Mejore rápida y fácilmente la programación de empleados con software adaptado a su negocio

La programación de empleados es un concepto simple, pero aplicarlo al mundo real no es tan fácil. No todos los empleados o trabajos son iguales. Programación para un negocio de salud a domicilio es muy diferente a la programación para un restaurante abierto las 24 horas.

Además de eso, los empleados no son solo números en una hoja de cálculo, son personas. ¿Qué sucede con tu horario cuando un empleado solicita tiempo libre para el cumpleaños de un hijo o llama enfermo a última hora porque se enfermó de gripe?

Ya sea que tengas cinco empleados o 500, puedes usar un software de programación diseñado específicamente para tu industria para automatizar grandes partes del proceso de programación y evitar que este concepto simple se vuelva demasiado complicado.

• Esto es lo que cubriremos:
• ¿Qué es la programación de empleados?
• ¿Por qué necesitas programar a los empleados con la mayor anticipación posible?
• Software de programación de empleados por industria
• Tu negocio es único y tu software debe reflejar eso

¿Qué es la programación de empleados?

La programación de empleados es el proceso de planificar qué empleados trabajarán en qué turnos, para qué puestos de trabajo, y establecer horarios específicos para que ese turno comience y termine. La programación de empleados asegura que haya suficientes personas trabajando para mantener tu negocio en funcionamiento y lograr todos tus objetivos. 

¿Por qué necesitas programar a los empleados con la mayor anticipación posible?

La programación de empleados ofrece muchos beneficios, incluyendo los siguientes:

Aumento de ingresos

La planificación efectiva de turnos de empleados aumenta tus ganancias. Un estudio de realizado por UC Hastings College of the Law encontró que la programación estable de turnos de empleados aumentó las ventas medianas en un 7%. Ese mismo estudio mostró que la programación estable de turnos también aumentó la productividad laboral en un 5%. 

¿La razón? La programación de empleados aumenta la eficiencia de los empleados y ayuda a los miembros del equipo de liderazgo a hacer predicciones precisas sobre gastos e ingresos. La programación efectiva es una herramienta vital en tu arsenal de planificación de capacidad de la fuerza laboral. Puedes usarla para medir las capacidades de tu fuerza laboral, analizar la demanda y formar una estrategia para todo el año. Ya sea que necesites aumentar los trabajadores contratados para cubrir un aumento en los pedidos navideños o reducir turnos durante la temporada baja, la programación de empleados es tu guía de éxito laboral.

Mayor felicidad de los empleados

La felicidad de los empleados tiene una correlación directa con la productividad y, como resultado, con los ingresos. Casi cualquier tarea, incluido el trabajo, se vuelve más difícil cuando estás bajo estrés o realmente infeliz. No cumplir con los plazos es un indicador común de un empleado emocionalmente agotado. La infelicidad de los trabajadores también se transmite. Los empleados infelices, si interactúan con los clientes, podrían afectar la experiencia del cliente.

La programación efectiva promueve un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal para los empleados. Un empleado que recibe su horario de trabajo con un mes de anticipación en lugar de una semana de anticipación tiene más tiempo para encontrar cobertura si quiere tomarse el día libre para la fiesta de cumpleaños de un hijo o necesita programar una cita médica. Mejores horarios hacen empleados más felices, lo que lleva a clientes más felices y, a su vez, a más ganancias para las empresas. 

Menor rotación

Una mala programación lleva a una mayor rotación de empleados, lo que equivale a altos costos. Solo piense en todos los gastos asociados con el reclutamiento, contratación e incorporación de nuevo personal. Sin mencionar el tiempo que su equipo de gestión actual necesita dedicar a ejecutar todos esos procesos. 

Los empleados quieren saber lo antes posible cuándo están programados para trabajar. Las empresas inteligentes están invirtiendo mucho en mejorar la programación de empleados en un esfuerzo por aumentar la retención. Gartner predice que “para 2025, el 75% de las grandes empresas con trabajadores remunerados por hora habrán invertido en WFM (Gestión de la Fuerza Laboral) para apoyar la experiencia del empleado y/o iniciativas de lugar de trabajo digital.” 

Menos margen de error

Además de fomentar una cultura laboral positiva y aumentar la felicidad, una programación adecuada mitiga riesgos. Programar en exceso a los trabajadores resulta en un gasto desperdiciado porque si sus empleados no tienen nada que hacer, les está pagando por estar de pie. Por otro lado, programar de menos a menudo lleva a plazos incumplidos, largos tiempos de espera para los consumidores y una mala experiencia del cliente. 

