Eficiencia Operativa: Lecciones de la Historia de Apple

Ya sea que seas un negocio local de mantenimiento de piscinas o una corporación multimillonaria, mejorar tu eficiencia operativa es una estrategia de bajo esfuerzo y alto impacto para optimizar tu negocio. Si no estás prestando atención a tu eficiencia operativa, estás perdiendo una estrategia fácil para aumentar tus márgenes de beneficio y la viabilidad a largo plazo de tu negocio.

Las pequeñas empresas pueden ver lo importante que puede ser la eficiencia operativa para ellas al estudiar una de las empresas más valiosas del mundo: Apple Inc. En 1997, el éxito de Apple estaba lejos de ser seguro. Ese año, registró una pérdida de $1 mil millones y y casi se declaró en bancarrota. Pero pudo darle la vuelta a su negocio en un año solo enfocándose en mejorar su eficiencia operativa.

Estos son los temas que cubriremos en este artículo:

• ¿Qué es la Eficiencia Operativa?
• ¿Cómo se Calcula la Eficiencia Operativa para un Negocio?
• ¿Cómo Mejorar la Eficiencia Operativa?
• Tres Áreas de Negocio que Apple Hizo Más Eficientes
• Maximiza Tu Eficiencia Operativa Siguiendo el Ejemplo de Apple

¿Qué es la Eficiencia Operativa?

La eficiencia operativa es la relación entre las entradas de tu negocio (los costos de producir tus productos y servicios) y las salidas (los ingresos generados por la venta de esos productos y servicios). En pocas palabras, si tus costos son x y tus ingresos son y, entonces tu eficiencia operativa es x/y.

La eficiencia operativa es un indicador de rendimiento importante para las empresas: cuanto mayor sea tu eficiencia operativa, menores serán tus costos para generar los mismos o más ingresos.

Las grandes empresas y corporaciones tienden a centrarse regularmente en mejorar su eficiencia operativa mediante medios como la automatización, ya que a menudo utilizan más recursos de los necesarios para alcanzar sus objetivos de ingresos. Mientras que las pequeñas empresas tienden a operar de manera más eficiente, centrarse en mejorar su eficiencia operativa puede aumentar significativamente sus resultados finales. Bain and Company recomienda que todas las empresas incorporen una mentalidad de eficiencia en su modelo de negocio para evitar agregar recursos excesivos que solo proporcionan beneficios limitados.

¿Cómo se Calcula la Eficiencia Operativa para un Negocio?

Para calcular la eficiencia operativa de tu negocio, suma todos tus gastos operativos y divide el total por tus ingresos totales.

Supongamos que tu negocio generó ingresos anuales de $100,000 y tuvo $30,000 en gastos operativos. En ese caso, tu relación de eficiencia operativa es 0.3. Puedes convertir esta relación en un porcentaje para calcular tu tasa de eficiencia operativa.

¿Qué pasa si, en el año siguiente, tu negocio generó ingresos anuales de $200,000 y tuvo $20,000 en gastos operativos? Tu tasa de eficiencia operativa sería:

Como puedes ver en este ejemplo, generar los mismos o más ingresos de una manera más rentable reduce tu tasa de eficiencia operativa. Puede parecer contradictorio de entender, pero es importante recordar que cuanto menor sea tu tasa de eficiencia operativa, mayor será la eficiencia operativa y sostenibilidad de tu negocio.

¿Cómo Mejorar la Eficiencia Operativa?

Mejorar tu eficiencia operativa implica identificar cualquier gasto que puedas evitar y reemplazarlos con mejoras de procesos para operaciones más eficientes.

Aquí tienes un marco básico paso a paso para ayudar:

1. Auditar los centros de costos 

Haz una lista de todos tus gastos asociados con la producción de tus productos.

Cuando Tim Cook se unió a Apple en 1998, el cofundador y CEO de Apple, Steve Jobs, le encargó optimizar las operaciones de Apple y mejorar su eficiencia operativa. Una de las primeras cosas que hizo fue auditar los gastos operativos de Apple.

En este proceso, un centro de costos importante que aprendió fue el costo de la gestión de inventario de Apple. En ese momento, Apple incurrió en $400 millones solo para almacenar y gestionar piezas y máquinas Apple no vendidas.

2. Realizar un análisis de causa raíz

Examine si cada partida de gasto es necesaria para las operaciones de su negocio. Use el método de los “5 Porqués” para llegar a la raíz de cada gasto. Una vez que haya llegado a la causa raíz de cada uno de sus costos, podrá identificar cuáles costos son realmente ineficiencias o cuellos de botella.

