Guía para elegir el mejor software de gestión de propiedades

Como gestores de bienes raíces y propiedades, tienen muchas partes móviles en su plato. No solo deben mantenerse al día con las demandas diarias de sus propiedades, sino que también necesitan prepararse para futuros inquilinos, decidir sobre mejoras en los edificios, mantener su presupuesto en línea, y más.

Aquí es donde entra en juego el software de gestión de propiedades: la solución adecuada puede ayudar a agilizar sus deberes y los de sus asociados, ahorrándoles tiempo, dinero y estrés. Pero con más de 350 tipos diferentes de este software disponibles, ¿por dónde empezar?

Como veremos a continuación, las plataformas de gestión de bienes raíces y propiedades pueden ofrecer una amplia gama de características y soluciones diferentes. Desglosaremos qué tipos de opciones de software de gestión de propiedades y bienes raíces están en el mercado, y cómo elegir las mejores para sus necesidades.

Siéntase libre de saltar a una sección que le ayude más:

• ¿Qué es el software de gestión de propiedades?
• ¿Qué tipos de software necesita para la gestión de propiedades?
• Cómo los gestores de propiedades pueden elegir el mejor software de gestión de bienes raíces para sus necesidades
• Cómo OptimoRoute puede ayudar a los propietarios de propiedades y bienes raíces

¿Qué es el software de gestión de propiedades?

El software de gestión de propiedades es una solución para optimizar y agilizar las tareas diarias de los propietarios y gestores de bienes raíces/propiedades, así como de aquellos que trabajan para ellos. Este tipo de software puede apoyar propiedades residenciales o comerciales, y generalmente viene ya sea completamente inclusivo (es decir, suite completa) o funciona en conjunto con otros software para manejar áreas comunes de bienes raíces como inquilinos, arrendamientos, contabilidad y mantenimiento de edificios.

Según Grand View Research, el mercado de software de gestión de propiedades fue valorado en $1.58B en 2019, con una tasa de crecimiento anual compuesta proyectada de 5.2% de 2020 a 2027. Esta estadística señala un creciente interés y una mayor disponibilidad de herramientas/software en esta industria.

Por supuesto, el tamaño considerable de este mercado significa que puede ser difícil clasificar todas sus opciones y averiguar qué funcionará para sus necesidades particulares. Sin embargo, si comienza a optimizar sus procesos ahora, estará preparado para operaciones más fluidas a largo plazo y tendrá una mejor idea de qué sistemas buscar en el futuro.

¿Qué tipos de software necesita para la gestión de propiedades y bienes raíces? 

Dado que la industria de software de gestión de propiedades es bastante grande (y aún se está desarrollando), los propietarios y gestores de propiedades tienen muchas opciones para elegir. Cuando comience a elegir soluciones de gestión de bienes raíces, estos son los principales tipos de software a considerar:

Programación

Todos los gestores de propiedades necesitan un buen software de programación para rastrear información importante o citas como fechas de entrada y salida de inquilinos, fechas de vencimiento de pagos de alquiler y horarios de trabajo de empleados/personal. El software de programación de gestión de propiedades también puede ayudarle a rastrear sus necesidades de mantenimiento, cubriendo todo, desde electrodomésticos hasta gestión de plagas hasta mejoras y actualizaciones de edificios.

Podría usar soluciones disponibles como Google Calendar o Microsoft Outlook, o podría optar por software que se especialice en crear y optimizar horarios y calendarios. Un ejemplo de este software es TeamUp, que le permite proporcionar acceso de seguridad basado en el usuario, etiquetar o rotular los tipos de eventos en su calendario, e incluso le ofrece una vista de línea de tiempo de los eventos programados.

Exhibiciones y recorridos de bienes raíces

En una nota relacionada, podría invertir en software diseñado específicamente para ayudar a gestionar mejor sus exhibiciones y recorridos para posibles inquilinos o compradores. Esta opción es útil para propietarios o gestores de propiedades que tienen muchos recorridos, exhibiciones o visitas para seguir semanalmente.

Algunos ejemplos de este tipo de software de gestión de propiedades incluyen Knock, Anyone Home, y Rently. Muchas de estas soluciones ofrecen la capacidad para que los posibles inquilinos o propietarios programen visitas autoguiadas, lo cual es una característica beneficiosa para cualquier administrador de propiedades que busque mitigar el riesgo de contacto personal en un mundo influenciado por el Covid.

Transporte y enrutamiento

Cuando planeas realizar reuniones en persona, visitas o recorridos de tus propiedades de alquiler, podrías no pensar en usar software de transporte y enrutamiento para la gestión de propiedades. Sin embargo, optimizar tus rutas para estos eventos en persona podría ayudarte a reducir el tiempo en la carretera, ahorrar horas de tu tiempo cada mes y disminuir tus costos generales de transporte.

