Programación hacia adelante y hacia atrás: definiciones y cómo puedes usarlas para competir

Los plazos incumplidos significan clientes perdidos.

Esto es cierto ya sea que estés enviando productos, realizando instalaciones o entregando comida. Imagina que diriges una empresa de cable. Tienes un cliente que reorganizó su día y se quedó en casa para permitir la entrada de tu especialista en instalaciones durante una ventana de servicio de 4 horas. Si tu trabajador llega tarde, probablemente perderás a ese cliente (y probablemente recibirás una mala reseña). Afortunadamente, hay dos estrategias comprobadas que pueden ayudarte a cumplir con los plazos, aumentar la satisfacción del cliente y obtener ventas repetidas: programación hacia atrás y programación hacia adelante.

¿Qué es la programación hacia adelante y hacia atrás?

La programación hacia adelante y hacia atrás son estrategias de planificación. Ambos métodos son útiles para la planificación estratégica en todos los niveles de complejidad. Ya sea que estés trazando rutas de entrega para múltiples conductores o programando citas de mantenimiento para equipos de servicio, puedes beneficiarte al usar una o ambas estrategias.

¿Qué es la programación hacia adelante?

La programación hacia adelante es planificar con el objetivo principal de completar una tarea lo antes posible, con suficiente tiempo de anticipación. En producción y manufactura, la programación hacia adelante generalmente significa planificar para asegurar que cada paso en un proceso se complete inmediatamente cuando el tiempo o los recursos estén disponibles.

Para una empresa de café, la programación hacia adelante significaría planificar los envíos para salir tan pronto como los granos estén tostados y empaquetados.

Los siguientes ejemplos de programación hacia adelante en la vida personal y en los negocios ilustran algunos de los beneficios clave de esta estrategia:

¿Qué es la programación hacia atrás?

La programación hacia atrás es planificar con el objetivo principal de completar tareas justo a tiempo. La programación hacia atrás está optimizada para la flexibilidad y permite a las empresas incorporar fácilmente cambios o personalizaciones de última hora.

Para una floristería, esto significaría programar los ramos para ser arreglados lo más cerca posible de la ventana de entrega.

¿Cuál es mejor: programación hacia adelante o hacia atrás?

Tanto la programación hacia atrás como la programación hacia adelante ofrecen ventajas. Ninguna es mejor que la otra, y cada una tiene sus propios compromisos; algunos coordinadores logísticos incluso se benefician al usar una combinación de ambas. Para elegir qué estrategia funciona mejor para tu negocio, necesitarás considerar dos factores principales: qué tipo de negocio o servicio de entrega diriges y cómo prefieres organizar los horarios.

Si nos referimos nuevamente al ejemplo de la lista de tareas del fin de semana, también podrías aplicar una combinación de programación hacia adelante y hacia atrás para completar tus tareas. Podrías completar todo tu trabajo de jardín el sábado por la mañana (usando programación hacia adelante) y dejar solo el lavado del auto para el domingo por la noche (usando programación hacia atrás). De esa manera, tendrías la tranquilidad de saber que la mayoría de tus tareas están fuera del camino, junto con la seguridad de que incluso si llueve el sábado por la noche, tu auto aún se verá bien para tu reunión del lunes por la mañana.

4 Desafíos empresariales resueltos por la programación hacia adelante y hacia atrás

Usar la planificación hacia adelante y hacia atrás puede ayudarte a superar muchos de los desafíos comunes que enfrentan las empresas modernas con la programación. Estas estrategias de programación te ayudan a aumentar la eficiencia de los procesos y la producción, asegurar que cumplas con las fechas de entrega, equilibrar las cargas de trabajo entre empleados (y evitar el agotamiento de los empleados), y permitirte la flexibilidad para acomodar cambios en los pedidos. Aquí hay algunas formas en que puedes superar obstáculos empresariales usando la programación hacia atrás y hacia adelante.

Cumplir con las fechas de entrega

La programación hacia adelante y hacia atrás puede ayudar a los equipos a cumplir con plazos importantes y evitar llegar tarde (o temprano) a las citas. Una de las ventajas de la programación hacia adelante es que puede mostrar a los servicios de recogida y entrega de productos dónde tienen espacio para acomodar más pedidos. Esos servicios de recogida y entrega de productos pueden entonces usar estas ventanas abiertas para realizar entregas anticipadas y superar las expectativas de los clientes. La programación hacia atrás ayuda a las empresas de mantenimiento y reparación con citas de servicio mensuales o trimestrales a equilibrar los horarios para cumplir con una multitud de plazos.

