Optimización de horarios: Cómo optimizar los horarios para tus clientes y trabajadores

La optimización de horarios es beneficiosa para todos los negocios. Optimizar los horarios puede aumentar las ganancias de su empresa, crear una mejor carga de trabajo para sus empleados y ayudarle a ofrecer una mejor experiencia al cliente.

En Optimización de Horarios 101, explicaremos exactamente qué es la optimización de horarios, por qué la necesita y cómo lograrla en cinco sencillos pasos. Luego, le mostraremos ejemplos de empresas que están utilizando horarios optimizados para su ventaja competitiva en industrias muy diferentes.

¿Qué es la Optimización de Horarios?

La optimización de horarios es el proceso de asegurar que cada tarea o acción individual en un horario esté alineada con su objetivo final. La optimización de horarios puede ser utilizada tanto por individuos como por empresas para mantener su prioridad principal (o prioridades) al frente al establecer los tiempos para que las tareas se realicen.

Las empresas de entrega a menudo utilizan la optimización de horarios para asegurarse de que una ruta de entrega esté diseñada con la menor cantidad de millas posible (y por lo tanto, el menor costo de combustible). Los padres frecuentemente utilizan la optimización de horarios para asegurarse de que el horario después de la escuela de un niño priorice completar la tarea y/o acostarse a tiempo. 

En nuestras vidas personales, a menudo optimizamos horarios sin siquiera darnos cuenta, pero en los negocios, se requiere un poco más de esfuerzo para lograr horarios verdaderamente optimizados. La buena noticia es que es fácil de hacer una vez que entiende cómo funciona, y puede usar la tecnología para hacerlo más rápido. Ya sea que use una estrategia de programación hacia adelante o hacia atrás para crear horarios para su negocio (o ambas), es importante asegurarse de que sus horarios estén optimizados. 

Los beneficios de la optimización de horarios 

Las empresas, los clientes y los empleados pueden beneficiarse cuando una empresa optimiza los horarios. Usted puede elegir para qué se optimiza un horario, por lo que los beneficios posibles son prácticamente ilimitados. Estos son algunos beneficios comunes que las empresas pueden esperar de la optimización de horarios.

Aumento de ingresos

Si aumentar su margen de beneficio es su objetivo número uno (lo cual es el caso para muchas empresas), la optimización de horarios puede ayudarle en todos los aspectos. Los horarios de los empleados pueden optimizarse para el menor costo y el máximo rendimiento. Por ejemplo, podría optimizar los horarios de los conductores de entrega para la menor cantidad de millas, el menor número de horas totales para cumplir con los pedidos y/o la máxima capacidad. 

Los gerentes de la cadena de suministro pueden usar la optimización de horarios para asegurarse de que están ordenando solo la cantidad necesaria de producto para satisfacer la demanda sin tener suministros en exceso ocupando espacio en un almacén. La optimización de horarios puede aumentar los ingresos al agilizar los horarios de trabajo, logística y mantenimiento.

Mejora de la eficiencia general

En su esencia, el propósito de la optimización de horarios es aumentar la eficiencia general del proceso. Puede aplicar esto a un proceso de entrega, recogidas, servicios de mantenimiento o cualquier aspecto de un negocio que implique completar tareas durante franjas horarias específicas. Si su objetivo es que cada uno de sus profesionales de servicio opere a máxima capacidad, puede usar la optimización de horarios para identificar brechas donde se pueden agregar más tareas, así como programar descansos para tener el menor impacto en las citas.

Cumplimiento o superación de plazos

Cumplir (o superar) las fechas de entrega o ventanas de entrega es crucial para el éxito de una empresa. Si desea lograr más entregas a tiempo, la optimización de horarios es un excelente punto de partida. Los horarios verdaderamente optimizados tienen en cuenta el tiempo de viaje, la duración de la cita o entrega para cada pedido individual, paradas para repostar y cada otra pieza del rompecabezas de programación. Juntas, estas piezas suman para llevar productos o servicios a sus clientes a tiempo (y probablemente ganarle negocios repetidos).

Aumento de la productividad y la moral de los empleados

Las empresas inteligentes también utilizan la optimización de horarios para beneficiar a sus empleados. Los horarios de trabajo equilibrados pueden reducir el estrés, el agotamiento y la rotación de empleados, todo lo cual se traduce en costos importantes para las empresas.

La principal causa de estrés laboral es la carga de trabajo, según una encuesta de trabajadores norteamericanos realizada por Statista. Combine esto con el hecho de que el 63% de los trabajadores estadounidenses dicen que están tan estresados en el trabajo que están considerando renunciar, y la carga de trabajo se convierte en un enfoque principal para las empresas que buscan aumentar la retención de empleados.

Optimizar los horarios de empleados y contratistas puede verse diferente dependiendo de su negocio. Necesitará considerar qué es importante para sus trabajadores. ¿Apreciarán cargas de trabajo equilibradas (esto es a menudo el caso para los mensajeros que se les paga por pedido), o apreciarán más aviso previo cuando se trata de turnos (vea nuestra guía sobre la programación de turnos de trabajo para más información sobre esto)? Si no está seguro, puede que desee sentarse y preguntar a sus empleados qué desafíos están enfrentando. Puede usar esta información para informar cómo optimiza los horarios en el futuro.

