Planification des horaires de travail : Comment planifier les horaires comme un pro

De plus en plus d'entreprises sont confrontées au défi de rester ouvertes 24 heures sur 24.

Bien sûr, les limitations humaines (ainsi que les réglementations légales) rendent la planification des équipes sur une période de 24 heures un défi. Vous devez vous assurer que votre équipe est capable de rester alerte et efficace tout en minimisant le nombre de travailleurs nécessaires.

Planifier manuellement les horaires et essayer de suivre la productivité de chaque travailleur est un obstacle opérationnel majeur—surtout dans les industries où les blocs horaires ne sont pas votre seule préoccupation.

Dans ce guide, nous explorerons les horaires courants et comment vous pouvez commencer à optimiser la planification des horaires de travail pour augmenter la productivité de votre entreprise sans avoir besoin d'élargir votre équipe de gestion.

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• Qu'est-ce qu'un horaire de travail par roulement ?
• Composants fondamentaux d'un horaire de travail par roulement
• Quel est le meilleur horaire de travail par roulement ?
• Défis uniques : Planification des horaires pour le transport et les services sur le terrain
• Planifiez les horaires pour les entreprises de transport et de services sur le terrain avec OptimoRoute 
• Quelles entreprises utilisent des roulements ?

Qu'est-ce qu'un horaire de travail par roulement ?

Un horaire de travail par roulement est un planning pour que les employés travaillent par blocs horaires pendant des jours spécifiés de la semaine de travail. La planification des horaires de travail par roulement est un type de planification en avant qui a été créé pour qu'un membre de l'équipe soit disponible chaque fois qu'un travail doit être effectué, 24/7.

Par exemple, dans un horaire de roulement, un groupe de travailleurs gère le quart de jour tandis qu'un autre gère les quarts de nuit.

Composants fondamentaux des horaires de travail par roulement 

Il y a 5 composants fondamentaux d'un horaire de travail par roulement :

• Durée du quart
• Format de l'horaire
• Modèle de travail en alternance
• Heures supplémentaires
• Politiques de planification

1. Durée du quart

La durée du quart est la période de temps de chaque quart. Certains travailleurs préfèrent travailler de plus longs quarts afin d'avoir plus de temps libre et un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Les quarts de 12 heures sont une excellente alternative aux quarts de 8 heures à cet effet, et ils sont une excellente option pour de nombreuses opérations 24 heures sur 24. Cependant, il y a certaines choses à considérer avant de passer aux quarts de 12 heures, comme les préoccupations de santé et de sécurité, le moral des employés, les niveaux de production et les heures supplémentaires.

2. Format de l'horaire

Le format de l'horaire est la manière dont les quarts des employés sont combinés dans un planning. Les deux formats d'horaire les plus courants sont les quarts rotatifs et les quarts fixes. 

Les quarts rotatifs sont lorsque l'horaire tourne à travers un certain nombre de modèles de quarts différents. Ce type d'horaire est courant dans les industries où le volume de travail change tout au long de la journée.

Les quarts fixes sont lorsque les employés travaillent le même modèle de quart chaque jour de travail. Ce type d'horaire est courant dans les industries avec une quantité de travail fixe à accomplir chaque jour.

3. Modèle de travail en alternance (alias appel entrant/appel sortant)

Le modèle de travail en alternance fait référence au nombre de jours pendant lesquels un employé est programmé pour travailler, suivi du nombre de jours de repos. Ce modèle est également appelé cycle. Il existe trois types de modèles de travail en alternance :

Week-ends de repos – L'employé travaille du lundi au vendredi et a les week-ends de repos.

Jours consécutifs de repos – L'employé a des jours de repos pendant la semaine

Jours consécutifs travaillés – L'employé a un jour de repos après avoir travaillé un certain nombre de jours

4. Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont lorsque un employé travaille plus que son nombre d'heures régulier. Les heures supplémentaires peuvent être volontaires ou obligatoires. 

Les heures supplémentaires volontaires sont lorsque un employé choisit de travailler des heures supplémentaires. Ce type d'heures supplémentaires est courant dans les industries où les employés sont payés un supplément pour travailler des heures supplémentaires. 

Les heures supplémentaires obligatoires sont lorsque un employé à temps plein est tenu de travailler plus que ses heures régulières. Ce type d'heures supplémentaires est courant dans les industries où il y a un grand volume de travail à gérer.

Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les heures supplémentaires peuvent être un excellent moyen de répondre à une augmentation de la charge de travail, tout en minimisant le besoin de changements de personnel et en maximisant les compensations des employés. Cependant, les heures supplémentaires doivent être utilisées avec prudence car elles peuvent entraîner des taux d'absentéisme plus élevés, une productivité plus faible et un taux de rotation plus élevé, ce que vous souhaitez éviter à tout prix.

