Equilibrio de Carga de Trabajo: Cómo el Equilibrio Aumenta la Eficiencia y Mantiene a los Empleados Felices

Según una encuesta de Deloitte, más de 77% de los trabajadores estadounidenses informan sentirse agotados en su trabajo actual al menos una vez. A medida que más personas dejan sus empleos durante la Gran Renuncia, el equilibrio de la carga de trabajo debe ser una prioridad para evitar que sus empleados se agoten y abandonen su empresa.

En la industria del transporte, la escasez de conductores está comenzando a convertirse en un gran problema. En los EE. UU., el número de conductores de camiones ha disminuido de 465,000 personas a principios de 2020 a 430,000 en 2022.

"La escasez de conductores en los EE. UU. está empeorando; es tan grave como nunca antes", dice Bob Costello, economista jefe de la American Trucking Associations.

Salta a la sección que más te interese:

• ¿Qué es el equilibrio de la carga de trabajo?
• ¿Qué sucede cuando los empleados tienen una carga de trabajo equilibrada?
• ¿Qué sucede cuando la carga de trabajo de los empleados no está equilibrada?
• Cómo gestionar eficaz y equitativamente la carga de trabajo de tu equipo
• Gestión de la carga de trabajo para empleados
• Equilibrio de la carga de trabajo para la entrega y el transporte
• ¿Qué hace OptimoRoute para la gestión de la carga de trabajo de los conductores?
• Preguntas frecuentes sobre el equilibrio de la carga de trabajo

¿Qué es el equilibrio de la carga de trabajo? 

El equilibrio de la carga de trabajo se refiere a distribuir la carga de trabajo de manera uniforme entre los empleados. El objetivo es reducir el estrés en el lugar de trabajo, eliminar el agotamiento y mejorar la productividad para lograr más cosas. El equilibrio de la carga de trabajo también contribuye a crear un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal para que el trabajo no consuma sus vidas. 

¿Qué sucede cuando los empleados tienen una carga de trabajo equilibrada?

El equilibrio de la carga de trabajo debe ser una prioridad principal para todos los gerentes para involucrar a los empleados, independientemente de la industria. Los beneficios de tener una carga de trabajo equilibrada incluyen:

Mejora de la salud de los empleados

Cuando sus empleados tienen una carga de trabajo equilibrada, tienen menos estrés, lo que resulta en menos problemas de salud. Según la investigación de The Lancet, los empleados que trabajan 55 horas o más por semana tienen un riesgo 1.3 veces mayor de sufrir un derrame cerebral que aquellos que trabajan 40 horas a la semana o menos.

Atraer más talento

Una empresa que valora el equilibrio entre la vida laboral y personal tiene un grupo de talentos más amplio para elegir. Según la investigación de LinkedIn, 63% de los trabajadores tienen el equilibrio entre la vida laboral y personal como una prioridad durante su búsqueda de empleo. El mismo estudio también descubrió que los empleados tienen 3.7 veces más probabilidades de recomendar trabajar para una empresa que valora el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Aumento de la productividad de los empleados

Contrario a la creencia popular, trabajar más horas no necesariamente significa más productividad. De hecho, los empleados con una carga de trabajo equilibrada son más productivos y rinden mejor. La investigación de Gartner muestra que el 43% de los trabajadores creen que tener más flexibilidad en sus horarios de trabajo los hace más productivos. 

¿Qué sucede cuando la carga de trabajo de los empleados no está equilibrada?

Por otro lado, una carga de trabajo mal equilibrada puede perjudicar la moral y el rendimiento de su equipo. Aquí está el porqué.

Productividad reducida

Cuando los empleados tienen más trabajo del que pueden manejar, su productividad se ve afectada. Los empleados agotados son un 13% menos propensos a sentirse seguros sobre su rendimiento en el trabajo.

Mayor rotación de empleados

Un mal equilibrio de la carga de trabajo puede hacer más difícil retener a sus empleados actuales. Los empleados que experimentan agotamiento son 2.6 veces más propensos a buscar otra oportunidad en una empresa diferente.

