Cómo optimizar su programación de mantenimiento de piscinas para conquistar su temporada alta

La mayoría de las piscinas no se mantienen con un buen estándar de higiene. Incluso negocios establecidos y piscinas públicas lo hacen mal. En un estudio pionero de más de 80,000 piscinas públicas, casi el 78.5% tenían al menos una violación de seguridad o higiene. 

Como negocio de limpieza de piscinas, tu reputación depende de hacer que las piscinas de tus clientes sean la excepción a esa regla. 

Al comenzar la temporada, necesitas abrir las piscinas, asegurar la higiene y seguridad, y mantener a tus clientes contentos. En el lado del negocio, necesitas optimizar tu programación para múltiples clientes. El horario adecuado te ahorrará dinero en combustible y mano de obra, además de proporcionar cargas de trabajo más manejables para tus técnicos.

En este artículo, te daremos todo lo que necesitas saber para planificar tu horario de mantenimiento de piscinas y optimizar para múltiples ubicaciones para minimizar citas perdidas, reducir el kilometraje, reducir costos generales y aumentar tus ingresos.

Lo que cubriremos:

• ¿Qué es un horario de mantenimiento de piscinas?
• Cómo deben programar las empresas el mantenimiento de piscinas
• Qué sucede cuando los limpiadores de piscinas no optimizan su horario
• Cómo la planificación de rutas y la programación optimizada pueden ayudar a tu negocio de limpieza de piscinas
• Cómo Gallagher Pools conquistó su temporada más ocupada

¿Qué es un horario de mantenimiento de piscinas?

Un horario de mantenimiento de piscinas asegura que los limpiadores de piscinas profesionales realicen tareas en el momento adecuado al limpiar una piscina residencial o comercial.

Al realizar tareas clave de mantenimiento en el momento adecuado (como el retrolavado de tus filtros), puedes evitar problemas futuros con los filtros de agua, bombas y limpieza que llevan al crecimiento de algas y otros problemas.

Pero con una multitud de piscinas ubicadas en varios vecindarios de tu área, los horarios de mantenimiento pueden complicarse, especialmente considerando que la mayoría de los clientes quieren que su piscina se abra durante el mismo fin de semana. Tu horario necesita tener en cuenta las ubicaciones de los clientes, las ventanas de tiempo de servicio, los requisitos únicos y más.

La mala planificación y programación pueden resultar costosas, llevando a miles de millas adicionales en la carretera y cientos de horas de trabajo extra por año.

Cómo deben programar las empresas el mantenimiento de piscinas

Como negocio, debes considerar no solo las tareas de mantenimiento que ofreces, sino también el número de tus clientes, dónde están ubicados, y la frecuencia y programación de las tareas de mantenimiento de las que eres responsable.

Aquí hay algunas estrategias principales para optimizar el horario de tu negocio de mantenimiento de piscinas.

1. Agrupa tareas de mantenimiento semanales para tus técnicos

Estas tareas de limpieza y mantenimiento necesitan ya sea equipo especializado o un cierto nivel de experiencia para realizarlas bien.

• Desnatado de piscina: Usar una red de desnatado para recoger grandes desechos como hojas, insectos, hierba y más.
• Fregar el interior de la piscina: Cepillar el interior de la piscina con un cepillo de piscina para eliminar la suciedad.
• Aspirado de piscina: Usar una aspiradora manual de alta resistencia para eliminar algas y desechos y prevenir el crecimiento de algas y sedimentación.
• Pruebas de filtro: Probar la presión/flujo de tus filtros para ver si necesitan un retrolavado, o si necesitas reemplazar la arena del filtro o la tierra de diatomeas (DE).
• Pruebas químicas:  Probar el agua para pH, dureza, alcalinidad y otros contenidos químicos y ajustar con químicos según sea necesario.
• Revisar y limpiar el desnatador de la piscina: Si una piscina enterrada utiliza un skimmer automático, necesitas limpiarlo y asegurarte de que funcione como se espera.
• Prueba de la bomba de la piscina: Inspeccionar válvulas y probar el flujo con un medidor de flujo para ver que la bomba sigue funcionando sin problemas. Asegúrate de que las bombas de los clientes funcionen al menos 8 horas al día.
• Vaciado de cestas y bolsas: Revisar y vaciar las cestas del skimmer y las cestas del colador de la bomba, así como las bolsas del colador. 

Es mucho más fácil gestionar tu horario si empaquetas estos servicios juntos como una sola oferta, o tal vez un servicio de mantenimiento de piscina semanal y otro mensual. 

2. Planifica con anticipación y agrupa las llamadas de mantenimiento según la ubicación

No envíes a tus técnicos de servicio al azar en un orden de llegada. Planifica con anticipación y programa las llamadas de servicio.

Dado que la mayoría de las empresas ahora cobran una tarifa de suscripción mensual fija, tu empresa necesita hacer que el servicio sea lo más eficiente posible para mantener la rentabilidad.