No todas las opciones de software de gestión de propiedades incluyen una forma eficiente de optimizar tus necesidades de transporte, así que busca soluciones como OptimoRoute para ayudarte en esta área. OptimoRoute funciona como un planificador de rutas inmobiliarias para ayudarte a visitar más clientes en menos tiempo programando y optimizando múltiples rutas, destinos y razones para visitas a través de tu equipo o con cualquier profesional de servicio relacionado (tasadores, inspectores, equipo de mantenimiento, etc.).

Facturación y contabilidad

Necesitas una solución de facturación y contabilidad para manejar tus operaciones financieras como la recaudación de rentas, impuestos, contabilidad y más para mantener tu presupuesto en orden.

Soluciones como Proper.ai y NCR’s Commercial mRDC para depósitos remotos están específicamente diseñadas para manejar la recepción y gestión de pagos para tus necesidades inmobiliarias. Otro software de gestión de propiedades como Schedule My Rent y SimplifyEm incluyen formas para los pagos de renta de los inquilinos, pero también cuentan con características que podrían ubicarlos en la categoría de soluciones de suite media o completa.

Mantenimiento de registros

Cuando necesitas gestionar cualquier tipo de documentos involucrados en tus bienes raíces y propiedades, la mejor opción es un software de mantenimiento de registros. Este software te ayudará a almacenar y hacer seguimiento de contratos, acuerdos de arrendamiento, acuerdos de seguro, solicitudes de alquiler, seguro de inquilinos y más.

Al igual que otros tipos de soluciones de gestión de propiedades, las características de mantenimiento de registros y gestión de arrendamientos a menudo se pueden encontrar en software todo en uno o puedes recurrir a herramientas especializadas. Por ejemplo, Knock te permite procesar evaluaciones de solicitantes digitalmente, mientras que Evernote ha sido una estrella durante mucho tiempo en la escena de almacenamiento de documentos en la nube y tecnología.

Gestión de inquilinos

Algunas empresas de gestión de propiedades podrían querer mantener notas e información de los inquilinos como una solución separada dentro de su pila tecnológica inmobiliaria. Este tipo de software te da la capacidad de realizar varias tareas relacionadas con tus inquilinos, como hacer seguimiento de las tasas de ocupación, vacantes y número de unidades disponibles, guardar notas sobre los inquilinos, enviar verificaciones de antecedentes y ejecutar puntajes de crédito.

Las soluciones de software que incluyen características de seguimiento de inquilinos incluyen Turbo Tenant (que te permite configurar aplicaciones en línea y evaluar inquilinos) y SmartMove (el servicio de TransUnion para ejecutar verificaciones de crédito y antecedentes para propietarios).

Comunicación y comentarios de inquilinos

Para una comunicación clara y transparente con tus inquilinos, considera elegir un software más allá de cualquier sistema de chat integrado que puedan tener tus soluciones actuales de gestión de propiedades. Por ejemplo, crea cuentas de WhatsApp para tus comunidades separadas, o mantén todo en tu bandeja de entrada de correo electrónico (Gmail/Google Workspace, Microsoft Outlook, etc.).

También puedes buscar soluciones como SurveyMonkey cuando desees solicitar comentarios de los inquilinos sobre sus experiencias para poder brindar una mejor experiencia de soporte al cliente. A escala comercial, puedes usar software como HqO para interactuar con los inquilinos, configurar notificaciones sobre eventos del edificio y construir comunidad a través de foros.

Listados de bienes raíces y monitoreo de vecindarios

Cuando necesites listar tus alquileres disponibles y vigilar el valor de las propiedades/bienes raíces circundantes, es momento de buscar software o soluciones diseñadas para esos propósitos. Por lo general, estas plataformas pueden ayudarte a anunciar y comercializar las propiedades disponibles en tu cartera, también.

Aplicaciones como Zillow, Apartments.com, y Nextdoor son soluciones bien conocidas para listados de bienes raíces o alquileres y monitoreo de vecindarios. Podrías usarlas por sí solas, o en conjunto con tu solución actual de gestión de propiedades y sus características de marketing/publicidad para maximizar tu alcance potencial.

Gestión de reputación

Aunque muchas de tus responsabilidades como propietario o dueño de bienes raíces/propiedades suelen ser tangibles por naturaleza (por ejemplo, manejar solicitudes de servicio o interactuar con inquilinos), necesitas estar consciente de algo más abstracto: tu reputación. Algunos inquilinos pueden estar satisfechos con la condición de sus espacios de vida o trabajo, pero otros pueden no estarlo y podrían dejar reseñas negativas de tu empresa en línea.