5. Politiques de planification

Les politiques de planification sont les règles qui régissent comment les employés sont programmés et comment les changements d'horaire sont effectués. 

Ces politiques peuvent inclure des éléments tels que les limites des heures supplémentaires, les procédures d'appel, le nombre maximum d'heures de travail consécutives et les politiques de rémunération.

Avoir une documentation appropriée pour vos politiques de planification peut vous aider à éviter des conflits inutiles entre les employés, les gestionnaires et l'entreprise dans son ensemble. Ces politiques devraient être créées pour aider votre entreprise à répondre à ses besoins en matière de sécurité et de productivité tout en aidant les employés à répondre à leurs besoins en matière de planification, d'équilibre travail-vie personnelle et de besoins personnels.

Quel est le meilleur horaire de travail par roulement ?

Le meilleur horaire de travail par équipe dépend de votre industrie, du nombre d'employés requis, des réglementations et de nombreux autres facteurs.

Vous ne pouvez pas simplement mettre en œuvre un type d'horaire populaire et espérer améliorer la productivité. Cela ne fonctionne pas de cette façon.

Différentes entreprises et industries programment les équipes différemment, mais (par exemple) un travailleur de la santé pourrait faire un travail par équipe rotatif (équipes de 12 heures) :

• 3 jours travaillés—équipe de jour de 12 heures
• 2 jours de repos
• 3 jours travaillés—équipe de nuit de 12 heures
• 2 jours de repos
• 3 jours travaillés—équipe de jour de 12 heures
• 5 jours de repos
• 3 jours travaillés—équipe de nuit de 12 heures
• Etc.

Au lieu de travailleurs dédiés à l'équipe de nuit, tout le personnel tourne généralement les équipes une fois par semaine, ou une fois toutes les deux semaines avec beaucoup de temps de repos.

Pour obtenir un guide complet sur l'optimisation de l'horaire de travail par équipe de votre entreprise, consultez «Optimisation des horaires : Comment optimiser les horaires pour vos clients et travailleurs.

L'horaire Dupont est un horaire de travail courant pour les employés des entreprises de fabrication et de maintenance :

Mais pour les industries comme le transport et la maintenance sur le terrain, la planification n'est pas aussi simple que de tracer des blocs sur un calendrier. 

Vous devez également prendre en compte les réglementations de l'industrie, estimer les temps de conduite et assurer la sécurité de vos conducteurs.

Examinons de plus près leurs défis uniques.

Défis uniques : Planification des horaires pour les entreprises de transport et de services sur le terrain

Les entreprises de transport, de livraison et de services sur le terrain avec des flottes de conducteurs ou de techniciens rencontrent des défis uniques en matière de planification des horaires des employés. 

Il ne s'agit pas seulement du temps de service. Les répartiteurs doivent également considérer combien de livraisons ou d'appels de service chaque conducteur ou technicien peut effectuer. Sinon, vous risquez le chaos total.

Examinons de plus près l'une des plus grandes entreprises de transport routier aux États-Unis, YRC Freight :

YRC possède plus de 14 000 tracteurs de camions , encore plus de conducteurs, et plus de 250 centres de service à travers tout le pays.

Planifier des horaires efficaces n'est pas aussi simple que de mélanger et assortir. Ses répartiteurs doivent prendre en compte les voyages long-courriers multi-jours, le temps de conduite estimé, les pauses obligatoires, et bien plus encore.

Itinéraires long-courriers avec pauses obligatoires et autres réglementations

Pour le transport routier long-courrier, les réglementations HOS imposent au moins une pause de 30 minutes pour chaque quart de 8 heures sur la route.

Les conducteurs de camions peuvent passer un maximum de 11 heures à conduire pendant une fenêtre de 14 heures et un maximum de 60 heures sur la route sur une période de 7 jours.

De nombreux transporteurs ont encore du mal à respecter ces règles, les violations des heures de service représentant 37,21 % de toutes les violations constatées par la CVSA en 2019.

YRC doit également rester en conformité avec ses clients gouvernementaux comme le DHS, et suivre le protocole de sécurité CPTAP.

Prévoir avec précision les temps de conduite et effectuer les livraisons à temps

Pour garantir livraisons ponctuelles, les gestionnaires et répartiteurs de YRC Freight doivent prévoir avec précision les temps de conduite pour les trajets multi-états et fournir des ETA précis aux clients.

Essayer de deviner ou d'estimer cela manuellement sans les bonnes données revient à improviser lors de la construction d'une maison—une méthode très inefficace qui conduit à de mauvais résultats.

Sécurité et productivité des conducteurs

Leurs gestionnaires doivent également prendre en compte la sécurité de leurs conducteurs, tout en maintenant une productivité élevée. 

Cela signifie un équilibre délicat de la charge de travail. Ils doivent maximiser l'utilisation de chaque véhicule de la flotte sans qu'aucun conducteur ne soit surchargé ou sous-utilisé.