Ya sea que tu negocio ofrezca tareas de mantenimiento semanales individuales como pruebas químicas o aspirado, o vendas un paquete completo de limpieza y mantenimiento, necesitas agrupar a los clientes por ubicación.

De esa manera, tus técnicos pueden atender a un mayor número de clientes por día, con mucho menos tiempo en la carretera.

La planificación semanal para las llamadas de mantenimiento regular te ayudará no solo a mantener las piscinas de tus clientes limpias, sino que te dará una mejor comprensión de la disponibilidad y capacidad de los técnicos. Eso hace que sea mucho más fácil aceptar nuevos pedidos como aperturas y reparaciones de piscinas durante la temporada alta de piscinas.

3. Aborda el cúmulo estacional de aperturas y cierres de piscinas

Dado que estas tareas ocurren una vez por temporada y tienden a tomar un par de horas, podría parecer que el agrupamiento basado en áreas no hará una gran diferencia aquí.

Pero al mejorar tu flujo de trabajo y planificación, puedes manejar mejor las fuertes demandas estacionales alrededor del Día de los Caídos y el Día del Trabajo.

Comienza a comercializar tus servicios de apertura de piscinas antes de que comience la temporada, y programa tantas piscinas como sea posible antes del pico de demanda.

A medida que avanza la temporada de piscinas, cuanto menos tiempo pase tu equipo conduciendo o esperando a los clientes, más aperturas de piscinas podrás manejar.

4. Coordina las instalaciones de piscinas y spas

Estos trabajos son menos estacionales y a menudo utilizan un grupo separado de trabajadores que tus técnicos principales de cuidado de piscinas.

Pero si tú, como propietario-operador, pasas demasiado tiempo programando trabajos menos valiosos, tendrás menos tiempo para hablar y cerrar clientes potenciales que valen mucho más para tu empresa.

5. Usa herramientas de software inteligentes para ayudar

Buscar manualmente direcciones en Google Maps e intentar averiguar las rutas más eficientes para conducir añadiría horas de trabajo de gestión cada semana.

En su lugar, puedes confiar en un planificador inteligente de rutas y horarios de mantenimiento de piscinas como OptimoRoute para asegurar que tus técnicos mejoren su kilometraje y horario de trabajo.

OptimoRoute agrupará automáticamente las ubicaciones por rango de fechas, fechas disponibles, tipo de pedido e incluso ventanas de tiempo específicas — por ejemplo, si el propietario de la piscina prefiere que el mantenimiento se realice temprano en la mañana. También tiene en cuenta las habilidades, calificaciones y equipo necesarios para el trabajo, las horas de trabajo del técnico (para reducir horas extras), las ubicaciones de inicio (si tienen su propia furgoneta) y las pausas para el almuerzo.

Usar una herramienta más inteligente también requiere menos experiencia de los gerentes y despachadores, lo que facilita a los propietarios de pequeñas empresas externalizar la planificación. Un trabajador puede crear un horario eficiente con poco conocimiento local o experiencia en la empresa.

Qué Sucede Cuando los Limpiadores de Piscinas No Optimizan Sus Horarios

Cualquier cosa menos que un horario óptimo significa que tu empresa no está rindiendo a su máximo potencial. Los contratistas de piscinas a menudo luchan con márgenes pequeños y mucha competencia, por lo que eso no es algo que puedas permitirte.

1. Uso ineficiente del combustible.

Usted y su personal usan más gasolina cuando están mal enrutados.

2. Menos clientes atendidos

La falta de programación efectiva lleva a su empresa a atender a menos clientes por miembro del personal, haciendo que su negocio sea menos rentable.

3. Empleados insatisfechos

Los expertos en piscinas a menudo tienen que trabajar semanas de 60-70 horas durante la temporada alta, y muchos luchan con el estrés durante estos tiempos. Más conducción equivale a más horas en el trabajo y más estrés.

4. Una mala planificación lleva a que nadie esté en casa y se pierdan oportunidades

Si no programa y sigue ventanas de tiempo exactas para sus llamadas de servicio, sus técnicos a menudo llegarán cuando el cliente esté fuera de casa.

5. Incapacidad para manejar efectivamente cancelaciones y trabajos urgentes

Cuando mantiene los horarios manualmente, es un desafío reasignar un equipo de campo después de cancelaciones o trabajos urgentes. Debe considerar la ubicación de todos, el horario de trabajo (incluidos los costos de horas extras), los términos del cliente y docenas de otros factores.

6. Horas desperdiciadas en planificación manual

Como propietario-operador, tiene tareas comerciales más importantes que hacer que microgestionar y supervisar cada detalle del horario de sus técnicos. 

