Todo lo que necesitas saber sobre los Sistemas de Gestión de Operaciones (OMS)

En 1913, Henry Ford introdujo la primera línea de ensamblaje móvil transformando materias primas en modelos T funcionales. Con esta innovación, Ford pudo reducir el tiempo de producción de un automóvil de doce horas a menos de una hora y media..

Al igual que Ford, muchas empresas buscan formas de gestionar cada aspecto de sus operaciones. Con un sólido sistema de gestión de operaciones (OMS), las organizaciones pueden crear un marco empresarial que trace el camino hacia una mayor productividad y un mejor control de calidad a un costo reducido. Un OMS también permite a las organizaciones proporcionar soluciones a los contratiempos que puedan encontrar en un entorno operativo más rápidamente, dándoles así una ventaja competitiva en su industria.

En este artículo, le guiaremos sobre cómo optimizar su OMS para mejorar su gestión de producción, proceso de fabricación y muchos otros aspectos de su negocio para satisfacer las crecientes demandas del mercado.

Salte a la sección que sea más relevante para usted:

• ¿Qué es un Sistema de Gestión de Operaciones (OMS)?
• ¿Por qué las empresas dependen de los Sistemas de Gestión de Operaciones?
• Las 5 características estándar que todo software OMS debería tener
• Combine la gestión de operaciones con la optimización de rutas para reducir costos

¿Qué es un Sistema de Gestión de Operaciones (OMS)?

Un sistema de gestión de operaciones es un conjunto de procesos y procedimientos que permite a una empresa gestionar eficazmente las prácticas comerciales y lograr el máximo nivel de eficiencia en las operaciones diarias.

Los sistemas de gestión de operaciones están orientados a mejorar el rendimiento del equipo y alentarlos a centrarse en tareas que son fundamentales para el crecimiento de su organización. Hay diferentes departamentos en una organización, y cada uno de ellos tiene sus responsabilidades y objetivos. Un OMS generalmente sirve como una guía que asegura que estos diversos departamentos trabajen juntos para lograr objetivos comerciales comunes.

Robert Johnson, el fundador de Sawinery, define un OMS como “un conjunto de elementos esenciales—procesos, procedimientos, recursos—que son todos necesarios para la producción y distribución de bienes y servicios a los consumidores.” Esto implica que un OMS eficiente debe incluir toda la información necesaria para producir, distribuir y cumplir con sus productos o servicios para satisfacer la demanda del cliente.

Un OMS se utiliza comúnmente en los aspectos no productivos de un negocio también. También puede usarlo para la gestión de sistemas de información, procesos administrativos, planificación de recursos empresariales, gestión de la cadena de suministro, gestión de inventarios, y así sucesivamente.

La naturaleza de su gestión de operaciones, sin embargo, será determinada por los productos o servicios con los que trate en su organización.

¿Por qué las empresas dependen de los Sistemas de Gestión de Operaciones?

Las empresas dependen de los sistemas de gestión de operaciones para ejecutar, monitorear y programar las actividades diarias por muchas razones. Usando un OMS, una empresa puede examinar cómo sus procedimientos y rendimiento se alinean con sus KPI y hacer ajustes donde sea necesario.

Un sólido OMS también garantizará lo siguiente:

Aumentar la productividad y reducir el desperdicio

Los sistemas de gestión de operaciones aseguran que su proceso de producción y cumplimiento se esté ejecutando efectivamente, liberando así tiempo para realizar trabajos más útiles. Las organizaciones no solo pueden mejorar su flujo de trabajo existente, sino que también pueden obtener comentarios de los clientes y miembros del equipo en tiempo real para ver qué está funcionando y qué no.

El OMS permite a las empresas gestionar de manera óptima los recursos humanos durante la producción o proceso de distribución para maximizar el retorno de la inversión. Minimiza el tiempo perdido y te ayuda a reducir gastos innecesarios que pueden surgir debido al uso de procesos empresariales lentos e ineficaces.

Además, tener un OMS que funcione te ayudará a encontrar el equilibrio adecuado entre aumentar la productividad y un control de inventario efectivo. 