Equilibrar la carga de trabajo de los empleados

Una combinación de programación hacia atrás y hacia adelante puede usarse para distribuir equitativamente el trabajo entre equipos de empleados y/o conductores. Por ejemplo, una entrega de comestibles la empresa podría comenzar con ventanas de entrega y trabajar hacia atrás para planificar rutas mientras se asegura de que a cada conductor se le asigne el mismo número de entregas. Esa misma empresa podría luego usar la programación hacia adelante para que su equipo de empaque arme pedidos tan pronto como tengan tiempo. Esto asegura que las cargas de trabajo estén equilibradas. Asegurarse de que sus empleados no estén sobrecargados aumentará la moral, y minimizar el subempleo reducirá el gasto desperdiciado.

Acomodando cambios

La programación hacia atrás es una herramienta valiosa para ciertos tipos de planificación de producción porque le permite incluir tiempo para ajustes en los pedidos. Esto es particularmente ventajoso para las empresas que crean productos personalizados y están familiarizadas con la programación de producción. Por ejemplo, supongamos que su empresa fabrica ventanas personalizadas. Usted garantiza la entrega dentro de 30 días, y se tarda 15 días en fabricar una ventana. Usando la programación hacia atrás, podría comenzar en el punto de los 30 días, asignar 7 días para el envío o la entrega, y luego planificar su calendario de producción para que la fecha de inicio sea 8 días después de recibir un nuevo pedido. Eso le daría la flexibilidad de acomodar cambios durante la primera semana después de que se haya realizado un pedido.

Planificación con semanas de anticipación

Tanto la programación hacia adelante como hacia atrás pueden ayudarle a planificar con más anticipación, lo que le dará una proyección clara de los ingresos y le mostrará ineficiencias en el proceso que necesitan ser mejoradas. Combine esto con la optimización de rutas software, como OptimoRoute, y podrá ver claramente dónde puede encajar más pedidos, cuándo necesita contratar más trabajadores para cumplir con los pedidos existentes, o cuándo debería disminuir su fuerza laboral según la demanda.

Cómo OptimoRoute facilita la programación para las empresas

Sin la programación hacia atrás o hacia adelante, es probable que se encuentre apresurándose de un trabajo a otro, apenas llegando a tiempo. La siguiente guía se puede utilizar para programar desde citas de mantenimiento hasta entregas de alimentos. Además, puede hacer todas estas cosas más rápido utilizando software de optimización de rutas. OptimoRoute calcula automáticamente el horario más eficiente hasta 5 semanas de anticipación en solo segundos, teniendo en cuenta sus prioridades y restricciones únicas.

Comience la planificación semanal y anticípese

Anticípese a los pedidos o solicitudes de servicio utilizando la siguiente planificación semanal guía. Puede usar estas desgloses para programar días, semanas o incluso meses de anticipación. Hemos establecido procesos de planificación paso a paso para programar utilizando software de optimización de rutas o haciéndolo a mano (planificación manual). Puede usar la programación hacia atrás y hacia adelante con cualquiera de estos procesos y usar OptimoRoute lo hará aún más fácil.

Planificación manual

• Reúna sus pedidos de clientes existentes o solicitudes de servicio.
• Separe los pedidos por restricciones de entrega o proceso de producción. Por ejemplo, si es una empresa de mantenimiento, es posible que necesite enviar trabajadores con certificaciones o experiencia específicas a algunos trabajos, pero no a otros. También deberá tener en cuenta los horarios de trabajo de los empleados, las capacidades de los camiones y los descansos para el almuerzo.
• Identifique plazos y fechas de vencimiento. Dependiendo de su negocio, puede que desee comenzar con los horarios de las citas y usar la programación hacia atrás, o puede que desee comenzar con los pedidos y planificar las entregas en función de qué pedidos se recibieron primero (programación hacia adelante).
• Planifique rutas o citas de servicio, teniendo en cuenta restricciones y plazos. Deberá asignar tiempo significativo para esto, especialmente si su negocio es complejo y tiene múltiples restricciones. Es importante tener en cuenta que planificar con más de unos pocos días de anticipación puede ser extremadamente lento y desafiante si lo está haciendo manualmente.
• Los horarios preplanificados deberán modificarse cada mañana antes de que salgan las entregas para acomodar cambios en los pedidos o la posibilidad de que su personal llame para reportarse enfermo.
• Comuníquese con los clientes para proporcionar actualizaciones de ventanas de servicio o entrega.

