Améliorez rapidement et facilement la planification des employés avec un logiciel adapté à votre entreprise

La planification des employés est un concept simple, mais l'appliquer dans le monde réel n'est pas si facile. Tous les employés ou les emplois ne sont pas les mêmes. Planification pour une entreprise de soins à domicile est très différente de la planification pour un restaurant ouvert 24 heures sur 24.

De plus, les employés ne sont pas juste des chiffres sur une feuille de calcul—ce sont des personnes. Que se passe-t-il pour votre planning lorsqu'un employé demande un congé pour l'anniversaire de son enfant ou appelle malade à la dernière minute parce qu'il a attrapé la grippe ?

Que vous ayez cinq employés ou 500, vous pouvez utiliser un logiciel de planification conçu spécifiquement pour votre secteur afin d'automatiser de grandes parties du processus de planification et d'éviter que ce concept simple ne devienne trop compliqué.

• Voici ce que nous allons couvrir :
• Qu'est-ce que la planification des employés ?
• Pourquoi devez-vous planifier les employés aussi longtemps à l'avance que possible ?
• Logiciel de planification des employés par secteur
• Votre entreprise est unique et votre logiciel doit le refléter

Qu'est-ce que la planification des employés ?

La planification des employés est le processus de planification des employés qui travailleront à quels postes, pour quels postes de travail, et de définir des horaires spécifiques pour le début et la fin de ces postes. La planification des employés garantit qu'il y a suffisamment de personnes pour faire fonctionner votre entreprise et atteindre tous vos objectifs. 

Pourquoi devez-vous planifier les employés aussi longtemps à l'avance que possible

La planification des employés offre de nombreux avantages, notamment les suivants :

Augmentation des revenus

Une planification efficace des postes des employés augmente votre résultat net. Une étude de vente au détail réalisée par le UC Hastings College of the Law a révélé que la planification stable des postes des employés a augmenté les ventes médianes de 7%. Cette même étude a montré que la planification stable des postes a également augmenté la productivité du travail de 5%. 

La raison ? La planification des employés augmente l'efficacité des employés et aide les membres de l'équipe de direction à faire des prévisions précises sur les dépenses et les revenus. Une planification efficace est un outil essentiel dans votre arsenal de planification de la capacité de la main-d'œuvre. Vous pouvez l'utiliser pour mesurer les capacités de votre main-d'œuvre, analyser la demande et élaborer une stratégie pour toute l'année. Que vous ayez besoin d'augmenter le nombre de travailleurs sous contrat pour couvrir une augmentation des commandes de vacances ou de réduire les postes pendant la basse saison, la planification des employés est votre livre de jeu pour le succès de la main-d'œuvre.

Augmentation du bonheur des employés

Le bonheur des employés a une corrélation directe avec la productivité et, par conséquent, les revenus. Presque toute tâche—y compris le travail—devient plus difficile lorsque vous êtes stressé ou vraiment malheureux. Ne pas respecter les délais est un indicateur courant d'un employé émotionnellement épuisé. Le mécontentement des travailleurs se répercute également. Les employés mécontents, s'ils interagissent avec les clients, pourraient affecter l'expérience client.

Une planification efficace favorise un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée pour les employés. Un employé qui reçoit son planning de travail un mois à l'avance plutôt qu'une semaine à l'avance a plus de temps pour trouver une couverture s'il veut prendre un jour de congé pour l'anniversaire de son enfant ou doit prendre rendez-vous chez le médecin. De meilleurs plannings rendent les employés plus heureux, ce qui conduit à des clients plus satisfaits et, à son tour, à plus de profit pour les entreprises. 

Moins de turnover

Une mauvaise planification entraîne un turnover élevé des employés, ce qui équivaut à coûts élevés. Pensez simplement à toutes les dépenses associées au recrutement, à l'embauche et à l'intégration de nouveaux employés. Sans oublier le temps que votre équipe de direction actuelle doit consacrer à l'exécution de tous ces processus. 

Les employés veulent savoir le plus tôt possible quand ils sont programmés pour travailler. Les entreprises intelligentes investissent massivement dans l'amélioration de la planification des employés dans le but de renforcer la rétention. Gartner prévoit que "d'ici 2025, 75% des grandes entreprises avec des travailleurs payés à l'heure auront investi dans la gestion de la main-d'œuvre pour soutenir l'expérience des employés et/ou les initiatives de lieu de travail numérique." 

Moins de marge d'erreur

En plus de favoriser une culture de travail positive et d'augmenter le bonheur, une planification adéquate réduit les risques. La sur-planification des travailleurs entraîne des dépenses inutiles car si vos employés n'ont rien à faire, vous les payez pour rester là. D'un autre côté, la sous-planification conduit souvent à des délais manqués, de longs temps d'attente pour les consommateurs et une mauvaise expérience client. 