Vale la pena señalar que reemplazar a un empleado es costoso y le cuesta a las empresas estadounidenses un billón de dólares cada año en costos de publicidad, contratación y capacitación. Por lo tanto, es de su interés retener a tantos empleados como sea posible para no perder demasiado dinero en costos de reemplazo. 

Empleados menos saludables

Una carga de trabajo mal equilibrada no solo afecta negativamente el rendimiento y la rotación de empleados. También puede dañar la salud física y mental de su fuerza laboral. Los empleados que se sienten agotados son un 63% más propensos a tomar un día de enfermedad que aquellos con una carga de trabajo más equilibrada.

Según un encuesta por la Universidad del Gran Cañón (GCU), el mal equilibrio entre el trabajo y la vida personal también afecta negativamente los hábitos de autocuidado del 39% de los trabajadores y la salud emocional del 38% de los trabajadores.

Cómo gestionar la carga de trabajo de su equipo de manera efectiva y justa

Hay muchas maneras de asegurar que sus empleados reciban la carga de trabajo equilibrada que merecen. Las mejores prácticas para gestionar la carga de trabajo de su equipo de manera efectiva incluyen:

Automatizar

Puede usar software para automatizar procesos y mejorar el equilibrio de la carga de trabajo. La automatización logra esto distribuyendo los horarios de una manera verdaderamente equitativa, no solo lo que "parece" equitativo para un gerente. Por ejemplo, la plataforma de automatización de OptimoRoute viene con balanceo de carga de trabajo para distribuir adecuadamente las horas de trabajo o el número de pedidos por conductor.

Delegar

Para una mejor gestión de la carga de trabajo, es importante asignar tareas al empleado adecuado con las calificaciones y habilidades correctas. Esto asegura que no esté sobrecargando a sus empleados con trabajo que no están preparados para manejar.

"Qué tan bien delegue se refleja directamente en qué tan empoderados se sienten sus empleados, lo que fortalece sus habilidades, sus capacidades de toma de decisiones y, en última instancia, su productividad", dice Alfredo Atanacio, fundador de UassistME.CO, en un artículo para Forbes. "El resultado es una victoria para el empleado y para su negocio."

Se trata de ahorrar tiempo para todo el equipo. Por ejemplo, si a una persona le toma una hora hacer algo que otra persona puede hacer en 20 minutos, delegar la tarea a esta última mejorará tu productividad.

Colaborar

Asegúrate de discutir la carga de trabajo y comunicarte con los empleados para mantener el pulso de la fuerza laboral. Cuando te comunicas frecuentemente con los empleados sobre su carga de trabajo, puedes recopilar comentarios sobre las tareas que les están ocupando demasiado tiempo, aprender qué tareas preferirían manejar y rápidamente identificar a cualquier empleado al borde del agotamiento.

Para recopilar los comentarios de tu equipo sobre su carga de trabajo, organiza reuniones de control 1×1 cada dos semanas con cada uno de tus empleados. Si uno de tus empleados indica que tiene demasiado trabajo o está trabajando en tareas que no se alinean con su rol, encuentra una manera de delegar el trabajo a otra persona. 

Eliminar

Para maximizar la productividad en el lugar de trabajo y gestionar mejor la carga de trabajo de tu equipo, identifica partes del trabajo que no son necesarias para los empleados y elimínalas. De esa manera, los empleados tendrán más espacio en su carga de trabajo para concentrarse en tareas críticas.

Gestión de la carga de trabajo para empleados

Además de los gerentes, también hay tácticas que los empleados pueden usar para evitar agotarse por demasiado trabajo. Esto es lo que los empleados pueden hacer por su cuenta para gestionar mejor su carga de trabajo de la flota.

Priorizar tareas difíciles

Para mejorar la productividad, los empleados deben abordar primero las tareas más desafiantes en su trabajo. Esto se debe a que la mayoría de las personas se sentirán menos motivadas y tendrán menos energía al final del día que al principio. Cuando te enfocas en priorizar las tareas más desafiantes primero, las estás completando en tus niveles más altos de energía.

