So optimieren Sie Ihren Poolwartungsplan, um Ihre Hochsaison zu meistern

Die meisten Pools werden nicht nach einem guten Hygienestandard gewartet. Selbst etablierte Unternehmen und öffentliche Schwimmbäder machen Fehler. In einer bahnbrechenden Studie von über 80.000 öffentlichen Schwimmbädern, hatten fast 78,51 % mindestens einen Sicherheits- oder Hygieneverstoß. 

Als Poolreinigungsunternehmen hängt Ihr Ruf davon ab, die Pools Ihrer Kunden zu den Ausnahmen dieser Regel zu machen. 

Zu Beginn der Saison müssen Sie die Pools öffnen, Hygiene und Sicherheit gewährleisten und Ihre Kunden zufriedenstellen. Auf der geschäftlichen Seite müssen Sie Ihre Terminplanung für mehrere Kunden optimieren. Der richtige Zeitplan spart Ihnen Geld bei Kraftstoff und Arbeitskräften und bietet Ihren Technikern besser handhabbare Arbeitslasten.

In diesem Artikel geben wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um Ihren Poolwartungsplan zu erstellen und für mehrere Standorte zu optimieren, um verpasste Termine zu minimieren, Kilometer zu reduzieren, Gemeinkosten zu senken und Ihren Umsatz zu steigern.

Was wir behandeln werden:

• Was ist ein Poolwartungsplan?
• Wie Unternehmen die Poolwartung planen sollten
• Was passiert, wenn Poolreiniger ihren Zeitplan nicht optimieren
• Wie Routenplanung und optimierte Terminplanung Ihrem Poolreinigungsunternehmen helfen können
• Wie Gallagher Pools ihre geschäftigste Saison meisterte

Was ist ein Poolwartungsplan?

Ein Poolwartungsplan stellt sicher, dass professionelle Poolreiniger Aufgaben zur richtigen Zeit ausführen, wenn sie ein privates oder kommerzielles Schwimmbad reinigen.

Durch die Durchführung wichtiger Wartungsaufgaben zur richtigen Zeit (wie das Rückspülen Ihrer Filter) können Sie zukünftige Probleme mit Wasserfiltern, Pumpen und Sauberkeit vermeiden, die zu Algenwachstum und anderen Problemen führen.

Aber bei einer Vielzahl von Pools, die sich in verschiedenen Vierteln in Ihrer Umgebung befinden, können Wartungspläne kompliziert werden — insbesondere, da die meisten Kunden möchten, dass ihr Pool am selben Wochenende geöffnet wird. Ihr Zeitplan muss die Standorte der Kunden, Zeitfenster für den Service, einzigartige Anforderungen und mehr berücksichtigen.

Schlechte Planung und Terminierung können teuer werden — was zu Tausenden von zusätzlichen Meilen auf der Straße und Hunderten von zusätzlichen Arbeitsstunden pro Jahr führt.

Wie Unternehmen die Poolwartung planen sollten

Als Unternehmen müssen Sie nicht nur die von Ihnen angebotenen Wartungsaufgaben berücksichtigen, sondern auch die Anzahl Ihrer Kunden, deren Standort sowie die Häufigkeit und den Zeitplan der Wartungsaufgaben, für die Sie verantwortlich sind.

Hier sind einige primäre Strategien zur Optimierung des Zeitplans Ihres Poolwartungsgeschäfts.

1. Wöchentliche Wartungsaufgaben für Ihre Techniker bündeln

Diese Reinigungs- und Wartungsaufgaben erfordern entweder spezielle Ausrüstung oder ein gewisses Maß an Fachwissen, um sie gut auszuführen.

