Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS): Definición, Características Clave y Mejores Soluciones CMMS [2024]

Gestionar el mantenimiento del equipo o las instalaciones de su empresa parece una tarea sencilla. Pero 70% de las empresas no son conscientes de cuándo su equipo necesita mantenimiento. 

La falta de conciencia sobre el mantenimiento de equipos e instalaciones es peligrosa para su negocio. Si una máquina en su planta se detiene sin previo aviso, no alcanzará sus objetivos de producción y, por extensión, sus objetivos de ingresos.

También es peligroso para sus empleados. Si su equipo está operando maquinaria que no ha sido mantenida en el momento adecuado, pueden resultar heridos. 

El software de gestión de mantenimiento (CMMS) ayuda a las empresas a agilizar y automatizar los procesos necesarios para mantener su equipo e instalaciones. Con un CMMS, las empresas pueden mantener eficientemente su maquinaria e instalaciones a tiempo y evitar las consecuencias perjudiciales que conlleva el equipo defectuoso o las instalaciones dañadas. 

El software de gestión de mantenimiento no tiene sentido para todas las empresas que tienen necesidades de mantenimiento. Las pequeñas empresas y las empresas con múltiples ubicaciones pueden beneficiarse más al usar software de optimización de rutas en su lugar. 

Desglosaremos qué es el software de gestión de mantenimiento, qué empresas lo necesitan y los principales CMMS en el mercado actualmente. También compartiremos por qué las herramientas CMMS no son suficientes: las empresas también necesitan agregar herramientas de optimización de rutas a la mezcla. 

Salta a la sección que más te interese: 

• ¿Qué es el Software de Gestión de Mantenimiento? ¿Por qué es Importante?
• ¿Qué Hace el Software de Gestión de Mantenimiento?
• ¿Qué Empresas Necesitan Software de Gestión de Mantenimiento?
• 4 Principales Soluciones de Software de Gestión de Mantenimiento
• Las Herramientas CMMS No Son Suficientes. También Necesita Optimización de Rutas.
• Mejore Su Software de Gestión de Mantenimiento Con Optimoroute

¿Qué es el Software de Gestión de Mantenimiento? ¿Por qué es Importante?

El software de gestión de mantenimiento, también conocido como sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS), se refiere a las herramientas que ayudan a las empresas a realizar un seguimiento y servicio de su inventario, piezas, vehículos y otros equipos. 

Las herramientas CMMS ayudan a las empresas a gestionar eficientemente el servicio de equipos. Un Encuesta de 2019 reveló que 45% de las instalaciones utilizan hojas de cálculo para gestionar su equipo, lo que deja espacio para errores y omisiones por parte de los equipos de servicio. 

Estas herramientas también ayudan a las empresas a evitar tiempos de inactividad no programados en el piso de producción. El tiempo de inactividad del equipo es costoso para las empresas: según Aberdeen, el costo promedio del tiempo de inactividad inesperado del equipo es de $260,000 por hora. 

¿Qué Hace el Software de Gestión de Mantenimiento?

Las herramientas CMMS tienen cuatro funciones esenciales para las empresas: gestión de órdenes de trabajo, gestión de inventario, listas de verificación de mantenimiento e informes y análisis.

1. Gestión de órdenes de trabajo

Los técnicos de mantenimiento pueden usar herramientas CMMS para crear y rastrear órdenes de trabajo para dar servicio al equipo tanto de manera reactiva como preventiva gestión de órdenes de trabajo programa. 

La gestión reactiva se refiere a situaciones donde un equipo está dañado y requiere reparación inmediata. 

La gestión preventiva (también conocida como mantenimiento planificado) se refiere a programas de servicio regular que solucionan posibles problemas de equipo por adelantado. 

Estos no son los únicos tipos de gestión de mantenimiento que las empresas deben tener en cuenta al gestionar su equipo e instalaciones — para más sobre este tema, consulta este artículo. 

2. Gestión de inventario

Las herramientas CMMS tienen seguimiento de inventario y activos en tiempo real para que los técnicos puedan reparar el equipo o las instalaciones de la empresa.

