Programación de turnos: cómo programar turnos como un profesional

Cada vez más empresas enfrentan el desafío de mantenerse abiertas las 24 horas del día.

Por supuesto, las limitaciones humanas (así como las regulaciones legales) hacen que programar los turnos de tu equipo a lo largo de un período de 24 horas sea un desafío. Necesitas asegurarte de que tu equipo pueda mantenerse alerta y efectivo mientras minimizas el número de trabajadores necesarios.

Programar turnos manualmente y tratar de hacer un seguimiento de la productividad de cada trabajador es un enorme obstáculo operativo, especialmente en industrias donde los bloques de tiempo no son tu única preocupación.

En esta guía, exploraremos horarios comunes y cómo puedes comenzar a optimizar la programación de turnos para aumentar la productividad en tu empresa sin necesidad de ampliar tu equipo de gestión.

Para navegar a la sección que más te interese, haz clic en los enlaces a continuación:

• ¿Qué es un horario de trabajo por turnos?
• Componentes fundamentales del horario de trabajo por turnos
• ¿Cuál es el mejor horario de trabajo por turnos?
• Desafíos únicos: Programación de turnos para transporte y servicios de campo
• Planifica horarios para empresas de transporte y servicios de campo con OptimoRoute 
• ¿Qué empresas utilizan turnos?

¿Qué es un horario de trabajo por turnos?

Un horario de trabajo por turnos es un horario para que los empleados trabajen en bloques de tiempo durante días específicos de la semana laboral. La programación de trabajo por turnos es un tipo de programación anticipada que se creó para mantener a un miembro del equipo disponible siempre que se necesite realizar un trabajo, 24/7.

Por ejemplo, en un horario de turnos rotativos, un grupo de trabajadores maneja el turno diurno mientras otro maneja los turnos nocturnos.

Componentes fundamentales de los horarios de trabajo por turnos 

Hay 5 componentes fundamentales de un horario de trabajo por turnos:

• Duración del turno
• Formato del horario
• Patrón de trabajo de encendido-apagado
• Horas extras
• Políticas de programación

1. Duración del turno

La duración del turno es el período de tiempo en cada turno. Algunos trabajadores por turnos prefieren trabajar turnos más largos para tener más tiempo libre y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Los turnos de 12 horas son una gran alternativa a los turnos de 8 horas para este propósito, y son una excelente opción para muchas operaciones de 24 horas. Sin embargo, hay algunas cosas que debes considerar antes de cambiar a turnos de 12 horas, como preocupaciones de salud y seguridad, moral de los empleados, niveles de producción y horas extras.

2. Formato del horario

El formato del horario es cómo se combinan los turnos de los empleados en un horario. Los dos formatos de horario más comunes son los turnos rotativos y los turnos fijos. 

Los turnos rotativos son cuando el horario rota a través de varios patrones de turnos diferentes. Este tipo de horario es común en industrias donde el volumen de trabajo cambia a lo largo del día.

Los turnos fijos son cuando los empleados trabajan el mismo patrón de turnos todos los días laborales. Este tipo de horario es común en industrias con una cantidad fija de trabajo para completar cada día.

3. Patrón de trabajo de encendido-apagado (también conocido como llamar/retirar)

El patrón de trabajo de encendido-apagado se refiere al número de días que un empleado está programado para trabajar, seguido del número de días que tiene libres. Este patrón también se llama ciclo. Hay tres tipos de patrones de trabajo de encendido-apagado:

Fines de semana libres – El empleado trabaja de lunes a viernes y tiene los fines de semana libres.

Días consecutivos libres – El empleado tiene días libres durante la semana

Días consecutivos trabajados – El empleado tiene un día libre después de trabajar un cierto número de días

4. Horas extra

Las horas extra son cuando un empleado trabaja más de su número regular de horas. Las horas extra pueden ser voluntarias u obligatorias. 

Las horas extra voluntarias son cuando un empleado elige trabajar horas extra. Este tipo de horas extra es común en industrias donde los empleados reciben un pago adicional por trabajar horas extra. 

Las horas extra obligatorias son cuando un empleado a tiempo completo está obligado a trabajar más de sus horas regulares. Este tipo de horas extra es común en industrias donde hay un gran volumen de trabajo por manejar.

Cuando se utilizan adecuadamente, las horas extra pueden ser una excelente manera de satisfacer las demandas de carga de trabajo aumentada, mientras se minimiza la necesidad de cambios de personal y se maximiza la compensación de los empleados. Sin embargo, las horas extra deben usarse con precaución porque pueden llevar a tasas más altas de ausentismo, menor productividad y mayor rotación, lo cual es algo que deseas evitar a toda costa.