Cook profundizó en los costos de gestión de inventario de Apple realizando un análisis de causa raíz. Descubrió que Apple no tenía un sistema de pronóstico en tiempo real para ayudar a evaluar cuántos MacBooks necesitaba producir cada trimestre para satisfacer la demanda. Como resultado, a menudo fabricaba demasiadas máquinas y tenía que almacenarlas en sus almacenes. 

3. Diseñar un proceso empresarial alternativo

Una vez que haya identificado una ineficiencia en sus operaciones, diseñe un proceso alternativo para solucionar esta ineficiencia. Como parte de este paso, asegúrese de pronosticar las ganancias de eficiencia que espera obtener con este nuevo enfoque. Luego, establezca una métrica objetivo o indicador clave de rendimiento (KPI) en relación con este pronóstico para comparar y ayudarle a evaluar si esta estrategia realmente está funcionando una vez que la haya implementado.

Para abordar el problema de inventario, Cook decidió invertir en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de última generación de SAP. El sistema vinculó a los revendedores de Apple y su tienda en línea con sus fabricantes y proveedores de piezas para que todos tuvieran datos en tiempo real sobre cuántas máquinas realmente necesitaban fabricarse en cualquier momento. Otro método popular que las empresas a menudo utilizan para mejorar la eficiencia operativa es un sistema de gestión de operaciones (OMS). 

La métrica que Cook buscó mejorar fue rotación de inventario el tiempo: el número de días que Apple mantenía su inventario después de la producción antes de entregarlo a un cliente. Si Apple pudiera reducir su tiempo de rotación de inventario, no necesitaría tantos almacenes para almacenar sus máquinas, lo que reduciría sus costos de gestión de inventario. 

3. Probar procesos alternativos

Pruebe su enfoque alternativo estableciendo algunas reglas en torno a su experimento de eficiencia:

• Establezca un período de tiempo fijo para probar su proceso. Ningún equipo quiere ejecutar un proceso defectuoso por más tiempo del necesario. Con un período de tiempo fijo, puede motivar a su equipo a unirse en torno a un objetivo y hacer que su ejercicio de eficiencia sea colaborativo. McKinsey argumenta que muchas iniciativas estratégicas a menudo fracasan debido a la falta de convicción en la organización. 
  
  Asegúrese de que cualquier período de tiempo que elija coincida con su métrica objetivo. Por ejemplo, si su estrategia está destinada a mejorar los ingresos trimestrales, asegúrese de que su estrategia abarque un trimestre completo, no solo dos meses. 
• Asigne miembros del equipo dedicados para ayudar a ejecutar el proceso. Estos miembros son patrocinadores que guiarán el nuevo proceso de principio a fin. También mantendrán al equipo motivado para que no pierdan de vista por qué se está implementando el nuevo proceso en la organización.
• Establezca un marco de seguimiento claro para registrar el progreso y cualquier problema asociado con la ejecución de la estrategia.

4. Revisar la prueba y decidir los próximos pasos 

Después de su período de prueba, revise los resultados consultando con su equipo y observando los informes generados durante el experimento. ¿Logró los métricos objetivo que estableció para el experimento? Este es un buen momento para averiguarlo.

Si su experimento fue positivo y logró las ganancias de eficiencia que esperaba, entonces ajuste el proceso para solucionar los problemas que se identificaron en el experimento y continúe ejecutándolo en su organización.

Si su experimento no logró las ganancias de eficiencia esperadas, regrese al Paso 3 y diseñe otra estrategia basada en la nueva información que obtuvo de esta prueba.

En los primeros siete meses de Cook en Apple, se centró en solucionar los problemas de gestión de inventario de la empresa, y el tiempo de rotación de inventario se redujo de 30 días a seis. El valor del inventario de Apple, que valía $400 millones, también se redujo a $78 millones. Para 1999, Cook pudo reducir aún más el tiempo de rotación de inventario de Apple a solo dos días de stock. 

Dado que mejorar la eficiencia operativa es un proceso de mejora continua, puede considerar invertir en una herramienta de planificación y análisis financiero (FP&A) para proporcionarle información en tiempo real sobre qué centros de costos requieren mejoras de eficiencia. 

3 Áreas de Negocio que Apple Hizo Más Eficientes

Además de mejorar la eficiencia operativa de su gestión de inventario, Apple pudo mejorar su eficiencia operativa en sus operaciones de fabricación, administrativas y de entrega.