• Poolabschöpfung: Verwenden eines Abschöpfnetzes, um den Pool von großen Ablagerungen wie Blättern, Insekten, Gras und mehr zu befreien.
• Poolinnenraum schrubben: Den Innenraum des Pools mit einer Poolbürste bürsten, um Schmutz zu entfernen.
• Poolstaubsaugen: Verwenden eines schweren manuellen Staubsaugers, um Algen und Ablagerungen zu entfernen und Algenwachstum und Sedimentation zu verhindern.
• Filtertests: Testen des Drucks/Flusses Ihrer Filter, um festzustellen, ob sie rückgespült werden müssen oder ob Sie den Filtersand oder DE (Kieselgur) ersetzen müssen.
• Chemische Tests:  Testen des Wassers auf pH-Wert, Härte, Alkalität und andere chemische Inhalte und bei Bedarf mit Chemikalien anpassen.
• Poolabschäumer überprüfen und reinigen: Wenn ein eingelassener Pool einen automatischen Skimmer verwendet, müssen Sie ihn reinigen und sicherstellen, dass er wie vorgesehen funktioniert.
• Poolpumpen-Test: Überprüfen der Ventile und Testen des Durchflusses mit einem Durchflussmesser, um sicherzustellen, dass die Pumpe noch reibungslos arbeitet. Stellen Sie sicher, dass die Pumpen der Kunden mindestens 8 Stunden am Tag laufen.
• Körbe und Beutel leeren: Überprüfen und leeren Sie Skimmerkörbe und Pumpensiebkörbe sowie Siebbeutel. 

Es ist viel einfacher, Ihren Zeitplan zu verwalten, wenn Sie diese Dienstleistungen als ein einziges Angebot bündeln oder vielleicht einen wöchentlichen und einen monatlichen Poolwartungsservice anbieten. 

2. Vorausplanen und Wartungsanrufe nach Standort bündeln

Versenden Sie Ihre Servicetechniker nicht einfach nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst". Planen Sie im Voraus und terminieren Sie Serviceanrufe.

Da die meisten Unternehmen jetzt eine feste monatliche Abonnementgebühr erheben, muss Ihr Unternehmen den Service so effizient wie möglich gestalten, um die Rentabilität zu erhalten.

Egal, ob Ihr Unternehmen einzelne wöchentliche Wartungsaufgaben wie chemische Tests oder Staubsaugen anbietet oder ein komplettes Reinigungs- und Wartungspaket verkauft, Sie müssen die Kunden nach Standort bündeln.

Auf diese Weise können Ihre Techniker eine größere Anzahl von Kunden pro Tag betreuen, mit viel weniger Zeit auf der Straße.

Die wöchentliche Planung für regelmäßige Wartungsanrufe hilft Ihnen nicht nur, die Pools Ihrer Kunden sauber zu halten, sondern gibt Ihnen auch ein besseres Verständnis für die Verfügbarkeit und Kapazität der Techniker. Das macht es viel einfacher, neue Aufträge wie Poolöffnungen und Reparaturen während der Hochsaison anzunehmen.

3. Bewältigen Sie den saisonalen Ansturm von Poolöffnungen und -schließungen

Da diese Aufgaben einmal pro Saison anfallen und in der Regel ein paar Stunden dauern, mag es so erscheinen, als würde das standortbasierte Bündeln hier keinen großen Unterschied machen.

Aber durch die Verbesserung Ihres Workflows und Ihrer Planung können Sie besser mit den hohen saisonalen Anforderungen rund um den Memorial Day und den Labor Day umgehen.

Beginnen Sie mit dem Marketing Ihrer Poolöffnungsdienste, bevor die Saison beginnt, und planen Sie so viele Pools wie möglich vor dem Höhepunkt.

Je weiter die Poolsaison voranschreitet, desto weniger Zeit verbringt Ihre Crew mit Fahren oder Warten auf Kunden, desto mehr Poolöffnungen können Sie bewältigen.

4. Koordinieren Sie Pool- und Spa-Installationen

Diese Arbeiten sind weniger saisonabhängig und nutzen oft eine separate Gruppe von Arbeitern als Ihre Hauptpoolpflege-Techniker.

Aber wenn Sie als Betreiber zu viel Zeit mit der Planung weniger wertvoller Aufträge verbringen, haben Sie weniger Zeit, um mit potenziellen Kunden zu sprechen und sie zu gewinnen, die für Ihr Unternehmen viel mehr wert sind.

5. Verwenden Sie intelligente Software-Tools zur Unterstützung

Manuell Adressen in Google Maps nachzuschlagen und zu versuchen, die effizientesten Fahrtrouten zu ermitteln, würde jede Woche Stunden an Verwaltungsarbeit hinzufügen.

Stattdessen können Sie sich auf einen intelligenten Poolwartungs-Routen- und Zeitplaner wie OptimoRoute verlassen, um sicherzustellen, dass Ihre Techniker ihre Kilometerleistung und ihren Arbeitsplan verbessern.