Conoce tus límites

Los empleados deben saber cuándo tienen demasiado trabajo en sus manos o cuándo trabajan de manera más eficiente y capitalizarlo. Como resultado, cuando los empleados conocen sus límites, reducirán sus posibilidades de agotamiento.

Por ejemplo, hay regulaciones de horas de servicio sobre cuántas horas pueden trabajar los conductores de camiones en la industria del transporte. Por lo tanto, los conductores de camiones deben conocer sus derechos e informar a sus gerentes si están trabajando más horas de las que legalmente deberían. 

Pide lo que necesitas

Los empleados no deben tener miedo de discutir sus problemas de carga de trabajo con la gerencia. Si no expresas lo que necesitas de la gerencia, tu empresa no sabrá qué puede hacer para apoyarte mejor o adaptar tu carga de trabajo a tus necesidades.

Una encuesta de UKF encontró que el 92% de los empleados que se sienten altamente comprometidos dicen que se sienten escuchados por su empresa en comparación con el 30% de los empleados desmotivados. Además, el 74% de los participantes del estudio creen que sentirse escuchados los hace sentir más efectivos en su trabajo.

Equilibrio de la carga de trabajo para la entrega y el transporte

Gestionar la carga de trabajo de los conductores de camiones es un desafío significativo para muchas empresas de transporte.

Por ejemplo, muchas empresas de transporte dependen de rutas planificadas manualmente. Sin embargo, estas rutas a menudo son ineficientes y están llenas de errores, lo que hace que los conductores pasen horas de trabajo innecesarias para llegar a su destino. Como resultado, estas rutas planificadas manualmente crean más trabajo para tus conductores de camiones.

Otro problema que enfrentan las empresas de transporte es la incapacidad de planificar horarios semanales sin considerar posibles restricciones que podrían interferir con entrega y los plazos. Estas restricciones incluyen ventanas de tiempo (por ejemplo, un cliente solo está disponible para recibir el paquete entre las 10:00 am y las 12:00 pm) o días abiertos.

¿Qué hace OptimoRoute para la gestión de la carga de trabajo de los conductores?

La función de gestión de carga de trabajo de conductores de OptimoRoute permite a los gestores de flotas equilibrar la carga de trabajo entre conductores en una plataforma automáticamente. El software te ayuda a identificar las rutas más rápidas en minutos, lo que reduce el número de horas de trabajo/carga de trabajo de tus conductores y hace que las entregas a los clientes sean más eficientes.

OptimoRoute puede automatizar completamente su planificación semanal considerando factores como las ventanas de tiempo de los clientes y la indisponibilidad de personal de última hora para gestionar mejor su carga de trabajo. OptimoRoute también le permite ajustar:

• Qué conductores desea incluir en la planificación de rutas
• Número de pedidos delegados a cada conductor
• Qué vehículo están conduciendo

OptimoRoute viene con la opción de seguimiento de tiempo para monitorear cuánto duran los viajes de sus conductores para que pueda pagarles en consecuencia. Puede comenzar con OptimoRoute sin instalación ni tarjeta de crédito registrándose en nuestra prueba gratuita hoy. 

Sección de Preguntas Frecuentes

¿Cuáles son los beneficios de una carga de trabajo equilibrada?

Los principales beneficios de una carga de trabajo equilibrada incluyen una mayor satisfacción laboral, mejor retención en el lugar de trabajo y un mejor rendimiento laboral. También contribuye a crear una mejor cultura empresarial que valora el bienestar de los miembros de su equipo. 

¿Cómo hacer que su carga de trabajo sea más manejable?

Puede usar software de automatización (como OptimoRoute) para obtener una vista completa del día laboral de cada empleado y cómo está distribuyendo las tareas entre los empleados. El software de automatización también le ayuda a monitorear cuántas horas trabajan sus empleados cada semana y ajustar la carga de trabajo de su equipo para una mejor asignación.

¿Cómo afecta la carga de trabajo al rendimiento?

Una carga de trabajo pesada puede llevar al agotamiento de los empleados, insatisfacción y menor productividad dentro de su empresa. El exceso de carga también puede llevar a que los empleados renuncien a sus trabajos y busquen diferentes oportunidades en otras empresas.