1. Costos de fabricación

Si usted es una empresa de fabricación como Apple, reducir los costos de mano de obra y materiales asociados con sus procesos de fabricación resultará en un aumento en su eficiencia operativa.

En las décadas de 1980 y 1990, Apple poseía y operaba sus propias fábricas para producir sus computadoras Macintosh. Jobs imaginó las fábricas de Apple como de última generación y altamente automatizadas, pero resultaron costosas para la empresa mantener y operar.

Mano de obra

Cook identificó el proceso de fabricación de Apple como otra área de negocio que podría hacerse más eficiente por varios órdenes de magnitud. Entre finales de los años 90 y principios de los 00, Cook externalizó las operaciones de fabricación de Apple a China, trabajando con fabricantes chinos como Foxconn para cumplir con sus requisitos de fabricación. 

La externalización mejoró la eficiencia operativa de las operaciones de fabricación de Apple porque la mano de obra china era significativamente más barata que la mano de obra estadounidense.

Materiales

Apple ha negociado consistentemente acuerdos favorables con sus proveedores en un esfuerzo por mejorar la eficiencia operativa de su cadena de suministro

Cuando Cook se unió a Apple en 1998, negoció con NatSteel, el proveedor de placas de circuito externalizado de Apple en ese momento, para establecer sus plantas cerca de las fábricas de Apple para reducir el tiempo de fabricación. La capacidad de Apple para negociar los mejores acuerdos con sus proveedores continúa hasta el día de hoy; informes recientes sugieren que Apple paga aproximadamente la mitad de lo que Samsung paga por chips de módem en sus dispositivos.

Con herramientas modernas de adquisición, puede monitorear su gasto en materiales y relaciones con proveedores para evaluar efectivamente lo que puede eliminar, reemplazar o negociar por un precio más bajo. 

2. Gasto administrativo

Independientemente de la industria en la que opere su negocio, reducir el exceso o los miembros innecesarios del equipo aumentará su eficiencia operativa.

Cuando Apple se centró en darle la vuelta a su negocio en 1997, redujo sus gastos administrativos con despidos; Jobs despidió a 4,100 empleados de Apple en ese momento. 

Una forma en que Jobs pudo lograr esto rápidamente fue despidiendo a los gerentes generales de todas las unidades de negocio de Apple y consolidando esas unidades en un solo balance general. Reestructuró Apple de operar como una organización convencional, donde los gerentes no técnicos eran responsables del rendimiento de productos individuales, a operar como una organización funcional, donde los líderes técnicos gestionaban equipos técnicos a través de múltiples productos.

Esta reestructuración eliminó una capa completa de gestión en la organización, lo que no solo aumentó la eficiencia operativa de Apple, sino que también la hizo más efectiva. Ahora, los líderes de equipo, gerentes y otros interesados tenían la experiencia técnica necesaria para tomar decisiones complejas que no solo afectaban a sus equipos, sino a toda la organización. 

3. Gestión de entregas

En octubre de 2020, Apple decidió enviar sus productos a los clientes desde tiendas locales de Apple. La decisión se tomó porque los clientes no podían visitar sus tiendas en persona debido a la pandemia de COVID-19, y Apple quería reducir el inventario mantenido por su red nacional de casi 300 tiendas Apple. Según Apple, esto reduciría costos y potencialmente mejoraría sus márgenes de beneficio.

Otro método para mejorar la eficiencia operativa de tus operaciones de entrega es reducir el número de despachadores y conductores que necesitas para ejecutar tus entregas. Esto aumentará la eficiencia en tus operaciones de entrega.

Herramientas de optimización de rutas como OptimoRoute pueden planificar cientos de pedidos para flotas de entrega en segundos, reduciendo la necesidad de tener múltiples despachadores planificando rutas para tu equipo. También pueden liberar capacidad dentro de tu flota existente para que puedas entregar más pedidos sin tener que añadir más recursos.

Maximiza Tu Eficiencia Operativa Siguiendo el Ejemplo de Apple

La recuperación de Apple en los últimos 20 años no fue ciencia espacial, fue una buena gestión empresarial, y fue asistida por un enfoque en mejorar su eficiencia operativa. 

A Apple no le llevó mucho tiempo ver resultados positivos––en 1998, impulsado por los esfuerzos de racionalización de Cook y el lanzamiento del iMac, Apple obtuvo un beneficio de $309 millones. Y esto fue antes de que Apple lanzara algunos de sus productos más populares como el iPod y el iPhone. 

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