Si no tienes las piezas de repuesto para arreglar un vehículo o equipo dañado, tus reparaciones se retrasarán. 

Las herramientas de gestión de inventario CMMS te ayudan a reabastecer piezas para que puedas evitar quedarte sin ellas cuando más las necesitas.

3. Listas de verificación de mantenimiento

Las listas de verificación aseguran que todos tus técnicos sigan el mismo proceso para las reparaciones. 

Para solucionar un problema o terminar el servicio rápidamente, un técnico podría omitir pasos clave para completar el trabajo. Esto podría causar problemas más adelante porque las reparaciones no se abordaron completamente. 

Otra razón para usar listas de verificación es dar a tu equipo la flexibilidad de asignar técnicos menos experimentados para reparar equipos. Pueden seguir los pasos en tu lista de verificación para asegurarse de reparar ese equipo tan bien como un empleado más experimentado. Esto reduce la dependencia de técnicos senior. 

4. Informes y análisis

El software CMMS te da la capacidad de evaluar el rendimiento de tu equipo e identificar a tus mejores empleados, así como a los técnicos que podrían necesitar más capacitación y apoyo. 

También puedes identificar cuáles de tus activos han sido reparados más veces, lo que te ayuda a decidir si necesitas reemplazarlos. 

¿Qué Empresas Necesitan Software de Gestión de Mantenimiento?

Las plataformas CMMS funcionan mejor para empresas que gestionan su equipo e instalaciones en una sola ubicación en estas industrias:

1. Manufactura 
   Las empresas manufactureras dependen de maquinaria especializada para producir sus bienes. Las herramientas CMMS les permiten mantener su equipo regularmente y asegurarse de que no sufran fallas inesperadas del equipo o accidentes laborales vinculados a máquinas defectuosas. 
2. Mantenimiento de instalaciones
   Los equipos de mantenimiento de instalaciones pueden usar herramientas CMMS para gestionar el trabajo de mantenimiento de unidades de HVAC, eléctricas y de plomería en las instalaciones de una empresa. 
3. Agricultura
   Las empresas agrícolas pueden usar herramientas CMMS para manejar las operaciones de mantenimiento de su equipo agrícola durante todo el año. 
4. Gestión de propiedades
   Las empresas de gestión de propiedades pueden usar herramientas CMMS en cada una de sus propiedades para gestionar solicitudes de mantenimiento y realizar mantenimiento preventivo para electrodomésticos compartidos como máquinas de lavandería, equipos de gimnasio, ascensores, etc. Consulta nuestra guía sobre software de gestión de propiedades para más soluciones que optimicen la gestión de propiedades.

4 Principales Soluciones de Software de Gestión de Mantenimiento 

Si estás en el mercado de un sistema CMMS, tienes muchas opciones altamente calificadas para elegir. Las cuatro soluciones de gestión de mantenimiento que mencionamos aquí contienen gestión de órdenes de trabajo, gestión de inventario, listas de verificación de mantenimiento y funcionalidades de informes. También tienen aplicaciones móviles para iOS y Android que permiten a los técnicos registrar actualizaciones de estado de órdenes de trabajo desde sus dispositivos móviles. 

1. UpKeep

UpKeep es una solución CMMS utilizada por marcas como Marriott y Yamaha. Es una de las soluciones CMMS mejor calificadas en Capterra, con una calificación de 4.7 de más de 1,200 reseñas. Es una de las únicas soluciones que ofrece soporte en vivo 24×7, y también ofrece una versión gratuita que las empresas pueden probar antes de decidirse a suscribirse a un plan premium. 

2. Fiix

Fiix es una solución CMMS ofrecida por Rockwell Automation, que es una de las marcas más antiguas de servicios de manufactura y automatización industrial en los EE. UU. Fiix ofrece integraciones con herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) e internet de las cosas (IoT) como Nanoprecise y Oracle NetSuite. También ofrece una versión gratuita para que las empresas la prueben antes de decidirse a suscribirse a un plan premium. 