OptimoRoute gruppiert automatisch Standorte nach Datumsbereich, verfügbaren Terminen, Auftragsart und sogar spezifischen Zeitfenstern – zum Beispiel, wenn der Poolbesitzer die Wartung am frühen Morgen bevorzugt. Es berücksichtigt auch die erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Ausrüstungen für den Job, die Arbeitszeiten der Techniker (um Überstunden zu reduzieren), Startorte (wenn sie ihren eigenen Van haben) und Mittagspausen.

Die Verwendung eines intelligenteren Tools erfordert auch weniger Erfahrung von den Managern und Disponenten, was es kleinen Geschäftsinhabern erleichtert, die Planung auszulagern. Ein Mitarbeiter kann mit wenig lokalem Wissen oder Unternehmenserfahrung einen effizienten Zeitplan erstellen.

Was passiert, wenn Poolreiniger ihre Zeitpläne nicht optimieren

Alles, was weniger als ein optimaler Zeitplan ist, bedeutet, dass Ihr Unternehmen nicht sein volles Potenzial ausschöpft. Poolunternehmer kämpfen oft mit kleinen Margen und viel Konkurrenz, daher ist das etwas, das Sie sich nicht leisten können.

1. Ineffiziente Kraftstoffnutzung.

Sie und Ihr Personal verbrauchen mehr Benzin, wenn Sie schlecht geroutet werden.

2. Weniger bediente Kunden

Eine ineffektive Planung führt dazu, dass Ihr Unternehmen weniger Kunden pro Mitarbeiter bedient, was Ihr Geschäft weniger profitabel macht.

3. Unzufriedene Mitarbeiter

Pool-Experten müssen in der Hochsaison oft 60-70 Stunden pro Woche arbeiten, und viele kämpfen in dieser Zeit mit Stress. Mehr Fahrten bedeuten mehr Arbeitsstunden und mehr Stress.

4. Schlechte Planung führt dazu, dass niemand zu Hause ist und Chancen verpasst werden

Wenn Sie keine genauen Zeitfenster für Ihre Serviceanrufe planen und einhalten, kommen Ihre Techniker oft an, wenn der Kunde nicht zu Hause ist.

5. Unfähigkeit, effektiv mit Stornierungen und Eilaufträgen umzugehen

Wenn Sie Zeitpläne manuell verwalten, ist es schwierig, ein Außenteam nach Stornierungen oder Eilaufträgen neu zuzuweisen. Sie müssen den Standort aller, den Arbeitsplan (einschließlich Überstundenkosten), Kundenbedingungen und Dutzende anderer Faktoren berücksichtigen.

6. Stunden, die für manuelle Planung verschwendet werden

Als Inhaber-Betreiber haben Sie wichtigere Geschäftstätigkeiten zu erledigen, als jedes Detail der Zeitpläne Ihrer Techniker zu überwachen und zu verwalten. 

Wie Routenplanung und optimierte Terminplanung Ihrem Poolreinigungsunternehmen helfen können

Ohne ein System sind Sie gezwungen, Aufträge von Hand zu planen und zu terminieren, ohne Änderungen vor Ort oder Ihre Fahrer berücksichtigen und neu konfigurieren zu können. 

Die Routenplanung kann Ihrem Poolreinigungsunternehmen auf verschiedene Weise helfen – von der Erledigung mehrerer Wartungsanrufe über das Sparen von Benzin bis hin zur Senkung der Arbeitsbelastung und des Stresses Ihrer Mitarbeiter.

1. Mehr bediente Kunden und gesteigerter Umsatz mit derselben Belegschaft

Ihre Techniker werden viel mehr Zeit mit umsatzgenerierenden Aktivitäten verbringen. Weniger Zeit auf der Straße bedeutet mehr Zeit für die Arbeit an Pools. Außerdem können Sie mit Echtzeit-ETAs und automatisierten Benachrichtigungen per E-Mail sicherstellen, dass Ihre Kunden jedes Mal die Tür öffnen.

Das bedeutet keine Last-Minute-Stornierungen oder verpasste Termine mehr.

Sie werden in der Lage sein, mehr Kunden zu bedienen, ohne Ihre Belegschaft zu vergrößern, was zu einem höheren Umsatz und gesünderen Gewinnmargen führt.

2. Weniger Benzin- und Zeitverbrauch

Im Durchschnitt wird jeder Kunde günstiger zu bedienen sein, sowohl in Bezug auf den Kraftstoffverbrauch als auch auf die Arbeitskosten.

