de proyecto sólido, podrías terminar con el mantenimiento incorrecto completado (debido a tener tantos camiones para trabajar) o retrasos mientras tu equipo trabaja para averiguar qué se está haciendo. Esto podría terminar costando a tu empresa más dinero y tiempo debido al tiempo de inactividad extendido del equipo, ralentizando las entregas y llevando a retrasos más largos y más ingresos perdidos.

7. Enfóquese en la planificación y optimización de rutas como un impulsor de valor

El mantenimiento regular es un costo necesario ya que es la única manera de asegurarse de que su camión no desarrolle problemas mayores. Pero, se basa en las millas conducidas; por lo tanto, reduzca las millas conducidas para reducir costos. Usando herramientas de optimización de rutas puede estar seguro de que las distancias entre paradas siempre son óptimas. 

Planificar con anticipación y optimizar sus rutas disminuirá el costo de las operaciones en su empresa con el tiempo. Además, al usar una herramienta como OptimoRoute, la persona que crea sus rutas y horarios aumentará la eficiencia de las entregas, lo que llevará a mayores ingresos y satisfacción del cliente.

Automatiza la Planificación y Programación con OptimoRoute

Debe planificar y programar el mantenimiento de la flota con anticipación porque reducirá sus costos generales y mantendrá una flota lista para entregar cada pedido, todos los días. Podría ignorar el mantenimiento a favor de hacer lo mínimo o esperar hasta el último minuto, pero eso llevará a posibles retrasos por reparaciones costosas y que requieren mucho tiempo a largo plazo.

Facilite la planificación de sus tareas de mantenimiento y la coordinación con su equipo de mantenimiento con un CMMS. Y reduzca la necesidad de mantenimiento combinando su programa de mantenimiento con OptimoRoute. Con OptimoRoute, puede ver períodos lentos con semanas de anticipación, dándole tiempo para programar el trabajo de servicio necesario. Además, puede reducir las millas conducidas, haciendo que el servicio requerido sea menos frecuente—aumentando los ingresos y disminuyendo el tiempo en que un camión no está disponible. 

Simplifique su proceso de programación y pruebe OptimoRoute hoy, gratis por 30 días.

Preguntas Frecuentes Sobre la Planificación y Programación de Mantenimiento

Obtenga respuestas a las preguntas más populares sobre planificación y programación de mantenimiento.

¿Cuáles son los beneficios de la planificación y programación de mantenimiento?

Los beneficios de la planificación y programación de mantenimiento incluyen una menor probabilidad de una avería mayor, mayor eficiencia de combustible, y la capacidad de elegir el momento ideal para que un camión esté fuera de servicio.

¿Qué herramientas son útiles para la planificación y programación de mantenimiento?

Las soluciones de software CMMS, llamadas software de gestión de mantenimiento, pueden ayudarlo a rastrear lo que se necesita para cada camión en su flota. Además, un software de enrutamiento y programación como OptimoRoute puede ayudarlo a planificar su horario de entrega para determinar qué vehículos están libres para mantenimiento y dónde estarán si tiene múltiples ubicaciones.

¿Cuál es la diferencia entre programación y planificación? 

La planificación es listar cada tarea, seleccionar el orden para que las tareas se completen, obtener una lista de elementos necesarios para completar esas tareas y tener en cuenta (y obtener respuestas a) preguntas sobre el proceso. La programación es establecer un tiempo para que cada tarea se complete.