Tu reputación puede impactar enormemente el éxito de tu negocio; de hecho, Binary Fountain descubrió que el 96% de los posibles inquilinos consideran las reseñas en línea al buscar un apartamento, y el 57% fueron influenciados por las reseñas negativas de una propiedad. Para mejorar tus calificaciones y reputación en línea, puedes recurrir a soluciones como Testimonial Tree o reputation.com para responder a los comentarios del cliente y manejar quejas.

Sistemas de hogar inteligente

Algunos propietarios podrían querer modernizar su conjunto tecnológico de gestión de propiedades, especialmente en un mundo influenciado por el covid-19. Muchas organizaciones se están moviendo en esta dirección; de hecho, el 43.2% de ellas dijeron que ahora planean modernizarse cuando anteriormente no tenían un plan antes del covid.

Una de las mejores maneras de modernizar y automatizar tu software de bienes raíces es integrando aplicaciones y sistemas de hogar inteligente en tu conjunto tecnológico. Por ejemplo, puedes usar alarm.com para vigilancia por video, alertas de intrusión y gestión de múltiples ubicaciones. También podrías recurrir a una solución como HomeServe que rastrea elementos como electrodomésticos y facilita notificar a proveedores/contratistas sobre necesidades de reparación o cuando hay una emergencia con la casa/apartamento.

Bienes raíces comerciales

Algunos de los tipos de software mencionados aquí no serán suficientes para cubrir las necesidades de propiedades comerciales, que a menudo tienen preocupaciones diferentes a las propiedades residenciales, como estrategias de inversión, gestión de espacios e incluso cumplimiento de viviendas públicas. Si necesitas opciones que apoyen directamente tus necesidades comerciales, puedes recurrir a soluciones diseñadas para este propósito.

Por ejemplo, MRI Commercial Suite y AppFolio son dos soluciones que atienden a la industria de bienes raíces comerciales. Estas tecnologías ayudan a mejorar la planificación estratégica, reducir costos y, en general, aumentar la eficiencia de sus operaciones más grandes.

Suite completa

Las principales opciones de software de gestión de propiedades de suite completa incluyen muchas, si no todas, las tareas y características mencionadas anteriormente. Estas soluciones están destinadas a ser una plataforma todo en uno para propietarios que no necesariamente buscan una pila tecnológica más grande y quieren manejar la mayoría de sus tareas desde un solo lugar.

Ejemplos de software de suite completa incluyen Buildium, ManageCasa, TenantCloud, y RealPage. Estas soluciones a menudo tienen una amplia variedad de características y soluciones disponibles, pero con capacitación eficiente y simplificada en estas opciones de gestión de propiedades, su personal puede gestionar casi todas sus tareas a la vez.

Cómo los administradores de propiedades pueden elegir el mejor software de gestión de propiedades para sus necesidades

Solo pensar en todas estas soluciones de gestión de propiedades podría darle dolor de cabeza, pero no se preocupe. Al hacer las preguntas correctas, puede eliminar opciones que no funcionarán para usted y determinar mejor la(s) que necesita para su situación y negocio particular.

Comience haciéndose preguntas como:

1. ¿Es esta solución de suite completa o necesitaré otro software?

El software de gestión de propiedades de suite completa puede ser una solución útil y todo en uno para administradores de bienes raíces y propiedades ocupados, pero es completamente comprensible si una sola pieza de software no cumple con todos sus requisitos. Solo tenga en cuenta que puede necesitar buscar soluciones secundarias para llenar cualquier vacío.

2. ¿Se integra esto con otros sistemas que actualmente uso?

¿Ya tiene software que le gusta usar y solo quiere complementarlo con tecnología complementaria? Si es así, asegúrese de que las soluciones que elija puedan integrarse entre sí o funcionen en conjunto sin problemas.

3. ¿Qué tan fácil es de aprender y usar? 

Una de las principales frustraciones que tienen los administradores de propiedades con la tecnología inmobiliaria es cuánto tiempo lleva migrar y adoptar. No todo el software de gestión de propiedades es fácil de entender y usar, así que opte por demostraciones de sus principales opciones siempre que pueda y obtenga comentarios de cualquiera de su personal que también usará el software.

4. ¿Los beneficios del software superarán el costo?

Algunos software de gestión de propiedades pueden parecer mucho dinero a primera vista, pero debe ver la compra como una inversión a largo plazo. Si aumentará su productividad, ahorrará horas de su tiempo cada mes o, en última instancia, proporcionará un buen retorno de su inversión al final del año, está tomando una decisión inteligente.

5. ¿Cómo reducirá este software mi carga de trabajo y/o ayudará a escalar mi negocio?

No tiene sentido comprar software si no beneficiará a su negocio al final. Pregúntese si una solución realmente ayudará a su negocio a prosperar y esté preparado para decir "no" incluso si está tentado a comprarla.