Sie können die erhöhten Gewinnmargen nutzen, um mehr Werbung zu bezahlen oder in mehr Ausrüstung zu investieren, um Ihre Dienstleistungen zu erweitern.

Mit OptimoRoute konnte Gallagher Pools & Spas monatlich 8.000 Meilen an Fahrstrecke einsparen und die Fahrzeit der Techniker insgesamt reduzieren.

3. Bessere Arbeitsbelastung für Mitarbeiter

Weniger Zeit im Auto und bessere Planung erleichtern es, ausgewogene Arbeitsbelastungen für das gesamte Team zu schaffen.

OptimoRoute verfügt sogar über Tools zur Arbeitslastverteilung und Überstundenverwaltung, was es noch einfacher macht, dies zu erreichen.

Bessere Arbeitsbelastungen bedeuten gesündere und glücklichere Mitarbeiter, die weniger wahrscheinlich ihren Job kündigen oder schlechte Kundenerfahrungen schaffen.

4. Einfachere Planung und besserer Kundenservice

Mit den automatisierten Tools von OptimoRoute ist die Planung und Routenplanung bis zu 8-mal schneller als bei manueller Durchführung. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Aufträge zu importieren, und OptimoRoute kümmert sich um den Rest – einschließlich Zeitfenster, erforderlicher Fähigkeiten, Arbeitszeiten, Startorte und mehr. 

Es berücksichtigt auch automatisch Mittagspausen, und vorhersehbare Pausen können helfen, den Arbeitsstress Ihrer Mitarbeiter zu lindern. Stress ist die Hauptursache für Fehlzeiten, daher kann die Reduzierung von Stress helfen, die Anzahl der Krankheitstage auf ein Minimum zu beschränken.

Während des Ansturms, ihren Pool bereit zu machen, ist das Letzte, was ein Kunde möchte, dass die Poolöffnung verzögert, verschoben oder abgesagt wird. Mit effizienterer Routen- und Terminierungskönnen Sie die gestiegene Nachfrage in der Hochsaison besser bewältigen und vermeiden, Kunden an die Konkurrenz zu verlieren.

Als Betreiber haben Sie auch mehr Zeit, sich der Interaktion mit besorgten Kunden zu widmen und Probleme spontan zu lösen.

Wie Gallagher Pools ihre geschäftigste Saison meisterte

Gallagher Pools and Spas ist ein in Maryland ansässiges Poolunternehmen Installations- und Wartungsunternehmen, mit über 20 Technikern. Mit den automatisierten Planungstools von OptimoRoute konnte der Inhaber Routen und Zeitpläne doppelt so schnell planen.

Mit besser geplante Routen, die Gallagher-Flotte von Fahrern sparte durchschnittlich 8.000 Meilen pro Monat. Mit weniger Zeit auf der Straße reduzierte das Unternehmen die Lohnkosten und die Techniker hatten während der geschäftigsten Saison des Jahres eine bessere Work-Life-Balance.

Es erleichterte auch die Umleitung von Aufträgen in Echtzeit und stellte sicher, dass alle Bestellungen pünktlich abgeschlossen wurden.

Mit den intelligenten Routenführungstools von OptimoRoute konnte Herr Gallagher auch die Planung an weniger erfahrene Mitarbeiter delegieren und mehr Zeit für vorrangige Aufgaben aufwenden – ohne die Arbeitsqualität zu beeinträchtigen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie OptimoRoute Ihrem Poolwartungsunternehmen helfen kann, die Gemeinkosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Gewinne zu steigern, kontaktieren Sie noch heute einen Planungsexperten.

Fazit

Hoffentlich hat Ihnen dieser Leitfaden zur Poolwartung und Reinigungsdienstplanung einige Einblicke gegeben, wie Sie ein effizienteres Unternehmen führen können.

Obwohl viele Poolpflegeunternehmen kleine, familiengeführte Betriebe sind, bedeutet das nicht, dass sie auf altmodische Weise geführt werden müssen. Sie können Unternehmensstrategien ohne ein Unternehmensbudget nutzen.

Indem Sie Ihre Wartungsaufträge nach Kategorie und Gebiet bündeln, können Sie effizientere Routen für Ihre Fahrer planen. Mit dem richtigen Ansatz und den intelligenten Tools können Sie Kraftstoffkosten und Lohnkosten sparen, Ihren Mitarbeitern eine bessere Work-Life-Balance bieten und gleichzeitig Ihren Umsatz steigern.