Planifiez de meilleurs horaires pour les entreprises de transport et de services sur le terrain avec OptimoRoute 

Avoir un horaire fiable est une nécessité pour tous les travailleurs, mais l'impact réel sur l'entreprise est plus important pour les entreprises de livraison et de services sur le terrain.

Si les horaires sont décalés, cela signifie des livraisons retardées ou échouées ou des rendez-vous de service manqués.

Et il n'y a rien que les consommateurs détestent plus que attendre.

Selon un étude de 2019 par Oracle Retail, après une seule livraison retardée, 13 % des consommateurs ne feront plus jamais affaire avec une entreprise.

Malheureusement, lorsque le transport est impliqué, il n'est pas aussi facile de diviser les tâches par nombre et disponibilité.

Itinéraires long-courriers multi-dimensionnels et planification des horaires

La plupart des plannings du personnel sont unidimensionnels, ce qui signifie qu'ils ne prennent en compte que le temps et le personnel disponible, sans considérer d'autres facteurs qui affectent le poste et la productivité d'un travailleur.

Un planning de travail véritablement complet inclut plus que de simples heures de travail de base. 

Un exemple pour un conducteur de camion serait :

• Itinéraires long-courriers de nuit : De nombreux conducteurs effectuent des itinéraires à travers plusieurs états et sur plusieurs jours. Avec OptimoRoute, vous pouvez planifier des séjours de nuit, avec l'arrêt de la nuit précédente comme point de départ le lendemain.
• Optimisation des itinéraires: trouver non seulement le planning pour votre conducteur, mais les itinéraires les plus efficaces pour maximiser leur productivité.
• Précis ETA et prévisions pour s'assurer que chaque conducteur peut terminer dans son poste, et garantir des livraisons ou des rendez-vous à l'heure.
• Optimisation des pauses : le conducteur prend-il des pauses au moment et à l'endroit optimaux ?
• Optimisation de l'accostage : le conducteur termine-t-il son poste à un moment optimal pour accoster et recharger le camion ?

OptimoRoute est conçu pour prendre en compte tous les facteurs en temps réel qui impactent les entreprises avec des flottes de conducteurs.

Voyons cela en action.

Planifiez des horaires efficaces à grande échelle avec notre logiciel intelligent

Avec OptimoRoute, vous pouvez facilement planifier des horaires et des itinéraires pour des centaines voire des milliers de livraisons ou ordres de travail à la fois.

Tout ce que vous avez à faire est d'importer votre liste de commandes.

OptimoRoute estime automatiquement les temps de conduite en fonction des données de trafic mises à jour, des temps de déchargement (en fonction du nombre de colis), des pauses, et plus encore.

Vous pouvez ensuite choisir comment équilibrer la charge de travail, par exemple en choisissant d'utiliser l'ensemble de votre flotte de conducteurs.

Enfin, OptimoRoute distribue automatiquement les livraisons, et crée des horaires et des itinéraires efficaces respectant les zones de service et les postes de chaque conducteur.

Ces horaires et itinéraires incluent des pauses obligatoires, et respectent toutes les réglementations HOS.

Une flotte plus rapide et plus productive signifie des clients plus satisfaits et un résultat net plus sain. De plus, des itinéraires plus efficaces vous aideront à réduire les coûts de kilométrage et de main-d'œuvre, et à améliorer vos taux de livraison à l'heure.

Pour essayer notre logiciel et créer de meilleurs horaires pour votre propre entreprise, commencez votre essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.

Quelles entreprises utilisent la planification par postes ?

Mais quelles entreprises dépendent de la planification par postes pour fonctionner ?

Les usines de fabrication ont introduit le travail par postes parce qu'il était plus rentable de garder les fours chauds et en marche 24 heures sur 24.

De nos jours, les entreprises dans divers secteurs doivent rester ouvertes 24/7 pour rester compétitives sur leur marché.

Hôtellerie

La plupart des hôtels et motels utilisent des horaires de travail par roulement pour les réceptionnistes. Assurant qu'il y a toujours quelqu'un dans le hall prêt à accueillir de nouveaux clients.

Livraison et transport

La livraison 24 heures sur 24 nécessite que les conducteurs suivent des horaires fixes pour avoir des conducteurs disponibles 24/7. Avec des pauses de conduite obligatoires ajoutées (30 minutes toutes les 8 heures de conduite), la planification des quarts de travail pour les longs trajets est encore plus compliquée.

Maintenance

Avec des clients ayant besoin de maintenir leurs opérations en douceur 24/7, les travailleurs de maintenance suivent également souvent des horaires de travail par roulement.

Soins médicaux et transport

Les urgences médicales ne tiennent pas compte de l'heure, donc les hôpitaux, les cliniques d'urgence et les ambulanciers doivent travailler 24/7.

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