Consolidar datos y automatizar procesos recurrentes

Un OMS facilita la recopilación y consolidación de datos para una mejor toma de decisiones. Los gerentes de operaciones siempre pueden apoyarse en los datos para monitorear su capacidad de producción y cómo refinan su ciclo de vida de producción y distribución para un mejor ROI y satisfacción del cliente.

Los gerentes también pueden automatizar procesos empresariales repetitivos o que consumen mucho tiempo. Podrán ahorrar tiempo delegando tareas recurrentes y laboriosas a un programa de software.

La automatización te permite centrarte en tareas más importantes y reducir errores humanos. Al automatizar un aspecto de tu sistema de gestión de operaciones, asegúrate de usar un programa adaptado a tu negocio o industria. Además, asegúrate de que el software sea muy intuitivo y fácil de navegar.

Mejorar la colaboración y facilitar la cooperación

Los sistemas de gestión de operaciones permiten que diferentes departamentos de una organización trabajen juntos para lograr objetivos empresariales comunes. Fomenta una colaboración saludable entre compañeros de trabajo para mejorar la gestión de procesos operativos y obtener mejores resultados.

Por ejemplo, el departamento de ventas y marketing puede trabajar de la mano para optimizar una campaña existente y convertir un 10% más de clientes potenciales en su canal de ventas.

Un OMS elimina los silos de información, mejora la comunicación y facilita el intercambio de información. También hace que la colaboración con socios externos sea fluida.

Las 5 características estándar que todo software OMS debería tener

Tener el software de gestión de operaciones adecuado puede ayudarte a agilizar tu proceso empresarial y te ayudará a gestionar eficientemente el proceso de fabricación/distribución. No solo eso, puede mejorar tu proceso y eliminar cuellos de botella operativos al automatizar tareas repetitivas.

Al elegir un software de OMS, debes asegurarte de que tenga las siguientes características:

Análisis

Un buen software de sistema de gestión de operaciones debe ser capaz de recopilar datos y proporcionarte informes respaldados por datos que permitirán a tu equipo tomar las decisiones empresariales correctas. Los análisis detallados también te darán información sobre el estado de tus operaciones comerciales, así como las demandas sobre tu capacidad de producción.

Además, puedes identificar fácilmente las acciones de alto rendimiento y hacer ajustes a las estrategias que no están generando resultados empresariales. Por último, usar un OMS con un panel de análisis detallado facilita saber cuándo has alcanzado un objetivo.

Integración entre aplicaciones

A menudo, te encuentras en una posición donde necesitas integrar datos con tus socios. Por esta razón, es importante considerar un software de OMS que haga que la integración de datos entre empresas sea sin fricciones. Esto hará que la colaboración y el intercambio con otras plataformas sea menos desalentador.

Además de compartir datos con fuentes externas, el software de OMS que elijas debe facilitar el intercambio de datos entre otros programas que estés utilizando en tu empresa. Hacer esto ayudará a ahorrar el tiempo necesario para la entrada manual de datos y también reducirá el error humano.

Diseño intuitivo

Tu herramienta de OMS debe tener una interfaz que sea muy fácil de usar y navegar. Independientemente del nivel de habilidad de los miembros de tu equipo, deberían poder hacer cambios sin ningún problema. Además, el software de OMS que estás considerando necesita permitir una fácil personalización para adaptarse a la operación de tu negocio.

Seguridad del usuario

El software de sistema de gestión de operaciones debe tener una seguridad impenetrable. Tener un software equipado con encriptación de bases de datos ayudará a prevenir violaciones de datos y ataques de malware. Tu herramienta de OMS también debería permitir que fuentes externas accedan a una sección de tu sistema sin poner en riesgo todo tu sistema. Además, deberías poder controlar el acceso y asignar tareas específicas a los usuarios según sus roles.

Combina la gestión de operaciones con la optimización de rutas para reducir costos

Una forma de reducir los costos operativos es integrando software de optimización de rutas en tu sistema de gestión de operaciones.

La optimización de rutas te permite encuentra la ruta más rentable y eficiente en tiempo que te permita maximizar los pedidos completados. Usar un software de optimización de rutas como OptimoRoute ha ayudado a reducir el kilometraje y aumentar la capacidad de entrega en un catorce por ciento. 

También permite a empresas como la tuya optimizar la mejor ruta y horario sin complicaciones. 

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