5. Políticas de programación

Las políticas de programación son las reglas que rigen cómo se programan los empleados y cómo se realizan los cambios de horario. 

Estas políticas pueden incluir cosas como límites de horas extra, procedimientos de llamada, horas máximas de trabajo consecutivas y políticas de pago.

Tener una documentación adecuada para tus políticas de programación puede ayudarte a evitar conflictos innecesarios entre empleados, gerentes y la empresa en su conjunto. Estas políticas deben crearse para ayudar a tu negocio a satisfacer sus necesidades de seguridad y productividad mientras ayudan a los empleados a satisfacer sus necesidades de programación, equilibrio entre trabajo y vida personal, y necesidades personales.

¿Cuál es el mejor horario de trabajo por turnos?

El mejor horario de trabajo por turnos depende de tu industria, el número de empleados requeridos, regulaciones y muchos otros factores.

No puedes simplemente implementar un tipo de horario popular y esperar mejorar la productividad. No funciona de esa manera.

Diferentes negocios e industrias programan turnos de manera diferente, pero (por ejemplo) un trabajador de la salud podría hacer trabajo por turnos rotativos (turnos de 12 horas):

• 3 Días Trabajados—turno diurno de 12 horas
• 2 Días Libres
• 3 Días Trabajados—turno nocturno de 12 horas
• 2 Días Libres
• 3 Días Trabajados—turno diurno de 12 horas
• 5 Días Libres
• 3 Días Trabajados—turno nocturno de 12 horas
• Etc.

En lugar de trabajadores dedicados al turno nocturno, todo el personal generalmente rota turnos una vez a la semana, o una vez cada dos semanas con mucho tiempo libre.

Para obtener una guía completa sobre cómo optimizar el horario de trabajo por turnos de tu negocio, consulta “Optimización de Horarios: Cómo Optimizar Horarios para tus Clientes y Trabajadores.

El horario Dupont es un horario de trabajo común para empleados en empresas de manufactura y mantenimiento:

Pero para industrias como el transporte y el mantenimiento de campo, programar no es tan fácil como trazar bloques en un calendario. 

También debes considerar las regulaciones de la industria, estimar los tiempos de conducción y mantener a tus conductores seguros.

Echemos un vistazo más de cerca a sus desafíos únicos.

Desafíos Únicos: Programación de Turnos para Empresas de Transporte y Servicios de Campo

Las empresas de transporte, entrega y servicios de campo con flotas de conductores o técnicos enfrentan desafíos únicos cuando se trata de la programación de empleados. 

No se trata solo del tiempo de servicio. Los despachadores también deben considerar cuántas entregas o llamadas de servicio puede realizar cada conductor o técnico. Si no, te arriesgas a un caos total.

Echemos un vistazo más de cerca a una de las mayores empresas de transporte de EE. UU., YRC Freight:

YRC tiene más de 14,000 camiones tractores, aún más conductores, y más de 250 centros de servicio en todo el país.

Programar turnos eficientes no es tan fácil como simplemente mezclar y combinar. Sus despachadores deben considerar viajes de larga distancia de varios días, tiempo estimado de conducción, descansos obligatorios y mucho más.

Rutas de larga distancia con descansos obligatorios y otras regulaciones

Para el transporte de larga distancia, las regulaciones HOS exigen al menos un descanso de 30 minutos por cada turno de 8 horas en la carretera.

Los conductores de camiones pueden pasar un máximo de 11 horas conduciendo durante una ventana de 14 horas y un máximo de 60 horas en la carretera en cualquier período de 7 días.

Muchos transportistas aún luchan por seguir estas reglas, con violaciones de horas de servicio que representan el 37.21% de todas las violaciones encontradas por la CVSA en 2019.

YRC también debe cumplir con sus clientes gubernamentales como el DHS, y seguir el protocolo de seguridad CPTAP.

Pronosticar con precisión los tiempos de conducción y realizar entregas a tiempo

Para asegurar entregas a tiempo, los gerentes y despachadores de YRC Freight deben pronosticar con precisión los tiempos de conducción para viajes interestatales y dar ETAs precisas a los clientes.

Intentar adivinar o estimar esto manualmente sin los datos correctos es como calcular a ojo al construir una casa, una manera altamente ineficiente de terminar con malos resultados.

Seguridad y productividad del conductor

Sus gerentes también deben considerar la seguridad de sus conductores, mientras mantienen alta la productividad. 