6. ¿Qué tareas estoy haciendo manualmente? ¿Cuáles son las más repetitivas que se pueden automatizar?

En una nota relacionada, podría encontrar que las tareas que realiza comúnmente todos los días lo están frenando, y varias opciones de software pueden reducir esta carga en su productividad. Haga una lista de estas tareas manuales que podrían automatizarse y seleccione soluciones de gestión de propiedades que las realicen por usted.

7. ¿El software cumple con los requisitos locales, estatales y federales?

Como propietario o dueño de bienes raíces, se le exige cumplir con las leyes y requisitos sobre inquilinos, bienes raíces y edificios implementados a nivel de ciudad, estado/territorio y país. Asegúrese de que el software que elija cumpla con estas leyes o pueda ayudarle a cumplirlas. Consulte con los departamentos gubernamentales oficiales en su área y país para entender mejor el cumplimiento y qué software es compatible.

8. ¿Cuántos inquilinos tengo que gestionar?

El número de inquilinos que supervisa afectará el software que seleccione. Algunos programas de gestión de propiedades están diseñados solo para manejar casas unifamiliares, por ejemplo, mientras que otros le permitirán gestionar cientos de arrendatarios o inquilinos en diferentes ubicaciones.

9. ¿Cuál es mi presupuesto?

Por último, pero no menos importante, es importante tener en cuenta su presupuesto al seleccionar su conjunto de tecnologías de gestión de propiedades. Siempre puede comenzar con una solución que tenga un precio más asequible y pasar a opciones de mayor precio con más funciones una vez que ahorre dinero haciendo que sus procesos actuales sean más eficientes y productivos.

El mejor software para la gestión de propiedades o bienes raíces inevitablemente se verá diferente para sus necesidades particulares de alquiler. Sin embargo, utilizando las preguntas anteriores, es más probable que encuentre el mejor software para su situación específica.

Además, una búsqueda rápida en Google revela que algunas de las soluciones de software de gestión de propiedades mejor valoradas y más preferidas incluyen Buildium, AppFolio y TurboTenant. Estos tres se ven frecuentemente en múltiples sitios de reseñas de software, así como en sitios de bienes raíces y gestión de propiedades.

Cómo OptimoRoute puede ayudar a los propietarios de propiedades y bienes raíces 

OptimoRoute ofrece algo que el software genérico de gestión de propiedades no puede: el poder de maximizar sus visitas y citas a propiedades. Hacer estas tareas más eficientes mejorará su resultado final a largo plazo, ya que ahorrará dinero en costos de transporte como gasolina, tiempo perdido por rutas mal planificadas y más.

Aquí está cómo OptimoRoute puede ayudarle como gestor de propiedades o bienes raíces:

Optimizar rutas y destinos 

Cuando puede mejorar sus rutas y destinos para sus visitas a propiedades, podrá visitar más propiedades en menos tiempo. Esto le libera para centrarse en otras tareas o deberes como procesar la documentación de los inquilinos o órdenes de trabajo, gestión de mantenimiento o publicidad de sus listados disponibles.

Ahorre tiempo en la carretera

Maximizar sus rutas significa pasar menos tiempo en la carretera en general. Debido a esto, verá menores costos de transporte, aumentando así su potencial para ahorrar dinero y mejorar su resultado final.

Reducir la planificación manual

La planificación manual de rutas es una forma común de organizar sus objetivos de transporte, pero desafortunadamente puede tomar mucho de su tiempo y es susceptible a errores. OptimoRoute, por otro lado, puede optimizar miles de paradas a la vez hasta 5 semanas por adelantado, eliminando muchos de los dolores de cabeza de los planes manuales.

Manténgase en el camino con toda la información disponible

Dentro del software de OptimoRoute, puede registrar información relevante de la propiedad como códigos de acceso o contactos de clientes. Toda esta información está disponible al alcance de su mano en tiempo real en la Aplicación móvil de OptimoRoute, por lo que nunca necesitará buscarla a última hora.

Puede aprender más sobre los beneficios de planificación de rutas de OptimoRoute aquí.

Haga que la gestión de propiedades y bienes raíces sea más fácil con las soluciones adecuadas

Poseer y gestionar propiedades es más fácil que nunca con la variedad de opciones de software disponibles en el mercado hoy en día. Una vez que elija las soluciones adecuadas, su trabajo inevitablemente se volverá más eficiente y optimizado. Y la tecnología de OptimoRoute puede ser una de estas poderosas herramientas en su arsenal, especialmente si gestiona múltiples propiedades y desea maximizar su enrutamiento y transporte, todo mientras ahorra dinero y tiempo.

¿Quiere ver cómo OptimoRoute puede reducir el tiempo dedicado a planificar y visitar sus propiedades? Pruebe una demostración gratuita hoy.