Cómo optimizar su horario en 5 pasos

Hay cinco pasos esenciales para optimizar un horario. 

1. Identifique su prioridad

Antes de entrar en los detalles de reorganizar su horario, es importante identificar su objetivo principal o objetivos. Esto podría ser tan simple como reducir costos o entregar pedidos a tiempo. Cuanto más específico y enfocado sea su objetivo, más fácil será optimizar su horario. 

2. Evalúe su lista de tareas pendientes

Revise tus tareas (o pedidos) para el día, semana o mes próximo (hasta donde quieras planificar). Usa estas preguntas para identificar tareas de alta prioridad así como restricciones que afectarán cuándo/cómo se puede programar una tarea.

• ¿Esta tarea me acercará significativamente a lograr mi objetivo del paso 1?  Si pensamos en un padre creando un horario después de la escuela para su hijo, hacer la tarea probablemente será lo primero que se programe. La razón de esto es que obtener buenas calificaciones tiene el mayor impacto en el éxito y potencial futuro de su hijo (una gran prioridad para los padres). Quieres ver la programación de tu negocio de la misma manera.
• ¿Es esta tarea urgente? Un ejemplo de una tarea urgente sería una entrega urgente donde un cliente pagó extra por una rápida ejecución.
• ¿Esta tarea tiene requisitos específicos que deben tenerse en cuenta? Una solicitud de servicio que requiere un trabajador con un conjunto de habilidades particular es un buen ejemplo.
• ¿Alguna de estas tareas se puede agrupar? Por ejemplo, si necesitas enviar un archivo a alguien, podría tener sentido programar esta tarea durante un momento en el que también puedas revisar tu correo electrónico.

Una vez que hayas aclarado cualquier restricción de recursos, tareas que necesitan atención urgente y tareas que se pueden combinar para ahorrar tiempo, podrás encontrar un equilibrio y optimizar cada parte de tu horario.

3. Formula tu plan

En su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, Stephen Covey escribió: “La clave no es priorizar lo que está en tu horario, sino programar tus prioridades”. Cuando estés armando tu horario, las tareas que te acerquen a lograr tu prioridad del paso 1 deben ir primero en el calendario (al igual que el padre que programa tiempo para hacer la tarea primero). Después de eso, programa las tareas urgentes. Finalmente, puedes usar ventanas abiertas para completar las tareas restantes de menor prioridad.

4. Reevalúa tu plan

A medida que te acerques al día y la hora en que las tareas están programadas para completarse, necesitarás reevaluar tu plan. Los pedidos (o su prioridad) pueden haber cambiado, los conductores pueden haber solicitado tiempo libre, y muchas otras circunstancias pueden haber impactado las tareas. La planificación anticipada facilitará la adaptación a estos cambios de última hora y te ayudará a detectar ventanas donde se pueden incorporar fácilmente pedidos o tareas adicionales en un plan existente.

5. Ejecuta tu horario

Envía tus horarios optimizados a los empleados y cosecha los beneficios de un flujo de trabajo optimizado.

Cómo optimizar tu horario con OptimoRoute

En OptimoRoute, ayudamos a las empresas con fuerzas de trabajo móviles a optimizar horarios de entrega, recogida, ventas y/o servicio. Esto incluye empresas con equipos de ventas remotos, profesionales de mantenimiento de HVAC y piscinas, y negocios de comercio electrónico. Aquí tienes un desglose paso a paso de cómo puedes usar OptimoRoute para agilizar todo el proceso. herramientas de optimización de rutas proceso.

1. Prioriza

Solo algunas de las prioridades que OptimoRoute puede optimizar incluyen:

• Aumentar los ingresos
• Minimizar costos o reducir gastos innecesarios
• Aumentar la eficiencia
• Equilibrar las cargas de trabajo de los conductores
• Ahorro de tiempo

2. Evalúa

Para comenzar en OptimoRoute, sube tus pedidos o solicitudes de servicio desde una hoja de cálculo o documento. Podrás ingresar restricciones y especificaciones de servicio que se pueden guardar para la planificación futura. 

Puedes controlar cómo se priorizan las citas de entrega o servicio utilizando la función de equilibrio de carga de trabajo. La barra deslizante te permite elegir entre rutas optimizadas para el costo más bajo (por conductor contratado), cargas de trabajo distribuidas equitativamente, o una combinación de ambos.

3. Planifica

Usando OptimoRoute, obtendrás un horario completo con las rutas más eficientes para hasta cinco semanas con un simple clic de un botón.

4. Reevalúa

Siempre puedes hacer ajustes manuales a las rutas de entrega planificadas. Además, OptimoRoute ayuda a los gerentes de flotas a identificar ventanas de tiempo y días cuando se requieren conductores adicionales para satisfacer un aumento en la demanda, así como días cuando no hay suficiente trabajo para mantener a los conductores programados ocupados durante un turno completo. 