Las mejores estrategias de programación de empleados también tienen en cuenta las consideraciones únicas de salario y horasde un negocio. Es importante que los empleados tomen descansos adecuados, solo trabajen horas extras cuando esté previsto (y aprobado), y que las horas se registren/rastrean con precisión. Los errores en cualquiera de estas áreas pueden llevar a costos enormes e incluso demandas asociadas con violaciones de las leyes laborales.

Software de programación de empleados por industria

Diferentes industrias pueden tener demandas de programación de empleados muy diferentes. Elegir un software adaptado a su tipo específico de negocio reducirá el tiempo de planificación, aumentará la capacidad de planificación y hará que todo el proceso sea más fácil (tanto para la gestión como para los empleados). 

A continuación, encontrará una lista de los mejores software de programación para siete industrias diferentes. ¿No ve su industria en la lista a continuación? Intente buscar Capterra para ver qué software está disponible para satisfacer sus necesidades y cómo se compara con la competencia.

Entrega de última milla – programación de conductores

OptimoRoute combina la programación de conductores, la programación de entrega de pedidos y la optimización de rutas. Esto brinda a los gerentes de flota la capacidad de planificar, enrutar y programar entregas en un software conveniente. Todo lo que tiene que hacer es cargar pedidos desde una hoja de cálculo de Excel u otro documento. Luego, elija distribuir equitativamente entre los conductores, asignar por el costo total más bajo o equilibrar ambos. Los gerentes del equipo de entrega pueden planificar cinco semanas a la vez, para que los conductores tengan suficiente aviso sobre los horarios de turnos.

OptimoRoute es un software de programación efectivo para:

• Empresas de entrega de alimentos Empresas
• Paquetes y encomiendas , han estado aumentando sus tarifas o introduciendo precios de aumento ambiguos que están consumiendo sus ganancias. Luego hay costos adicionales para su negocio cuando las entregas llegan tarde o el pedido es incorrecto.
• Logística de última milla y reversa  Empresas de logística
• Comercio electrónico y distribución minorista Servicios

OptimoRoute también ayuda a los programadores a identificar turnos donde se necesitan más conductores para cumplir con los pedidos (o se podrían programar menos conductores para reducir costos). Las rutas se pueden modificar en cualquier momento si un pedido cambia o un conductor se reporta enfermo. Seguimiento en tiempo real muestra tanto a los gerentes de flota como a los clientes cuándo se entregarán los paquetes. 

Retail – programación de asociados de ventas/empleados

Los clientes están siempre presentes para las tiendas minoristas físicas. Los consumidores pueden entrar por la puerta en cualquier momento que una tienda esté abierta. Por lo tanto, la programación de empleados es la primera línea cuando se trata de la satisfacción del cliente en las tiendas. Reflexis es un software de gestión de la fuerza laboral que atiende específicamente a estos tipos de negocios. Grandes cadenas minoristas, incluyendo AutoZone y Vera Bradley, han optimizado la programación de sus empleados utilizando Reflexis.

Cambiar un turno para un asociado de tienda puede ser complicado sin las herramientas adecuadas. Reflexis ayuda a las pequeñas empresas y grandes cadenas minoristas a superar este desafío. Permiten a los asociados de ventas solicitar cambios y acceder a sus horarios desde un teléfono celular (iPhone o Android) o computadora tan pronto como se publican. Los gerentes de tienda pasan menos tiempo buscando empleados o rehaciendo horarios manualmente y más tiempo interactuando con los clientes. 

Empresas de servicios de campo – programación de técnicos/representantes de ventas

Las empresas que operan en el campo pueden planificar cuándo cumplir con las solicitudes de servicio, programar empleados y planificar rutas utilizando OptimoRoute. Una vez que se cargan los pedidos o solicitudes de servicio, se pueden ingresar y guardar restricciones específicas para futuros pedidos. Ya sea que tenga ciertos trabajos que requieran un trabajador con un conjunto de habilidades particular o trabajadores que solo estén disponibles ciertos días, OptimoRoute puede tener en cuenta las restricciones únicas de su negocio.

OptimoRoute es un software de programación eficiente para:

• Servicios de instalación y mantenimiento
• Mantenimiento de piscinas Empresas
• Servicio de HVAC, reparación y mantenimiento de empresas
• Empresas de cuidado de césped
• Ventas de campo equipos
• Recolección de residuos Empresas
• En el sitio servicios de inspección

Puede programar turnos de ocho horas, turnos divididos o rutas de servicio de larga distancia de varios días con hasta cinco semanas de anticipación utilizando OptimoRoute. El seguimiento en tiempo real muestra dónde están los conductores a lo largo de sus rutas, y la ruta de navegación indica la ruta real tomada vs. la ruta planificada. Estas desviaciones se rastrean en análisis, para que pueda usarlas para tomar decisiones informadas sobre la planificación de rutas futuras.