Les meilleures stratégies de planification des employés prennent également en compte les considérations salariales et horaires uniquesd'une entreprise. Il est important que les employés prennent des pauses appropriées, ne travaillent des heures supplémentaires que lorsqu'elles sont prévues (et approuvées), et que les heures soient enregistrées/suivies avec précision. Des erreurs dans l'un de ces domaines peuvent entraîner des coûts énormes et même des poursuites associées à des violations des lois du travail.

Logiciel de planification des employés par secteur

Différentes industries peuvent avoir des exigences de planification des employés très différentes. Choisir un logiciel adapté à votre type d'entreprise spécifique réduira le temps de planification, augmentera la capacité de planification et facilitera l'ensemble du processus (pour la direction et les employés). 

Vous trouverez ci-dessous une liste des meilleurs logiciels de planification pour sept industries différentes. Vous ne voyez pas votre industrie listée ci-dessous ? Essayez de chercher Capterra pour voir quel logiciel est disponible pour répondre à vos besoins et comment il se compare à la concurrence.

Livraison du dernier kilomètre – planification des conducteurs

OptimoRoute combine la planification des conducteurs, la planification des livraisons de commandes et l'optimisation des itinéraires. Cela donne aux gestionnaires de flotte la capacité de planifier, d'acheminer et de programmer les livraisons dans un logiciel pratique. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger les commandes à partir d'une feuille de calcul Excel ou d'un autre document. Ensuite, choisissez de distribuer équitablement parmi les conducteurs, d'assigner par le coût global le plus bas, ou d'équilibrer les deux. Les gestionnaires d'équipe de livraison peuvent planifier cinq semaines à l'avance, de sorte que les conducteurs soient informés à temps des horaires de travail.

OptimoRoute est un logiciel de planification efficace pour :

• Livraison de nourriture entreprises
• Colis et paquets courriers
• Logistique du dernier kilomètre et inverse  entreprises de logistique
• E-commerce et distribution de détail services

OptimoRoute aide également les planificateurs à repérer les créneaux où plus de conducteurs sont nécessaires pour remplir les commandes (ou moins de conducteurs pourraient être programmés pour réduire les coûts). Les itinéraires peuvent être modifiés à tout moment si une commande change ou si un conducteur appelle malade. Suivi en temps réel montre aux gestionnaires de flotte et aux clients quand les colis seront livrés. 

Vente au détail – planification des vendeurs/employés

Les clients sont omniprésents pour les magasins de détail physiques. Les consommateurs peuvent entrer à tout moment lorsqu'un magasin est ouvert. Ainsi, la planification des employés est la première ligne en matière de satisfaction client dans les magasins. Reflexis est un logiciel de gestion de la main-d'œuvre qui s'adresse spécifiquement à ces types d'entreprises. Les grandes chaînes de vente au détail, y compris AutoZone et Vera Bradley, ont rationalisé la planification de leurs employés en utilisant Reflexis.

Changer un quart de travail pour un associé en magasin peut être compliqué sans les bons outils. Reflexis aide les petites entreprises et les grandes chaînes de distribution à surmonter ce défi. Ils permettent aux associés de vente de demander des changements et d'accéder à leurs horaires depuis un téléphone portable (iPhone ou Android) ou un ordinateur dès qu'ils sont publiés. Les responsables de magasin passent moins de temps à rechercher des employés ou à retravailler manuellement les horaires et plus de temps à interagir avec les clients. 

Entreprises de services sur le terrain – planification des techniciens/représentants commerciaux

Les entreprises qui opèrent sur le terrain peuvent planifier quand répondre aux demandes de service, programmer les employés et planifier les itinéraires en utilisant OptimoRoute. Une fois les commandes ou les demandes de service téléchargées, des contraintes spécifiques peuvent être saisies et enregistrées pour les commandes futures. Que vous ayez certains travaux nécessitant un travailleur avec un ensemble de compétences particulier ou des travailleurs disponibles uniquement certains jours, OptimoRoute peut prendre en compte les contraintes uniques de votre entreprise.

OptimoRoute est un logiciel de planification efficace pour :

• Services d'installation et de maintenance
• Entretien de piscines entreprises
• Service CVC, entreprises de réparation et de maintenance
• Entreprises d'entretien de pelouses
• Ventes terrain équipes
• Collecte des déchets entreprises
• Sur site services d'inspection

Vous pouvez planifier des quarts de huit heures, des quarts fractionnés ou des itinéraires de service multi-jours, long-courriers jusqu'à cinq semaines à l'avance en utilisant OptimoRoute. Le suivi en temps réel montre où se trouvent les conducteurs le long de leurs itinéraires, et les fil d’Ariane indiquent l'itinéraire réel emprunté par rapport à l'itinéraire prévu. Ces écarts sont suivis dans l'analytique, vous pouvez donc les utiliser pour prendre des décisions éclairées sur les futurs itinéraires.