Planificación con software de optimización de rutas

Puede ahorrar tiempo, planificar con más anticipación y adaptarse a los cambios más fácilmente utilizando software de enrutamiento. OptimoRoute le brinda la capacidad de planificar 5 semanas a la vez, realizar cambios rápidamente si se cancela un pedido o un conductor llama para reportarse enfermo, y mucho más.

• Para comenzar, cargue pedidos en OptimoRoute desde una hoja de cálculo de Excel u otra fuente.
• Ingrese todas sus restricciones de servicio. Estas se pueden guardar para ahorrarle tiempo en planes futuros.
• Decida si desea que OptimoRoute planifique las entregas para la eficiencia o equilibre la carga de trabajo entre los conductores (o una combinación de ambos).

• Haga clic en "Planificar Ruta". Obtendrá resultados en solo unos segundos, ya sea que esté planificando para el día siguiente o las próximas cinco semanas.
• Los horarios preplanificados deben enviarse a los conductores diariamente para que pueda hacer cualquier ajuste de último minuto, como acomodar nuevos pedidos o hacer que el software replantee rápidamente las rutas si un conductor llama para reportarse enfermo.
• Usando OptimoRoute, puede enviar fácilmente un enlace de seguimiento por mensaje de texto o correo electrónico a sus clientes con actualizaciones de pedidos en tiempo real para que sepan exactamente cuándo llegará su entrega o su profesional de reparación.

• Haga clic en "Planificar Ruta". Obtendrá resultados en solo unos segundos, ya sea que esté planificando para el día siguiente o las próximas cinco semanas.

• Los horarios preplanificados deben enviarse a los conductores diariamente para que pueda hacer cualquier ajuste de último minuto, como acomodar nuevos pedidos o hacer que el software replantee rápidamente las rutas si un conductor llama para reportarse enfermo.
• Usando OptimoRoute, puede enviar fácilmente un enlace de seguimiento por mensaje de texto o correo electrónico a sus clientes con actualizaciones de pedidos en tiempo real para que sepan exactamente cuándo llegará su entrega o su profesional de reparación.

Cómo optimizar rutas de entrega/técnico y logística con OptimoRoute

Ya sea que su prioridad sea enviar a los conductores por las rutas de conducción más eficientes o equilibrar las entregas entre conductores, OptimoRoute puede optimizar rápidamente sus rutas. Las funciones avanzadas le permiten personalizar los turnos de los conductores, las especificaciones del vehículo (como la capacidad de carga) y las solicitudes de mantenimiento o servicio que requieren habilidades específicas.

Además de calcular la mejor ruta según sus restricciones, OptimoRoute también le ayudará a identificar áreas donde está sobresaliendo o donde puede mejorar. Por ejemplo, el análisis incorporado le mostrará cómo está desempeñándose cada conductor de entrega o profesional de servicio (con qué frecuencia llegan a tiempo, si suelen llegar tarde o si podrían asumir una carga de trabajo más pesada). OptimoRoute también puede mostrarle cuándo podría ser el momento de contratar a un miembro adicional del equipo o invertir en capacitación avanzada para sus empleados actuales para cumplir con más pedidos.

Optimiza tu horario para adaptarte con confianza

La programación puede ser compleja y consumir mucho tiempo, pero usar estrategias de planificación hacia atrás y/o hacia adelante te ayudará a realizar el trabajo. Lo más importante a recordar es que un plan es solo eso: un plan. Incluso los planes más detallados pueden desmoronarse rápidamente cuando se enfrentan a la imprevisibilidad de la vida, por lo que formar uno que pueda adaptarse si surgen desafíos es clave.

El software de optimización de rutas te ayuda a adaptarte rápidamente, para que puedas cumplir con los plazos sin importar los desafíos que surjan. Con OptimoRoute, puedes redistribuir rápidamente las entregas si un conductor se reporta enfermo, considerar a los conductores que regresan a un depósito para recargar, y usar el seguimiento en vivo para ver si un conductor cambia de ruta debido a obras de construcción o eventos imprevistos. Planificar días y semanas con anticipación es más fácil y eficiente con una estrategia sólida y el software adecuado.