Estudios de fitness y clubes de salud – programación de instructores

Glofox es una solución de gestión completa para clubes de salud que ofrecen clases y/o sesiones de entrenamiento. Con Glofox, puede crear fácilmente horarios de clases para múltiples instructores y permitir que los clientes se inscriban en esas clases (e incluso paguen por ellas) digitalmente. Los gerentes de estudio pueden identificar fácilmente las clases que suelen estar llenas o que consistentemente tienen bajo rendimiento para poder hacer ajustes en los horarios futuros. 

Glofox es un excelente software de programación para:

• Gimnasios y clubes de fitness
• Estudios de danza y yoga
• Artes marciales, boxeo y academias de esgrima

Como un extra, Glofox incluso ofrece herramientas de marketing, por lo que los estudios que desean capitalizar el tráfico de las redes sociales pueden acceder a todo desde un software conveniente. Encontrará soluciones para todo, desde canalizar el tráfico del sitio web hasta ofrecer contenido de video a demanda.

Salud – programación de doctores y personal médico

Momentum Scheduling simplifica la programación de hospitales y proveedores de atención médica. Las pequeñas prácticas privadas y los grandes hospitales por igual pueden usar este software para gestionar los horarios de médicos, enfermeras, residentes y guardias. Momentum trabaja con clínicas, consultorios médicos y hospitales para desarrollar una programación de empleados adaptada a esa organización.

Los empleados pueden iniciar el intercambio de turnos con facilidad a través de un tablón de anuncios digital. Una vez que se realizan los cambios de turno, los horarios actualizados de los empleados se redistribuyen automáticamente, para que todos tengan la información más actualizada. El módulo de seguimiento adicional de Momentum incluso puede rastrear las horas de trabajo de los empleados hasta el minuto. 

Almacén – programación de la fuerza laboral

Los almacenes dependen de muchos tipos diferentes de empleados y contratistas que trabajan en conjunto. Parim el software de programación de almacenes lo entiende. Los gerentes pueden crear turnos únicos para trabajadores temporales en el mismo software intuitivo que rastrea las horas de los trabajadores a tiempo parcial y completo. Los empleados pueden registrar su entrada y salida desde su aplicación móvil y las alertas en tiempo real notifican a los gerentes si un empleado llega tarde o está entrando en horas extras.

Las empresas pueden usar categorías de ausencia personalizables para rastrear el tiempo libre de los empleados, ya sea por vacaciones, día personal o enfermedad. El portal de autoservicio de Parim también permite a los empleados solicitar fácilmente tiempo libre cuando lo necesiten. ¿Tiene problemas para rastrear empleados o activos en un gran espacio de almacén? Las funciones de seguimiento GPS de Parim ayudan a los gerentes a localizar empleados o productos con facilidad.

Equipos remotos – programación de empleados

Timely es una aplicación de programación de empleados de Memory.ai. Ayuda a los equipos remotos a coordinar horarios a través de múltiples zonas horarias. Las herramientas de programación de arrastrar y soltar y una interfaz de usuario intuitiva hacen de Timely una excelente opción para agencias de marketing remotas, equipos de desarrollo de software y más.

Como empleado remoto, puede ser tedioso y frustrante rastrear manualmente el tiempo dedicado a varios proyectos. Si olvida registrar su entrada o salida solo una vez durante el día, todo se desajusta. Timely resuelve este problema con herramientas de seguimiento de tiempo impulsadas por IA. El software rastrea automáticamente todo su tiempo dedicado en varias aplicaciones y luego llena esa información en una hoja de tiempo, para que pueda concentrarse en alcanzar sus objetivos sin preocuparse por un reloj de tiempo.

Su negocio es único, y su software debería reflejar eso

Hay mucho software de programación excelente disponible, por lo que tiene el poder de elegir uno que se adapte a las necesidades únicas de su negocio. Para las empresas de entrega, esto podría significar encontrar un equilibrio entre distribuir los pedidos de manera equitativa y enviar a los conductores por las rutas que costarán menos. Para las empresas de fitness boutique, esto podría significar equilibrar las ventanas de clases de volumen máximo con la resistencia del instructor.

En OptimoRoute, entendemos que las prioridades varían no solo de un sector empresarial a otro, sino entre empresas individuales. Nos especializamos en proporcionar soluciones de programación y enrutamiento para empresas con trabajadores en el campo. Obtenga más información sobre cómo OptimoRoute permite a las empresas de logística y entrega equilibrar el ahorro de costos con cargas de trabajo de conductores distribuidas equitativamente y capacidad máxima de vehículos en nuestro Recoger y entregar artículo.