Studios de fitness et clubs de santé – planification des instructeurs

Glofox est une solution de gestion complète pour les clubs de santé offrant des cours et/ou des séances d'entraînement. Avec Glofox, vous pouvez facilement créer des horaires de cours pour plusieurs instructeurs et permettre aux clients de s'inscrire à ces cours (et même de les payer) numériquement. Les gestionnaires de studio peuvent facilement identifier les cours qui sont généralement complets ou qui sous-performent constamment afin qu'ils puissent ajuster les futurs horaires. 

Glofox est un excellent logiciel de planification pour :

• Salles de sport et clubs de fitness
• Studios de danse et de yoga
• Arts martiaux, académies de boxe et d'escrime

En bonus, Glofox offre même des outils de marketing, de sorte que les studios qui souhaitent capitaliser sur le trafic des réseaux sociaux peuvent accéder à tout depuis un logiciel pratique. Vous trouverez des solutions pour tout, du canalisation du trafic du site web à l'offre de contenu vidéo à la demande.

Soins de santé – planification des médecins et du personnel médical

Momentum Scheduling simplifie la planification des hôpitaux et des prestataires de soins de santé. Les petits cabinets privés et les grands hôpitaux peuvent utiliser ce logiciel pour gérer les horaires des médecins, des infirmières, des résidents et des gardes. Momentum travaille avec les cliniques, les cabinets médicaux et les hôpitaux pour développer une planification des employés adaptée à cette organisation.

Les employés peuvent initier des échanges de quarts de travail facilement via un tableau d'affichage numérique. Une fois les changements de quart effectués, les horaires des employés mis à jour sont automatiquement redistribués, de sorte que tout le monde dispose des informations les plus récentes. Le module de suivi additionnel de Momentum peut même suivre les heures de travail des employés à la minute près. 

Entrepôt – planification de la main-d'œuvre

Les entrepôts dépendent de nombreux types d'employés et de sous-traitants travaillant en harmonie. Parim le logiciel de planification d'entrepôt comprend cela. Les gestionnaires peuvent créer des quarts de travail ponctuels pour les travailleurs temporaires dans le même logiciel intuitif qui suit les heures des travailleurs à temps partiel et à temps plein. Les employés peuvent pointer leur entrée et sortie depuis leur application mobile et des alertes en temps réel informent les gestionnaires si un employé est en retard ou entre en heures supplémentaires.

Les entreprises peuvent utiliser des catégories d'absence personnalisables pour suivre le temps libre des employés, que ce soit pour des vacances, un jour personnel ou une maladie. Le portail en libre-service de Parim permet également aux employés de demander facilement des congés lorsqu'ils en ont besoin. Avez-vous du mal à suivre les employés ou les actifs dans un grand espace d'entrepôt ? Les fonctionnalités de suivi GPS de Parim aident les gestionnaires à localiser facilement les employés ou les produits.

Équipes à distance – planification des employés

Timely est une application de planification des employés par Memory.ai. Elle aide les équipes à distance à coordonner les horaires à travers plusieurs fuseaux horaires. Les outils de planification par glisser-déposer et une interface utilisateur intuitive font de Timely un excellent choix pour les agences de marketing à distance, les équipes de développement logiciel, et plus encore.

En tant qu'employé à distance, il peut être chronophage et frustrant de suivre manuellement le temps passé sur divers projets. Si vous oubliez de pointer votre entrée ou sortie ne serait-ce qu'une fois dans la journée, cela perturbe tout. Timely résout ce problème avec des outils de suivi du temps alimentés par l'IA. Le logiciel suit automatiquement tout votre temps passé dans diverses applications puis intègre ces informations dans une feuille de temps, vous permettant de vous concentrer sur l'atteinte de vos objectifs sans vous soucier d'une horloge de temps.

Votre entreprise est unique, et votre logiciel devrait le refléter

Il existe de nombreux excellents logiciels de planification disponibles, vous avez donc le pouvoir de choisir celui qui répond à vos besoins commerciaux uniques. Pour les entreprises de livraison, cela pourrait signifier trouver un équilibre entre la répartition équitable des commandes et l'envoi des conducteurs sur les itinéraires les moins coûteux. Pour les entreprises de fitness boutique, cela pourrait signifier équilibrer les fenêtres de classes à volume de pointe avec l'endurance des instructeurs.

Chez OptimoRoute, nous comprenons que les priorités varient non seulement d'un secteur d'activité à l'autre, mais aussi entre les entreprises individuelles. Nous nous spécialisons dans la fourniture de solutions de planification et de routage pour les entreprises avec des travailleurs sur le terrain. Découvrez comment OptimoRoute permet aux entreprises de logistique et de livraison d'équilibrer les économies de coûts avec une charge de travail des conducteurs équitablement répartie et une capacité maximale des véhicules dans notre la livraison du dernier kilomètre article.