5. Ejecutar

Las rutas y horarios optimizados se pueden enviar directamente a una aplicación móvil en los teléfonos de los trabajadores de campo. ¿Necesitas hacer cambios (o realizar otra reevaluación) después de que tu conductor ya está en ruta? No hay problema. La replanificación dinámica permite a los despachadores hacer cambios en cualquier momento y ver dónde están sus conductores a lo largo de una ruta con seguimiento en tiempo real y ruta de navegación.

Ejemplos de Optimización de Horarios en 5 Industrias Diferentes

Aunque los beneficios generales se mantienen independientemente del tipo de negocio, los detalles de la optimización de horarios varían de una industria a otra. Aquí hay algunos ejemplos de empresas que han utilizado la optimización de horarios para alcanzar sus objetivos.

1. Servicio de campo/exterior

Telgian es una empresa estadounidense de seguridad de vida y protección contra incendios con consultores que viajan a clientes en grandes áreas geográficas. Los planificadores de Telgian organizan horarios de larga distancia de varios días para trabajadores que pasan hasta una semana completa viajando a citas. Este tipo de planificación compleja puede consumir mucho tiempo, pero pudieron optimizar sus horarios para obtener ingresos y el menor costo utilizando OptimoRoute.

Como resultado, Telgian ha aumentado su eficiencia de programación en un 82%. La programación ahora requiere un 66% menos de mano de obra, y experimentaron un crecimiento del 19% año tras año durante un período de tres años.

2. Reparaciones y mantenimiento

Southern Star suministra gas natural a los estadounidenses. Mantienen aproximadamente 5,800 millas de tuberías distribuidas por el centro del país. Antes de optimizar sus horarios con OptimoRoute, Southern Star tenía dificultades para encontrar tiempo para tareas de baja prioridad. 

Usando el software adecuado para optimizar los horarios para la eficiencia, Southern Star aumentó su capacidad en un 100%. Incluso con sus numerosas restricciones de pedidos y flujos de trabajo complejos, Southern Star ahora puede realizar incluso tareas de menor prioridad en la misma cantidad de horas de trabajo que habían programado antes de optimizar.

3. Farmacéutica

Pequeñas empresas innovadoras como Evolution Rx están utilizando la optimización de horarios para ofrecer conveniencia a sus clientes. Esta farmacia independiente en Sugar Land, Texas, ofrece entrega gratuita de recetas a sus clientes y asegura la máxima eficiencia (y el menor costo) de sus rutas de entrega utilizando OptimoRoute.

4. Entrega de alimentos

Con los márgenes de beneficio notoriamente bajos de la industria de servicios de alimentos, los restaurantes y negocios locales de entrega de comidas necesitan optimizar los horarios de entrega para el menor costo y la máxima capacidad si quieren sobrevivir. En OptimoRoute, hemos ayudado a innumerables empresas de alimentos y bebidas a aumentar sus ingresos optimizando horarios y rutas de entrega.

Hardie’s Fresh Foods, una gran empresa de distribución de alimentos en Texas con una flota de más de 150 camiones refrigerados, vio un aumento del 5% en las entregas a tiempo después de comenzar a usar OptimoRoute. Además, su kilometraje total disminuyó un 20%, los costos de conductores bajaron un 12%, y su capacidad aumentó un 14%. 

La cervecería Medvedgrad en Zagreb, Croacia, optimizó sus horarios de entrega para la eficiencia, lo que les permitió adaptarse rápidamente ante los cierres relacionados con COVID-19. OptimoRoute les ayudó a calcular automáticamente las rutas de entrega más eficientes y aumentar rápidamente para cumplir con más de 200 entregas por día.

5. Recolección y logística inversa

La programación de la logística es crucial para el negocio, y las optimizaciones son importantes tanto para la programación de logística directa como inversa. CLEAResult es una consultoría de energía que proporciona a empresas, servicios públicos y consumidores soluciones de energía eficiente y renovable. Operan un programa de reciclaje de electrodomésticos en Michigan que es capaz de reciclar hasta un 95% de las partes dentro de los electrodomésticos usados.

CLEAResult recoge aproximadamente 100 electrodomésticos usados por día para ser transportados a una instalación de desmantelamiento y reciclaje en Ohio. Usando OptimoRoute, pudieron optimizar estas rutas de recogida para la eficiencia y minimizar el tiempo de planificación. Dos días de horarios de recogida se pueden planificar en solo dos horas.

OptimoRoute Hace Más que Optimizar Horarios

OptimoRoute no solo agiliza el proceso general de programación y ofrece todos los beneficios que hemos discutido, sino que también te prepara para el éxito futuro. El análisis avanzado proporciona a los gerentes de flotas información valiosa que pueden usar para mejorar el proceso de programación y enrutamiento en el futuro. La ruta de navegación muestra variaciones entre las rutas planificadas y las rutas reales tomadas, lo que puede servir como una base de conocimiento para el tráfico recurrente y otros obstáculos a lo largo de los viajes de tus conductores. 

Optimización de horarios gratuita por 30 días

Puedes probar el software de OptimoRoute y optimizar tus horarios de servicio de campo gratis durante 30 días. Comienza aquí.