Cómo la planificación de rutas y la programación optimizada pueden ayudar a tu negocio de limpieza de piscinas

Sin un sistema, está atrapado planificando y programando trabajos a mano sin poder tener en cuenta y reconfigurar para cualquier cambio en el terreno o sus conductores. 

La planificación de rutas puede ayudar a su negocio de limpieza de piscinas de varias maneras: desde realizar más llamadas de mantenimiento, hasta ahorrar dinero en gasolina y reducir la carga de trabajo y el estrés de sus empleados.

1. Más clientes atendidos e ingresos aumentados con la misma fuerza laboral

Sus técnicos pasarán mucho más tiempo en actividades que generan ingresos. Menos tiempo en la carretera significa más tiempo trabajando en piscinas. Además, con ETAs en tiempo real y notificaciones automáticas por correo electrónico, puede asegurarse de que sus clientes respondan a la puerta cada vez.

Eso significa que no habrá más cancelaciones de último minuto o citas perdidas.

Podrá atender a más clientes sin aumentar su fuerza laboral, lo que llevará a un aumento de ingresos y márgenes de beneficio más saludables.

2. Menos gasolina y tiempo utilizados

En promedio, cada cliente será más barato de atender, tanto en términos de uso de combustible como de costos laborales.

Puede usar los márgenes de beneficio aumentados para pagar más publicidad o invertir en más equipos para expandir sus servicios.

Con OptimoRoute, Gallagher Pools & Spas pudo ahorrar 8,000 millas en kilometraje mensual y reducir el tiempo de conducción de los técnicos en general.

3. Mejores cargas de trabajo para los empleados

Menos tiempo dedicado a conducir y una mejor planificación facilitan el establecimiento de cargas de trabajo equilibradas para todo el equipo.

OptimoRoute incluso tiene herramientas de balanceo de carga de trabajo y gestión de horas extras, lo que lo hace aún más fácil de lograr.

Mejores cargas de trabajo significan empleados más saludables y felices, menos propensos a renunciar a sus trabajos o crear malas experiencias para los clientes.

4. Planificación más fácil y mejor servicio al cliente

Con las herramientas automatizadas de OptimoRoute, la programación y planificación de rutas es hasta 8 veces más rápida que cuando se hace manualmente. Todo lo que tiene que hacer es importar sus pedidos, y OptimoRoute se encarga del resto, teniendo en cuenta ventanas de tiempo, habilidades requeridas, horas de trabajo, ubicaciones de inicio y más. 

También considera automáticamente las pausas para el almuerzo, y las pausas predecibles pueden ayudar a aliviar el estrés laboral de sus trabajadores. El estrés es la causa número uno del ausentismo, por lo que reducirlo puede ayudar a mantener el número de días de enfermedad al mínimo.

Durante la prisa por preparar su piscina, lo último que un cliente quiere es que la apertura de su piscina se retrase, posponga o cancele. Con una enrutamiento y programaciónmayor eficiencia, puedes satisfacer mejor la demanda aumentada durante la temporada alta y evitar perder clientes ante la competencia.

Como operador, también tendrás más tiempo para dedicarte a interactuar con clientes preocupados y resolver problemas sobre la marcha.

Cómo Gallagher Pools conquistó su temporada más ocupada

Gallagher Pools and Spas es una empresa de piscinas con sede en Maryland instalación y mantenimiento con más de 20 técnicos. Con herramientas de planificación automatizadas de OptimoRoute, el propietario pudo planificar rutas y horarios dos veces más rápido.

Con rutas mejor planificadas, la flota de conductores de Gallagher ahorró un promedio de 8,000 millas por mes. Con menos tiempo en la carretera, la empresa redujo la nómina y los técnicos tuvieron un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal durante la temporada más ocupada del año.

También facilitó la reprogramación de trabajos en tiempo real y aseguró que todos los pedidos se completaran a tiempo.

Con las herramientas de enrutamiento inteligente de OptimoRoute, el Sr. Gallagher también pudo delegar la planificación a miembros del personal menos experimentados y dedicar más tiempo a tareas de alta prioridad, sin afectar la calidad del trabajo.

Para saber más sobre cómo OptimoRoute puede ayudar a tu negocio de mantenimiento de piscinas a reducir costos, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar las ganancias, contacta a un experto en programación hoy.

Conclusión

Esperamos que esta guía de mantenimiento de piscinas y programación de servicios de limpieza te haya dado una idea de cómo puedes gestionar un negocio más eficiente.

Aunque muchas empresas de cuidado de piscinas son pequeñas y familiares, eso no significa que deban gestionarse de manera anticuada. Puedes usar tácticas empresariales sin un presupuesto empresarial.

Agrupando tus trabajos de mantenimiento por categoría y área, puedes planificar rutas más eficientes para tus conductores. Con el enfoque adecuado y las herramientas inteligentes, puedes ahorrar dinero en gasolina, nómina, proporcionar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida para tus trabajadores y aumentar tus ingresos al mismo tiempo.