3. Hippo CMMS

Hippo CMMS es una solución CMMS optimizada para equipos de gestión de instalaciones. Tiene planos interactivos que las empresas pueden usar para identificar problemas en las instalaciones y áreas de mejora. También ofrece auditorías de instalaciones in situ para empresas que buscan soluciones de mantenimiento preventivo. 

4. eMaint CMMS

EMaint es una de las soluciones CMMS más antiguas del mercado desde su creación en 1986. Es una herramienta CMMS bien valorada por las empresas: fue declarada la Elección de los Clientes de Gartner Peer Insights 2020 para Software de Gestión de Activos Empresariales y fue calificada como Mejor Soporte por G2 en otoño de 2020. 

Las Herramientas CMMS No Son Suficientes. También Necesita Optimización de Rutas.

Si eres una pequeña empresa o una empresa que gestiona su equipo en varias ubicaciones a la vez (como una gestión de servicios de campo empresa de FSM o una empresa de logística y entrega), podrías considerar una solución más flexible para optimizar tus necesidades de gestión de mantenimiento. 

Las pequeñas empresas no necesitan usar una solución CMMS en sus operaciones diarias. No tienen la escala de equipos o instalaciones que requieren una solución CMMS para ayudar a gestionarlos. Las pequeñas empresas deberían considerar optar por una plataforma más flexible que crezca con ellas en lugar de pagar por características que no necesitan. 

Las empresas de FSM y logística operan en múltiples ubicaciones en sus operaciones diarias. Las empresas de FSM envían técnicos a múltiples sitios de clientes para dar servicio a sus equipos y electrodomésticos. Las empresas de logística envían a sus equipos de entrega a través de centros de distribución y ubicaciones de clientes. 

Las soluciones CMMS no son suficientes para estos tipos de empresas porque no tienen características de optimización de rutas. Sin ellas, los técnicos de FSM y el personal de logística pueden gastar tiempo y dinero en el campo de manera ineficiente. A menudo visitan menos clientes por día o realizan un menor número de entregas en nombre de su empresa. 

Aquí es donde entra herramientas de optimización de rutas software como OptimoRoute. Las características de optimización de rutas de OptimoRoute facilitan a las empresas de FSM y logística enrutar sus pedidos de manera eficiente y ahorrar dinero a largo plazo. Empresas como Telgian y Hardie’s Fresh Foods han reducido sus costos de recursos y aumentado su capacidad de entrega con OptimoRoute. 

Las herramientas CMMS también carecen de características de planificación automatizada importantes para las empresas de FSM y logística. La planificación automatizada es un costo adicional que se acumula a medida que estos tipos de empresas crecen. Se vuelven dependientes de equipos de despachadores para asignar órdenes de trabajo a técnicos y personal de entrega, lo que cuesta tiempo y dinero. 

Con las herramientas de características de planificación automatizada, las empresas de FSM y logística no necesitan grandes equipos de despachadores para planificar sus pedidos. Sus planes de ruta también son más eficientes porque OptimoRoute puede tener en cuenta restricciones como la capacidad del vehículo y las habilidades del técnico, que son importantes para mejorar métricas clave como tasas de entrega a tiempo. y tasas de solución en el primer intento. 

Mejora tu software de gestión de mantenimiento con OptimoRoute

Si eres una empresa con una sola instalación, encontrarás valor en una plataforma de software de gestión de mantenimiento. Sin embargo, si tu empresa tiene múltiples ubicaciones o tiene que gestionar el mantenimiento para una amplia gama de clientes, podrías estar mejor servido usando OptimoRoute además de tu CMMS. 

Mejoramos tu herramienta CMMS para que tus técnicos puedan visitar los sitios de servicio de manera eficiente. Nuestra API de servicio web se puede integrar en tu CMMS para que los datos fluyan sin problemas entre ellos. 

Es gratis comenzar con OptimoRoute. ¡Comienza tu prueba gratuita de 30 días hoy mismo!