Eso significa un equilibrio delicado de la carga de trabajo. Deben maximizar el uso de cada vehículo en la flota donde ningún conductor esté sobrecargado o infrautilizado.

Planifica Mejores Horarios para Empresas de Transporte y Servicios de Campo con OptimoRoute 

Tener un horario confiable es una necesidad para todos los trabajadores, pero el impacto real en el negocio es mayor para las empresas de entrega y servicios de campo.

Si los horarios están desfasados, eso significa entregas retrasadas o fallidas o citas de servicio perdidas.

Y no hay nada que los consumidores odien más que esperar.

Según un estudio de 2019 según Oracle Retail, después de una sola entrega retrasada, el 13% de los consumidores nunca volverán a hacer negocios con una empresa.

Desafortunadamente, cuando se trata de transporte, no es tan fácil como dividir tareas por número y disponibilidad.

Rutas de larga distancia de varios días y planificación de horarios

La mayoría de la programación de personal es unidimensional, lo que significa que solo considera el tiempo y el personal disponible y no toma en cuenta otros factores que afectan el turno y la productividad de un trabajador.

Un horario de trabajo verdaderamente integral incluye más que solo las horas básicas de trabajo. 

Un ejemplo para un conductor de camión sería:

• Rutas nocturnas de larga distancia: Muchos conductores completan rutas a través de múltiples estados y varios días. Con OptimoRoute puedes planificar estancias nocturnas, utilizando la parada de la noche anterior como tu ubicación de inicio al día siguiente.
• La optimización de rutas: encontrar no solo el horario para tu conductor, sino las rutas más eficientes para maximizar su productividad.
• Preciso ETAs y pronóstico para asegurar que cada conductor pueda terminar dentro de su turno, y garantizar entregas o citas a tiempo.
• Optimización de descansos: ¿el conductor está tomando descansos en el momento y lugar óptimos?
• Optimización de acoplamiento: ¿el conductor termina su turno en un momento óptimo para acoplar y recargar el camión?

OptimoRoute está diseñado para considerar todos los factores en tiempo real que impactan a las empresas con flotas de conductores.

Veámoslo en acción.

Planifica horarios eficientes a gran escala con nuestro software inteligente

Con OptimoRoute, puedes planificar fácilmente horarios y rutas para cientos o incluso miles de entregas o órdenes de trabajo a la vez.

Todo lo que tienes que hacer es importar tu lista de pedidos.

OptimoRoute estima automáticamente los tiempos de conducción basándose en datos de tráfico actualizados, tiempos de descarga (según el número de paquetes), descansos y más.

Luego puedes elegir cómo equilibrar la carga de trabajo, por ejemplo, eligiendo utilizar toda tu flota de conductores.

Finalmente, OptimoRoute distribuye automáticamente las entregas y crea horarios y rutas eficientes respetando las áreas de servicio y turnos de cada conductor.

Estos horarios y rutas incluyen descansos obligatorios y cumplen con todas las regulaciones HOS.

Una flota más rápida y productiva significa clientes más felices y un mejor resultado financiero. Además, rutas más eficientes te ayudarán a reducir los costos de kilometraje y mano de obra, y mejorar tus tasas de entrega a tiempo.

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¿Qué empresas utilizan la programación de turnos?

Pero, ¿qué empresas dependen de la programación de turnos para funcionar?

Las plantas de manufactura introdujeron el trabajo por turnos porque era más rentable mantener los hornos calientes y funcionando las 24 horas del día.

Hoy en día, las empresas en una variedad de industrias tienen que estar abiertas 24/7 para seguir siendo competitivas en su mercado.

Hospitalidad

La mayoría de los hoteles y moteles utilizan la programación de turnos para los recepcionistas. Asegurándose de que siempre haya alguien en el vestíbulo listo para recibir a los nuevos huéspedes.

Entrega y transporte

La entrega las 24 horas requiere que los conductores sigan turnos fijos para tener conductores disponibles 24/7. Con descansos obligatorios de conducción añadidos (30 minutos por cada 8 horas de tiempo de conducción), la programación de turnos de larga distancia es aún más complicada.

Mantenimiento

Con clientes que necesitan mantener sus operaciones funcionando sin problemas 24/7, los trabajadores de mantenimiento también suelen seguir horarios de turnos.

Atención médica y transporte

Las emergencias médicas no se preocupan por el reloj, por lo que los hospitales, clínicas de emergencia y EMTs necesitan trabajar 24/7.

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